中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その3
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    ファイルサイズが小さくなるとセキュリティリスクも減らせる
    セキュリティ対策をする上で効果的な対策の一つとして効果的なのは、ファイルの暗号化です。

     

    しかし、この時にネックになるのが、暗号化を行なう際に発生する処理時間になります。

     

    この処理時間はファイルの大きさに依存するため、ファイルが小さければ小さい程、処理時間も短縮され、その処理をするためのCPUの処理能力も使わずに済みます。

     

    結果的に、ファイルサイズが小さければ小さい程、セキュリティ対策を即時に低コストで行なうことが出来るのです。

     

    高度な暗号化をすればするほど処理時間が掛かりますので、ファイルが小さければ、高度な暗号化をしても時間もコストも安く済むのです。

     


    災害対策にも効果!
    ほとんどの業務がITを使って行なわれている現代では、重要なデータはほとんどデジタル化されており、顧客への提案書、顧客リストや売上、請求管理などもMS Officeを使っている企業も多いかと思います。

     

    また、従業員個人のパソコンに保存されているデータには、日々の仕事の成果やノウハウも文章や資料として保存されています。

     

    つまり、災害対策を行なう際に重要なのは、これらの企業情報をいかに守り抜くことが出来るかが、被災後の業務再開を行なう際の重大な要因なのです。

     

    これらのファイルサイズが小さければ、直前のデータを遠隔地にリアルタイムで転送することが出来ますし、設置するIT機器も最小限で済ますことが出来ます。

     

    やり方によっては、インターネット回線を利用し、安価なサーバーやクラウドストレージなどを使って、災害対策を安価に行なうことが出来る可能性が出てくる企業も多くあるのではないかと思います。

     

     

     

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    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:19 | - | - | - | - |
    なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その2
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      ファイルサイズが小さくなると文書・資料作成がスムーズ
      パソコンでMS Officeファイルを編集する際は、パソコンのメモリーを作業場所として使うことになります。

       

      ファイルが大きいと、このメモリーを使う場所も大きくなり、メモリーから溢れてしまったデータは一時的にハードディスクに書き込まれることになるます。

       

      これがソフトウェアの操作性が悪くなる原因で、文章作成、編集作業の生産性を著しくて低下させてしまうのです。

       

      また、ファイルが大きいとソフトウェアが異常終了して、今までの労力をすべて失うことトラブルも頻発しやすくなりますので、こちらも回避することが出来ます。

       

       

      ファイルサイズが小さくなるとITコストも下がる
      例えば、社内の同様や部門全員に5MBのファイルを送るとします。

       

      同じ部門の30人に同じファイルを送った場合は、元のファイルを含めると30倍の容量が必要になります。

       

      さらに個々のパソコンのバックアップを取っている場合は、その倍の60倍、正副の二重でバックアップを取っている場合は、なんと元データの120倍、5MBの添付ファイルは最終的には600MBにもなります。

       

      ファイルの大容量化により、ハードディスクなどの記憶領域を消費するだけでなく、より高速なCPU、ネットワーク機器、バックアップ装置を導入しなければならず、そのための機器購入コストや運用するIT部門の人件費、最近ではモバイルの普及によってデータ通信料金が増えるなどの影響が裏で発生しているのです。

       

      つまり、ファイルサイズが小さくなれば、それだけITコストも減らすことが出来るのです。

       

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      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:18 | - | - | - | - |
      なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その1
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        文章、表計算、プレゼンテーションを作成するツールであるWord、Excel、PowerPointがパッケージされた統合ソフトウェアであるMicrosoft Office(以下、MS Office)は、ほとんどの企業で導入され、パソコンの利用者が使わない日はないぐらいに身近なものとなっております。

         

        しかし、このMS Officeですが、近年の画像、動画の高解像度化により美しい表現が出来るようになった反面、作成されるファイルが肥大化してきています。また、Excelファイルでも、特定のファイルを使い続けることにより、見えないオブジェクトのコピー&ペーストが繰り返されて、いつの間にかファイルの肥大化をしていることもあります。MS Officeファイルの肥大化によって、メールの容量制限を超えて送信出来なくなったり、ファイルが突然壊れてしまい使えなくなったり、ハードディスクを圧迫するなどということが皆さんの周りでも起こっているのではないでしょうか?

         

        このMS Officeのファイル、頻繁に、大量に作り出されるものだからこそ、肥大化するファイルを軽量化すると、生産性が高まったり、ITコストが下がったり、セキュリティリスクを低減出来たりと、投資対効果の高い施策が出来ます。今回はMS Officeのファイルサイズを小さくする方法と、その効果について解説していきたいと思います。

         

         

        ファイルを”圧縮”するのではなく”軽量化”する
        ファイルサイズを小さくする方法として、ZIPなどの形式に圧縮して保存するという方法があります。

         

        しかし、この方法はファイルをそのまま扱うことが出来ず、一度、解凍をしなければならないという手間が発生しますし、ファイルサイズも劇的に小さくなることはありません。

         

        そこで、ファイルを圧縮するのではなく、軽量化をしてくれるNX Power Liteなどの専用のソフトウェアを利用します。使い勝手は普通のMS Officeファイルと変わらず、ファイルサイズも上手く行くと約1/10まで軽量化出来てしまうこともあります。

         

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        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 04:18 | - | - | - | - |
        マイナンバー対応で注目を浴びるフィジカルセキュリティの最新動向と情報セキュリティとの融合 その2
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          社員の現在位置までわかる!IDカードの最新動向

           

          多くの企業で従業員に配布しているIDカードですが、こちらも大きな進歩をしております。

           

          オフィスに入る際のカードキーの機能があるだけでなく、無線タグが内蔵されたIDカードも出てきました。

           

          この無線タグにより従業員が執務場所のどのエリアにいるかをリアルタイムで管理者が把握をすることが出来ます。

           

          この無線タグ付きのIDカードを持った従業員や来客の現在位置が表示され、さらに業務に関係のないエリアに立ち入ったりすると通報される仕組みとなっています。

           

          有価証券や現金などを扱う場所や、コンピューターのデータセンターなどセキュリティレベルが高い場所で活用が見込まれる他、危険が伴う工事現場や施設内で、もし万が一、事故が発生した場合の救出の手がかりとして利用されるケースなどが想定されています。

           

          IDカードの中には、エレベーターの管理システムと連携しているものもあり、あらかじめ設定した利用階以外で降りれないように、エレベーターの行き先ボタンの操作の制限を掛けたものや、洗浄・着替え・測定といった一定の動作をすべてIDカードに記憶して、その動作がすべて完了していない限りは、扉が開かないという食品工場や危険物取扱区域事業所向けのIDカードシステムなども登場しています。

           

          その3へ続く

           

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          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | マイナンバー | 04:10 | - | - | - | - |
          マイナンバー対応で注目を浴びるフィジカルセキュリティの最新動向と情報セキュリティとの融合 その3
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            フィジカルセキュリィティとICTの融合が究極のセキュリティ

             

            前述のフィジカルセキュイティの最新動向は、これがさらに情報セキュリティと融合した形が、究極の企業セキュリティになります。

             

            例えば、通信販売サイトの運営責任者が、誰も出社していない日曜日の早朝に出勤をして、自分がアクセス権限を持っている顧客情報が入ったデータベースにアクセスして、その後、大量にオフィスのプリンターが使われたとします。フィジカルセキュティの仕組みだけでは、その従業員は監視カメラに写っても、IDカードを使ってオフィスに入っても、よくある休日出勤であると認識され、情報セキュリティの仕組みだけであれば、アクセス権限のあるデータベースにアクセスして普通に仕事をしている。

             

            そして、オフィスのプリンターは、この従業員が沢山プリントアウトしていると把握するだけで、不正が行われているとは検知が出来ません。

             

            しかし、フィジカルセキュリティとICTを融合させれば、オフィスの監視カメラには一人の状態が映し出され、顧客情報が入ったデータベースにアクセスして、それをプリントアウトしているという一連の流れを把握出来れば、明らかに怪しい行動として検知することが可能となります。

             

            つまり、フィジカルセキュリティと情報セキュリティを融合して一気通貫で監視することにより、部分部分の監視では見えてこない不正をICTの技術により検知することが出来てしまうのです。

             

            そして、このような融合させたセキュリティシステムが、セキュリティ意識の高い企業で導入され始めています。

             

             

            過剰なセキュリティの仕組みの中で仕事をするというのは、とても息苦しいと思われる方も多いかと思います。

             

            しかし、昨今ではICTの劇的な進化により、従業員が大量の情報を簡単に取り出せるようになってしまいました。

             

            裏を返せば、従業員一人一人が、情報漏えいに対して必要以上の責務を背負っている状態になってしまっています。

             

            今回、紹介したフィジカルセキュリティと情報セキュリティを融合させたICTの高度なセキュイティの仕組みを導入することにより、企業リスクを軽減し、従業員の業務内容に応じたセキュリティに対する責務を最適化した究極のセキュリティシステムが実現出来る時代になってきているのです。

             

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            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | マイナンバー | 05:09 | - | - | - | - |
            マイナンバー対応で注目を浴びるフィジカルセキュリティの最新動向と情報セキュリティとの融合 その1
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              マイナンバー制度開始が後押しとなり、フィジカルセキュリティの見直しを検討しているところが増えています。

               

              このフィジカルセキュリティとは、企業の機器や設備、従業員などを守るものであり、鍵やIDカード、監視カメラなどもフィジカルセキュリティの一つになります。

               

              今回は、フィジカルセキュリティの最新動向と情報セキュリティとの融合による高度なセキュリティの実現方法について紹介したいと思います。

               

               

              歩いている方向まで検知している!監視カメラの最新動向


              最新の監視カメラは、単に録画をするだけではありません。監視カメラに映し出されるを24時間365日、人手を介さずに監視し続け、何か不測の事態や怪しい行動をする人がいた場合、即座に管理者に通報される仕組みが実装されているものがあります。

               

              監視カメラに映し出される画像をリアルタイムで解析を行ない、特定のエリアに人が入ってしまった場合、あるいは特定のエリア内で一定時間立ち止まってしまった場合は即座に検知をして、管理者に通報を行ないます。動いているものだけでなく、動きが止まってしまったものまでも広範囲に検知出来るというのが赤外線センサーとの大きな違いです。

               

              例えばオフィス内で金庫があるエリアや機密情報保管されているロッカー前、秘密プロジェクトが行なわれている執務室の出入り口などで、一定時間に人が立ち止まったりすると管理者へ通報を行ないます。

               

              また、倉庫や工場など広い場所で、人が決められた通行場所以外を歩いた場合や特定の方向に向かって歩き出した時に通報する機能を実装している監視カメラもあります。工場の入口での社員証チェックが甘くなる通勤時間帯に従業員に紛れて不法侵入して、途中で従業員がオフィスや工場へ向かう列から離れて、窃盗目的で資材置場などに向かう不法侵入者を発見するといった使い方も出来ます。

               

              その2に続く

               

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              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | マイナンバー | 05:09 | - | - | - | - |
              品質と価格を両立するICTシステムの価格交渉術 その3
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                導入事例になることを条件に価格交渉をする
                ICT企業から導入事例になって欲しいという依頼を受ける事があります。これは技術の移り変わりが激しいICTシステムは、最新の技術を盛込んだICTシステムを最初に導入したという公開出来る実績・事例が欲しいのです。実績・事例は次のお客様を呼び込む宣伝として効果が高いためです。


                これらの事例は大企業で有名な企業ばかりが対象と思われるかもしれませんが、意外とそうではありません。中小企業向けのソフトウェアやクラウドサービスの導入事例では、名も無き地方の中小企業が多く登場します。事例に登場することを条件に特別価格を提示してくれることも少なくありません。


                ただ、新しいICT技術や製品を導入してくれる顧客が対象になりますので、その分、リスクはあります。しかし、ICT企業側も、新しい技術や製品の事例になってくれる顧客は威信を掛けて優秀な技術者を投入してくるとことも多いので、金額以上の手厚いサポートを受けられる場合がほとんどです。

                 

                 

                同じことが出来るICTシステムでも10倍以上の価格差!
                ICTシステムの価格交渉が難しいのは中身が複雑なためです。きちんとした比較をして、内容と価格を評価するには、ICT全般の知識と経験が必要になります。

                 

                しかし、その手腕によっては、上手く行くと十分の一以下にコストが下がる事もあるのです。ICTへの投資比率が大きくなりつつある現代では、この手腕が企業競争力に大きな影響を与えています。

                 

                是非とも一度、今までのICT投資に大鉈を振い、ICTの業務要件を整理して、コストを最適化する思い切った改革に取り組んでみては如何でしょうか?

                 

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                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ITコスト削減 | 05:57 | - | - | - | - |
                品質と価格を両立するICTシステムの価格交渉術 その2
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                  3社以上の会社から見積を取りましたか?
                  追加のシステム開発やハードウェアの拡張、あるいはクラウドサービスやソフトウェアライセンス追加の場合、元々、ICTシステムを納入した会社しか出来ないと思い、1社のみの見積しか取らない場合があります。

                   

                  実はこれが大間違いで、熾烈な競争を強いられているICTメーカーは、競合他社製品の買取キャンペーンなどを行なっていたり、ソフトウェアやクラウドサービスの他社からの乗り換えの場合は、特別な価格が提示される場合も少なくありません。

                   

                  また、ICTシステムの導入から3年が経過する頃には、新しい物を買った方が、価格半分で性能が倍になっていたり、ソフトウェアがクラウドサービスになっていて料金が半分以下になってことなどが日常茶飯事です。

                   

                  こういった魅力的な提案を受けるためにも、特定のICTベンダーと付き合うのではなく、新たなICTベンダーからも見積提示を積極的に、少なくても3社から受けてることが大切です。

                   

                   

                  安心感や信用を過大評価しない
                  ICTシステムを作るために必要なハードウェア、ソフトウェア、開発、プロジェクトマネジメント、運用、サポートなどを一括して、総合ICTシステム構築会社に任せている場合も多いかと思います。

                   

                  確かに、こういった会社にICTシステムを全部、預ける事が出来れば、何かトラブルが発生した場合でも、自社担当者の手を煩わせる事がなく安心です。

                   

                  しかしながら、その手間と安心のためにコストがいくら掛かっているか、全部の費用をそれぞれ、別々に任せた場合は費用はどの様になるかを把握しておかないと、価格交渉の材料がなく、適正価格なのかどうか判断がつきません。

                   

                  また、その会社に一括でICTシステムを任せた場合、その後のシステム拡張や追加が発生した場合、その会社から購入する必要が出てしまうため、言い値で購入せざるを得ない状況になります。

                   

                  こういったことを回避するために、一括してICTシステム全般を特定の会社に任せるにしても、自社で個々の製品やサービスを組み合わせてICTシステムを構築するにしても、担当社員にICT全般を理解するスキルを持ってもらうか、外部コンサルタントを置くことが、自社でコストコントロールを行なうために必要になります。

                   

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                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ITコスト削減 | 03:57 | - | - | - | - |
                  品質と価格を両立するICTシステムの価格交渉術 その1
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                    多くの企業にとって4月は、新年度を迎えて、昨年度に予算申請をしたICTシステムなどの投資計画が承認され、各ICTベンダーと最終的な費用交渉に入るタイミングかと思います。

                     

                    パソコン数台から数百億円規模のシステム開発など、企業規模によって事情は違うかと思いますが、良いICTシステムを安価に導入するには共通した検討方法や価格交渉方法があります。

                     

                    今回は、品質と価格を両立するICTシステムの検討方法、価格交渉術について解説します。

                     

                     

                    システム要件は明確ですか?
                    システム要件というと、難しい言葉に聞こえますが、簡単に言うと、「何をしたいか?」ということです。

                     

                    例えば「全国10拠点にいる100名の営業担当者が利用する合計1万件の顧客情報と年間100件の広告プロモーションから得られる反響と営業進捗を7段階に分けて、リアルタイムで把握できる営業支援システムを作りたい」という具合に、必要なものを具体的に、出来るだけ数値を使って明確化することです。

                     

                    この要件が漠然としていると、最適なICTシステムではなく最高のICTシステムを選んでしまい、コストが必要以上に膨らんでしまいます。

                     

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                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ITコスト削減 | 04:56 | - | - | - | - |
                    WindowsXP用業務ソフトもMacで動く!仮想化技術活用のススメ その3
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                      いつでもどこでも、同じOS、ソフト、データで仕事ができるVDI
                      各パソコンにインストールされているOSを、パソコンから切り離してしまい、手元にあるパソコンは情報を入力するキーボードと情報を映し出す画面の役割だけにしてしまい、それ以外を外部のデータセンターに設置したサーバーと言われる高性能なパソコンが一括して処理をすることも、仮想化の技術を使って出来るようになっています。

                       

                      この技術はVDI(Virtual Desktop Infrastructure)と呼ばれるものです。

                       

                      このVDIが良いところは、外部に設置したサーバーにすべてのOSがあり、ソフトがあり、データがありますので、バックアップやバージョンアップといった維持メンテナンスを効率的に一括して管理者側がで出来るという点にあります。

                       

                      利用者側からすると、会社、自宅、出張先など、どこでも同じソフトとデータを使って仕事が出来る利便性の高さと、万が一、パソコンの盗難、紛失をしたとしても、手元のパソコンにはデータは残っていないので、情報漏えいリスクが低くなるというメリットもあります。

                       

                       

                      歴代すべてのパソコンを仮想化して一台に
                      私自身も、今まで使っていた歴代のWindowsパソコンをすべて仮想化して、今、仕事でメインで使っているMacBookに入れて、いつでも歴代のパソコンがMacBook上で使えるようにしています。

                       

                      例えば、昔使っていたパソコンにプリインストールされていた年賀状ソフトを急に使いたくなった時や、Windowsにしか対応していないフリーソフトをインストールする必要がある時、昔、使っていた会計ソフトの中に入っている総勘定元帳の内容を確認したい時など、仕事の場面で便利に使えるシーンが多くあります。


                      性能の高いパソコンが安価に購入出来る時代になりました。この機会に会社でも個人でも、この仮想化技術を上手く活用し、業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか?

                       

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                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ITコスト削減 | 06:55 | - | - | - | - |
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