中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
クラウドの効果を高めるメール術 その2
0
     皆さん、こんにちは。
    日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

    今日は次回は、前回の続きで、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」という方法が、どうしてクラウドコンピューティングによって、仕事の生産性をさらに加速するのかを、お話したいと思います。

    電話で相手に用件を伝える場合と、メールで用件を伝える場合、一番、大きいのは、履歴が残るということです。後になって、自分自身、電話で何を相手に伝えたのか、また、受け取った相手の方も、何を受け取ったのかということが、確認することができるのです。

    こういったメールで伝えた後に、さらに電話で話すというのは、二重のコミュニケーションになって、非常に煩雑に思えるかも知れませんが、メールを書くということで、次のような効果があります。

    1.文章にすることによって、伝えたいことが整理され、明確になる

    2.相手と交渉するにあたっても、書くことによって論理的な内容となり、スムーズに交渉が進められる

    3.履歴を残すことによって、どのような内容を伝えたのかが残るので、後になって確認が出来るだけでなく、もし、関連のことで上手く事が運ばなくなってしまった場合、何に原因があったのかということを、時系列の履歴を見ながら、分析することが出来る。


    つまり、自分の仕事のメールで履歴と残すことは、リアルタイムでは、正確性、論理性などが磨かれ、将来に渡っては、自分の仕事の内容を見直し、反省と新たな改善策へと進めることが出来るのです。

    このことは、PDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)などと呼ばれ、事業活動における生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法の一つ)の日常での実践となります。


    そして、このPCDAサイクルを実践するプラットフォームとして最適なのが、まさしくクラウドコンピューティングなのです。

    クラウドであれば、このようなメールと電話によるコミュニケーション内容を保存、記録することが容易に出来て、その内容が膨大な量であろうとも、いつでもどこでも取り出すことが出来ます。

    こういった日常の仕事の進め方の一つだけでも、クラウドを活用し、メールで情報伝達を行うことになって、皆さんの仕事だけでなく、皆さんの会社の従業員は、日々、仕事を通じてPCDAサイクルを実践し、仕事のスキルを磨いていくことが出来るのです。

    そして、その結果、知的生産性の向上に繋がって行くのです。

    強い会社というのは、従業員が知的生産性向上を常にしている会社です。是非とも今から、このことを実践してみてください。

    PCDAサイクル

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | - | - | - | - |
    クラウドの効果を高めるメール術 その1
    0
      皆さん、こんにちは。


      日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。



      今まで、中小企業のクラウド活用術について、様々な活用事例を方法を紹介してきましたが、今日は、これらの効果を高めるためのメール術についてお話したいと思います。



      皆さんは仕事で取引先や社内関係者に連絡をする時に、どのような手段で、連絡を取りますでしょうか?



      何でも電話で連絡してくる人、緊急な要件でもメールで連絡をする人など、特定の連絡手段に偏っている人もあれば、その内容に応じて、上手く使い分けている人もいるかと思います。

      私自身、過去にどのようにしたら、確実に間違えなく内容を伝えることが出来、それを受け取った人がどのような感情を持ち、自分が期待する行動を相手に起こさせ、円滑に仕事を進めることが出来るかということを考えてきました。

      そして、クラウドコンピューティングによって、それらをさらに円滑に行けるかを、自分自身や当社のスタッフ、お客様などから学んできました。

      そこで辿り着いたのは下記の方法でした。それは、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」というものです。

      緊急連絡を行う場合は、メールはその人が本当に見ているかどうか、また、内容が正確に伝わっているかどうか、話しながら確認しなければなりません。

      ですので、携帯電話などのリアルタイムコミュニケーションが出来る方法で、意思伝達を行います。

      しかし、緊急性のない内容については、最初はメールで伝えたほうが、自分の為にも相手の為にもメリットが多く、正確な意思伝達が出来るようになるのです。


      メールで意思伝達するメリットは、大きく分けて次の3つがあります。

      1.伝達内容の正確性が増す
      文章にして書くことによって、伝える内容について曖昧な言い回しや表現が減り、後々、伝達内容が残ってしまうという緊張感から、無責任なことやいい加減なことを書くことが出来ないため、メールで伝える内容は、正確性が増します


      2.論理的で説得力のある意思伝達が出来る
      話して伝える場合は、内容よりも、話し方や表情などの感情的な情報のほうが大きく、聞き手も、感情的な受け取り方をしていまい、後々、その受け取った伝達内容について確認してみると、正確な理解をしないことが多くあります。

      しかし、メールの場合は、発信者も受信者側も、伝達内容について、順序だてて、受信者側の思考順序に沿ってメールを書き、受信者側も解り難い点は読み返したり、行間に書かれていることを予測しながら、内容を理解しながらメールを読んでいきます。

      ですので、文章で意思伝達をする場合は、論理的で説得力のある内容にせざるを得なくなるので、結果的に、話して伝えるよりも説得力のある内容になるのです。


      3.自分も相手も過去の伝達内容を確認、保存できる

      電話などで伝達内容を伝えた場合、相手はメモを取れる状況ではないかもしれませんし、多くの人は、メモを取らなくても多少のことであれば、覚えておけると、自分の記憶力を過信しています。

      しかし、これだけ様々な情報が様々なメディアから入ってくる時代になると、どんなに記憶力が優れている人であっても、なかなかすべてを覚えているというのは難しいことなのです。

      メールで伝える場合、発信者も受信者も伝達内容を後で、見返すことができますので、忘れることもなくなり、あとでそのメールをチェックリストとして使うことも出来ます。


      以上が、メールで意思伝達をする大きな3つのメリットですが、だからといって、メールだけで済ませてはいけない場合も多くあります。


      なぜならば、すべての人がメールによる意思伝達をコミュニケーションの主要手段にしている訳ではないからです。

      そして、その人達にも自分が伝えたいことを確実に伝えなければ、結果として、自分自身の仕事は、非効率なままで、上手くは行きません。

      また、論理的に伝達内容を伝えるだけでなく、複雑な事柄であれば、詳細にその内容を説明し、感情的にも、その内容の重要性などの付帯情報も伝えなければなりません。

      しかし、このことは、メールはなかなか伝えることが難しい部分でもあります。

      ですので、最初はメールを送り、内容や重要性、複雑性によっては、そのフォローを電話や対面した打ち合わせなどので行う必要があるのです。

      そうすることにより、メールで意思伝達をするメリットと、電話や対面会議なので行うリアルタイムコミュニケーションのメリットが加わり、円滑な仕事が出来るようになり、結果として、生産性を上げることが出来るのです。

      そして、クラウドコンピューティングによって、過去の意思伝達の内容をすべて保存し、いつでもどこでも、どの情報を引き出せるメリットを最大限に享受し、クラウドが皆さんの仕事の生産性をさらに加速していくことが出来るようになるのです。

      次回は、この続きで、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」という方法が、どうしてクラウドコンピューティングによって、仕事の生産性をさらに加速するのかを、お話したいと思います。


      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 20:06 | comments(0) | trackbacks(1) | - | - |
      生産性向上はユニファイドメッセージングから
      0
        ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
        ■セミナー情報■
        野村不動産株式会社 PMO特別セミナー「クラウドコンピューティングで
        変わる企業経営 -中小・ベンチャー企業にとっての理想の働く場-」にて、
        当社代表取締役社長新井が講演したします。

        主催:野村不動産株式会社
        開催日時:2010年9月16日 木曜日 15:00-17:00
        開催場所:東京都中央区日本橋大伝馬町 PMO大伝馬町
        定員:30名(定員に達し次第、締切)
        費用:無料
        講演詳細:http://www.pmo-web.com/pdf/pdf_100916_2.pdf
        お申込サイト:http://www.pmo-web.com/
        ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━


        みなさん、こんにちは。
        日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

        今日は、ユニファイドメッセージングについて、お話したいと思います。

        ユニファイドメッセージングというのは、日本語に直訳すると、情報伝達の統合という意味です。


        つまり、私達がビジネスと行ううえで、情報は電子メール、電話、FAXなど、様々なところから流れ込んできます。

        これら様々な経路で送受信されるメッセージを統合し、一元的に管理を行うことや、そのようなメッセージの一元管理を行なうための技術群のことを、ユニファイドメッセージングと呼んでいるのです。

        そして、ユニファイドメッセージング用の機器とアプリケーションソフトを導入することで、留守中にかかってきた電話をボイスメールとして録音したり、FAX を画像データとして記憶したりすることができ、自分あてのすべてのメッセージを、サーバ上の記憶領域に設けられた一つのう「受信ボックス」で管理できるようになります。

        また、また、電子メールの読み上げ機能によって携帯電話や公衆電話でメールの内容を聞いたり、その返事をボイスメールで送るといったことも可能になります。

        つまり、多様なメッセージを単一のシステム、単一の受信ボックスで保管・管理することで、電話や電子メールなどメディアの異なるシステムを個別に用いるよりも効率的な情報管理が可能になるのです。

        ユニファイドメッセージングは、数年前までは、構築に非常にコストがかかるものでした。
        しかし、最近では、無料、もしくは安価なクラウドサービスを使って、中小企業であってもユニファイドメッセージングを利用できるようになってきたのです。

        このユニファイドメッセージングを使うと、効率的な情報管理が出来るようになるのですが、具体的な導入効果は下記のようなものがあります。


        ・FAXを自動的に画像データ化してメールで受信しておくことにより、受信FAXの紛失などがなく、世界中、どこにいても、FAXの内容を確認することができるようになる。

        ・会社の電話、携帯電話のボイスメール、留守番電話、メッセージを、世界どこにいても、パソコンとインターネットさえあれば、受信することができる。

        ・パソコンからIP電話を使って、通話発信、受信をすることにより、通話履歴が残る。また、通話内容についてもパソコンにすべて録音しておくことが出来るため、聞き間違い、後々のトラブルにも対応出る。

        ・すべてのメッセージのやり取りの履歴が残るので、従業員の退職、急な欠勤時にも、後任者が経緯を確認できる。

        ・パンデミック、災害、テロなどで、出勤できなかった場合も、即時に在宅、もしくは新しいオフィスで勤務に切り替えて、業務継続が出来る。


        つまり、クラウドサービスを利用したユニファイドメッセージングを導入することにより、コストが削減され、生産性が向上するだけでなく、万が一有事の際の業務継続にも対応できるようになるのです。

        日本でビジネスをしていると、どうしても認識が甘くなってしまいますが、有事の際に業務継続できることは、企業にとっては死活問題であり、絶好のビジネスチャンスでもあるのです。

        2001年のアメリカでの同時多発テロの際には、世界貿易センタービルに入居していた企業の中で被害にあった会社の数社が、その後、廃業、もしくは倒産に追い込まれました。

        それは、テロによる直接損害が大きかったのではなく、その後、業務継続が出来なかったり、業務を継続するための情報をすべて失ってしまったことが原因なのです。

        中小企業が具体的にユニファイドメッセージングを導入する方法については、次回から数回にわたり、お話していこうと思います。

        ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
        発行元 日本クラウドコンピューティング株式会社
        郵便番号105-0004
        東京都港区新橋4-31-3 新橋オーシャンビル9階
        TEL 03-5843-7902 FAX 03-5530-9671
        http://www.cloud-cc.com/
        mailto:info@cloud-cc.com
        ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
        クラウドコンピューティング 情報発信
        社長ブログ「クラウドな日々」http://blog.cloud-cc.com/
        CTOブログ「雲は南へ」 http://ctoblog.cloud-cc.com/
        社長Twitter http://twitter.com/CloudComputing7
        CTOTwitter http://twitter.com/naguCloud
        USTREAM http://www.ustream.tv/user/cloud-cc

        掲載記事は、無断で転送、引用、転載して構いませんが、その際には、出典を
        明記した上でのご利用をお願いいたします。

        Copyright(C)Cloud Computing Corporation All Right Reserved
        .━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 15:21 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
        すべてを記憶する外部の脳をクラウドで持つ Evernote
        0
          皆さん、こんにちは。
          日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。


          今日は、すべてを記憶する外部の脳をクラウドで持つことが出来るEvernoteの活用法です。

          Evernoteをご存じない方の為に、簡単に概要をお話します。Evernoteは、Web、ドキュメント、写真、音声、テキストメモなど、何でもインターネット上のサーバーに保存できるサービスの一つです。


          DropBoxと少し似ていますが、DropBoxはパソコンのハードディスク代わりに使えるのに対して、Evernoteは、記憶しておきたいものだけを書き留めたり、スクラップしておくノートのようなものです。


          このサービスは何が良いかというと、検索したときに、写真やファイル中身の文字を読み取って、検索結果として出してくれるのです。


          例えば、名刺や打合せ時などのホワイトボードの板書なども、デジカメで撮影して、このEvernoteに放り込んでおけば、その後、関連のキーワードで検索すると、撮影した写真の中の文字を読み取って、検索結果として出してくれるのです。


          また、アイデアが浮かんだときや、Webを見ていて、気になる記事やページを発見した時など、とりあえずEvernoteに入れておきます。


          それ以外にも、クラウドの特徴を活かして、携帯からでも、iPhoneからでも、パソコンからでも同じデータにアクセスでき、データも同期が出来るので、情報の一元化が出来ます。


          つまり、自分のもう一つの記憶を外部に持つことが出来るのです。



          私のEvernoteの活用方法をご紹介します。


          頂いた名刺はスキャンしたりOCRで読み取らせると時間がかかるので、デジカメで撮影して、Evernoteに入れる


          ・打合せのホワイトボードもノートにメモを取らず、デジカメで撮影してEvernoteに入れる

          ・Gmailのフィルタリング機能を利用して、お客様から来たメールはすべてEvernoteにコピー自動転送し、万が一、Gmailが使えなくなった場合に備える


          ・他の人から頂いた資料で、将来、役立つ可能性があると思うものは、すべてEvernoteに入れる


          ・食べた物をすべてiPhoneのカメラで撮影し、レコーディングダイエットをしている。


          ・広い駐車場などに車を置いた場合、iPhoneのカメラから直接、Evernoteのアップロードできるアプリを利用して、位置を記録する。


          Webページのブックマークはリンク切れになる恐れがあるので、気になった記事は、プラウザからワンクリックでEvernoteに自動格納されるFirefoxのアドインを利用して、保存。


          ・移動中などにアイデアが浮かんだ場合、EvernoteのiPhoneアプリを利用して、音声録音すると、そのファイルはEvernoteに自動格納される



          Evernote のiPhoneアプリの良いところは、音声、写真が直接、Evernoteにアップロードできるところなのですが、そのファイルが作成された位置情報までを記録してくれるので、後でその写真が、どこで撮影されたものなのかが、かなり精度の高い地図で表示されるのが、すごく便利です。



          そして、このEvernoteですが、最初は「めんどくさいな」と思うかも知れませんが、データが蓄積されればされるほど、威力を発揮します。


          是非とも、皆さんも、すべてを記憶する外部の脳を手に入れてください。





          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
          なぜ、中小企業はGmailを使うべきなのか?
          0
            こんにちは、日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。



            前回、Gmailにすべてのメールを転送しようというお話をしましたが、「なぜ、Gmailなのか?」ということをお話したいと思います。


            メールソフトやメールサービスでは、Gmail以外にも、Outlook、Outlook Express、Lotas Notes、Thunderbird、Becky、Yahoo Mail、Hotmailなど、優れたメーラーやメールサービスがあります。

            しかし、100人以下の中小企業が使うという意味では、圧倒的に、Gmailが今、世の中にあるメールサービスで、一番、使いやすいからです。



            中小企業にとって、Gmailが使いやすい理由は下記が挙げられます。

            1.Google側がすべて運用するため、メールシステム担当者が社内に必要ない

            2.プラウザでメールを見たり、書いたりするので、プライバシーを保ったまま、複数人でパソコンを共有できる

            3.メールソフトのアップグレードの必要なしで、随時、新機能が追加される

            4.強力なスパムメールの除去が出来る

            5.差出人を自社の独自ドメインや今のメールアドレスとして、相手に表示できる

            6.大容量のメールボックス(7GB)

            7.基本的に無料


            つまり、お金と人員をかけることなく、中小企業にとって必要十分なメールシステムを導入することが出来るのです。



            しかも、このGmailは、どんどん新機能が追加され、進化をしているのです。例えば、最近、追加された素晴らしいな新機能は、次のようなものがあります。

            1.送信してから数十秒の間であれば、メール送信を取り消すことが出来る

            2.メールに添付ファイルをし忘れた場合、送信前にアラートを上げてくれる

            3.英語のメールを自動で翻訳してくれる

            4.パソコンで送信したメールは、モバイルでも送信済みBoxに反映されるIMAP機能

            5.特定のアドレスから来たメールのみを自動転送したり、自動メッセージを返したりする機能

            挙げればきりがないですが、最初はブラウザでメールを送受信するのは、抵抗がありましたが、今では、Gmailなしでは、仕事が出来なくなってしまうぐらい、素晴らしい機能が搭載されています。



            そして、一番の特徴は、常にメールがすべて、Googleのサーバーであるインターネット(クラウド)上にあるということです。パソコンからでもモバイルからでも、携帯からでも、iPhoneからでも、Wiiからでも、Nintendo DSからでも、インターネットCafeからでも、自分のメールをいつでもどこでも見ることが出来、送信、受信、削除、保存されたメールをいつでも、最新の状態に同期されているIMAP機能が搭載されているということです。


            つまり、仕事のコックピットであるメールが、最新の状態にいつでも、どこでもなっているので、いつも同じ状態で、仕事に取り組めてしまうのです。



            また、過去のメールを探すときなどは、メール検索を行うと、Googleの優れた検索機能で、一瞬にして、該当のメールを探し出してくれます。これは、他のメールソフトでは、数分かかるので、快感です。


            このGmail、大企業ではあまり採用しているところがありません。それは、現在、使っているOutlookやNotesといったメールシステムに莫大な投資をしてしまっており、また、このようなメールシステムは、様々な他のシステムやワークフローと連携をしてしまっているため、そう簡単には移行できないのです。



            しかし、100人以下の中小企業であれば、そういったことがないはずです。大企業と中小企業では、労働生産性の差が大きくなっているのです。


            大企業に引けを取らない労働生産性を達成するためには、関わっている時間が多い、メールの仕組みを変えるというのが、一番、効果が出やすいのです。


            是非とも今、すぐにでもメールをGmailに変えてみてください。必ず、皆さんの仕事のスピードが変り始めます。
            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
            いつでもどこでもメールをチェックできますか?
            0
              皆さん、こんにちは。

              日本クラウドコンピューティングの新井です。


              前回に引き続き、今週、来週は、中小企業はどのようにメールを活用すべきかということを、重点的にお話したいと思います。


              メールは、すでに多くのビジネスマンにとって、仕事の始まりから、状況、過去の履歴に至るすべての情報が詰まった、仕事のコックピットのような役割になってきています。


              しかし、そのコックピットから、自分の欲しい情報をいつでも、どこでも、スムーズに取り出したり、あるいは保存したり出来れば、仕事の効率ははかどりますし質も向上します。それが出来ないと、仕事は停滞するだけなく、質も低下するのです。


              メールは会社に居る時だけ見れればいう人も多いかと思いますが、メールで緊急対応が必要な連絡や、早くその情報を知ることによって、大きなトラブルになるのを未然に防ぐことが出来ることも出来ます。


              また、営業マンなどは、顧客の問い合わせにスピーディーに答えることによって、信頼感も上がってきます。


              私も仕事柄、多くの経営者やビジネスマンとメールのやり取りをすることが多いのですが、優秀な方、仕事の出来る方は、例外なくメールでも返信が速いのです。それも、決して出張中であろうとも、休暇中であったとしても、どんな状況であっても返信があります。


              それだけ、メールのスピーディーな対応というのは、相手に対する印象だけでなく、仕事を加速させる方法の一つなのです。


              以前ですと、会社にかかってきた電話は3コール以内で出なければ失礼だということが言われていましたが、メールも同じで、メールを受信した翌営業日までに返信がないと、失礼だということも常識になりつつあります。




              それでは、本日は、その仕事のコックピットであるメールを使いこなす上で、土台になる仕組み作りについて、お話したいと思います。


              最初は、メールをいつでも、どこでも見れる仕組みです。会社だけなく、自宅や携帯電話、空港やホテルなどのビジネスラウンジなど、インターネットにアクセスできれば、どこでも見ることが出来るようにします。


              その方法は簡単です。会社宛のメールをすべてGoogleが提供するGmailに転送すればいいのです。これは、会社ごとの情報システムポリシーなどによって、出来ない場合がありますが、これを読んでいるのは、中小企業の経営者の方が多いので、今までのポリシーを変えて、メールを転送可能にしてください。


              セキュリティとか、情報漏えいとか、考慮しなければならないこともありますが、これは、回避策がありますので、また、別の機会にゆっくりとお話させて頂きます。


              ただ、そのリスクを負っても、メールをいつでもどこでも見ることが出来るというのは、業務面で大きな生産性の向上に寄与します。


              そして、Gmailに転送することによって、メールのデーターはすべて、インターネット(クラウド)上に保管されますので、会社のパソコンだけでなく、携帯電話、他のパソコンなど、インターネットにアクセスできる場所であれば、どこからでも見ることが出来るのです。私もiPhoneを購入する前は、任天堂のゲーム機、WiiやNintendo DSなどのゲーム機のインターネット接続機能を使って、メールをチェックしていました。


              たった、これだけで、メールをいつでも、どこでも見ることが出来るのです。


              それでは、なぜ、Gmailが良いのかということは、また、次回にお話させて頂きます。


              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 16:19 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
              儲かっていない中小企業こそ、メールを徹底的に活用しよう
              0
                皆さん、こんにちは。

                日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                今日は、中小企業におけるメールシステムのあり方について、お話させて頂きます。

                ほとんどの皆さんは、メールを使って、取引先や社内との単なる連絡事項の伝達だけでなく、資料や見積書、注文書、契約書などの書類のやり取り、共同 作業に関わるやり取りをしているかと思います。すでに、e-mailは、日本で普及しだしてから十数年が経っていますが、すでに仕事ではなくてはならない ツールに変りつつあります。

                皆さんは、仕事でメールを開いて、仕事をしている時間はどれぐらいでしょうか?恐らく、一般的なホワイトワーカーの方であれば、一日3時間、年間250日だとすれば、750時間はメールを読んだり、書いたりしていることになるのです。

                しかも、一つの仕事の始まりは、メールに始まり、メールで終わることが確実に多くなっています。例えば、取引先から、商談の引き合いがメールで来 て、アポイントの調整を行い、社内の関係者のスケジュールを調整し、取引先に出向き商談を行い、提案書、見積書を提出して、契約書の締結を行う。仕事の受 注までの局面だけを見ても、仕事がメールで始まり、メールで終わることが、圧倒的に多いのです。

                つまり、メールを見れば、おおよその人は、仕事の進捗がわかってしまうのです。つまり、メールの画面は、その人の仕事の始まりから次にやるべきことを見通すことが出来るコックピットになっているのです。

                マイクロソフトの「Outlook」というメールソフトがありますが、Outlookの意味は、「将来の見通しや眺望」という意味です。つまり、仕事の見通しであるとか、仕事の全体像を司るツールになるようにと、名づけられたのではないかと思います。

                すなわち、メールというのは、仕事を進める上でのコックピットであり、ここを徹底的にこだわり、効率化していくことが、仕事を効率よく進め、労働生産性を高めることが出来る方法なのです。

                特に中小企業というのは、下記の図のように、ホワイトカラー、ブルーワーカーに関わらず、業種によっては大企業に比べて労働生産性が30パーセント以上も低いのです。ですので、中小企業こそ、労働生産性を高めるために、このメールを徹底的に活用していく必要があります。

                次回は、どのようにメールを徹底的に活用していくかを、お話していきたいと思います。

                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
                中小企業でのデータ共有で、DropBoxを活用する その4
                0
                  皆さん、こんにちは。
                  日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                  今日は前回の続きで、中小企業の従業員がDropBoxを使って、「英知の結集」をして、生産性を向上させる方法についてお話したいと思います。

                  DropBoxの機能で、ある特定の人とフォルダーを共有するということが出来ます。

                  しかし、これでは、本当の意味での「英知の結集」は出来ません。

                  それでは、どうするかというと、会社内や部門など、可能な限り、セキュリティの許す限りの多くの人とフォルダーを共有し、そこにすべての
                  ファイルを入れるのです。

                  社内とはいえ、他の人とファイルを共有するのは、抵抗があるかと思いますが、これは、間違った考えなのです。

                  ある程度、大企業になれば、不正のその情報を持ち出すような人も居るかもしれませんが、比較的、各人の行動に目が届く中小企業であれば、絶対に、すべてのファイルを全員が共有すべきなのです。

                  これは、それぐらい効果がある方法なのです。

                  例えば、会社のキャビネットに重要書類が置いてあるかと思いますが、これは、特に閲覧制限はないかと思います。なのに、ファイルに関しては、
                  閲覧制限を設けるのもおかしな話です。

                  万が一、情報漏えいやセキュリティを考えなければならないファイルがあるのであれば、それを守るため、あるいは不正に利用した人がすぐに判る方法もあります。

                  それよりも、出来る限りすべての従業員がファイルを共有したほうが、「英知の結集」の効果が出やすいのです。

                  また、下記のような副次的な効果もあるのです。

                  1.他人がどのような書類を作成しているかを見ることにより、自分の書類作成能力が高まる

                  2.自分の作成した書類が他人に見られると思うと、いい加減なものを作らなくなる。

                  3.他部門がどのような仕事をしているか理解できるようになり、会社全体の業務の仕組みが理解できる。

                  もちろん、これを実行するには、細かい運用方法やノウハウ、不正に利用されない仕組みを作ることも必要です。

                  もし、導入を本気で検討していて、お困りのことがあれば、当社にご相談ください。

                  DropBoxの250MB増量 特典付き登録サイトは下記です。
                  https://www.dropbox.com/referrals/NTQxMDQ5Mzk5
                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 14:28 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
                  中小企業でのデータ共有で、DropBoxを活用する その3
                  0
                    日本クラウドコンピューティングの新井です。


                    今日はDropBoxを活用する方法、その3として、会社や部門、プロジェクトなどで、ファイルを共有するメリットをお話します。

                    意外と従業員各人が作成した資料や帳票、文章などのファイルの情報資産は実際に目に見えないものということもあり、経営者も軽視しがちなのですが、これは、社内にあるどんな設備や工場などよりも、実は価値が高いものなのです。

                    しかも、情報資産というのは、減価償却もしなくていいですし、持っていても税金がかからないという、素晴らしいものなのです。

                    しかし、税金もかからないので、逆にその価値について、ついつい忘れがちになってしまうという面もあります。

                    例えば、ある企業では、様々なオフィスソフトなどで作成したファイルが10000ファイルあるとします。このファイル一つが、作成するのに、時給2000円の人が、一時間かかったとしても、そのファイルは2千円がかかっているのです。

                    一度、その作成したファイルが役目を果たしたとしても、その後、同じような業務があり、そのファイルを転用して作成することにより、70パーセントの時間が削減で出来たとすれば、一千四百万円の人件費削減効果があるのです。

                    作成したファイルすべてが転用されないにしても、転用利用率が半分だとしても、七百万円の人件費の削減になります。

                    しかし、ほとんどの企業では、各従業員が作成したファイルを各従業員が各々のパソコンのハードディスクの中に格納していて、従業員同士での共有はしていません。

                    やっていたとしても、ファイルサーバーやグループウェアでテンプレート化したものの一部だけを共有しているだけなのです。

                    全社員、あるいは部門の全員が作成したファイルすべて共有することが出来れば、これは、ものすごい「英知の結集」になります。

                    もちろん、セキュリティなど、いろいろな問題があり、その対応策は別の機会にお話しますが、そんな問題も忘れてしまうぐらい、「英知の結集」をすると、生産性向上という観点からも、もの凄い効果が現われます。

                    当社のお客様でも、この「英知の結集」をやりだしてから、残業がほとんどなくなり、売上、利益率ともに40パーセント以上、アップしたというお客様がいらっしゃいます。

                    前置きが長くなってしまいましたが、DropBoxは、中小企業が「叡智の結集」を行う素晴らしいツールでもあるのです。

                    では、次回、DropBoxを使って、「英知の結集」を行う方法を具体的にお話します。

                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
                    中小企業でのデータ共有で、DropBoxを活用する その2
                    0
                      皆さん、こんにちは。
                      日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                      今日はDropBoxを活用する方法の第二弾です。

                      先日、Twitterでも、触れましたが、ネットプリントというサービスがあります。

                      これは、インターネットにプリントアウトしたいファイルをアップロードすると、
                      全国、ほとんどすべてのセブンイレブンのコピー機から、
                      そのファイルをプリントアウトできるサービスです。
                      ネットプリントの詳細は下記をご覧下さい。
                      http://www.printing.ne.jp/

                      しかし、このサービスはパソコンからアップロードしなければならないのですが、
                      ネットプリント対応のiPhoneソフトがリリースされたことにより、
                      DropBoxと併用することにより、パソコンのデータもiPhoneから
                      プリントアウトすることが出来るのです。

                      ネットプリント対応iPhoneソフトウエアの詳細はこちらです。
                      http://www.printing.ne.jp/mobile/index.html#iphone

                      本来、このソフトは、iPhoneのテキスト、写真、Webページしかプリントアウト
                      できないのですが、DropBoxを併用すると、通常のワード、エクセル、パワーポイント、
                      PDFなどのファイルもプリントアウト出来るのです。


                      その方法は下記の通りです。

                      1.DropBoxで、プリントアウトしたいファイルを選び、リンクをクリップボードにコピーします。

                      2.そのリンクをネットプリントソフトウェアの、プリントアウトしたいURLに貼り付けます。

                      3.ネットプリントソフトウェアから、そのURLのデータをアップロードします。

                      4.近くのセブンイレブンにて、3の作業終了後に発番された番号をコピー機に入力すれば、
                      プリントアウトされます。


                      この方法ですが、取引先に打合せの際に、急遽、作成済みの資料をプリントアウトして
                      持っていかなくてはならない場合、非常に重宝します。

                      下記のリンクから、DropBox に登録して、最後まで設定完了すると、
                      オマケで250MBの追加容量がプレゼントされますので、
                      もし、宜しければ、こちらからご登録下さい。

                      ■250MBのオマケ容量がもらえるDropBox招待者登録サイトは下記です■
                      https://www.dropbox.com/referrals/NTQxMDQ5Mzk5

                      次回は、「DropBoxを活用する その3」として、さらに中小企業がDropBoxを活用する方法を
                      お伝えいたします。

                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 17:20 | - | trackbacks(0) | - | - |
                      TOP