日本クラウドコンピューティング株式会社
代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
今年3月の新型コロナウィルス拡大防止策の1つとして、在宅勤務をした方も多かったと思います。
在宅勤務をするにあたり、改めてオフィスの外で様々なコミニケーションツールを使って仕事を進めることの重要性を感じられたのではないかと思います。
今回はコミニケーションツールの1つとして今、注目をされて、導入が進んでいるSlackについてお話をしたいと思います。
Slackは、同社の公式Blogによると2019年9月時点で、全世界で日間アクティブユーザー数が1,200万を超える世界No.1シェアのビジネスコミュニケーションツールととなっています。
また、導入している企業、団体、政府関連ですと、海外ではNASAやBBC、IBM、日本国内では日本経済新聞社、メルカリ、クックパッド、Cygames、DeNAなどが導入しています。
同じく、Slack社が約1,600社を対象に2015年におこなったアンケートでは、Slackの導入により、「メールの量が 48.6% 減少」「ミーティングの数が 25.1% 減少」「生産性が 32.0% 上昇」という結果が出ています。
スラックは一般的にビジネスチャットと言われていますが、それだけではないメリットや効果が多くあります。既存のチャットツールや、Eメール、電子掲示板と比べて何が違うのか、また、そのメリットなどを説明していきます。
働き方を変える新たなコミニケーションツール
スラックはビジネスチャットになります。
しかし、今までの双方向のメッセージを送るチャットと異なり、このツールの本質はチャット機能を活用しつつ、今までの知的集約型の業務をより良いものに変えていくことが根幹の思想にあります。
オフィスワークと言う知的集約型の仕事の仕方を劇的に改善し、過去の知的資産を将来に生かしていくところがコミニケーションツールとして新しいところです。
そのメリットを3つに分けて説明して参ります。
1.電子メールにより起こる情報の分断をオープンにし、情報共有をする
電子メールでは、そのメールの宛先に含まれている人の中でしか情報共有をすることができませんでした。
例えば、年末調整の業務等は、毎年税制や法律などが変わり、また各個人従業員を移動で特別な対応をしなければならないケースなどもあります。
毎年、同じメンバーで仕事をしていれば良いのですが、従業員や、その業務を1部を担って頂く派遣社員や業務委託先などのメンバーは変わってしまいます。
その度に、新しく加わったメンバーに対して、昨年の年末調整業務の経緯や個人ごとの特別な対応を共有するのは非常に時間も手間もかかります。
また、その電子メールのやりとりが残っていたとしても、その内容をあなたがメンバーに全てのメールを転送を情報共有していくのも大変な話です。
Slackは、メンバー同士のチャットでやりとりを行いますが、そのやりとりはチャンネルと言われる掲示板のように残っていきます。
そしてその情報は次に同じようなプロジェクトが再開される際に、新たなメンバーを紹介して加わってもらい、過去の情報など閲覧し、共有してもらうことができるのです。
また検索機能も優れていますので、検索すれば必要な情報が新しいメンバーをすぐに取り出せ、また過去から居るメンバーにとっても、情報を再度、見直すことができるという大きなメリットがあります。
2.情報の内容によって、公開、非公開、メンバー制限も可能
スラックはチャットの履歴が保存し、検索しやすいことだけではありません。
そのチャットも、必要以上のメンバーに共有したくない時や、あるいはすべてのメンバーに共有したい等、必要に応じた使い方をすることができます。
つまり、情報の機密性に応じて使い方ができるということです。
これが例えばSkypeなどのチャットツールですとメンバー全員に共有され、また別のやりとりは個別にやるといったことでチャット履歴の扱いが非常に煩雑になります。
しかし、Slackであれば、情報が中央に集約され、同一アカウント、同一の分類も行われますので、全てにおいて過去履歴の検索や参照が簡単にできるようになり、過去の情報資産を将来に生かすことができるのです。
3.外部ITツールとの連携やワークフローも!
現在、ビジネスにおいても、様々なITのツールやアプリケーションが現場で使われています。
例えば、データの保存はGoogleドライブやDropboxを使い、顧客サポートではZendesk、 外部向けの広報や集客ではTwitterを使うといったことです。
また、プロジェクト管理なのでAsanaやTrelloといったツールとの連携も行えます。
Slackで評判の良い最も評判の良い機能として、ワークフローツールがあります。
例えば、入社後の手続きや、中途採用、新入社員の基本的な新入社員研修、何をやるべきかということを、具体的にワークフロー作成して、新入社員の方はmそのワークフローに従って様々な手続きを進めたり、自分自身でその会社で仕事をするための準備を進めてもらうことができます。
このように、スラックでは今までの様々な便利なICTツールのいいとこ取りをして、さらに業務を効率化する機能が盛り込まれています。
また、最近では電子メールは社外とのコミュニケーションに特化して、それ以外はSlackという文化もベンチャー企業を中心に定着化しつつあり、このSlackは必須のツールになりつつあります。
働き方改革を支援するツールの一つとして、必要に応じて検討してみてはいかがでしょうか?
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清水 圭一
ニールセン デジタルは、2019年上半期のPCとスマートフォンの利用実態をまとめたレポート「Digital Trends 2019上半期」を発表しました。
このレポートによると、スマートフォンからの動画サービスの利用状況が動画視聴の月間平均利用時間は、2019年6月時点で7時間13分と5年間で約4倍に伸びており、YouTubeの企業活用においても待った無しの時代に突入しつつあります。
今回は、動画配信サービスの代名詞となっているYouTubeを企業で活用すべき理由や活用方法についてお伝えしたいと思います。
<図表引用元>
https://www.netratings.co.jp/news_release/2019/11/Newsrelease20191121.html
購買行動はYouTubeから始まっている
CA Young Labが2018年に発表した「10-30代世代別YouTube動画視聴と商品購入の関連調査」の調査結果によると、10代の6割が「商品購入を検討する際にYouTuberの動画を参考にする」と回答しています。
さらに、4割以上が「YouTuberが紹介していた商品を購入したことがある」と回答し、YouTuberが購買に対する高い影響力を持っているのがわかります。
この調査レポートは調査対象は若者ですが、YouTube視聴者の性別、年齢、住んでいる地域、所得、職業、学歴、家族構成などその人のもつ社会経済的な特質データ(デモグラフィック)も、比較的老若男女のバランスがよいという特徴があります。
そのため、企業がYouTubeを活用することにより、幅広い層に購買行動を促すアプローチ出来ることを示していると言えます。
YouTubeは企業動画コンテンツのハブとして活用
企業のネットマーケティングにおける動画の重要性が高まっており、動画コンテンツをマーケティングの中心に据えて活用する企業も増えています。
動画は企業Webサイトや各種SNSなどさまざまな場所に掲載できます。
しかし、それぞれに動画を掲載すると、動画コンテンツが分散してしまうため、せっかく集めた各サイトの訪問者の滞在時間が短くなり、マーケティングの効果としては効率的ではありません。
そこで、YouTubeに企業のチャンネルを作り集約しておくことで、チャンネルを動画コンテンツのハブとして使えるのです。
制作した動画をあらゆるチャネルに展開したり、過去の動画を蓄積したりすることで、各サイトの訪問者の滞在時間を長くして、自社の動画コンテンツに引き止めておくことができるのです。
検索行動はGoogleからYouTubeへ
今まで私たちがを検索する場といえば検索エンジンが一般的でした。
しかし、動画があった方が理解が深まるビジネスマナーやビジネスで必要なスキル、人柄や雰囲気、想いなどまで体感したい会社のキーパーソンの講演やインタビューなどは、動画の方が情報量が圧倒的に多いため、まずはYouTubeで検索するという使い方も増えてきました。
また、Googleで検索すると、YouTube内の動画も一緒に検索してくれるので、結果的に検索で求めていたコンテンツはYouTubeにあるということも日常茶飯事です。
企業トップが自らYouTuberに
企業トップが動画で情報発信する場合、自社商品紹介や企業紹介、決算発表会などに限られていました。
ところが、最近では会社のトップが自らYouTuberとなり、会社や商品の紹介をしたり、視聴者に有益な情報を発信し、その最後に自社の魅力を語り、求人募集をするといった活用がされています。
会社経営者のYouTuberでは、マコなり社長のYouTubeチャンネルは、30万人以上のチャンネル登録者を抱え、主にはビジネスのスキルの情報を発信していますが、最後に会社の紹介や求人募集を呼びかけ、いわば、有益なビジネススキル動画で意識の高いビジネスパーソン集客し、自社のサービス宣伝と人材募集を動画の最後に告知する活用をしています。
家庭用テレビでYouTubeを見る時代
今、販売されているテレビの大部分は、インターネット接続機能があり、放送局を選ぶのと同じような感覚でYouTubeにアクセスすることができます。
また、テレビにインターネット接続機能がなかったとしても、Amazonが販売するFireTVなどの端末を数千円で購入し、テレビに接続すれば、簡単にテレビからYouTubeにアクセスできる環境が手に入れられてしますのです。
つまり、YouTubeで情報発信をする企業からすれば、時間や場所に制約のない放送局を持つのと同じことなのです。
YouTubeで検索すると待った無しの理由がわかる
一度、皆さんの会社がビジネスとしている商品やサービス、会社や部門が抱える課題、求める人材や目標などのキーワードをYouTubeで検索してみることをお勧めします。
営業や販売促進部門でなくても、総務部でも人事部などの部門や職種でも役立つ多くの動画コンテンツが見つかり、また、同じ業界の成長著しい企業がYouTubeを上手く活用していることを目の当たりにし、大きな刺激を受けると共に、YouTubeを活用していない危機感を感じることになるかと思います。
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「オフィスプリンターの検討方法とペーパーレス化の推進」
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清水 圭一
オフィスのペーパーレスが進み、会議などの配布資料などもデジタル化したりと、一昔前に比べるとオフィス文書の印刷枚数はかなり減ってきています。
しかしながら、オフィスから紙を全てなくす事は実質的に不可能であり、特に営業部門等では、お客様に提出する見積書や契約書、商品やサービスの説明をする際の提案書など、どうしても紙が必要になってしまいます。
そういった最近のペーパーレス化の推進状況から、オフィスで使われるプリンターや複合機(以下、プリンター)も、一昔前のレーザープリンターの択一から、オフィスのプリンターの用途や出力枚数によっては、インクジェットプリンターも選択肢の1つとなってきました。
今回は、まずオフィスで使われるプリンターは、レーザー方式が良いのか、インクジェット方式が良いのか、皆様の会社のプリンターの利用状況を踏まえ、何を基準に選択判断をすれば良いかを説明をしていきます。
レーザー方式の最大のメリットはスピード
今でも、多くのオフィスで普及しているプリンターの印刷方式はレーザー方式です。
この方式の最大のメリットは、印刷スピードが速い点です。
機種にもよりますが、インクジェット方式のプリンターと比較して2倍以上、モノクロ文章の場合は、10倍以上のの速さで印刷します。
レーザープリンターのもう一つのメリットは、直接的に発生するランニングコストの安さです。
特に大量印刷をすることが前提のレーザープリンターは、1枚あたりのコストもインクジェット方式のプリンターと比較した場合、機種にもよりますが半額以下になることも少なくありません。
このようにレーザープリンターの印刷スピードとコストにおいては、いまだにレーザープリンターが圧倒的な優位になっています。
レーザー方式プリンターのデメリットは電力コスト
レーザー方式の最大のデメリットは、熱を利用して印刷をする方式のため、電気代がかかるという点です。
レーザー方式とインクジェット方式では、メーカーや機種にもよりますが、表1の通りおおよそ10倍近い差があります。
一方、インクジェットプリンターの最大のメリットは、レーザープリンターと比較して消費電力が圧倒的に低い点です。
小規模オフィスや、ペーパーレス化が進んでいて、印刷需要があまりなくプリンターはほとんど使わないが、なければ困るので置いておきたいという企業にとっては、直接的なコストだけでなく、間接的なコストまで考えると、インクジェット方式のプリンターが良い場合も多くあります。
表1 |
||
|
レーザー方式 |
インクジェット方式 |
最大電力 |
1100-1300W |
80-100W |
稼働時電力 |
500-600W |
60-70W |
待機時電力 |
100-150W |
9-10W |
スリープ時電力 |
1.5-4W |
4-5W |
写真や高精度のイラストを印刷ならインクジェット方式
プリントアウトするものが、写真やイラストを多用するよう資料を多く使う業種や業態の企業では、そのような印刷が得意なインクジェット方式のプリンターをお勧めします。
レーザープリンターは4色で写真や文書を表現しますので、その表現色に限界があります。
しかしながら、インクジェットプリンターなら何十色ものカラーを使って印刷を細かい粒子のインクを吹き付けることで繊細に表現できますので、色彩豊かな写真やイラストを印刷する場合は、レーザープリンターよりも高い再現度で出力できます。
ペーパーレス化が進まないのはプリンターがオフィスにあるから?
プリンターが使えるところにあるからペーパーレス化が進まないという考え方のもと、プリンターをオフィスから一掃した企業も現れるようになりました。
どうしても紙が必要な場合のみ、富士ゼロックスが全国のセブンイレブンで展開するネットプリントのサービスや、キンコーズなどのコピーサービスをしているところに依頼をするという方法です。
こういった極端な方法を取らないと、なかなか私たちが数十年間に習慣化されてしまった紙で印刷するという文化は拭い去れないのかもしれません。
表2 |
||
項目 |
インクジェット方式 |
レーザー方式 |
印刷コスト |
1枚あたり約6円 |
1枚あたり約3円 |
印刷特性 |
写真、イラストなど高精度なカラー印刷に強い |
文章印刷モノクロ印刷に強い |
インク特性 |
耐水性が低く滲む可能性あり。両面印刷は用紙品質次第で裏写りする |
耐水性が高く滲まない。両面印刷も用紙を選ばない |
印刷の速さ |
低速から中速 |
非常に高速 |
初期導入コスト |
安価 |
高価 |
交換部品の価格 |
安価 |
高価 |
消費電力 |
少ない |
非常に大きい |
トータルコスト |
枚数が少ないほど割安 |
枚数が多いほど割安 |
ただし、外部でプリントアウトする場合は、情報漏洩対策や個人情報保護法の遵守の観点から、社外秘の資料や、個人情報が含まれた資料などは印刷しないルールや社内規定が必要です。
このようにオフィス文書の印刷1つとっても、レザー方式か、インクジェット方式か、外部サービスを活用するかなど、選択肢が多く出てきました。
企業の紙の資料印刷にの需要や、その印刷された情報を守る必要性なども変わってきて、新たなサービスの選択肢も増えています。
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表2にてインクジェット方式とレーザー方式の比較をまとめました。自社にとって最適な方法を今一度検討してみてはいかがでしょうか?
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清水 圭一
2019年8月23日に、大手のクラウドサービスの一つであるアマゾン・ウェブ・サービス(Amazon Web Services、以下AWS)の東京リージョンで障害が発生し、国内のさまざまなサービスに影響を及ぼしました。
AWSが復旧するまで、モバイル決済サービス「PayPay」や、仮想通貨取引所「Zaif」、オンラインゲーム「アズールレーン」、PCショップの「ドスパラ」などのサービスが停止するなど、社会的な影響もありました。
AWSという1つのクラウドサービス障害が起きただけで、多くの企業やサービスに影響を及ぼしたため、クラウドの信頼性に疑問を持った印象をもたれる方も多かったのではないかと思います。
本日はクラウドの信頼性の考え方と、万が一のクラウドの障害に対応する方法、また、ICTシステムの業務継続とコストの観点から、どこまで企業のICTシステムでも業務継続に投資をするかについて解説をします。
クラウドと自社システム構築との対比による投資判断
つい十数年前までは、自社の業務システムは、自社構築するのが当たり前で、クラウドを使うこと自体が珍しい状況でした。
その場合、業務システムが稼働しているオンライン時間も、夜間メンテナンスなどの時間から、9時から22時までなどの場合が多く、利用も限定的でした。
それがクラウドの登場によって、安価な利用料金で夜間メンテナンス時間を極小化したり、システムを二重化することにより、業務システムのメンテナンス時間の制約がなくなってきました。
例えばAWSの主要サービスである「Amazon EC2」において、顧客とのSLA(サービスレベル契約)として提示している稼働率は99.99%ですので、年間の停止時間は約53分になります。
一方、クラウドの信頼性は疑問だからといって、システムを自社構築をして、クラウドと同じような稼働率を実現するとなると、サーバーやホストの二重化などのコストがかさみます。
ここで検討しなければないならいのは投資対効果です。
実際に自社でクラウドサービス以上のの信頼性を確保したシステムを作る選択をする場合には、そのシステムが停止したときの機会損失を算定する必要があります。
この機会損失額が、数億あるいは数十億円以上と言うのであれば、クラウドサービスよりも優れた信頼性、安全性、セキュリティを兼ね備えたシステムを自社で構築するメリットがありますし、経営層にもそのような判断をしてもらうことが可能です。
しかしながら、クラウドサービスの信頼性に不安を覚え、クラウド以外の選択肢を検討する企業は、その業務システムがダウンした時の機会損失を算定し、その金額を含めて、自社構築でクラウドよりも信頼性、安全性、セキュリティを兼ね備えたシステムを作った場合のコストを比べ、数値化したデータで比較検討をしなければなりません。
2つのクラウドサービスを使うという選択
また、クラウドサービスをより信頼性、安全性、セキュリティを兼ね備えて使うための選択肢としては、1つのクラウドサービスではなく、2つ以上のクラウドサービスを利用し、万が一特定のクラウドサービスが利用できなくなった時は、もう1つ、別の会社のクラウドサービスに切り替えて使う方法があります。
コストは、場合によっては2倍近くに跳ね上がってしまいますが、信頼性をより高めて業務システムを利用したい場合に有効です。
万が一のクラウドサービスの停止の際や、大規模広域災害などで、クラウドサービスのデータセンターが致命的な損傷をした場合などでも、業務継続が出来るメリットを手に入れることができます。
また、この方法は、万が一の有事の際に使うクラウドサービスが、性能や信頼性がある程度損なわれても良いと割り切るのであれば、安価に構築することも可能です。
最近では異なるクラウド事業者同士が相互接続するサービスも始まっています。
そのようなサービスをうまく利用することにより、特定のクラウドサービスが障害で使えない場合も、もう一つのクラウドサービスに切り替えることが出来る環境が整いつつあります。
飛行機事故とクラウドの障害の関係
今回のようにクラウド関連の大規模障害やセキュリティ事故が発生すると、多くの人は、感情的にクラウドに対する信頼性に疑問を持ちます。
これは航空機事故と一緒で、一度、航空機事故が起こると、飛行機は危ないと、多くの人が、自動車や電車など他の交通手段を使うようになります。
しかしながら、事故率や死亡率と言う意味では飛行機は80歳まで毎日乗って事故に遭う確率が0.02パーセントしかないのに比べて、自動車は1年間で0.58パーセントの確率で事故に遭遇します。
最も安全なのは飛行機であることは統計的な数字からも表せられているにも関わらず、一度、航空機事故が起こると飛行機を避けてしまいます。
クラウドサービスの大規模な障害やセキュリティ事故等も同じように感情的な判断をされ、本来、考えなかればならない発生率やその損失金額など、数値的な事実を見なくなってしまいます。
大部分のクラウドサービスは、自社でシステム構築をするよりもほとんどの場合において信頼性も高く、データ消失などの確率も低くなっています。
こういった具体的な数値を確認しつつ、自社にとって何が適切なICTシステムなのかを検討して頂ければと思います。
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清水 圭一
ICTの世界では、すでに一般化、陳腐化したような製品やサービスであっても、ある日突然、ローエンド型破壊的なイノベーションによって、特定の製品やサービスが大きなシェアを奪うことがあります。
この破壊的イノベーションとは、米ハーバード・ビジネススクールのクレイトン・M・クリステンセン教授が提唱したイノベーションモデルの一つです。
既存製品の秩序を壊して、その業界構造を劇的に変化させるイノベーションを指します。
この破壊的イノベーションは新たな技術革新によって、既存製品よりも低機能、低価格、小型化、使い勝手の高さを実現させます。
その中でも、ローエンド型破壊的イノベーションは、低価格・簡便性を実現できる革新的技術を投入し、既存市場のローエンド層を獲得した上で、徐々にミドルレンジ・ハイエンド層のシェアを奪っていくイノベーションモデルを指します。
例として、iPadも発売当初は今まであったパソコンの機能をWeb閲覧とメールの送受信などの主要機能が誰でも直感的に、快適に使えるようにしたところから市場に投入し、今ではタブレットという新たな市場を作り上げ、パソコンの出荷台数を上回るまでになりました。
今回、取り上げるウェブ会議システムは登場から20年以上が経過し、どちらかと言うと、ユーザーの必要な機能は満たされ、一般化してしまっている分野でありました。
しかしながら、そのウェブ会議システムに破壊的イノベーションを持ち込み、今年の後半から始まる携帯電話の5Gのサービスや、働き方改革にも後押しされ、注目されているウェブ会議システムがあります。
今回は、ウェブ会議システムで、現在、注目されている「Zoom」について説明していきたいと思います。
ウェブ会議の参加者は1クリックで会議に参加できる
今までの多くのウェブ会議システムは参加者全員のID取得が必須でした。
例えばSkypeの場合も、事前にSkype IDを取得して、お互いにそれを知らせてから会議を始める形態が一般的でした。
しかしながら、Zoomズームは、会議の主催者さえIDを持っていれば、参加者は必ずしもIDを持っていなくても参加ができます。
そして、ウェブ会議の開始方法も簡単で、会議の主催者が指定のURLを参加者に知らせ、そのURLを参加者はクリックするだけで会議につながることができます。
また、必要なソフトウェア等は自動的にダウンロードされますので、ICTのリテラシーが高くない方々にとっても、あるいは、日常的にウェブ会議システムを使わないような方々にも、非常に優しいシステムとなっています。
ウェブ会議システムの接続が安定している
ウェブ会議システムは、社内の高速回線のもとで使えば、安定しているシステムなのですが、これが外出先などで使う場合、接続が不安定であったり、動画や音声に遅延が出るなど問題がありました。
また、画面共有機能なども、表示が遅延したりと、快適に使うには若干難がある場合が多くありました。
しかしながら、Zoomの場合、外出先で4G回線やLTE回線でも、接続が安定しており、動画や音声の遅延なども少ないのです。
既存のウェブ会議システムで遅延が出てしまう最大の原因は、アプリケーションに様々な機能を搭載しすぎて、アプリケーションそのものの動きが遅くなってしまうのが大きな原因となっていました。
Zoomは、ある程度、機能を主要なものに絞り、クラウド上で処理をすることや、動画や音声の圧縮技術により、モバイル回線でも使えるような工夫が取り入れられています。
ウェプ会議の録画、録音機能がある
1クリックで、ウェブ会議の録画、録音機能が実装されています。
例えば、会議に参加できなかった方に、その録画を見てもらったりすることが可能です。
また、音声録音も可能ですので、音声認識用ソフトウェアなどを併用すればテキスト化も簡単にできます。
それ以外にも、パソコン画面共有やホワイトボード、スマートフォン画面の共有など、ウェブ会議として必要な機能は備わっておりますので、今までのウェブ会議と比べても、遜色なく使うことができます。
会議の参加者を、さらに分けて分科会ができる
実際の会議や、研修等では、会議の参加者の役割やグループを分けて、個別に話してもらう、あるいは議論してもらうことがよくあります。
Zoomにはブレイクアウトルーム機能があり、特定の参加者だけのグループを別に作り、そちらで個別の会議をしてもらうようなこともできます。
リモートコントロール機能が実装
パソコンのサポート業務や、使い方などを相手に教える場合、相手のパソコンを遠隔でコントロールできる機能も搭載されています。
この機能を使うことにより、各営業所や拠点に入るICTのサポートスタッフを本社に一元化したり、あるいは在宅勤務の従業員のパソコンのサポートなども実施することが可能です。
働き方改革により、在宅勤務やテレワークの機会が増えているかと思います。
このZoomに限らず、ICTの世界では、今まで高額で採用が見送りになっていたシステムも、2-3年経ってみたら、安価に導入できるようになっていることがよくあります。
これを機会に、ウェブ会議システムの導入や見直しも検討してみてはいかがでしょうか?
Zoomホームページ
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清水 圭一
最近、多くのメディアで賑わせている5G。
この5Gとはスマートフォンなどで利用される第5世代移動通信システムの略称で、現行のLTEシステムと比較して100倍の伝送速度、1,000倍の大容量化、超低遅延を実現する次世代の通信技術になります。
この技術は2020年には商用化が始まる予定となっています。
今まで、私たちは携帯電話が登場してから、移動通信システムは大きく4世代を経験してきています。
音声から文字が送信できるようになり、白黒の画面がカラーになったり、高精度の写真を送ることができるようになったり、動画を快適に見ることができたり、利便性は向上しましたが、生活を激変させるというよりも、快適に携帯電話やスマートフォンといった移動通信が出来るようになったというレベルでした。
しかしながら、今回の5Gは現行の通信システムと比較しても、向上する数字が桁違いです。
100倍の伝送速度、1,000倍の大容量化と飛躍的に向上することから、今まででは移動通信では出来なかったことが出来るようになります。
今回は、5Gが会社の業務にどのようなイノベーションを与える可能性があるのかを解説して行きます。
押さえておきたい5Gの3大特徴
大きく分けて、次の3つの特徴があります。
それは「高速・大容量通信」「低遅延通信」「多数端末の同時接続通信」です。現在主流の4G(4th Generation)とLTE(Long Term Evolution)は、動画などのリッチコンテンツをスマートフォンで少し見るぐらいであれば問題ありませんが、通信速度の安定性と帯域では、まだまだWi-Fiでの通信を必要とすることが多くあります。
具体的に企業で行われている業務で5Gがもたらす特徴の恩恵は次のようなものがあります。
実際の雰囲気まで伝わるリアルなテレビ会議が可能
現在もテレビ会議が導入されている企業が多くありますが、唯一の難点は、細かいニュアンスや臨場感が薄れているということです。
どうしても、テレビ会議ですと平面のモニターに映し出される1ショットでの画像中継ですので、発表者以外の様子や細かい臨場感が伝わってきません。
また、音声も遅延を起こさないように圧縮転送が行われているため、現実の肉声と比べても再現率は落ちてしまします。
5Gにより、画像を精細な8K化や立体化などを送信することが可能になります。
また、360℃の8K動画ストリーミングが実現レベルになれば、現実の会議で自分の顔や身体を動かして特定の参加者の様子を伺う、あるいは他の参加者の雰囲気を感じながら、会議で発言したり、同意して頷いたりと、本当にその場にいるような臨場感のテレビ会議が実現することも可能です。
現場に行かずに現場作業をすることも
感触などを5Gの技術と共に先方に5Gのネットワークで伝える技術も開発されています。
これが実現すれば、実際に現場に向かって行う作業などを無人化できます。
5Gの特徴の一つである低遅延通信ですが、4Gのネットワーク遅延が0.05秒程度であるのに対し、5Gは0.001秒以下です。
これが実現できることで、5Gは現場に行かなくてはならない人間が行う機敏で精密な作業も可能になります。
代表的なものは、ネットワークの遅延が大事故や人命に関わってしまう自動車の自動運転や遠隔医療の分野ですが、企業であれば、海外にある工場で、タイミングや緻密さが要求される手作業を日本国内にいる従業員が在宅で行う、あるいは、会社で管理している地方拠点のオフィス設備や備品の不具合を本社の修繕担当者が遠隔で補修をするなどが出来るようになる可能性があります。
従業員の労災事故防止、疲労管理も
5Gの特徴である多数端末の同時接続通信です。
理論上、5Gは1㎢あたり100万以上の機器を、同時に接続できます。
パソコンやスマホだけでなく、車、家電、設備、設備、従業員などあらゆるモノがインターネットにつながるIoTの普及を加速することができます。
例えば、工場や危険作業に従事する従業員の身体の部位にIoTの無線インターフェイスやセンサーを付けることにより、従業員の身体の疲労度合い、身体的な負荷などを詳細に計測することで、労災事故を回避することも可能になります。
また、オフィス内により多くのIoTの無線インターフェイスやセンサーを取り付けて、オフィス内の空調を精緻にコントロールして、従業員に快適なオフィス環境を実現したり、太陽の位置、人の人数や位置、会議室の稼働状況などから、空調の消費電力を適正化してコスト削減をするなどといったことが現実的になってきます。
距離と時間の障壁を一気に縮める5G
5Gはスマートフォンなどのモバイル利用だけではなく、IoTやVR、スマートシティ、ロボットなどの普及を促進し、企業業務をより便利で快適で安全なものへと向上させる技術になります。
5Gの登場により現時点では想像もつかない革命的な商品やサービス、企業での活用方法がが登場する可能性も期待されている。
5Gは通信がよりデジタルと人の垣根を無くし、企業業務を行う上で障壁となっていた距離、時間を一気に縮めてくれることになるでしょう。
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清水 圭一
ICTコミュニケーションマナーの常識、非常識
新年度を直前に控え、新卒新入社員の受け入れ準備などで忙しい時期になってきました。
新入社員を受け入れる際に、多くの企業では、挨拶に始まり、名刺の渡し方、社内報告の仕方などのビジネスマナーをはじめとした新入社員研修を行います。
しかしながら、ICTに関する研修は実施している会社は少なく、やっていたとしても、Word、Excelの使い方、グループウェアや社内システムの使い方などの研修がほとんです。
しかしながら、ビジネスの現場では、電子メールを使ったコミュニケーションが主体になっている現状であるにも関わらず、ICTコミュニケーションに関するマナー研修は、実施していない会社が多いのが現状です。
今回は、特に新卒新入社員向けに行うべきICTコミュニケーションマナーの研修を行う際の重要ポイントを解説していきたいと思います。
ビジネスメールのマナー
to, cc, bccの使い方から始まり、適切なメールサブジェクトの書き方、本文の書き出し、相手に伝わるメールの表現方法、お取引先や社内宛のメールの違いや書き方、返信方法やタイミング、また、メール、ショートメッセージ、電話の使い分けなど、私たちが当たり前に行っていることも、新卒新入社員からすれば、今までに経験のないことです。
総務省が2018年7月27日に情報通信政策研究所の調査結果として発表した。
「平成29年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によれば、20代のソーシャルメディアに関わる時間は1日あたり109.8分となっており、メールの時間の70.7分を大幅に超えている状況で、過去3年間の統計からも、ソーシャルメディアによるコミュニケーションが伸び続けています。
このことからも、20代の若者のコミュニケーションは、代表的なソーシャルメディアであるLINE、Facebook、Twitter、Instagramなどのダイレクトメッセージ中心であり、電子メールは使い慣れてないことを前提に対応する必要があります。
また、仕事の社内や取引先とのメールのやり取りでも、プライベートで友人に送るような絵文字や若者言葉、略語を多用したりとビジネスにはふさわしくない不躾なメールなども多く見られます。
ここ数年のICTによるコミニケーション方法の変化は、年齢の離れていない世代間であっても大きなギャップがあります。
我々が当たり前と思っている常識も、新卒新入社員にとっては非常識となっている場合があり、基本から研修する必要があるのです。
具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。
(1)電子メールの書き方、添付ファイルの送り方
(2)電子メールの危険とセキュリティリスク
(3)取引先へのメールと社内メールの使い分け
ソーシャルメディアのマナー
LINE、Facebook、Twitter、Instagramに代表されるソーシャルメディアは、既に私たちの日常に溶け込んでいますが、新たに社会人となる新卒新入社員の方々の中には、今までの学生生活をソーシャルメディアにアップロードしているような感覚で、仕事の内容や愚痴などをソーシャルメディアにあげたり、時には大炎上するケースが多く見受けられます。
特に個人情報漏洩による炎上の場合、企業側も個人情報保護法に基づいた監督責任があるため、法的責任が追及されます。
また、例え個人的なことであっても、その内容が差別的発言や反社会的な内容により炎上した場合、従業員教育の欠如やコンプライアンス違反など企業は社会的責任を追及されるのです。
例え個人的な利用であっても社会人としてふさわしいソーシャルメディアでの振る舞いを教育する必要があります。
具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。
(1)自社のソーシャルメディア方針
(2)反社会的発言、差別的な発言、第三者の権利保護
(3)顧客・取引先・自社の機密保持義務
ICT機器利用に関するマナー
私たちの身の回りにこれだけスマートフォンを代表するようなICT機器が増えてくると、その利用方法についても新入社員に改めて、説明する必要があります。
例えば、会議中にはスマートフォンやタブレットをいじらないとか、仕事中にスマートフォンで音楽を聴きながら仕事をしない。
また、自社や取引先の機密に関すること、社内、顧客オフィスでのスマートフォンのカメラ撮影は承諾を得てから行う、個人のパソコン、スマートフォン、タブレットで業務を行わないなど、ICT機器の利用方法や規則、マナーについてしっかりと教える必要があります。
具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。
(1)ICT機器利用に関する情報セキュリティーリスクと対応
(2)ICT機器利用のマナー
(3)個人所有のICT機器利用の自社ガイドライン説明
上記のような研修を中心に行うだけでなく、最終的には受講者である新入社員の意識向上と牽制をする必要があります。
研修実施と共に、ICTの利用に関する誓約書に署名、捺印をして提出してもらったり、従業員のソーシャルメディア発言を企業側が監視するなど、複合的に対策していくことも必要になります。
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代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
いまさら聞けないRPA
近年、注目を浴びているRPA (Robotic Process Automation/ロボテックプロセスオートメーション)は、オフィスで行われている定型業務を自動化する技術となります。
例えば、私たちが日常パソコンの画面上で行なっている見積書を作成するために顧客管理クラウドサービスにアクセスをして、顧客履歴や情報をコピーして、Excelに貼り付けて、商品の型番や数量、価格を在庫管理システムで確認をして、価格を設定して、その見積書をクラウドストレージの共有ホルダーに保存をして、電子捺印をして、顧客にメールで送付するなど、この一連の作業を自動化してしまうというものです。
今まで似た様なことをしてくれる馴染みのある言葉としてマクロがあります。
また、人に代わって業務をしてくれるという意味では、AI (Artificial Intelligence /人工知能)や、ネットサービスなどで導入が進んでいる自動応答システムのBotsとの違いがわからないと言う声を多く聴きます。
今回はこのRPAについて再確認を行い、マクロやAIとの違い、また具体的に、私たちの仕事でどのように活用できるかを紹介したいと思います。
一番有名な自動化と言えばマクロ
業務の自動化と聞いて、1番最初に思い浮かべるのは、Excelなどでできるマクロではないでしょうか?
このマクロとは、プログラミング言語のひつなのですが、代表的な名称として、MicrosoftのExcelの機能の1つが一番有名です。
Excelマクロは複数の手順を記憶して自動的に実行させる機能のことを言います。
例えば、あなたが売り上げ成績をExcelで管理しており、毎月の店舗ごと、商品アイテムごとの売り上げを上司にまとめて報告している仕事をしているとします。
その際に、売り上げを店舗ごと商品アイテムごとに並び替え、その売上金額順に、あるいは、売り上げの多い店舗から自動的に並び替える一連の作業を記憶させて、実行する機能です。
これらの作業工程をExcelのマクロに覚えさせれば、2回目以降はそのマクロを実行するだけで同様の作業をしてもらうことができます。
Excelのマクロ以外にも様々なアプリケーション毎にマクロ機能があります。
しかしながら、それはアプリケーションごとの中の閉じた世界の自動化であり、アプリケーションを超えたマクロの実行は、ほとんどができません。
つまり、マクロとは、特定のアプリケーション内で業務の自動化を行う機能ことを言います。
自己学習を自律的に行うAI
一方、AIは、大規模なデータセットを感知し、理解し、行動し、学習することができます。
また、人工知能はある結果を提供するために、写真やビデオなどを含む大容量のデータも組み合わせ紐付け分析することが可能です。
そして、一番の特徴は、人工知能は自己学習機能を持っている点です。
自律的に継続的に学習し、機能改善、能力アップをすることが可能です。
例としてはIBMのワトソンやMicrosoftのコグニティブサービスなどが有名です。
Webサービスの問い合わせで使われているBots
また、AIとよく混同されているものの中で、ウェップサイトのサービス使われているBotsがあります。
このBotsとはチャットロボットの略称で、人間の会話や行動を推測して、コミュニケーションするプログラムによって成り立っています。
チャットやLine、twitterなどで話したり、問い合わせたりすると、あたかも生身の人間が対応しているかの様に、適切なコミュニケーションを取ってくれるのです。
有名なBotsとして、iPhoneで導入されているSiri、ローソンのあきこちゃん。
フロムエーのパン田一郎、LOHACOもマナミさんなどがあります。
RPAが活用すべき分野とは?
そして、今注目のRPAとは、冒頭でご説明した様は、人間がパソコンのデスクトップ上で行う操作を、ルールに基づいて自動的に再現するツールになります。
つまり、事務スタッフがパソコン画面上で行っている定型業務を自動化し、さらにはマクロと違う点は、アプリケーションをまたいで操作ができる点になります。
RPAの大手企業の活用例としては、日本生命が請求書データ入力に活用していたり、三井不動産リアルティーがスタッフの報告書受理業務などでの活用事例が出始めています。
RPAの活用ポイントは、設定したルールに基づいて自動的に作業を行いますので、ミスが発生しにくく、個人情報の保護、不正等も発生しにくいことから、人間に介在させたくない業務、人間の意図や悪意を介在させたくないような業務にも向いています。
例えば、マイナンバーを含む個人情報を扱う業務は、機密性の高い個人の信用情報に関する業務、その企業内の競争力の源泉となっている機密性の高い業務です。
ホワイトカラー人材不足解消の切り札にも
2060年には国民の2.5人に1人が65歳以上の高齢者となります。
また総人口は減少の一途をたどり15歳以上65歳未満の生産年齢人口は1990年代以降、減少傾向が続いています、この人手不足を解決するためにもRPAが活用できます。
今まで工場や物流などの分野では、ITやロボットの導入が進み、人手不足解消と生産性の向上を成し遂げてきました。
RPAはいわば、それをオフィスの業務、ホワイトカラーに拡大することができる技術として注目されています。
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清水 圭一
現在、私たちの周りにはショートメッセージ、電子メール、チャットなど様々なビジネスコミニケーションツールが揃っています。
その中でもLINEは、皆様にとってもかなり馴染みのあるツールかと思います。
メールアドレスや携帯電話番号は知らないけど、Lineのアカウントは知っている友人知人がいたり、もはや、プライベートでは、なくてはならないツールとなっている方もおられるのではないでしょうか。
Lineを運営するLine株式会社の2017年12月期通期決算説明会の発表資料によると、Lineのアクティブユーザー数は約7,300万人もおり、コミュニケーションツール、ソーシャルメディアとしても、高いシェアを持っています。
また、日間アクティブ率は70.8%と、7割以上のユーザーが毎日、Lineを使っており、もはや社会インフラになりつつあります。
Lineが優れているのは、メールと違い、送信したトークの未読既読が送信者にわかる機能です。
また、メールと違い、文頭の挨拶なども必要なく、非同期型のメールコミュニケーションと同期型の通話コミュニケーションのちょうど、中間の準同期型コミュニケーションが出来るという気軽さがユーザーに受けています。
このLineですが、多くの企業では業務利用を禁止しています。
しかしながら、禁止されているにも関わらず、職場の仲の良い同僚や懇意にしている取引先には、LINEで連絡していると人も少なくはないと思います。
今回は、このLINEを、「会社業務で使っていいのか?」ということから掘り下げて説明をしていきたいと思います。
LINEは業務では使ってはいけない! しかし…
結論から申し上げると、LINEは業務では使ってはいけません。その理由は次の3つです。
1.多くの人にとって、プライベートな使い方が多いLineは、会社の機密書類を他の友人に送ってしまったり、また誤爆と言って、友達に送るようなカジュアルなメッセージを取引先の方に送ってしまい、信用を没落させるということが起こりやすい。
2.LINEはこれだけ広く普及しているコミニケーションプラットフォームですので、悪意のあるハッカーなどに標的にされやすく、LINEアカウントの乗っ取りなどのリスクが高い
3.従業員が退職した場合など、LINE上でやりとりした機密情報、営業情報が退職者のスマートフォンなどに残ってしまう
LINE WorksであればLineを業務で使える!
Line Worksとは、ビジネス向けの有料Lineサービスで、無料版のLineのデメリットを解消しつつ、使い勝手は無料版Lineと同じように使えます。
Line Worksの大きなメリットは次の5点です。
1.企業の管理者側でアカウントの抹消や停止が出来る
2.不適切な使い方などをしていないか、監査ログの取得やモニタリングが出来る
3.また従業員が本名で登録したユーザとのみつながることが出来るので、勝手に友達登録をされたり、スパムアカウントからの被害を受けにくい
4.トーク(メッセージ)やLine電話、テレビ会議といった無料Lineの基本機能に加えて、カレンダーやデータ保管用のストレージ、メールの機能があり、グループウェアのように利用できる
5. ISO/IEC 27001、27017、27018 およびSOC2/SOC3(SysTrust)認証を取得しており、プライバシー情報保護の安全性が高い
また、最近では、グループウェアやメールは時間がかかり、めんどくさい古臭いツールだとみなすベンチャー企業などもあります。
1995年から始まったPCを中心としたICTによるビジネスコミュニケーションが、次のスマートフォンを中心としたコミュニケーションに完全移行しようとしています。
つまり、メールは廃止、パソコンも廃止、使うのはスマートフォンかタブレットで、移動中どこでも、即座に、短時間に要点のみ伝える。
スマートフォンで仕事を完結させることが当たり前という時代がそこまで来ています。
特に生まれた頃から、パソコンやインターネットが身近にあったデジタルネイティブ世代が社会人になり始めているここ数年、その傾向は加速し始めています。
LINEの使いやすさ、また、コンタクトできるユーザ数を考えると、このLINE Worksに移行しビジネスで活用するという選択肢も、企業によっては効果的なのかと思います。
特に、店舗や現場仕事の多い業種等は、常に従業員がパソコンを使えない状態にあることが多く、スマトーフォンで仕事が完結できて、こういった馴染みのあるツールをビジネスで活用するということが、働き方改革の一つになる企業も多いのではないでしょうか。
Line Worksの利用料金は一人当たり月額300円から1200円(税抜)となっております。
詳しくは、Line WorksのWeb Siteをご覧ください。
Line Works
https://line.worksmobile.com/jp/
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代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
Apple Watchに代表されるスマートウォッチが一般消費者向けに売り上げを伸ばしています。
しかしながら、スマートフォンこそ企業での利用が当たり前になりましたが、スマートウォッチを業務で利用していると言うケースは、まだまだ一般的ではありません。
しかしながら、このスマートウォッチですが、今までスマートフォンを業務中に使うことが出来なかった特定の職種や業務に従事する従業員、また、緊急事態が発生した場合に一分一秒でも確実に連絡が取れなければならない会社の幹部や、一分一秒が人命を左右するような医療従事者の連絡手段として、スマートウォッチを導入する企業や団体も見受けられるようになりました。
今回は、スマートウォッチの特徴と、どのような職種や立場の従業員が利用すると、効果的かを解説していきます。
スマートウォッチとは?
スマートウォッチとは、時計に通信機能を持たせ、スマートフォンやパソコンがなくても、時計の画面上でメールやメッセージの確認、また地図やアプリの操作、また電話と同じように音声通話ができる多機能の時計です。
代表的なものとして、アップルが販売しているApple Watchがあります。
人体に装着して利用するウェアブルデバイスの一つとしても位置付けられています。
携帯電話やスマートフォンを持ち込めない従業員向けに
データセンターやコールセンターといった職場では、オフィス内に携帯電話やスマートフォンを持ち込むことが禁止されているところが多くあります。
携帯電話やスマートフォンをデーターセンターやコールセンターに持ち込めない大きな理由は、カメラやデータ保管のためのインターフェイスがあるため、そこから情報漏洩などの事故が起こることを避けるためです。
その際に困るのが、緊急連絡を行う際の連絡手段です。
固定電話に電話をして相手が捕まれば良いのですが、固定電話の前にその相手がいるとは限りません。
当社の顧客での事例ですが、IT機器の保守サポート業務を行っている会社があります。
この会社では、自社のエンジニアが作業のためにデータセンターに入館してしまうと、そのエンジニアに緊急で知らせたいことや、本社側からそのエンジニアに円滑な業務遂行のための後方支援を電話で行おうと思っても、カメラ付きの携帯電話やスマートフォンの持ち込みができないために、その作業が終わるまで、外部との連絡ができない状態になっていました。
そういったことを解決するために、スマートウォッチ単独で通信、通話ができるApple Watchのセルラーモデルを保守サポートエンジニアに支給することにいたしました。
携帯電話と同じように通話に使うことができますし、カメラや外部の機器と接続するための物理的なインターフェイスも備わっていません。
顧客のデータセンターの持ち込み可能物品のセキュリティー要件をクリアできることも多く、保守サポート業務を本社にいるスタッフの後方支援を受けながら、円滑に進めることができるようになりました。
スマートフォンを見れない従業員への連絡手段
店舗などで接客を行っている従業員は、業務上の緊急性のあるメールやメッセージを受信したとしても、お客様への配慮やマナーの観点から、スマートフォンを出して確認することができない職種もあります。
このような職種の方に、会社側が緊急に伝えたいことがあっても、直接、その場に行って伝えるか、固定電話で呼び出すかしか方法はありません。
その場合、スマートウォッチは常に腕についていますので、メッセージやメールを送信すれば、従業員は時計をちょっと見るような仕草で、緊急性のある大事なメッセージやメールを見ることもできます。
緊急連絡が必要な会社の幹部や医療従事者向けに
スマートウォッチの代表格であるApple Watchは防水機能を備えていますので、例えばプールで水泳中であっても、自宅で入浴中であっても、ジョギング中であっても、常に通信が行われ、電話の着信やメールの送受信をすることができます。
普通の従業員はここまで緊急性ある連絡があることは滅多にありません。
しかし、一分一秒の争う緊急事態の際に必ず連絡をとることができなければならない会社の幹部や医師などの医療従事者は、Apple Watchを支給することにより、常に肌身離さず通信手段を装着することになり、たまたま、緊急連絡が必要な時に、携帯電話がカバンの中に入ってたからとか、お風呂に入っていたからとかという理由により、連絡が取れずに、大きな損失や問題になるということが回避出来る可能性が高まるのです。
スマートウォッチの登場により、今までスマートフォンや携帯電話によるリアルタイムコミニケーションの恩恵を受けられなかった職種の従業員や、どんな時でも緊急連絡を取れる状態にしなければならない立場の従業員が、スマートウォッチという身軽な通信装置に変わることにより、それが可能となってきたのです。
通信端末の進化により、いつでもどこでもどんな時でも従業員と情報共有をする機会がより広がったのです。
スマートウォッチ、さらには、将来的には、自分の眼球や脳に組み込むようなウェアラブルデバイスが開発されるといわれています。
スマートウォッチは、その入り口に過ぎません。
このICTの進化の一つが、貴社業務に貢献できるのであれば、活用を検討してみてはいかがでしょうか?
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スマートスピーカをご存知でしょうか?ここ最近GoogleやAmazon、LINEなど各社から発売されており、家電量販店やインターネットショッピングサイトを賑わせています。
調査会社のGatnerのレポートでは、世界のスマートスピーカーの市場規模は、2015年3.6億ドルから、2020年には21億ドルに急成長すると予想しています。
今まで、スマートフォンやパソコンからコンピューターやクラウドに対して命令を出したり、情報の送受信をおこなっていました。
しかし、スマートスピーカーによって、スマートフォンやパソコンからではなく、スピーカーとマイクによる命令、情報の送受信が可能になったのです。
つまり、スマートスピーカーの登場によって、音声という第3の出入力装置を手にいれたのです。
スマートスピーカーは、人間の音声を認識し、それに従った命令や情報をクラウドやコンピューターに受発信が可能になったのです。
このことによって、今までコンピューターやスマートフォンを操作したことがない人、また、手が使えない運転中や作業中であっても、コンピューターやクラウドが使えるようになったのです。
今回は、このスマートスピーカーの機能や会社の業務にどのように役立てるか、解説していきたいと思います。
スマートスピーカーの基本と利用例
スマートスピーカーには、マイクとスピーカー、そしてインターネットに接続するネットワーク機能が備えられています。
マイクが人間の音声を認識して、それをクラウド上にあるコンピューターに送り、コンピューター上で稼働する人工知能が、その回答をインターネットを通じてスピーカーから音声で回答する仕組みです。
例えば、「今日のスケジュールは?」とスマートスピーカーに尋ねれば、スマートスピーカーからその情報がクラウド上のコンピューターに送られ、コンピューターはその指示を送った人のスケジューラー情報を参照して、その情報を読み上げる音声データを返答します。
例えば、受け答えとしては、「本日は朝9時から山田社長訪問、11時から営業部で会議、12時から取引先と会食」といった具合に、応答してくれます。
他にも、「今日の日経平均は?」「東京の今日の天気は?」と尋ねれば、適切な情報をインターネット上で検索し、その回答を音声で返答してくれます。
スマートスピーカーの機能は、音声でインターネット上の情報を検索して、応答するだけではありません。
家電などの操作もできるのです。「明かりをつけて」と言えば照明器具のスイッチが入り、「掃除をして」といえば、ロボット掃除機が掃除を開始するといったように、スマートスピーカーと連携する機器も音声で操作することができるのです。
こういった機能は、スマートスピーカーを提供する側が事前に、その音声による指示できるようにプログラミングをして、適切な返答あるいは動かすを設定しています。
例えば、アマゾンが提供するスマートスピーカーでは、これを「スキル」と呼んでます。
このスキルは、使う人によってカスタマイズをしたり、あるいは専用のものを作ることもできるのです。
現在でも、某飲食店等は、この音声スピーカーのから注文を受け付けて、出前の注文を受けることができます。
それ以外にも、語学の勉強や子供の話し相手など、音声でのコミュニケーションという点から、語学学習の相性は非常に良いものとなっています。
簡単な業務はスマートスピーカーで対応
実際に、各企業でこのスマートスピーカーを活用するとすれば、社内の来客用会議室にスマートスピーカーを設置します。
会議の主催者が「お茶を5人分会議室に持ってきて」とスマートスピーカーに向かって依頼をすれば、その情報を受付や業務委託するするカフェに配信し、お茶を持ってくるといった具合です。
また、受付にこの音声スピーカーを設置して、来客者の方が来訪先の名前を告げることによって、自動的に来訪先社員に通知をしたり、予約してある会議室名や行き方を案内をしたりといった仕組みづくりが可能です。
スマートスピーカーと業務の連携
車で外出することが多い営業社員の車や、運送業であればトラックなどにスマートスピーカーを設置することによって、本社からの指示メールを自動的に読み上げたり、あるいは、社員から本社への連絡に利用なども、今後の機能強化によっては利用できることが考えれます。
また、最近ではMicrosoftがWindows10のCortana、HP、Acer、AsusはWindows 10搭載のPCにAmaoznの音声AIエンジンAlexaと連携を発表するなど、既存のITサービスと連携を深める動きが活発になっています。
今後、連携が深まれば、例えば、視覚障害者の方であっても、社内のメールを書いたり、あるいはそのメールを読み上げてもらうことによって健常者とに近い業務ができるようになったりすることも考えられますし、仕事のメールは通勤中や移動中に音声で聞く、顧客管理システムや稟議システムの入力や承認は、音声で入力や確認をしたり、発注や手配も、移動中の車で音声で出来る時代も近づいています。
実際のamazonが販売するスマートスピーカーは音声で商品を購入することもできます。
スマートスピーカーは一般家庭や消費者のためだけのものではなく、今までパソコンやスマートフォンを使うことが困難であった職場、職種、人たちに、新たな仕事の仕方や選択肢を提供できる可能性が広がってきます。
まだまだ、黎明期の製品、技術ではありますが、これを機会に社内業務での活用を検討してみてはいかがでしょうか?
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ICTシステムで利用する製品は一定の期間が経過すると、ICTメーカー側が保守サポートを終了したり、あるいは保守サポートの対応時間が平日のみになったり、既知の障害のみにしか対応しないなど、保守サーポートのサービスレベルがが下がったりします。
この時期を迎えるタイミングは、ICTメーカーよってまちまちですが、その製品の販売終了から、おおよそハードウェアで5年、ソフトウェアの場合は、最新バージョーンよりも2世代前以上に古くなると、このの適用を受けるケースが多くなります。
また、保守サポートのサービスレベルが下がるだけでなく、保守サポート料金が、今までの1.5倍から2倍にまで増額するベンダーなどもあります。
そのため、重要なシステムであれば、ハードウェアを定期的に新しく入れ替えたり、あるいはソフトウェアを最新バーションにアップグレードするなどして、安心して使い続けるための施策を行わなくてはなりません。
しかしながら、業務的に追加要件がないシステムなどは、できるだけハードウェアも今のまま使い続けたいというのがユーザ側の希望であり、ソフトウェアも安易にバージョンアップをしてしまうと、今度はOSやアプリケーションに影響を及ぼすこともあります。
その時に、活用したいのが、ICTメーカーの公式な保守サポートではなく、その製品を提供するメーカーとは全く無関係の会社が提供する第三者保守(サードパーティーサポート)になります。
今回は、この第三者保守がどういう時に使うべきか、またそのメリットやデメリットをご紹介したいと思います。
第三者保守とは?
第三者保守とは、保守対象製品メーカーとは全く関係のない会社が、その製品の保守サポートを、自社で調達した保守部品や自社育成したエンジニアの技術や知識を使いl、自社の責任において保守サポートを行うことです。
それと反対に、ベンダー保守とは、保守対象製品のメーカーが認定した代理店、パートナー会社が行う保守サポートをいいます。
重篤な故障やトラブルが発生して、保守サポート会社が手に負えない場合、ベンダー保守の場合は、製造元であるメーカーが支援を行うのに対して、第三社保守の場合は、その支援を受けることが出来ません。
しかしながら、第三者保守を行う会社は、製造メーカーに支払うコストがない分、その分、ユーザ側に安く保守サポートを提供できるメリットがあり、また、ベンダー保守対象外となる古い製品であっても、保守サポートを提供できる場合が多いというメリットがあります。
ハードウェアの第三者保守
ハードウェアは販売終了から5年が経過すると、メーカー側が保守サポートを打ち切ります。
それ以上、ハードウェアを使い続けるためには、メーカー側にサポート費用を増額して特別対応をしてもらうが、ユーザー側で保守パーツを集めてきて、自己責任で対応するといった対応でしたが、このような場合に、第三者保守を利用することができます。
第三者保守ができるハードウェアは、国内外の大手メーカーの主要製品ですが、保守部品は適切な環境で保管され、定期的に稼働試験なども行っておりますので、自社で保守部品を持つことに比べたら、コストも品質も第三者保守の方が上と言うことになります。
また、ハードウェアはOSやアプリケーションと密接に連携しており、ユーザー側で生半端な知識で部品を交換したら、OSが立ち上がらなくなってしまうことも起こりえます。
第三者保守はそういったOSレベルまでも含めた形でサポートを提供してくれるところもありますので、一元化されたサポートを提供を受けることができます。
ソフトウェアーの第三者保守
ソフトウェアの場合、常にバージョンアップを行い新しいバージョン、追加された機能などを利用する際はベンダーの正式保守サポートに入る必要があります。
ただし、バージョンアップをこれ以上しないと決定している場合、第三保守が活用できます。
またソフトウェアの第三者保守は、ベンダー保守と比較して半額以下になるケースも多くあります。
第三者保守のデメリット
もちろん第三者保守にはデメリットがあります。
それはハードウェア、ソフトウェア製造メーカーが第三者保守を正式には認めていないということです。
認めていないどころではなく、敵対視しているところもあり、裁判で係争中というところもあります。
これは、言い換えれば製造メーカー側は何があっても助けてはくれず、あくまでユーザ側と第三者補修提供会社側で何とかするしかありません。
リスクコントロールが鍵
第三者保守は、多くの大手企業でも採用されており、ICTシステムの延命、コスト削減に大きく貢献していることは事実です。
また、適材適所でベンダー保守と第三者保守をICTシステム毎に使い分けている企業も多く見受けられるようになりました。
そのリスクコントロールができるのであれば、第三者保守を検討してみる価値はあるかと思います。
参考
ハードウェア第三者保守 データライブ
ソフトウェア第三者保守 リミニストリート
https://www.riministreet.com/jp
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清水 圭一
年度末の決算に目処がつき、新年度に向けて会計業務の効率化、コスト削減を目指して、会計システムを新たに検討する会社も多いのではないかと思います。
一昔前ですと、顧問契約をしている会計事務所指定の会計ソフトを使うケースがほとんどでした。
しかし、現在では、クラウド型の会計システムが、機能的にも進化を遂げており、かなりの業務効率化ができると謳われていることから、ユーザー企業側が積極的に関心を寄せています。
今回は、クラウド型会計システムの選定のポイント、メリット、デメリットについて、解説していきたいと思います。
最大のポイントは経理業務の自動化
従来の会計システムでは、会計業務を一つ一つ、手入力で会計システムに取引や入出金を入力をしていましたが、最新の会計システム、特にクラウド型会計システムでは、銀行、クレジット会社などの金融機関との取引データの連携をすることが出来ます。
一度、金融機関のインターネットサービスと連携しておけば、自動的に明細や取引を読み込み、記帳してくれます。
勘定科目も自動的に分類してくれたり、ユーザー側でパターンを設定しておけば、自動で会計システムに記帳をしてくれるのです。
これは、なかなか便利で、現金や手形取引がない業態などは、銀行とクレジットカードを介して入出金をしておけば、大部分の記帳業務を自動化することが出来てしまうのです。
従来の会計ソフトでも同じことはできるものもあったのですが、金融機関側のインターネットサービスの仕様の変更が多く、それに対応した自社の会計ソフトをバージョンアップして行くのはかなり負荷のかかる作業でした。
しかりながら、システムの提供形態がクラウド型であれば、ユーザー側はバージョンアップの手間がかかりません。
この機能の搭載は、クラウド型会計システムを使う大きなメリットとなります。
これにより、記帳業務にかかっていた時間が40分の1になったとクラウド型会計ソフトの広告などでは謳われていますが、当社も自社や当社コンサルティング先で導入してみたところ、業種、業態にもよりますが、その数字に近い導入効果を得ることが出来ています。
給与システムの連携
会計システムというのは、様々なお金の流れをインプットして、最終的に決算をすることが目的です。
しかし、インプット部分で、どの会社でも大きな負荷として付きまとうのが、給与計算です。
残業代や社会保険、所得税を計算して、経理システムに受け渡すことが必要になります。
この受け渡しを、手入力やエクセルでの連携でやっていると、手間がかかるばかりか、計算ミスや月次決算の遅れなどが起こり、正確な会計情報を知ることが出来ません。
ここで重要なのが、会計システムと給与システムがシームレスに連携できるかどうかです。この2つのシステムが連携できるかどうか、ワンストップで使えるかどうかが、その後のバックオフィス業務全体の効率化に大きな影響を及ぼします。
経費精算システムとの連携
ここの従業員に立て替えてもらう業務交通費や小口の購入品などの経費清算も、金額こそ大きくないですが、件数が多いこともあり大きな負荷となっています。
多くの企業では、各従業員の経費精算をエクセルなどで取りまとめて、月に一度、精算をしているかと思いますが、これを会計システムと連動した経費精算アプリを使い、スマートフォンから入力、レシートを撮影して、入力、提出してもらうのです。
さらに、その経費内容がワークフローで上長などの承認権限者が確認を行い、承認されたものが経理担当者に入り、経理担当者の確認を持って会計システムに書き込まれるという連携が可能です。
これは、経費精算をする従業員にもメリットがあります。例えば、経費のレシートを撮影するだけで支払先、金額などを自動的に記録をしてくれたり、交通系電子マネーから経路、運賃、日付を読み取る機能があるものを使えば、経費清算の時間を大幅に削減することが出来ます。
また、経路運賃計算をする機能が含まれている経費清算アプリもありますので、それらを使えば、最小限の手入力で正確な経費清算を行うことが出来ます。
クラウド型会計システムのデメリット
クラウド型の会計システムですが、もちろんデメリットもあります。クラウド型は従来のソフトウェアインストール型の会計システムと違い、利用している期間はずっと料金を払い続けなけければなりません。
例えば、過去数年の会計データを使って、経営分析をしたいという場合などは、そのクラウド型会計システムの契約期間中に、過去のデータをダウンロードしておかないと、経営分析をしたいと思った時点で、他の会計システムに乗り換えていた場合などは、出力した帳票からデータを手入力をしていくしかありません。
また、顧問契約をしている会計事務所側が指定する会計ソフトを使わないと、会計事務所から請てもらえない可能性もありますので、事前の確認が必要です。
しかしながら、クラウド型会計システムを使うことによって、業務が効率化されるだけでなく、企業会計スピードが高速化されることが大きなメリットです。
多くの会社では、1-2ヶ月遅れの会計データを見ながら経営判断をしているところ、リアルタイムで金融機関や従業員の給与や経費などを含めた会計数字を見ながら経営判断をするのでは、判断の正確性も向上します。
これは、自動車の運転に例えれば、2ヶ月前の風景を見ながら運転するのと、リアルタイムでの風景を見ながら運転するのと同じなのです。
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「なぜ、御社に提示されるICT関連の見積金額は高いのか?」
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清水 圭一
当社がコンサルティング先企業の経営者からよく聞かれる質問の一つに、「ICT関連費用を下げる方法を教えて欲しい」ということがあります。
これだけ、一般消費者向けのパソコン、ネットワーク機器、クラウドサービスなどが値下がりして入るにも関わらず、いざ取引のあるICTベンダーに見積を取ってみると、そんなに安くはなっていません。
同規模の同業他社などで低コストで最新のICTシステムを導入した金額を聞いて、自社でも見積を取ってみても、そこよりもはるか高い見積を提示されて、導入を断念したという話も聞きます。
この原因は、見積を提示するICTベンダー側にあるのではなく、見積を取るユーザー企業側に問題があるケースが多い場合がほとんどです。
今回は、なぜ、ICTベンダーは高い見積を提示するのか、よくある事例を元に解説したいと思います。
後から過度な要求をするブラックユーザーになっていませんか?
ICTシステムというのは、導入をする時よりも、導入後の保守サポート、運用に非常にコストがかかる投資です。
また、ユーザー企業側の担当者がある程度、ICTの知識やスキルがないと、的確な見積要求をベンダー側に出すことが出来ません。
多くの企業の場合、一度、予算が通った後は、追加予算取得が難しいため、後から必要な作業や物が出てきても、ユーザー企業側の担当者が、ICTベンダーに当たり前のようにそれを無償提供させるブラックユーザーになっているケースが日常茶飯事です。
ICTベンダー側も、過去の取引や他のICTベンダーからの情報で、ブラックユーザー企業に対しては、そういった要求を上乗せした金額、リスクのない金額を積んで提示することは、当たり前の様に行われています。
誰もが知っているような大手企業の中にも有名なブラックユーザー企業としてICTベンダー会社で認知されている会社も多くあり、あまりに酷いブラックユーザーに対しては、数十億円を超える大型商談であっても、見積提示も辞退する場合があります。
ユーザー企業からすれば、多額の取引してやっているんだから無理無茶な要求を飲むのは当たり前だという感覚かもしれません。
しかし、一昔前と比べて、ICTベンダーも1件あたりの受注金額、利益率は低下してしています。
ユーザー企業側の担当者に自社のICT要件で必要なものと不要なものをしっかり見極める力がないと、適切な見積を提示されることはなく、いつまでも高い金額でICTシステムを買い続けることになります。
古いハードウェア、OSを使い続けていませんか?
古いハードウェア、OSを使い続けている場合などは、それのサポート費用だけでなく、その上で稼働するソフトウェアの開発費用やシステムエンジニアの運用費用なども高額になってしまいます。
特に代表的なのは、メインフレームやオフコンと言われる旧型のコンピューターを使っている場合、それに精通したシステムエンジニアやソフトウェア開発者などの技術者の多くが引退してしまっているため、絶対的な人数が少なくなってしまっており、市場の原理からも、一般的なPCサーバーなどの技術者よりも高い費用がかかってしまいます。
旧型のコンピューターを使い続ける理由として、それを全て最新のICTに入れ替えるだけの投資余力がないことや、そのために業務を停止することが出来ないなどが挙げられます。
しかし、時間が経ち過ぎると、旧型のコンピューターの技術者が全くいなくなり、最新のICTに移行することすら出来なくなくリスクもありますので、一日でも早く検討を開始することをお勧めします。
ICT部門担当者が、ずっと同じ部門にいませんか?
社内のICT担当者は、企業によっては専門職の要素が強く、入社から定年退職まで、情報システム部などのICT部門だけで会社員人生を終える場合も珍しくはありません。
特定の部門だけに在籍することにより、ICT部門担当者が、ICTが自社の営業、生産、経理などの自社の実業務でどの様に使われているのか、本当の末端の自社のエンドユーザーを知らないで、最新のICTテクノロジーだけを追い求める技術オタクになって入るケースが多くあります。
それが、自社の業務を知らずに、技術的な優位性に偏って自社で導入するICTを決定してしまい、結果、高額なコストが掛かることに繋がっている場合が多いのです。
もちろん、ICTのテクノロジーに精通していることが、自社にとって有益なICTシステムを作るのには必要なスキルでです。
しかし、ここに偏ってICTの決定をしてしまうのは、コスト高への第一歩です。
特にICTは最新の技術が盛り込まれている製品は、競合会社もなく、メーカー側も開発費を回収するためにプレミアム価格を設定しています。
しかし、その様な最新の技術が盛り込まれたICTシステムが今すぐに必要なのは、業界のトップ企業か、史上最速で成長している企業ぐらいということがほとんどです。
自社業務にとって本当に必要なICTを見極めるためには、実際のエンドユーザーとして、自社のICTを使う業務を、ICT部門の担当者が経験出来る人事制度を取り入れる必要があります。
この様にICTコストの高い原因は、実はユーザー企業側に問題があるケースがほとんどです。
ICTについて知らなすぎても、知りすぎても、古いICTを使い続けても、最新のICTにばかり目が行ってもいけません。
これを機会に自社にとってのベストのICTを考える、バランス感覚を持つICT担当者を育てる制度を検討してみてはいかがでしょうか?
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「社内仮想通貨で達成する、働き方改革、健康経営、社内活性化」
日本クラウドコンピューティング株式会社
代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
ビットコインに代表される仮想通貨が相場の高騰により大変盛り上がっております。このビットコインなど、特定の経済圏で使える仮想通貨の考え方を元にして、企業内だけで使うことができる通貨の導入検討を始める企業が増え始めています。
大手企業では、オンライン証券会社のカブドットコム証券や半導体装置のディスコなどが社内だけで使える仮想通貨を導入をしています。この社内仮想通貨は、残業をしないで効率的に業務を行なっている従業員や、健康に積極的に取り組む従業員、他部門に協力したり、職務以外のことで会社に貢献している従業員に会社、もしくは同僚が付与するポイント制度のようなものです。
この社内仮想通貨を貯めると景品に交換できたり、あるいは自分の仕事を手伝ってくれた同僚にさらに贈ったりできます。今回は、社内仮想通貨を健康経営、社内活性化や働き方改革をサポートする使い方、また、社内仮想通貨を導入するためのICTついてご紹介をしたいと思います。
人事評価対象外の貢献に対する褒賞!
営業職であれば売上、管理部門であれば業務効率化やコスト削減など、部門や職種によって業務目標があり、その達成度や貢献によって、人事考課、賞与などが決定されるのが、一般的な人事評価制度です。
しかしながら、社内の知恵袋的な存在で、他部門の仕事に大きく貢献している従業員や、ゴルフコンペや飲み会などの社内の非公式イベントの幹事を積極的に引き受けて、社内の人間関係の円滑化に一役買っている従業員など、人事評価対象外項目であることを、会社にために行い、貢献をしている従業員がいるかと思います。
こういった従業員に対して、会社や同僚が社内仮想通貨を進呈します。
そうすることによって、普段は日の目を見ない従業員にも、スポットライトを当てて、モチベーションを高めてもらうことができます。
残業をしない従業員へ支給
多くの会社の人事給与制度の仕組みでは、仕事量や成果が同じであっても、日中帯にダラダラと仕事をして、就業時間後も残業をした従業員の方が残業代を含めたトータルの報酬が高くなり、就業時間中に効率的に残業を行なった従業員は、残業代が支給されずにトータルの報酬が低くなるジレンマがあります。
そこで残業をしなかった従業員に社内仮想通貨を支給することにより、残業をしないで効率的に仕事を終えることを推奨し、会社全体の働き方改革を推進している従業員への褒賞として使うことができます。
一日一万歩の達成した従業員に支給
健康経営推進の一つとして、一日一万歩以上を歩いた従業員に社内仮想通貨を支給している会社もあります。
健康経営を推進するにしても、企業側は経営課題だとしても、従業員側に当事者意識を植え付けるのが難しいこともあります。
その対策として、ゲーム感覚で従業員に自身の健康について取り組んでもらうためのインセンティブとして、この制度を導入している企業も増えています。
受け取った社内仮想通貨の活用法
従業員が得た社内仮想通貨のポイントですが、この活用法として大きく3つあります。
一つ目は、従業員同士で譲渡し合うということです、何か職務、職責以上の貢献をしてもらった従業員に社内仮想通貨を贈ることによって、感謝の気持ちを表し、従業員同士の信頼関係を深めて、社内活性化をすることができます。
二つ目は、従業員が貯めた社内仮想通貨を会社が用意した景品に変える仕組みを作ることです。
例えば、景品は従業員同士の食事会費用、英会話教室やスポーツジムなどの利用券、自社株のストックオプションの取得権利など、従業員と会社の双方にとってメリットがあるものにすることにより、この制度が会社の業績にとっても良きものになっていきます。
三つ目は、この社内仮想通貨を所持額のランキングを発表することです。
目に見えない会社への貢献をしてくれている従業員に報いることで、従業員からすれば、人事評価制度にはない従業員の貢献を会社や同僚が気付き、可視化され、発表することにより、会社へのロイヤリティの向上、従業員の自己承認欲求を満たすこともできます。
社内仮想通貨ICTシステムの導入は簡単
この従業員同士で社内仮想通貨をやりとり、交換するICTシステムは、スマートフォンやクラウドなどで、手軽に導入、利用することができるようになっています。
例えば、テイクアクション社が提供するサンクスギフト、アイリッジ社が提供するオフィスコインなどがあります。
この社内仮想通貨は、従業員への福利厚生ではなく、本質的には従業員が積極的に仕事に取り組む仕組みづくりとなります。
社内仮想通貨を報奨として、各部門がコスト削減や具体的な施策を競うコンテストが毎月開いたりすることによって、冒頭で紹介したディスコは、こういった活用をすることで大幅な業績向上を達成しています。
会社全体で社内仮想通貨を使ったゲーム感覚で、従業員により積極的に社業に取り組んでもらえることになります、これを機会に社内仮想通貨の導入を検討してみてはいかがでしょうか?
サンクスギフト https://thanks-gift.net/
オフィスコイン https://iridge.jp/news/201707/15485/
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「年末年始の情報漏洩対策」
日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水 圭一
年末年始は長期間、オフィスを空けることになり、そこにある換金性の高いパソコンやタブレットなどのICT機器を狙った窃盗犯罪が増えます。
また、賞与支給直後の12月末日は退職者が増える時期でもあります。
また、退職者が顧客リストや従業員の連絡先などの機密情報などを持ち出したり、という情報盗難が起きる時期でもあります。
従業員の飲酒の機会が増え、ノートパソコンやタブレット端末、スマートフォン等の飲食店での置き忘れ、忘年会や新年会などの帰り道で紛失する事故など、情報セキュリティの面でリスクが非常に高い時期であるといえます。
マイナンバー制度が開始されて2回目の年末年始ということもあり情報セキュリティに対して、気も緩みがちになります。
また、年末調整で事業主が従業員のマイナンバーを扱っているタイミングでもあります。
特A級の個人情報を持って、最も情報漏洩リスクの高い年末年始を迎えることから、周到な危機管理が必要になります。
今回は、上記リスクへの対策について解説していきたいと思います。
1.年末年始のICT機器の紛失対策
(1) 外勤従業員に支給しているノートパソコン、タブレット端末等は、忘年会、新年会などの飲酒の機会がある場合、原則として持ち出し持ち帰りを禁止し、オフィス内の鍵付きロッカーなどで保管し退社するなどのルールを設け、従業員に周知徹底させます。
(2)スマートフォンのように、どうしても持ち帰り禁止にできない機器については、置き忘れ、紛失に備えて位置情報を発信するように設定をしているか確認し、万が一の際でも見つかるように対策をおこなっておきましょう。
(3) 紛失・盗難に備え、パスワード設定、遠隔データ消去機能が設定されているかどうか、再度、確認を行ないます。
このような設定をしなければ業務利用のメールやアプリを使えなくするというソフトウェアもありますので、未導入であれば、早急に導入を検討するとよいでしょう。
(3)万が一、紛失、盗難に備えて、会社所有の電子機器については、製造番号を控え、また、会社の管理番号、連絡先を記載したラベルなどを貼り付けておきます。
2.年末年始のICT機器の盗難対策
(1)年末年始でオフィスに誰も居なくなる期間は、原則オフィス内のパソコン、タブレット端末等は、オフィス内の鍵付きロッカーなどで保管するか、従業員の自宅に持ち帰り、厳重に管理するなど従業員に周知徹底させます。
(2)デスクトップパソコンのように、物理的にロッカーに入れられない場合は、本体とデスクをワイヤーロックで繋ぐ、あるいは、外付け、内蔵ハードディスク共に本体から外してしまい、ハードディスクだけでも鍵付きロッカーや金庫などで保管します。
(3)セキュリティシステムが設置されていないオフィス、事業所などは、万が一に備えて、ネットワーク接続型の防犯カメラを設置するのも宜しいかと思います。
安価なものですと1万円台からあり、牽制効果も狙うことができます。
3.不正アクセス、情報持ち出し対策
(1)社内システムやパソコンに、アクセスログ、操作ログ、USBメモリ、ネットワーク経由でのデータ送信の全てログを取得し、不正な操作があった場合は、通報するセキュリティソフトウエアを導入します。
(2)退職者に、業務用パソコンだけでなく、個人所有のパソコンを含めて、退職する従業員へ社内情報を削除する依頼を文書で渡し、完全に削除が完了したことを退職者が証明する確認書の提出を求め、牽制効果を狙います。
(3)月途中の退職者などは、月末までIDを有効にしたままになっていて、その間に、外部からアクセスを行い機密情報を抜き取ることが少なくありません。
退職日や最終出社日に合わせて、タイムリーにIDの無効化を行うように、人事部門とIT部門が連携して対応出来るようにしましょう。
(4)不正アクセスが起きやすい年末年始は、顧客データベースのシステムなどは、業務上の不都合が起きない限りは、シャットダウンをしてしまい、外部からのアクセスを出来ない状態にしてしまう対策をしている企業も多く見受けられます。
ほとんどの業務やコミュニケーションをICT機器を使って行う現代においては、オフィス内は、泥棒にとっては宝の山であり、特にスマートフォン、タブレット端末は、中古品でも高額で売却ができますし、海外に持ち出して売却もできるため、格好のターゲットにされております。
また、以外と盲点なのは、社内にある顧客情報や従業員の情報などの情報資産です。
同じ会社にいるとその価値に気づきませんが、会社を退職して競合の会社に転職することになったり、あるいは、所属している会社を離れることになりますと、どうせバレないので、最後にその情報を売却して儲けようという悪意が芽生える場合があります。
ICT機器の記憶領域の大容量化、また回線速度の高速化により、一回の事故で漏れる機密情報の量とスピードが、以前とは比べ物にならないぐらい大量に、速くなってきています。
これを機会に、本格的な情報漏洩対策に取り組んでみてはいかがでしょうか?
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水圭一
ここ数年、ホームページを取り巻く環境が大きく変わってきています。
インターネットへのアクセス方法が、パソコンからスマートフォンになり、見知らぬホームページへ初めてアクセスするきっかけが、ポータルサイトからソーシャルメディア経由になってきています。
ホームページの更新も、以前は専門的な知識が必要でホームページ作成会社へ依頼する必要がありましたが、現在では、自社で簡単にホームページの更新が出来るようになってきています。
しかし、残念ながら、多くの企業では、これらの環境の変化に置き去りにされ続け、旧態依然とした自社のホームページをインターネット上で公開し続けています。
中には、十年近く更新もされていなく、最新のウェブブラウザではレイアウト崩れなどを起こしたり、セキュリティの脆弱性対策もせずに、そこからホームページのバックエンドにあるデータベースに不正アクセスされる事故なども起こっています。
自分の会社はインネーネットでビジネスをしていないので、ホームページに注力する必要はないと思われる方々も多いかと思います。
しかし、インターネットで顧客がその会社の会社概要や商品を照会したり、あるいは、就職希望者は企業訪問に訪れる前に、必ずと言っていいほど、最初に企業ホームページにアクセスします。
その際に、最新の情報量が少なすぎたり、スマートフォンでキチンと表示されない企業ホームページであれば、その時点で選択肢から消えてしまうことさえもあります。
本当は素晴らしい商品やサービスを提供している会社であっても、ホームページの情報が全てだと思われ、それが伝わらない、あるいは、そうは思われないという機会損失が知らないところで多く発生している可能性もあるのです。
今回は、自社のホームページを時代に追いつかせるためにできる3つの最低限の施策について、ご紹介をしたいと思います。
自社ホームページの更新を、今だに外部の会社に委託していませんか?
ホームページの全面的なリニューアルやデザイン性の高いホームページであれば、外部のホームページ作成会社に委託してもよいかと思います。
しかしながら、現在では、WordPressに代表されるツールで、ホームページをブログの様に簡単に更新できます。
最初はWordPressで専門の会社で再構築する必要がある場合がありますが、その後は、専門的な知識も必要なく、自社で簡単にホームページの更新が出来るようになりますので、コストだけでなく、ホームページに簡単に最新情報を掲載することが出来、閲覧者の利便性を向上させることが出来ます。
スマートフォン対応のホームページにしていますか?
スマートフォンがこれだけ普及している時代です。
ホームページによっては、6割から8割がスマートフォンからのアクセスということも珍しくはありません。
スマートフォンでもパソコン用に作成されたホームページは閲覧することは出来ます。
しかし、画面が小さいこともあり、快適に閲覧することは非常に困難です。
そこで、スマートフォンからのアクセスには、自動的にスマートフォンに最適化して、見やすくレイアウトを変える仕組みを自社ホームページに入れることにより、アクセス数、滞在時間を伸ばすことが出来ます。
ソーシャルメディアボタンを設置していますか?
目的を持って情報を調べる際は、グルーグルやヤフーなどの検索サイトを利用する方がほとんどかと思います。
その反対で、目的を持たないでインターネットを閲覧する場合、一昔前ですと、ホームページで紹介されている他のホームページのリンクをクリックして、次から次へとホームページを閲覧するネットサーフィンをしました。
しかし、これだけホームページの数があると、目的を持たないで情報を閲覧することは、情報の質や信憑性が分からなくなり、この情報を誰かの基準で選んでくれた方が合理的であるという考え方が出てきました。
そこで台頭してきたのがフェイスブックやツイッターに代表されるソーシャルメディアです。
ソーシャルメディアは、膨大な情報から「誰かがオススメしている」、あるいは、「誰かの知り合いの会社」というフィルターに掛けられた情報が飛び込んできます。
皆さんも、友人がフェイスブックで読んで良かったと紹介されている店を調べてみたり、実際に自分も来店してみたりとした経験があるかと思います。
このようにソーシャルメディアで紹介されやすくするために、ホームページ内にソーシャルメディアボタンを設置するのです。
ホームページの閲覧者はそのボタンを一回、クリックするだけで、ソーシャルメディアでの紹介が簡単に出来るようになります。
特に知名度や信用力のない企業や、地域で根ざした営業をしている会社などは、「○○さんからの紹介」「○○さんの知り合いの会社」ということをソーシャルメディアを通じて示すのが、ブランディングになり、新規顧客や新しい人を呼び込む決め手になります。
このように、例えネットビジネスに関わりのない会社でも、新しいお客様や採用候補者など、リアル社会の人との出会いのきっかけがインターネットになってしまっている現状から、その入口である自社のホームページが、時代から取り残されていないか、再確認を行い、時代に応じた施策をすることをお勧めします。
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水圭一
近年、多発するセキュリティ事故に対しての危機感の高まりを背景に、各企業は機密情報の取り扱いに対して、自社で厳格なルールを策定しています。
また、取引先についても、自社と同様かそれ以上の厳格な機密情報の管理を求めるようになっており、取引先選定の基準として大きく影響を及ぼす状況になっています。
そのような背景から、ある日、突然、取引先から機密情報外部委託先調査票や委託先の情報セキュリティチェックシートといった書類が送付されたり、監査に訪れて、回答を求められることがあります。
特にその取引先がプライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS: Information Security Management System)などを取得しており、かつ自社が機密情報や個人情報に関わる業務委託をその取引先から請けている場合は、取引先企業のプライバシーマークやISMSの更新審査のためにも必要になりますので、しっかりと対応せざるを得ません。
今回はこのような調査票に記載されていることが多い質問事項のうち、ICTに関わりが深い部分で、回答し難い事項について、どのように回答すべきか、回答例を挙げて、解説していきたいと思います。
質問事項「OSやアプリケーションはサービスパックやセキュリティ更新モジュールを適用し、最新の状態を保っていますか?」
ハードウェア、ソフトウェア同士の互換性などで、OSを最新バージョンにアップグレードできないケースなどは多くあります。
また、トラブル時の影響が大きい業務用アプリケーションは、自社内のテスト用マシンなどで、最新バージョンの動作検証をしなければ、本番のシステムで動かすことができない場合もあります。
その場合、鵜呑みにして調査票の判定欄に「✖」と記載するのではなく、「◯」と記載し、その欄の近くにある備考欄や代替案を記載する欄に、自社の状況を確認の上、次のように記載することを検討してください。
回答例「最新版のOSやアプリケーションについては、事前に社内での動作検証を行い、トラブルなどのリスクがないことを確認してから、出来るだけ迅速に最新の状態を保つようにしている」
質問事項「個人の所有するPCや記録媒体に機密情報や個人情報をコピーすることを禁止していますか?」
BYOD(Bring your own device 従業員が個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み、それを業務に使用すること)を行なっている企業などは、これも「X」と回答しないといけないと思いがちです。
しかし、ここで質問をされているのは、個人のPCや記録媒体でコピーをすることを禁止しているかどうかを質問しているだけです。
個人のPCの業務利用について聞かれているわけではありませんので、社内で機密情報や個人情報のコピー禁止規定を定めて、従業員に周知していれば、「◯」となります。
また、BYODを導入している企業では、クライアント側にデータを残さないシンクライアントなどの仕組みを使い、対策をしていることが多いかと思います。
もし、調査票の質問で、BYODを導入していることを聞く質問がある場合は、自社で行なっている対策を確認の上、次のように回答することを検討してください。
回答例「当社ではBYODを実施しておりますが、業務利用のデータに関しては機密情報や個人情報を含めて端末側の記録媒体にコピーをすることを禁止しているとともに、データが端末に残らない仕組みを導入し、対策しております」
質問事項「ICカードやセキュリティゲートなどによって、入退場管理の機密情報漏えい防止がなされていますか?」
大手企業は、ICカードやセキュリティゲートなどの設備は、ほとんど整備されつつありますが、中小零細企業などは、このような設備がある方が珍しいかと思います。
これも「✖」をつけるのではなく、次のように回答することを、自社の状況を踏まえて検討してください。
回答例「小規模事業所につき、従業員全員、お互いの顔を認識しており、従業員以外が来訪、入室した場合については、声がけを徹底しております。また、業務時間中は事業所内が不在になることはなく、業務時間外は、出入口の施錠徹底などの対策をしております」
質問事項「外部のネットワークからの不正アクセスを防ぐためのファイヤウォールを設置しています?」
このファイヤウォールも単体のものだけでなく、OSやルーターファイヤウォール機能が付属していることもありますので、この機能を有効にしたり、あるいは、ウイルス対策ソフトのファイヤウォールやインターネットサービスプロバイダーが提供するアクセス管理機能でも代用できるます。
このような場合も、自社の環境を確認の上、次のように回答することを検討してください。
回答例「OSのファイヤウォール機能を利用し、外部ネットワークからの不正アクセスを防ぐ対策を行なっております」
調査票の質問事項に対応する対策を行うことは、大半の企業では難しいかと思います。
今回、紹介した回答例のように、ポイントは、調査票の各質問で問われている対策が、代替方法であっても、不完全なものであっても、自社の企業規模や扱っている機密情報を扱う業務に応じた対策をしていると説明できることです。
対応のための新たなICT投資を行う前に、質問事項の本質を捉えて、自社の状況に即したセキュリティ対策ルール策定や今、あるICTの資源活用を行っていくのが第一選択となります。
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水圭一
グループウェアなどの一つにスケジュールを管理、共有するためのスケジューラー、あるいはカレンダーアプリがあります。
有名なところでは、Googleカレンダー、Outlookなどのサービスや製品があり、ほとんどの方は、仕事でなくてはならない主要アプリとして使っているのではないでしょうか?
このスケジューラーですが、自分やチームのスケジュールを見たり、共有するだけでなく、ちょっと工夫をするだけで、会社全体や部署の大切な締切日を告知したり、あるいは円滑に仕事を進めるためにも使うことが出来ます。
今回は、このスケジューラーの意外な使い方についてご紹介をしたいと思います。
スケジューラーの基本的な仕組み
最初にスケジューラーの仕組みについて、基本的な仕組みを説明したいと思います。
スケジューラーは、自分のスケジュールを入力し、同じ会社、あるいは許可された人に公開をして、相手が「空いている日はありますか?」と聞かなくても、予定の空いている日時を確認して、スケジューラーから会議出席依頼を送信して、相手が参加承諾をすれば、それで、その会議の参加は確定という仕組みです。
最近では、自分のスマートフォンのスケジューラーと情報を同期させて、リアルタイムでスケジュールを確認したり、会議出席依頼に応答したりしている方がほとんどかと思います。
全従業員のスケジューラーに経費精算の締切日の予定を入れる
例えば、経費精算や提出物などの締切が全社的に決まっている場合など、全社員のスケジューラーに、毎月25の終日スケジュールとして、「経費精算締切」という項目のスケジュールを入れてしまうのです。
ほとんどの従業員はスケジューラーは毎日、見ています。
その日だけでなく、常に一週間のスケジュールを一覧で見ていますので、数日前から経費精算の締切日を意識することになります。
その締切日当日の決まった時間に、スケジューラーの通知機能で、「経費精算締切」というポップアップ画面をアラームとともに、全社員のパソコン、スマートフォンの画面に通知することもできます。
そうすることによって、全社員に締切日を喚起して、経費精算の締切日を忘れていたというようなことを減らすことが出来ます。
スケジューラーに入れないで、当日、メールでリマインダーを送ればいいんじゃないかという意見もあるかと思います。
もちろん、内容によってはメールでも良いかと思います。
しかし、スケジューラーで入れる効果は、数日前からいつも見ている確実のスケジューラーに予定が現れ、意識をさせることができる点です。準備に時間がかかるものなどは、スケジューラーで管理した方が上手いきます。
稟議決裁承認者の予定を関係者のスケジューラーに入れる
急ぎで物品購入や契約締結などを行おうと思い、いざ、社内の稟議や決裁を仰ごうとしたら、その承認者が休暇や海外出張で不在だったなどということがあります。
また、営業部門などは契約条件承認など、限られた時間の中で承認を得て、仕事を進めないと、ビジネスチャンスを失うことさえあります。
このようなことを避けるために、関係者のスケジューラーに「清水社長休暇」あるいは「新井部長海外出張」などの予定を終日予定で入れてしまうのです。
そうすれば、関係者は、その内容を自分のスケジュールと共に、毎日、確認することになりますので、稟議決裁承認者が不在な日程が把握できれば、それに合わせて、事前に承認を得ておくなどの段取りをすることが出来ます。
モノの管理もスケジューラーで
会議室や共有のPCプロジェクター、自動車などの社有物もスケジューラーで管理することが出来ます。
スケジューラーによっては、「リソース」という項目で、会議室や共有物の利用時間の管理が出来ますが、そのような機能がないスケジューラーの場合は、会議室やモノ毎にアカウントを割り当てて、通常の人間に対する会議出席依頼をスケジューラーで送信してもらって、その管理者が「参加承諾」をすれば、簡単に管理も出来ます。
スケジューラーで共有しておけば、利用者同士が同じ時間帯に、同じものを利用したい場合などは、誰が予約しているか把握できますので、直接、当事者同士で利用時間の調整をしてもらったりできます。
また、モノであれば、次の利用する人に前に使っていた人が持って行くなどのルール決めをしておけば、管理担当者を置かなくても、当事者間でモノの管理を行うことが出来ます。
チーム仕事のタスク管理にも
チームで仕事をしている場合などは、各チームメンバーにリーダーが指示を出す場合、メールでなく、スケジューラーで指示を出すというもの一つのやり方です。
メールですと、どうしても時間の経過とともに他のメールに埋もれてしまいます。
そのようなことを避けるためにも、最初のリーダーからの指示の際に、スケジューラーで締切日時を決めて、会議出席依頼としてタスクを送信してしまえば手間も省けますし、そのタスクの締切を意識しながら、他の業務に当たることができます。
また、スケジューラーで会議出席依頼をすれば、同時にメールでも配信される機能もありますので、その後のタスクの詳細についてのやりとりはメールでもできるという利点もあります。
このように、いつも使っているスケジューラーだからこそ、それを逆に利用して、重要な事項を日時や締切日と共に、関係者に通知をして、喚起を促す。
新しいものを使うのではなく、今あるICTシステムの特性を生かして活用して行くというのも、新たなICTの活用方法なのではないかと思います。
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代表取締役社長 清水圭一
シェアリングエコノミーとは?
シェアリングエコノミーとは、個人等が所有するモノ、スキル、時間など活用可能な資産等を、インターネット上のマッチングプラットフォームを介して、他の個人等も利用可能とする経済活性化活動を言います。
特に最近では、インターネット、クラウド、スマートフォンなどのICTの普及に伴い、車、部屋、会議室、駐車場、衣服、家事代行、育児代行など、多様な分野で普及し始めています。
また、政府も平成28年11月に、内閣官房IT総合戦略室長の下に設置されたシェアリングエコノミー検討会議にて取りまとめられた中間報告書を受け、内閣官房IT総合戦略室内にシェアリングエコノミー推進室が設置され、国策としても動き始めています。
空いている住宅を旅行者向けに貸し出す民泊のための法整備や、一部地域の規制緩和の動きも進んでおり、シェアリングエコノミーは、今後、一億総活躍社会の実現や地方創生の実現など、超少子高齢化社会を迎えるにあたり発生する様々な課題を解決する可能性があると言われています。
今回はこのシェアリングエコノミーを個人ではなく、企業の総務部門の観点から活用する方法をお伝えしたいと思います。
個人所有の車と運転手をシェアするUber
ここ最近、米国出張に行く度に驚くのが、Uberの爆発的な普及です。以前はタクシーを利用していましたが、お客が乗っていてもおかまいなしに運転手が私用の電話をしながら運転をしていたり、大音量で音楽が流れていたりと、不快な思いをすることが多かったのですが、Uberは車と運転を引き受ける一般の人(中には本職にしている人もいます)が、お客が付けた評価を積み重ねることにより、より指名されて、高い運賃でも乗せて欲しいというお客が現れるので、接客サービスも優れていることが多いのです。
利便性も優れており、スマートフォンの「Uber」アプリを使って画面を数タップするだけで、リアルタイムで迎えの車の位置が表示され、場所を説明しなくても、自分の前まで車が来てくれます。
また、目的についたら事前に登録しているクレジットカードでチップを含む運賃が自動決済され、領収書も事前に登録したメールアドレスに走行ルート付きで送られてきます。
しかも、多くの場合、タクシーよりも運賃が安くなる場合が多いのです。
多くのグローバル企業では、Uberはタクシーと同等に交通費として認めており、コスト削減に繋がっています。
日本では、法律や許認可の制約で、営業許可を持っているハイヤーやタクシーに限定しているため、まだまだ普及していませんが、海外出張の多い会社などは、Uberの利用を認めて、経費削減の一つとしてみてはいかがでしょうか?
オフィスの余剰スペース、会議室、駐車場を貸し出す
自社ビルや一棟借りなどでオフィスを利用している場合、中途半端に余ったオフィススペースやフロアーなどの余剰スペースが出る場合があります。
また、一時的に稼働率が低くなってしまった会議室や自社の駐車場などを、軒先.comなどのシェアリングエコノミーのプラットフォームを利用して、外部に貸し出して、収益化することも出来ます。
企業の場合、賃貸借契約やセキュリティリスクなどの確認が必要ですが、貸出先を法人利用の限定したり、あるいは、貸出するオフィス区域とは、仮設の壁など設置して、区切るなど、ちょっとした労力で解決できる場合も多いのです。
また、駐車場は、近くで建築工事がある場合など、その施工期間だけや、日中の工事時間だけの駐車場を使いたい工事関係会社も多く、平日日中帯は営業車が自社の駐車場から出てしまっている企業などは、上手く使えば、収益化することも出来るのです。
シェアリングエコノミーで従業員の一体感や帰属意識を強める
シェアリングエコノミーを総務の視点で活用方法を考えると、従業員同士の助け合いを通じた交流活性化に活用できます。
例えば、同一方向から出勤する従業員同士の自動車通勤の相乗りを促進する制度を作ったり、また、残業発生時などで終業が遅くなってしまった際の保育園や学校からの帰宅した子供の一時預かりなどです。
これは、お金を介したものではなく、働力をを介したシェアリングエコノミーになります。
ICTを使えば、利用したい従業員同士のマッチングや提供した働力を数値化、可視化して、不平等な助け合いにならないようにするなどの仕組み作りが出来ます。
従業員同士の助け合いを会社が取り持つ場合、マッチングの仕組みやルール作りの手間が発生します。
また、何か起きた際の責任も会社が一部を引き受けなくてはなりません。
一昔前と比べて、ソーシャルメディアやメールなどのICT技術の進歩により、効率的に従業員同士が電子化された世界でコミュニケーションが取れるようにはなりました。
しかしながら、これが、現実世界での従業員同士の関わり方が希薄化し、それが会社全体としての結束力の低下を招いている場合も多くあります。
そこで、この働力を介した従業員同士のシェアリングエコノミーを総務部門が推進することにより、従業員同士のコミュニケーションが生まれ、交流が深まり、同じ会社の一員としての一体感や帰属意識が強まるきっかけとなり、長期的な企業体力の向上に繋がる一助になるのではないでしょうか。
参考
Uber https://www.uber.com/ja-JP/
軒先.com https://www.nokisaki.com
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代表取締役社長 清水圭一
あなたに襲いかかる保守サポート費用の値上げ
パソコン本体や個人利用するソフトウェアぐらいであれば、セキュリティソフトの更新費用ぐらいで、保守サポート契約には入らないというケースも多く見受けれます。
しかし、重要なICTシステムほどシステム障害時の業務影響が大きいため、多くの会社では、ハードウェア、ソフトウェアを導入後に、ベンダー、もしくは販売代理店が提供する保守サポート契約を締結し、その後、その製品を利用し続ける限り、保守サポート料金も払い続けることになります。
しかし、毎年、同額だった保守サポート料金がある日、突然、増額された請求書が会社に届くことがあります。
ベンダーや販売代理店に問い合わせても、「保守サポート契約書に書かれています」と、当然のように言われてしまいます。
増額分の予算を取っていないない場合は、社内調整に奔走するなどの事態になったり、額が大きい場合などは、会社の経営計画に影響を及ぼすことすらあります。
今回は、そうなることを未然に防ぐため、突然、襲いかかる保守サポート費用の値上げを回避する方法を、解説していきたいと思います。
全ては購入時の契約書に曖昧に記載されている?!
数年後に保守サポート費用が突然、増額されるというのは、ベンダーの暴挙ではなく、最初にハードウェア、ソフトウェアを購入した際の契約書、あるいは保守サポート契約書に記載がされていることなのです。
しかしながら、この契約書の記載方法が巧妙で、明確に幾ら値上げされるとは書いていない場合が多いのです。
「利用開始後4年目、5年目からの毎年の保守サポート契約更新時に調整金が発生する場合があります」というような記載で、曖昧に記載してあるので、見逃してしまう場合があります。
その時点でいくら騒いでも、すでに契約書で確定していることですので、ベンダー側は、譲歩をしてくれることはほとんどありませんし、ユーザー側は他の製品に切り替えるにも新たなコストが掛かりますので、言われた通りの金額を払わざるを得ない状況になります。
しかも、この値上げですが、その後、毎年のように値上げ料率が適用されていくものもあります。
中には複利で保守サポート料金が増額されるものもあり、雪だるま式に金額が膨れ上がってしまう場合もあるのです。
例えば、あるICTベンダーの保守サポート費用は、製品導入後の5年目からは、諸々の増額料率が適用された場合、毎年約20パーセントの値上げになり、そこから4回、年間契約を更新すると、元の金額の倍額の保守サポート料金を支払うことになっているケースもあります。
保守サポート料金の交渉は後では手遅れ
購入後、数年から上がる保守サポート費用を抑えるための唯一の方法は、最初の製品購入の契約条件交渉の際に、数年後の保守サポート料金を一定の範囲内に収める、あるいは無しにしてしまうことを含めて交渉するのです。
この方法であれば、ベンダー側は売上金額が一番大きい製品の売上を得るために、その後の保守サポートの条件は譲歩してくれる場合があります。
契約後は、ベンダー側も保守サポート費用は、確定した将来の収益としてで計上してしまうため、企業会計や売上基準を適正に遵守するためには、契約後の条件変更は出来ないという事情もあります。
しかし、契約前であれば、その制約はありませんので、顧客側の条件を受け入れることが出来るケースが多いのです。
また、多くのハードウェア、ソフトウェア製品の保守サポート料金は、その製品の購入金額にある料率を乗じた金額になる料金体系が多くあります。
ですので、数年後の保守サポート料金が上がる条件を引き出すことが出来なければ、その分を製品価格から引いてもらう交渉をすれば良いのです。
例え、数年後、保守サポートが値上げになったとしても、その分を見越して、最初から引いてもらっていると社内で説明すれば、社内の関係部門も納得してくれるでしょう。
リース、レンタルの活用で支出を平準化
毎年、保守サポート料金が値上げされるということが受け入れがたい会社であれば、その製品を利用する期間を5年、7年と決めて、その期間のトータルコストで製品納入ベンダーの選定を行います。
そして、それを製品と保守サポートを含めてレンタルにして、月額の支払い金額を同額にしてしまう方法があります。
通常のリース会社ですと、製品と保守サポートは別々でなければならない場合があります。
しかし、ICTベンダーが提供するファイナンスサービスであれば、こういったことが出来る場合が多いですので、一度、ベンダーの営業担当者に相談してみるのも良いかと思います。
ベンダーロックインから逃れる
そもそも、このような保守サポート料金が途中から値上げされるのは、ユーザー側が、一度、ICT製品の採用を決定してしまうと、その製品からの別の製品から変更することが難しいということをベンダー側もよく知っているからなのです。
ユーザー側がそこから離脱するには、最初の製品ベンダー選定の際に、漠然とリスク回避から大手ベンダーの製品を選ぶのではなく、自社のICTシステムの要件や重要性に応じた最適なコストの製品を選択する。
そして、その製品からいつでも他の製品に変えることが出来るように、ICTシステムの柔軟性を備えた作りにしておくなどの工夫をすることが、特定のベンダーや製品に左右されない強い企業体質にすることにも繋がるのです。
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水圭一
ビジネスメール詐欺とは?
メールで請求書や支払い関係のやり取りや手続きをしている会社がほとんであるかと思います。
しかし、相手の顔が見えないメールを悪用して、多額の損害をもたらすビジネスメール詐欺が急増しています。
ビジネスメール詐欺とは、この請求元の担当者や役員、責任者になりすまし、メールで、いつもとは違う銀行口座を請求先に通知して、その金額を騙し取るサイバー攻撃の一種です。
オレオレ詐欺の企業版のようなものですが、その被害は、拡大しています。
米国連邦捜査局によると、2013年10月から2016年5月までに、米国インターネット 犯罪苦情センターに報告されたビジネスメール詐欺の被害件数は15,668件、被害総額は約11億(1,053,849,635)米ドルにのぼっています。
1件あたりの平均被害額は約14万米ドル(日本円では約1,600万円程度)にもなり、非常に大きな被害をもたらす脅威となっています。
また、日本でも被害に合う企業が増えてきており、国内でも逮捕者が出ており、実際に被害までは及ばなかったものの、ビジネス詐欺と思われる攻撃の経験がある企業も増えております。
今回は大きな脅威となりつつビジネスメール詐欺の手口と対策を解説したいと思います。
ビジネス詐欺の手口
ビジネス詐欺は大きく分けて、次の5つのタイプがあります。
タイプ1:請求書の偽装
請求書を偽装して、取引先にメールで送付します。
その際に、「以前、送付した請求書には間違いがあったので、こちらの請求書に記載してある銀行口座に送金して欲しい」とのコメントがメールで書かれているのです。
売掛債権ファクタリングを第三者に行っているケースや、また、屋号と法人名が異なる場合など、支払先と銀行口座名義が違うケースなどは多くあります。
特に海外企業と取引している会社などは、請求書の記載内容の細かい違いに気付かない場合が多くあり、実際、海外との取引が多い企業がターゲットにされやすい傾向があります。
タイプ2:経営者等へのなりすまし
企業の経営者になりすまし、メールで経理担当者に「今後、取引先のA社の支払銀行口座が変わったので、こちらに振り込むように」と、虚偽のメールを送付します。
いつもと違うメールアドレスであっても、経営者の名前が含まれたフリーメールだったりすると、個人のメールアドレスから送ってきたと思い込んで、何の疑いもなく、その指示通りにしてしまう心理を狙っています。
タイプ3:窃取メールアカウントの悪用
メールアカウント、パスワードを他のサイトで不正に入手し、完全のメールアカウント自体を窃取します。
そこから取引先や自社の経理担当者に偽の請求書や、振込銀行口座変更の指示を出すというものです。
タイプ4:社外の権威ある第三者へのなりすまし
弁護士などのなりすまし、「A社は経営破綻により、売掛債権については管財人である当方が管理します。ついては、今後の支払いについては、こちらの銀行口座にお振込ください」といった具合に、権威ある第三者になりすまして、詐欺を実行します。
タイプ5:詐欺の準備行為と思われる情報の詐取
事前に取引先を装い「貴社請求書番号、支払い期日の一覧をまとめたものをお送りください」などといったメールを送り、偽装請求書の事前情報を入手したり、あるいは、経理部門に取引先を装って、支払担当者名を確認するような連絡を行い、詐欺の準備行為を行います。
これらのタイプは、それぞれ毎に実行される場合もありますし、タイプを複合させて実行される場合もあります。
ビジネスメール詐欺に合わないための5つの対策
ビジネスメール対策に合わないために、5つの対策が挙げられます。
1.振込銀行口座の変更には安易に応じない
取引先の振込銀行口座の変更は、安易に行わないこと。
特に取引先法人名と銀行口座名義が違う場合は、その理由と証拠となる書類の提出を行います。
最近では、証拠の書類まで偽造して送付するケースもありますので、例えば、取引先が倒産という管財人からの連絡は、官報を確認したり、実際に電話してみるなど、二重三重の確認を行います。
2.有名企業のドメインでも詳細を確認する
メールアドレスのドメインが有名企業だったりすると、ついつい信用してしまいますが、例えば、ドメインのスペルが「m」の部分が「rri」になっていたり、社名を表す部分の最後に「s」が付いていたりと違いがあったり、ドメインの最後の部分が、見慣れない「.pw」や「.xyz」など、ちょっとでも不審なところがあれば、本当にその企業の担当者であるか、電話などで確認をします。
3.ビジネスメール詐欺対策のセキュリティソフトウェアを導入します
ビジネスメール詐欺で使われているドメイン名やメール送信元の偽装などを自動判別して、「このメールは詐欺の可能性があります」と通知するセキュリティソフトウェアなどがあります。
こういった製品やサービスを使って、怪しいメールに関しては警告を表示したり、そもそも詐欺メールを受信しないで、メールサーバー側でシャットアウトする機能がある製品やサービスもあります。
ビジネスメール詐欺は、一件あたりの金額も大きく、売掛金の入金を毎月チェックしていない企業などは、気付くまでに時間が掛かり、継続的に騙し取られ続けていたなんていうことも起こりうります。
これらのことは、支払請求業務の変更手順の統制をしっかり行うことで、回避できる部分も多くあります。
これを機会に、支払、請求業務の見直しをしてみてはいかがでしょうか?
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水圭一
名刺アプリとは?
ビジネスパーソンである人であれば、名刺は誰もがかなりの頻度で使うビジネスツールの一つではないでしょうか?営業担当者でなくとも、社外の人と仕事で会う機会がある人であれば、月に数百枚以上の名刺を交換する人も多いのではないかと思います。
名刺フォルダーに一枚一枚ファイリングをしたり、パソコンのアドレス帳に名刺情報を入力している人も多いかと思いますが、スキャナーやスマートフォンで名刺を撮影して画像として保管、整理、保管することが、一番効率的な方法になりつつあります。
中でもスマートフォンの名刺アプリが劇的に進化して、利便性が向上しています。
名刺情報をテキスト情報に自動変換してアドレス帳に登録するだけでなく、一度、名刺交換をした人が同じ名刺アプリを使っている場合、昇進や異動、転職の際に自動的に最新の名刺にアップデートされる仕組みまで提供されています。
今回は劇的に使い勝手が向上している名刺アプリの機能紹介と活用法についてお知らせします。
クラウドと人力で名刺読み取り精度は99.9%!
多くの名刺アプリは、スマートフォンで名刺を撮影すると、自動的に名刺上の文字を認識にテキスト情報に変換をしてくれます。
この名刺アプリも各企業毎の名刺のレイアウトや文字の記載位置などを常に学習していて、誤変換が少なくなるように学習して、精度が向上し続けています。
これだけでも十分使えるのですが、最近の名刺アプリは、スマートフォンからクラウドへアップロードされた名刺の画像情報を人間の眼で見て、変換ミスがないかを確認して修正をしてくれるのです。
つまり、優秀な秘書が名刺を正確にテキストで入力しておいてくれるのと同じです。
この機能を提供しているEight(エイト)という名刺アプリでは、この精度は99.9%を謳っており、ほとんど読み間違いがないレベルに達しています。
名刺情報をテキストに変換しておくと便利なのが、この情報を二次利用する場合です。
顧客管理システムに営業記録を入力するだけでなく、年賀状、役員の異動、会社の移転などで、一斉に取引先などに連絡の必要がある場合、このテキスト情報をエクセルファイルなどでエクスポートして、他の宛名書きソフトなどにインポートすれば、かなりの労力の削減になりますし、会社の移転や役員の異動通知などを送る場合、同じ会社内で名寄せも効率的にできますので、同じ人に同じ内容の書状を何通も送ってしまったということを回避できます。
一度、名刺交換すれば、相手の昇進や異動も通知
名刺を管理していて非常に困るのが、名刺交換してからだいぶ経つ人に連絡する場合、部署や役職、場合によっては会社も変わっているケースがあることが多いことです。
最近では人材の流動化も激しくなり、人によっては2-3年も経つと別の会社に転職していることも珍しくありません。
双方が同じ名刺アプリを使っている場合の限定機能ですが、かつて名刺交換をしたことがある人が、自分の名刺情報を更新した場合に、アプリ上に自動で通知が来て、名刺が更新される仕組みとなっている名刺アプリもあります。
この機能により、昇進の場合には、すぐさまお祝いのメールをしたり、場合によっては祝電やお花の手配なども迅速に行えます。
また、とかくビジネス上の相手の場合、その時に付き合いがなければ人間関係も終わってしまう場合もありますが、この名刺アプリを使えば、名刺が変わっても、同じアプリを使い続ける限り、いつでも連絡を取ることが出来るのです。
つまり、人間関係の継続性が、この名刺アプリでもたらされるのです。
ソーシャル、電子メディアとの連携により取引先とより親密な関係に
名刺アプリをスマートフォンで使う最大のメリットは、他のスマホアプリとの連携です。名刺アプリの住所をクリックすれば、地図アプリで相手先の地図が表示され、行き方を教えてくれます。
メールアドレスをクリックすればメールを送れますし、電話番号をクリックすれば電話がかけられます。
これらの毎日の単純作業が正確に迅速に行えることが、名刺アプリの最大のメリットでもあるのです。
また、名刺アプリと日本経済新聞電子版の連携により、その会社のニュースや発表などを自動的に表示される機能もありますし、facebookなどの連携により、ソーシャルメディアで繋がることが出来る機能を備えた名刺アプリもあります。
これにより顧客や取引先の担当者と親密な関係を築くことができます。
名刺管理は企業競争力強化につながる!
現在、名刺管理は従業員個人に任されているケースがほとんです。
しかし、名刺管理を個人ではなく、企業で一貫して行うことによって、担当者が変わっても、あるいは企業内の人脈を他の部門の担当者が活用するなど、人脈の活用方法を広げることができます。
また、それを目的とした企業向け名刺アプリもあります。
つまり、横断的に取引先の情報を管理することによって、個人人脈を企業人脈へと変えていくことが出来るのです。
時間と手間とお金をかけて、毎日、従業員が集め続けている情報を一気通貫で会社の競争力に変えていくことが名刺管理の本当の目的なのです。
そして、スマートフォンとクラウドの連携によって、名刺管理が安価に簡単に出来る時代になって来た今、これに本格的に企業が取り組む時期なのではないでしょうか?
Eight(エイト) https://8card.net/
Sansan(サンサン) https://jp.sansan.com/
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代表取締役社長 清水圭一
AIがどの企業でも活用できる時代へ
AI(人工知能)は、今を遡ること30年以上前からあった単語ですが、ここ最近、脚光を浴び始めています。
以前のAIは各企業や大学が研究の一環で開発に取り組んでいるものがほとんどでした。
しかしながら、CPU(中央演算装置)の劇的な進化と、クラウドサービスによるコンピューター資源の価格下落により、以前では数百億円を投入しなければ出来なかったAI開発や導入が、わずかなコストでできるようになりました。
このことにより、一気に実用段階に入ったのです。
今回は、AIがどのような場面で活用されているかを紹介していきたいと思います。
感情認識パーソナルロボットPeper
皆さんが見たことがある身近なAIを活用したものとしては、ソフトバンクのPepperではないかでしょうか。
様々なイベントやメディアにも取り上げられていますので、誰もが知っているロボットになります。
PepperにはクラウドAIが搭載されていて、人間の話していることをAIが認識して会話を行ったり、相手の顔を認識したり、インターネットから情報を探してきて、天気やニュースなどを教えてくれます。
人間のコミュニケーションを司る脳の働きをAIが行なっており、ちょっとした話し相手をしてくれます。
Peperは20万円程度で購入でき、維持費は月額3万円程度となります。
これを動かすアプリケーション開発環境は公開されていますので、様々なカスタマイズをPepperにすることができます。
例えば、受付、接客、介護、外国人対応などもPepperが出来るようになっていますので、皆様の会社でも活躍できる場面は多そうです。
人工知能によるQ&A自動応答サービス
エクスウェアが提供する企業向けのチャットボードサービスの「TalkQA」では、AIを組み込み、お客様からの問い合わせに24時間にAIが自動応答するサービスを提供しています。
最近、企業のインターネットショッピングサイトなどでも「不明点があったらチャットで質問してください」と表示されている時がありますが、実際質問してみると、人間が応答しているように的確な回答が返ってきます。
実は人間ではなくAIがそれを担っていることも多いのです。
これは、応答予測学習をAIにさせているのです。
予測されるお問い合わせ内容と回答内容をAIに学習させて、その業務に適合するAIを作り上げていっているのです。
そして、その経験は蓄積をし続けて、応答能力は向上していく一方となります。
一般消費者向けの問い合わせ業務がある企業だけでなく、社内のICTシステムのヘルプデスクや他部門からの問い合わせを受けることが多い総務部門など、ある一定規模以上の会社であれば、活用場所が社内にもあるのではないかと思います。
AIが社員の幸福度を高めるアドバイスも!
日立製作所は社員の幸福度をアドバイスするAIを開発し、2016年の6月から一部の従業員を対象に実証実験を開始しています。
従業員に名札型ウエアラブルセンサーを装着してもらい、そこから取得した行動データをAIが分析、職場でのコミュニケーションや行動、時間の使い方など、各個人の幸福感向上についてのアドバイスを自動作成し、配信しています。
社員はそのアドバイスをスマートフォンなどで確認をして、日々の職場での行動に活かしていきます。
例えば、「最近、総務部のAさんと会っていないので、実際にデスクに行って会話してみましょう」であるとか、「上司のBさんと夕方に話すのがオススメです」といった具合に、職場でのコミュニケーションや時間の使い方を具体的に示します。
このアドバイスを実行することで、各個人が幸福感を高めることができるそうです。
AIはシンギュラリティの牽引役
シンギュラリティとは、テクノロジーが革新的な進歩を遂げて社会を変容される説を言います。
例えば、産業革命によって大量生産が可能になり、手工業職人の仕事が大きく減りました。
最近ではIT革命によって仕事やコミュニケーションなど、多くのプロセスはコンピューター上で処理されるようになり、パソコンが使えない人がオフィスワークをすることが出来ない時代になりました。
このシンギュラリティが、次はAIによって2045年にもたらされると言われています。
つまり、2045年にAI革命が起きると言われているのです。
そして、今ある多くの定型的な仕事はなくなってしまう世の中になるかもしれないのです。
シンギュラリティを受け入れる
長年、企業を経営したり、会社員を続けているとシンギュラリティが現実となり、企業の業務が変容を迫られることに遭遇します。
40年間の会社員生活をしている人であれば、紙とソロバンと電卓で仕事していた時代から、パソコンの登場によって仕事は紙と電卓からパソコンで行うようになり、携帯電話の登場で、どこでも連絡が取れるようになり、インターネットの登場によって、一斉同報・共有ができるメールでの仕事がコミュニケーションの中心となり、クラウドの登場によって、いつでも、どこでも、どんな時でも仕事ができるようになり、といった具合に劇的な変化を経験しています。
この変化を受け入れなければ、仕事を奪われ、企業は継続できなかったはずです。次のシンギュラリティをもたらすと言われているAIに、総務部門が積極的に関わっていくのも、企業全体に変化を受け入れる風土を作る一助になるのではないかと思います。
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代表取締役社長 清水圭一
ICTシステムの災害対策の現状
東日本大震災から5年が経ちました。
震災直後は多くの企業でICTの災害対策の実施に向けて動き出しましたが、予想以上に多額の費用がかかることから、途中で頓挫してしまったり、一度は完成したものの、その後の維持管理運用ができておらず、いざ被災した場合、その対策が有効に働くものとはなっていない企業が多く見受けらます。
金融業などの一部の業種を除いては、災害対策は法的にも対応が必要なものではありません。
また、保険的な意味が意味合いが強いことから、経営課題としての優先順位を下げざるを得ない状況になりやすいのです。
しかしながら、いざ、企業が地震、津波、火災などの被害にあった時、対策を行っていなかったがために、廃業、倒産にまで追い込まれることも少なくありません。
特に、ICTを使って多くの業務処理を行っている現代では、ICTシステムの停止やデータの消失は、ICTシステムそのものが、その企業の業務プロセスであり、営業であり、資金回収なのです。
東日本大震災の際も、津波や火災の被害を受け、ICTシステムを失った企業が直面したのは、顧客データを失い、営業が再開出来ないこと、売掛金が回収できないことにより運転資金が底をついたことでした。
今回は、ICTシステムの災害対策を行う際のポイントについて、解説していきたいと思います。
ICTシステムの災害対策で本当に重要なことは1つだけ
ICTシステムの災害対策というと、いかなる場合も業務を継続したり、あるいは短時間で復旧したりと、完璧な災害対策を行うことを目指しがちです。
もちろん、資金に余裕のある企業や社会インフラを提供するような金融業や通信業などは、そこまで目指す必要があります。
しかし、大部分の企業では、被災した場合は、従業員も仕事どころではなくなりますし、お客様も被災している企業に、商品やサービスの提供を継続しろとは言いません。
被災した企業にとって一番大切なのはのは、その企業にとって、一番大切なものを守り抜くことなのです。
それは、お金であり、従業員であり、お客様です。
それを守り抜いて、被災後に、もう一度、ビジネスを再開することが出来れば良いのです。
この大切なお金、従業員、お客様をICT流にいうとデータです。
お客様データがあれば、また営業を再開出来ますし、従業員の社会保険データや給与データがあれば、被災後も従業員に迅速に給与を支払したり、社会保険の利用などを支援して、安心して働いてもらうことができます。
そして、取引先の売掛金や請求データが残っていれば、運転資金が不足するリスクも軽減できます。
ICTシステムの災害対策で一番重要なのは、このような企業内のデータをすべて守り抜くことなのです。
火事の多かった江戸時代、商家では、火事が起きるとすぐに大福帳と呼ばれる帳簿を井戸に投げ込んだといいます。
店舗や商品を失っても、大福帳があれば、いずれ商売は再開できます。
大福帳は現在で企業にあるデータなのです。
現代の大福帳であるデータを守り抜くには?
企業内のデータの所在は、ICTシステム内のサーバー、従業員のパソコンやタブレットやスマートフォンにあります。
これらのデータを定期的にバックアップを行い、そのバックアップを遠隔地の倉庫やデータセンターに送信するというのが一般的な方法です。
定期的にバックアップは、情報システム部がしっかりとした運用体制で行っています。
しかしながら、情報システム部がない中小企業などは、担当者や個人任せになっているケースが多く、しっかりと運用できているケースは稀です。
そこで、クラウドを利用して、インターネット経由で、自動的にバックアップデータをクラウドに送ってしまう方法が、手間もコストもかからず、最適な方法になります。
クラウドにバックアップデータを自動転送する仕組みは、セキュリティレベルやデータの容量、転送スピードなどの要件により、日本を代表する大手ICT企業が提供するサービスから、dropboxなど一般ユーザー向けの無料のサービスまで、様々な選択肢があります。
ここでは詳細な説明は割愛しますが、現在、データを保護する対策を何もしていない企業は、これから一秒後に起こるかもしれないデータ消失を起こさないために、早急に対策を行うことをお勧めします。
災害だけでなく、パソコンが故障したり、悪意のあるコンピューターウイルス、操作ミスなどでデータが消失することも日常茶飯事です。
そして、一度、消えたデータは戻ってこないのです。
クラウドを使うと災害対策が付いてくる
ICTの災害対策の手間を削減したいのであれば、業務システムを極力、クラウドサービスに切り替えるという方法もあります。
ほとんどのクラウドサービスでは、クラウドサービスの提供者側が、データを二重化あるいは、冗長化された方法で保管を行い、定期的なバックアップを行っています。
また、クラウドサービスのシステムが設置されているデータセンターは、地震や津波のリスクが低い場所に建てられていることがほとんどです。
クラウドサービスによっては、遠隔地の別のセンターにデータをバックアップしているものもありますので、クラウドにデータを置いておけば、災害対策にもなるというメリットもあります。
ICTの災害対策では、完璧を求めるが故に、コストが膨れ上がり頓挫したり、検討が進まないことがほとんどです。
しかし、本当に大切なことは、データを守りきるということだけです。
最悪の事態にならないための対策こそ、優先度が高い経営課題なのではないでしょうか。
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代表取締役社長 清水圭一
ビットコインとは?
ビットコインとは、暗号通貨の一つで仮想通貨とも呼ばれています。
日本ではまだまだ一般的ではありませんが、海外では、オンライン旅行予約のエクスペディアや、コンピューター機器メーカーのDELL、米国の楽天スーパーロジスティクスなどが決済方法としてビットコインを採用しています。
電子マネーやポイントと同一なものとして捉えられていることがありますが、これは大きな間違いです。
通貨や電子マネーは、政府や中央銀行、電子マネーやポイントの発行元企業が存在して、そこの信用に基づいて誰もが価値を認めて、品物やサービスの対価として銀行や発行元企業を介して取引されています。
それに対して、ビットコインは簡単に言うと、特定の組織や国家などの発行元がないのです。
発行量も取引も可視化されて、その台帳を皆で管理している通貨の仕組みなのです。
ビットコインの送金や受け取りなどは、取引をする当事者同士が、そこに参加している人達に監視役や証人になってもらって、直接、お金をやりとりする仕組みになります。
まさしく、ICT技術の発達が生み出した新しい通貨であり、決済システムになります。
ビットコインは、まだまだ、私たちの日常生活には程遠いものに思われるかもしれませんが、日本政府もビットコインに関する法整備を開始したり、日本の大手金融機関が暗号通貨の取引所を子会社を設立したりと、取り組みを急速に進めています。
今回は、このビットコインがどのように企業活動で活用出来る可能性があるのかを解説したいと思います。
圧倒的に安い送金手数料
銀行振込の場合の手数料が数百円、クレジットカードの決済手数料は、決済金額の数パーセント、また、海外送金になると、銀行の場合は数千円以上の振込手数料や支払い先の通貨に変える為替手数料がかかります。
しかし、ビットコインは、送金手数料が数円から十円と圧倒的に安いのが大きなメリットです。
また、ビットコインは世界共通ですので、送金する側も受け取る側もビットコインであれば、為替手数料も発生しません。
外国人旅行者や多通貨流通地域、通貨信用不安国での決済手段としての活用
国内だけでなく海外からのお客様が多い企業やネットショップを展開している企業、また、密接した地域に複数の国境を持ち、複数の通貨が流通する東南アジアなどに出店している企業などは、ビットコインを決済手段として採用することにより、今まで逃していたお客様を呼び込むことができる可能性が出てきます。
皆さんも海外に出張や旅行に行って、渡航先の店で欲しいものがあっても、その国の通貨に両替をしていなかったり、例え、現地で日本円が使えたり、ホテル内で両替が出来たとしても、交換レートの悪さや手数料の高さで断念してしまったことなどがあるかと思います。
ビットコインが使えるのであれば、それを使って買い物をするという選択肢も出てくるかもしれませんし、それを受け取る店や企業側も、余計な決済手数料を支払わなくて済むという利点もあります。
ポイントや少額謝礼支払としての代わりにも
コンシューマービジネスを行なっている企業や店舗では、提携している会社のマイレージやポイントなどを利用金額に応じて付与しているところも多いかと思います。
ビットコインがもっと認知度が上がってくれば、提携マイレージやポイントの代わりに、ビットコインをポイント代わりに付与するということも可能です。
ポイントの付与も、提携先のマイレージ会員やポイントカードではなく、お客様のビットコインのウォレットアドレスのQRコードを読み取ることによって、すぐにポイントが付与することができます。
ウォレットのアドレスには銀行口座のように氏名などの個人情報は含まれませんし、毎回、アドレスを変更することができます。
今まで、個人情報が漏れることを気にしてマイレージ会員やポイントカードを持っていなかった層にも、ポイントサービスなどを提供することが出来るようになるのです。
また、不特定の一般消費者に商品のアンケートやモニターを依頼する際に、謝礼を現金で渡すと領収書をもらう必要が出たり、振り込むにしても銀行口座を教えてもらう必要がありました。
そのため、受け取り側にとって、使い勝手の悪い図書カードやギフト券に変えて、謝礼として渡すケースも多いかと思います。これに変わり、ビットコインであれば、ウォレットアドレスのQRコードを提示してもらい、そこに謝礼を振り込むこともできるのです。
ビットコインのリスクを見極める
これまでビットコインについて利点ばかりを説明してきましたが、デメリットも多くあります。
例えば、銀行振込であれば、口座番号と口座名義人が不一致であれば、エラーとなって元の口座に戻ってきます。しかし、ビットコインは送金する際に、相手先のビットコインアドレスを1つでも間違えると、取り戻すことが一切できません。
また、ICT技術で支えられているシステムが故に、技術的な欠陥やセキュリティ問題などが発覚すると、すぐにビットコインの相場が下落したり、消えてしまう可能性があります。
そういった意味では、誰もが安心して利用できる通貨ではないのです。
そして、普及への大きな障壁は国家です。
通貨の発行という国家としての最大の権限をビットコインが脅かしてしまう可能性があることから、排除されてしまう可能性もあります。
事実、他国ではビットコインを規制したり、利用を禁じている国もあります。
こういったリスクも考慮した上で、ビットコインが自社にとってリスクを取って活用すべき通貨なのか、そうでないのかを検討してみてはいかがでしょうか。
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代表取締役社長 清水圭一
電子契約とは
通常、契約成立の手段として、契約書書面への紙への捺印を行いますが、これを電子化した、電子契約が急速に普及し始めています。
電子契約とは合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ契約合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものいいます。
この電子契約が急速に普及し始めた背景には、第一に、迅速・安全・安価な契約を求める企業ニーズの高まり。
第二に、それを実現する電子署名やタイムスタンプなどのICT技術やクラウドサービスが多く登場したこと。
第三に電子署名法や電子帳簿保存法など法的環境整備がなされたことが背景にあります。
また、コンシューマー分野においても、また、インターネットでの購入やサービス利用において、Web上での契約内容同意行為が多くなり、署名、捺印以外でも、契約行為を行うことに抵抗感がなくなってきたことも挙げられます。
今回は、この電子契約の利点や、これを迅速・安全・安価に使うクラウドサービスについてご紹介したいと思います。
最大のメリットは印紙税の節税効果
印紙税法第2条により、課税対象とされる文書は、書面の文書のみを指しているのか、もしくは電子書面も含まれるのかが、電子契約導入の際に、顧問税理士などに問い合わせが多い内容でもなります。
この点については、「内閣参質162第9号五について」の中で「事務処理の機械化や電子商取引の進展等により、これまで専ら文書により作成されてきたものが電磁的記録により作成されるいわゆるペーパーレス化が進展しつつあるが、文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されない」とされております。
つまり、電子契約には、印紙税は掛からないということが、政府の公式な見解となっております。
(内閣参質162第9号 五について)
https://www.sangiin.go.jp/japanese/joho1/kousei/syuisyo/162/touh/t162009.htm
印紙税は、特に金額が大きい請負契約、不動産売買契約など課税文書を用いた契約を行う企業にとっては、電子契約を採用することで、大幅な節税効果が期待できます。
契約金額によっては一件あたり数万円以上の印紙が必要になりますので、この電子契約の恩恵は大きいです。
企業間のアナログのすき間を埋めて業務効率化
電子契約を導入することにより、書面契約で必要であった印字・製本・押印・封入・投函・郵送・保管作業が不要となり、契約業務は効率化します。
特に企業間の受発注業務は、発注側企業には購買システムがあり、受注側企業には販売管理システムがあるにもかかわらず、両者の受発注業務、契約行為を書面で行っていました。
つまり、デジタルとデジタルの間は、アナログの書面のやり取りが介在していたせいで、注文契約書や注文請書の印字・押印・郵送・システムへの入力など、紙を取り扱う作業が発生してしまっていたのです。
電子契約の採用により、この紙を取り扱う作業を最小限に抑えることができ、契約にともなう作業負担の軽減、契約スピードの向上が期待できます。
コンプライアンス強化も!
企業規模が大きくなればなるほど、さまざまな部署がさまざまな相手先と多数の契約を継続的に取り交わすことになります。
しかしながら、従来の書面で行う契約では、企業が行う膨大な契約について、ひとつひとつの契約文書がヌケ・モレなく、適切なタイミングで取り交わされていることを確認することは困難でした。
そこで電子契約の採用により、契約文書を簡単に検索・閲覧・共有できることから、契約進捗管理、契約文書管理、証憑管理に関する監査もしやすくなりますし、コンプライアンスを強化することが可能となります。
電子契約を支えるICT技術
書面契約と比較すると、電子契約は、偽造・改ざんが容易、誰が作成したものかわからないといった弱点を持つと思われています。
しかしながら、公開鍵暗号、ハッシュ関数などの技術を用いた電子署名・タイムスタンプを電子ファイルに付与することにより、その電子ファイルが「署名者本人により作成され、署名時点では存在し、その後、改ざんされていないこと」を証明することができるようになっています。
さらに、最近では、電子署名サービス・タイムスタンプサービスが商業ベースで多く提供されるようになり、電子契約を行う技術的基盤が整備されています。
むしろ、現在では、電子契約よりも書面契約の方が、コピー、印刷技術の発達により、改ざんをしやすい逆転現象が起きているともいえます。
電子契約の導入を加速するクラウドサービス
電子契約を導入するには、自社でシステムを構築するよりも、クラウドサービスを活用する方が、時間もコストも利便性も高いです。
特に電子契約のクラウドサービスは、自社が使うだけでなく、契約を行う相手先企業も利用することになります。
ですので、多くの企業が採用している、あるいは、契約締結をする頻度が高い取引先などに合わせて、採用する電子契約のクラウドサービスを採用するというもの選択方法の一つです。
電子契約のクラウドサービスの代表例
セコムあんしんエコ文書サービス
https://www.secomtrust.net/service/eco/
GMO電子契約サービスAgree
サインナップワン
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代表取締役社長 清水圭一
ワークスタイル変革は国家戦略へ
東日本大震災の発生直後に多くの企業が関心を持ったワークスタイル変革が、また、注目を浴び始めています。これは、ワークスタイル変革を実現するためのテレワークを推進する施策を政府が打ち出しているためです。
閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、2020年にはテレワーク導入企業を2012年度比で3倍、週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上にすることを目標として掲げています。
アベノミクスの成長戦略を具体的に示した「日本再興戦略―未来への挑戦」でも、テレワークの重要性を訴えており、2017年度から「モデルの普及」を推進する計画です。
このほかにも、総務省や国土交通省、厚生労働省などがテレワークに関する施策を打ち出しています。
一般的にがテレワーク導入は、以下の効果があると言われています。
(1)生産性の向上、
(2)ワーク・ライフ・バランスの実現
(3)優秀な社員の確保
(4)オフィスコスト削減
(5)雇用創出と労働力創造
(6)事業継続性の確保(BCP)
(7)環境負荷の軽減
テレワーク導入の壁は、通信コスト
経営的にもメリットが大きいテレワークですが、導入コストもかかることから、簡単に踏み切るれるものではありませんでした。
従業員の自宅であれば、自宅のインターネット回線をテレワーク時にも利用してもらえば良いのですが、自宅以外の場所でテレワークを行う場合は、モバイルルーターなどを従業員に支給する必要があります。
特に継続的に毎月発生し、大きな比重を占める通信費用は、企業にとって負担でした。
しかしなら、ここ最近の携帯電話会社の料金プランに大きな動きがあり、これをうまく活用することによって、新たな通信費用が必要がないばかりか、大きく削減することもできます。
今回は、ワークスタイル変革を行い、通信費用まで削減する方法をご紹介したいと思います。
通信コスト削減の鍵はテザリング
携帯電話の申し込みは乗り換えの際に、「テザリングオプションに入りますか?」と聞かれることがあるかと思います。
このテザリングとは、スマートフォンの利用時に使っているインターネット接続の通信を、別のタブレットやパソコンなどの通信機器と、相乗りをして利用することです。
つまり、スマートフォンのインターネット通信の契約一つで、複数台のインターネット接続端末が利用できてしまうのです。
つまり、従業員に業務用のスマートフォンを支給しているのであれば、テレワークでパソコンやタブレットを利用して仕事をしてもらう際も、モバイルルーターやタブレット用の回線を更に契約する必要はないのです。
また、スマートフォンの電波カバー率を考えると、日本全国、ほぼどこでも利用出来、高層ビルや地下、山間部などの電話状況が悪かった場所も、どんどんと電波状況が改善されていますので、モバイルルーターと比べてもスマートフォンに軍配が上がります。
通信速度は、モバイルルーターの方が速度が速い場合が多いのですが、動画などの大量に短時間で通信をすることが少ない業務利用の場合は、体感的な速度の差も感じることは少ないです。
大容量パケット通信プランの登場が流れを変えた
今までは、パケット通信量の制約などで、パソコンやタブレットを外出先で使う場合、通信量制限のないモバイルルーターを更に契約して、併用するケースが多くありました。
しかしながら、ソフトバンクモバイルやauが発表したプランは両社とも月額六千円で20GBのパケット通信が利用できます。
このような大容量パケット通信の定額格安サービスの開始によって、仕事でメールや業務システムの利用、画面共有による電話会議程度で利用する用途であれば、十分に定額制の範囲内で通信量は収まってしまうのです。
また、このスマートフォンの大容量パケット通信の定額制サービスに契約変更を行い、テザリングを利用することで、今までスマートフォン以外にも外出先でのタブレットやパソコン用に支給をしていたモバイルルーターの利用をやめてしまうことも出来ます。
外回りの多い営業担当者などを多くか抱える会社では、大幅な通信料金の削減になるだけでなく、モバイルルーターの端末に関わる管理コストや経費精算に関わる手間なども削減することが出来てしまうのです。
ワークスタイル変革で、従業員の量の確保と質の向上へ
つまり、今、従業員に支給しているスマートフォンの契約変更を行うだけで、テレワークを実施するにあたり大きな費用負担となっている通信費用が、月額千円程度の費用アップ、場合によってはコスト削減まで出来てしまうのです。
テレワークは生産性の向上だけを目的としたものではありません。
経済のグローバル化と少子高齢化の中で、働き手の量の確保と質の向上することが多くの企業で中長期的な経営課題となっており、そのためにもテレワーク環境を整備して、ワークスタイル変革を行うことが有効な解決策の一つになっています。
モバイル通信も新たな大競争時代に入り、これらを活用し、工夫次第で、このように追加のコスト負担を減らして、テレワークを実現することが出来ます。
これを機会に、ワークスタイルの変革に向けて、検討を進めてみてはいかがでしょうか?
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
Microsoft Windows7の延長サポートが終了する2020年1月14日まで残り約8ヶ月となりました。
しかしながら、今だに多くの企業でWindows 7が稼働しているパソコンを見かけます。
特に、今回のWindows7の延長サポート終了は、以前のWindowsXPのサポート終了時と違い、会社の業務の一部がPCからスマートフォンやタブレットに比重が移行しつつあるため、注目度が低いですが、現在でもパソコンでの作業が業務の中核を担っている現状を鑑みると、その影響は小さくはありません。
今回は、現在もWindows7を使い続けている企業が、延長サポートが終了する2020年1月14日までに、どのような対策をしなければならないのか、またそのサポート終了日を過ぎてWindows7を使い続けるリスクについて説明をしたいと思います。
Windowsのサポートは2種類ある
Windowsのサポート期限には、2つの期限があります。1つ目はメインストリームサポートです。
メインストリームサポートは、無償でそのOSのバージョンでの新機能が提供され続けます。
また、不具合や機能改善、セキュリティー上の欠陥があった場合、それを修正するためのパッチといわれるソフトウェアの部品が提供されたり、大きな修正には、マイナーバージョンといわれる、小さなバージョンアップのWindows OSが提供されます。
このパッチを適用、もしくはマイナーバージョンのWindows OSにバージョンアップしておけば、OSの大きなバージョンアップは必要なく、また、そのバージョンのWindowsOS対応の業務ソフトなども、そのまま使うことが出来るケースが多くあります。
つまり、利用者側も、大きな負担なく、パソコンを使い続けることができるのです。
2つ目のサポートは延長サポートです。
延長サポートはメインストリームサポートが終了してから、Windowsの場合、最低5年間行われます。
メインストリームサポートとの大きな違いは、セキュリテイ更新は引き続き行われますが、サポートは有料になる点です。
また、新しい機能追加は、よほどの例外を除いて提供されることはありません。
今もWindows7を使っている企業の対応方法
Windows7は、先ほど述べた通り、2020年1月14日に延長サポートが終了します。
それ以降も、そのパソコンを使い続けるには、上位のWindowsバージョンにアップグレードしなければなりません。
では、どのバージョンにアップグレードするのが適切かと申しますと、現在の状況ではWindows10にアップグレードすること以外、選択肢がありません。
Windows7と10の間の8.1 のバージョンアップでも良いように思われますが、8.1は、メインストリームサポートが終了しており、2023年1月11日の延長サポート終了を迎えるのみとなっております。
ですので、今からWindowsのアップグレードをする場合はWindows10の一択となります。
延長サポート終了後にWindows7を使い続るリスク
延長サポート終了したWindows7は、セキュリティ更新プログラムの提供も完全に停止いたします。
未知のウィルスやマルウェアに感染するため可能性が高まり、個人情報が漏洩したり、パソコンの不正遠隔操作などの被害に合うケースが起こる確率が高まります。
また、最悪の場合、パソコンに中にあるデータが消去されたりあるいは起動不可能にする場合もあり、企業の業務で使うことを重大な損害が発生する可能性があります。
リスクを承知で、Windows7を延長サポート終了後に使い続ける方法
自社開発した業務アプリケーション等の制約で、どうしてもWindows7を延長サポート終了後に利用し続けたいという法人ユーザのために、2023年までMicrosoftから、Windows7 Extended Security Updatesと呼ばれる新たな延長サポートが提供される予定です。
しかしながら、このサポートは有償であり、終了期限も延長サポート終了から3年と終了も決まっています。
様々な制約で一時的に、延命をしなければならない企業にとっては、暫定的な解決策の一つとなります。
以上のことから、現在もWindows7を使っている企業ユーザは、早急にWindows10へのアップグレードをお勧めします。
しかしながら、企業で利用している場合、他のアプリケーション、ネットワーク、ハードウェア、ソフトウェアとの連携から、OSのバージョンアップだけでは済まされないケースがほとんどです。
複雑なICTシステムを利用している企業にとっては、既にデッドラインは過ぎています。
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安全、確実なバージョンアップを行い、業務影響を最小限にするためにも、早急な予算取り、計画を立て、Windows10へのスムーズな移行の着手検討をお勧めします。
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日本クラウドコンピューティング株式会社
代表取締役社長 清水圭一
今まで、コンピューターウイルスは、パソコンに感染し、パソコンのデータやパスワードを盗み取ったり、遠隔操作をされて、思いもよらない犯罪に巻き込まれるというものが主流でした。
しかし、ここ最近、被害が急激に拡大しているウイルスの一つに、ランサムウェアというウイルスがあります。
これは身代金要求型ウイルスとも言われて、パソコンやファイルを利用不可、あるいは読み取り不可にしてしまうウイルスに感染させ、それらを人質にして、それらを使えるようにする(解放する)ことと引き換えに、身代金の支払いを要求するものです。
この背景には、現在のビジネス環境はほとんどの部分をパソコンを使って、業務を処理し、メールでコミュニケーションを取るというスタイルになっていることが挙げられます。
パソコンや今まで使っていたファイルがないと、仕事にならないという弱みに付け込むことが、成功率が高く、国境を超えてインターネットを介して犯罪行為を行えるので、捕まりにくいということが、この犯罪件数の増加にも繋がっています。
IPA(情報処理通信機構)が発表した統計(図1)では、ランサムウェアに関する相談の月別推移も急激に増加しており、もはやサイバー犯罪として、一般企業でも注意喚起を社内のPCユーザーに対して行わなくれてならない水域に来ています。
今回は、このランサムウェアとは、どういうものなのか?また、どのような経路から侵入し、どのような対策が有効かを解説していきたいと思います。
ランサムウェアは何を引き起こすのか?
パソコンに保存されている文章、表計算、プレゼンテーション、音楽、動画などのあらゆるファイルを勝手に暗号化を行い、ファイルが利用出来ない状態にしてしまいます。また、パソコンの操作が一切できないようにロックがかかった状態になる場合もあります。
ランサムウェアも、他のコンピューターウイルスと同様に、一台が感染すると、ネットワークを通じて、他のパソコンまでも感染してしまい、社内のネットワークに接続されているパソコンすべてが、使えなくなるという事態も十分に起こりうります。
ランサムウェアに感染した後には、身代金を要求される
ランサムウェア感染後には、法執行機関を装うような画面が表示されたり、また、警告画面などが表示されて、お金を支払うことによって、それが解除されると記述された画面が現れます。
しかしながら、ここで、お金を払ってしまうと、相手の思うツボです。
さらなるお金を要求されたり、あるいはそのまま、ランサムウェアを作っている犯罪者集団も身元が割れないように、金銭を受け取った後には、ネットワーク経由でのアクセスを行わない場合はほとんどです。
つまり、お金を払っても、元に戻るケースは非常に少ないです。
また、このようなランサムウェアを拡散する犯罪者集団にお金を払うことによって、さらなるランサムウェアをばら撒く資金原になってしまい、被害を拡大することにもなりますので、絶対にお金を支払わないことが鉄則です。
ランサムウェア対策に必要なことは?
ランサムウェアは、コンピューターウイルスの一種ですので、セキュリティ製品を使うことによって防御が可能です。
通常のウイルス対策機能に加えて、不正サイトへのアクセスブロック機能、サムウェア本体を検出する、また不正プログラムの行う不審な活動を警告、ブロックする機能が備わっていれば万全です。
また、セキュリティ製品を導入するだけでなく、ランサムウェアが侵入時に脆弱性への攻撃が利用される事例が多いため、OSやJavaやPDF閲覧ソフトなどの脆弱性をアップデートしておくことも必要です。
ランサムウェアに感染した場合の復旧方法
ランサムウェアに感染した場合、ファイルが暗号化されたり、パソコンがロックされてしまいますので、手のくだし様がない場合がほとんどです。
例え、パソコンの一部の機能が使えていたとしても、感染がわかった場合は、それ以上、パソコンを使ってはいけません。
その後、潜んでいたランサムウェアが、後になって活性化をされ、さらなる被害を生み出す場合があります。
そこで、ランサムウェアにパソコンが感染した場合は、病気に例えれば、対処療法ではなく、根治療法をする必要があります。
この根治療法とは、パソコンを工場出荷時状態に戻すクリアインストールを行い、その後、ランサムウェアが感染する前のバックアップデータから、データを復旧させるというものです。
バックアップのポイントは自動であること
ランサムウェアに感染した場合、復旧で取りうる方法は、根治療法である完全なクリアインストールになります。
しかしながら、業務用で従業員に貸与されているパソコンのデータを統合バックアップを自動で行っている企業は極少数であり、ほとんどの企業は、パソコンはバックアップは貸与されている従業員に任せており、大部分の従業員は、自分のパソコンのバックアップなどはしたことがないのが現状です。
そこで、必要なのは、パソコンの自動バックアップの導入です。
そして、そのポイントは「自動」である点です。
バックアップは、何か起こるまでは必要性を理解されることはありませんので、利用者にバックアップを任せるよりも、管理者側で自動でバックアップを取る仕組みを導入する方が、会社全体のコスト面では安くつきます。
現在は、クラウドを利用した自動バックアックアップのサービスや、また、バックアップソフトウェアと大容量外部ストレージによって、社内パソコンの統合バックアップシステムを作ることが安価に出来るようになってきています。
会社のリスク管理と生産性向上を目指して、この機会に検討してみてはいかがでしょうか?
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現代の大福帳であるデータを守り抜くには?
企業内のデータの所在は、ICTシステム内のサーバー、従業員のパソコンやタブレットやスマートフォンにあります。
これらのデータを定期的にバックアップを行い、そのバックアップを遠隔地の倉庫やデータセンターに送信するというのが一般的な方法です。定期的にバックアップは、情報システム部がしっかりとした運用体制で行っています。
しかしながら、情報システム部がない中小企業などは、担当者や個人任せになっているケースが多く、しっかりと運用できているケースは稀です。
そこで、クラウドを利用して、インターネット経由で、自動的にバックアップデータをクラウドに送ってしまう方法が、手間もコストもかからず、最適な方法になります。
クラウドにバックアップデータを自動転送する仕組みは、セキュリティレベルやデータの容量、転送スピードなどの要件により、日本を代表する大手ICT企業が提供するサービスから、dropboxなど一般ユーザー向けの無料のサービスまで、様々な選択肢があります。
ここでは詳細な説明は割愛しますが、現在、データを保護する対策を何もしていない企業は、これから一秒後に起こるかもしれないデータ消失を起こさないために、早急に対策を行うことをお勧めします。
災害だけでなく、パソコンが故障したり、悪意のあるコンピューターウイルス、操作ミスなどでデータが消失することも日常茶飯事です。そして、一度、消えたデータは戻ってこないのです。
その4に続く
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]]>ICTシステムの災害対策の現状
東日本大震災から5年が経ちました。震災直後は多くの企業でICTの災害対策の実施に向けて動き出しましたが、予想以上に多額の費用がかかることから、途中で頓挫してしまったり、一度は完成したものの、その後の維持管理運用ができておらず、いざ被災した場合、その対策が有効に働くものとはなっていない企業が多く見受けらます。
金融業などの一部の業種を除いては、災害対策は法的にも対応が必要なものではありません。また、保険的な意味が意味合いが強いことから、経営課題としての優先順位を下げざるを得ない状況になりやすいのです。
しかしながら、いざ、企業が地震、津波、火災などの被害にあった時、対策を行っていなかったがために、廃業、倒産にまで追い込まれることも少なくありません。
特に、ICTを使って多くの業務処理を行っている現代では、ICTシステムの停止やデータの消失は、ICTシステムそのものが、その企業の業務プロセスであり、営業であり、資金回収なのです。東日本大震災の際も、津波や火災の被害を受け、ICTシステムを失った企業が直面したのは、顧客データを失い、営業が再開出来ないこと、売掛金が回収できないことにより運転資金が底をついたことでした。
今回は、ICTシステムの災害対策を行う際のポイントについて、解説していきたいと思います。
その2に続く
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]]>ICTシステムの災害対策で本当に重要なことは1つだけ
ICTシステムの災害対策というと、いかなる場合も業務を継続したり、あるいは短時間で復旧したりと、完璧な災害対策を行うことを目指しがちです。
もちろん、資金に余裕のある企業や社会インフラを提供するような金融業や通信業などは、そこまで目指す必要があります。
しかし、大部分の企業では、被災した場合は、従業員も仕事どころではなくなりますし、お客様も被災している企業に、商品やサービスの提供を継続しろとは言いません。
被災した企業にとって一番大切なのはのは、その企業にとって、一番大切なものを守り抜くことなのです。それは、お金であり、従業員であり、お客様です。それを守り抜いて、被災後に、もう一度、ビジネスを再開することが出来れば良いのです。
この大切なお金、従業員、お客様をICT流にいうとデータです。
お客様データがあれば、また営業を再開出来ますし、従業員の社会保険データや給与データがあれば、被災後も従業員に迅速に給与を支払したり、社会保険の利用などを支援して、安心して働いてもらうことができます。
そして、取引先の売掛金や請求データが残っていれば、運転資金が不足するリスクも軽減できます。
ICTシステムの災害対策で一番重要なのは、このような企業内のデータをすべて守り抜くことなのです。
火事の多かった江戸時代、商家では、火事が起きるとすぐに大福帳と呼ばれる帳簿を井戸に投げ込んだといいます。店舗や商品を失っても、大福帳があれば、いずれ商売は再開できます。大福帳は現在で企業にあるデータなのです。
その3に続く
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]]>クラウドを使うと災害対策が付いてくる
ICTの災害対策の手間を削減したいのであれば、業務システムを極力、クラウドサービスに切り替えるという方法もあります。ほとんどのクラウドサービスでは、クラウドサービスの提供者側が、データを二重化あるいは、冗長化された方法で保管を行い、定期的なバックアップを行っています。
また、クラウドサービスのシステムが設置されているデータセンターは、地震や津波のリスクが低い場所に建てられていることがほとんどです。クラウドサービスによっては、遠隔地の別のセンターにデータをバックアップしているものもありますので、クラウドにデータを置いておけば、災害対策にもなるというメリットもあります。
ICTの災害対策では、完璧を求めるが故に、コストが膨れ上がり頓挫したり、検討が進まないことがほとんどです。しかし、本当に大切なことは、データを守りきるということだけです。最悪の事態にならないための対策こそ、優先度が高い経営課題なのではないでしょうか。
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シンギュラリティを受け入れる
長年、企業を経営したり、会社員を続けているとシンギュラリティが現実となり、企業の業務が変容を迫られることに遭遇します。
40年間の会社員生活をしている人であれば、紙とソロバンと電卓で仕事していた時代から、パソコンの登場によって仕事は紙と電卓からパソコンで行うようになり、携帯電話の登場で、どこでも連絡が取れるようになり、インターネットの登場によって、一斉同報・共有ができるメールでの仕事がコミュニケーションの中心となり、クラウドの登場によって、いつでも、どこでも、どんな時でも仕事ができるようになり、といった具合に劇的な変化を経験しています。
この変化を受け入れなければ、仕事を奪われ、企業は継続できなかったはずです。
次のシンギュラリティをもたらすと言われているAIに、中小企業の経営者が積極的に関わっていくのも、企業全体に変化を受け入れる風土を作る一助になるのではないかと思います。
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]]>AIはシンギュラリティの牽引役
シンギュラリティとは、テクノロジーが革新的な進歩を遂げて社会を変容される説を言います。
例えば、産業革命によって大量生産が可能になり、手工業職人の仕事が大きく減りました。
最近ではIT革命によって仕事やコミュニケーションなど、多くのプロセスはコンピューター上で処理されるようになり、パソコンが使えない人がオフィスワークをすることが出来ない時代になりました。
このシンギュラリティが、次はAIによって2045年にもたらされると言われています。
つまり、2045年にAI革命が起きると言われているのです。
そして、今ある多くの定型的な仕事はなくなってしまう世の中になるかもしれないのです。
その6に続く
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]]>AIが社員の幸福度を高めるアドバイスも!
日立製作所は社員の幸福度をアドバイスするAIを開発し、2016年の6月から一部の従業員を対象に実証実験を開始しています。
従業員に名札型ウエアラブルセンサーを装着してもらい、そこから取得した行動データをAIが分析、職場でのコミュニケーションや行動、時間の使い方など、各個人の幸福感向上についてのアドバイスを自動作成し、配信しています。
社員はそのアドバイスをスマートフォンなどで確認をして、日々の職場での行動に活かしていきます。
例えば、「最近、総務部のAさんと会っていないので、実際にデスクに行って会話してみましょう」であるとか、「上司のBさんと夕方に話すのがオススメです」といった具合に、職場でのコミュニケーションや時間の使い方を具体的に示します。
このアドバイスを実行することで、各個人が幸福感を高めることができるそうです。
その
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]]>人工知能によるQ&A自動応答サービス
エクスウェアが提供する企業向けのチャットボードサービスの「TalkQA」では、AIを組み込み、お客様からの問い合わせに24時間にAIが自動応答するサービスを提供しています。
最近、企業のインターネットショッピングサイトなどでも「不明点があったらチャットで質問してください」と表示されている時がありますが、実際質問してみると、人間が応答しているように的確な回答が返ってきます。
実は人間ではなくAIがそれを担っていることも多いのです。
これは、応答予測学習をAIにさせているのです。予測されるお問い合わせ内容と回答内容をAIに学習させて、その業務に適合するAIを作り上げていっているのです。そして、その経験は蓄積をし続けて、応答能力は向上していく一方となります。
一般消費者向けの問い合わせ業務がある企業だけでなく、社内のICTシステムのヘルプデスクや他部門からの問い合わせを受けることが多い総務部門など、ある一定規模以上の会社であれば、活用場所が社内にもあるのではないかと思います。
その4へ続く
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]]>感情認識パーソナルロボットPeper
皆さんが見たことがある身近なAIを活用したものとしては、ソフトバンクのPepperではないかでしょうか。様々なイベントやメディアにも取り上げられていますので、誰もが知っているロボットになります。
PepperにはクラウドAIが搭載されていて、人間の話していることをAIが認識して会話を行ったり、相手の顔を認識したり、インターネットから情報を探してきて、天気やニュースなどを教えてくれます。
人間のコミュニケーションを司る脳の働きをAIが行なっており、ちょっとした話し相手をしてくれます。
Peperは20万円程度で購入でき、維持費は月額3万円程度となります。これを動かすアプリケーション開発環境は公開されていますので、様々なカスタマイズをPepperにすることができます。例えば、受付、接客、介護、外国人対応などもPepperが出来るようになっていますので、皆様の会社でも活躍できる場面は多そうです。
その3に続く
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]]>AIがどの企業でも活用できる時代へ
AI(人工知能)は、今を遡ること30年以上前からあった単語ですが、ここ最近、脚光を浴び始めています。
以前のAIは各企業や大学が研究の一環で開発に取り組んでいるものがほとんどでした。しかしながら、CPU(中央演算装置)の劇的な進化と、クラウドサービスによるコンピューター資源の価格下落により、以前では数百億円を投入しなければ出来なかったAI開発や導入が、わずかなコストでできるようになりました。
このことにより、一気に実用段階に入ったのです。今回は、AIがどのような場面で活用されているかを紹介していきたいと思います。
その2に続く
JUGEMテーマ:ビジネス
]]>ファイルサイズが小さくなるとセキュリティリスクも減らせる
セキュリティ対策をする上で効果的な対策の一つとして効果的なのは、ファイルの暗号化です。
しかし、この時にネックになるのが、暗号化を行なう際に発生する処理時間になります。
この処理時間はファイルの大きさに依存するため、ファイルが小さければ小さい程、処理時間も短縮され、その処理をするためのCPUの処理能力も使わずに済みます。
結果的に、ファイルサイズが小さければ小さい程、セキュリティ対策を即時に低コストで行なうことが出来るのです。
高度な暗号化をすればするほど処理時間が掛かりますので、ファイルが小さければ、高度な暗号化をしても時間もコストも安く済むのです。
災害対策にも効果!
ほとんどの業務がITを使って行なわれている現代では、重要なデータはほとんどデジタル化されており、顧客への提案書、顧客リストや売上、請求管理などもMS Officeを使っている企業も多いかと思います。
また、従業員個人のパソコンに保存されているデータには、日々の仕事の成果やノウハウも文章や資料として保存されています。
つまり、災害対策を行なう際に重要なのは、これらの企業情報をいかに守り抜くことが出来るかが、被災後の業務再開を行なう際の重大な要因なのです。
これらのファイルサイズが小さければ、直前のデータを遠隔地にリアルタイムで転送することが出来ますし、設置するIT機器も最小限で済ますことが出来ます。
やり方によっては、インターネット回線を利用し、安価なサーバーやクラウドストレージなどを使って、災害対策を安価に行なうことが出来る可能性が出てくる企業も多くあるのではないかと思います。
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]]>ファイルサイズが小さくなると文書・資料作成がスムーズ
パソコンでMS Officeファイルを編集する際は、パソコンのメモリーを作業場所として使うことになります。
ファイルが大きいと、このメモリーを使う場所も大きくなり、メモリーから溢れてしまったデータは一時的にハードディスクに書き込まれることになるます。
これがソフトウェアの操作性が悪くなる原因で、文章作成、編集作業の生産性を著しくて低下させてしまうのです。
また、ファイルが大きいとソフトウェアが異常終了して、今までの労力をすべて失うことトラブルも頻発しやすくなりますので、こちらも回避することが出来ます。
ファイルサイズが小さくなるとITコストも下がる
例えば、社内の同様や部門全員に5MBのファイルを送るとします。
同じ部門の30人に同じファイルを送った場合は、元のファイルを含めると30倍の容量が必要になります。
さらに個々のパソコンのバックアップを取っている場合は、その倍の60倍、正副の二重でバックアップを取っている場合は、なんと元データの120倍、5MBの添付ファイルは最終的には600MBにもなります。
ファイルの大容量化により、ハードディスクなどの記憶領域を消費するだけでなく、より高速なCPU、ネットワーク機器、バックアップ装置を導入しなければならず、そのための機器購入コストや運用するIT部門の人件費、最近ではモバイルの普及によってデータ通信料金が増えるなどの影響が裏で発生しているのです。
つまり、ファイルサイズが小さくなれば、それだけITコストも減らすことが出来るのです。
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]]>文章、表計算、プレゼンテーションを作成するツールであるWord、Excel、PowerPointがパッケージされた統合ソフトウェアであるMicrosoft Office(以下、MS Office)は、ほとんどの企業で導入され、パソコンの利用者が使わない日はないぐらいに身近なものとなっております。
しかし、このMS Officeですが、近年の画像、動画の高解像度化により美しい表現が出来るようになった反面、作成されるファイルが肥大化してきています。また、Excelファイルでも、特定のファイルを使い続けることにより、見えないオブジェクトのコピー&ペーストが繰り返されて、いつの間にかファイルの肥大化をしていることもあります。MS Officeファイルの肥大化によって、メールの容量制限を超えて送信出来なくなったり、ファイルが突然壊れてしまい使えなくなったり、ハードディスクを圧迫するなどということが皆さんの周りでも起こっているのではないでしょうか?
このMS Officeのファイル、頻繁に、大量に作り出されるものだからこそ、肥大化するファイルを軽量化すると、生産性が高まったり、ITコストが下がったり、セキュリティリスクを低減出来たりと、投資対効果の高い施策が出来ます。今回はMS Officeのファイルサイズを小さくする方法と、その効果について解説していきたいと思います。
ファイルを”圧縮”するのではなく”軽量化”する
ファイルサイズを小さくする方法として、ZIPなどの形式に圧縮して保存するという方法があります。
しかし、この方法はファイルをそのまま扱うことが出来ず、一度、解凍をしなければならないという手間が発生しますし、ファイルサイズも劇的に小さくなることはありません。
そこで、ファイルを圧縮するのではなく、軽量化をしてくれるNX Power Liteなどの専用のソフトウェアを利用します。使い勝手は普通のMS Officeファイルと変わらず、ファイルサイズも上手く行くと約1/10まで軽量化出来てしまうこともあります。
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]]>社員の現在位置までわかる!IDカードの最新動向
多くの企業で従業員に配布しているIDカードですが、こちらも大きな進歩をしております。
オフィスに入る際のカードキーの機能があるだけでなく、無線タグが内蔵されたIDカードも出てきました。
この無線タグにより従業員が執務場所のどのエリアにいるかをリアルタイムで管理者が把握をすることが出来ます。
この無線タグ付きのIDカードを持った従業員や来客の現在位置が表示され、さらに業務に関係のないエリアに立ち入ったりすると通報される仕組みとなっています。
有価証券や現金などを扱う場所や、コンピューターのデータセンターなどセキュリティレベルが高い場所で活用が見込まれる他、危険が伴う工事現場や施設内で、もし万が一、事故が発生した場合の救出の手がかりとして利用されるケースなどが想定されています。
IDカードの中には、エレベーターの管理システムと連携しているものもあり、あらかじめ設定した利用階以外で降りれないように、エレベーターの行き先ボタンの操作の制限を掛けたものや、洗浄・着替え・測定といった一定の動作をすべてIDカードに記憶して、その動作がすべて完了していない限りは、扉が開かないという食品工場や危険物取扱区域事業所向けのIDカードシステムなども登場しています。
その3へ続く
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]]>フィジカルセキュリィティとICTの融合が究極のセキュリティ
前述のフィジカルセキュイティの最新動向は、これがさらに情報セキュリティと融合した形が、究極の企業セキュリティになります。
例えば、通信販売サイトの運営責任者が、誰も出社していない日曜日の早朝に出勤をして、自分がアクセス権限を持っている顧客情報が入ったデータベースにアクセスして、その後、大量にオフィスのプリンターが使われたとします。フィジカルセキュティの仕組みだけでは、その従業員は監視カメラに写っても、IDカードを使ってオフィスに入っても、よくある休日出勤であると認識され、情報セキュリティの仕組みだけであれば、アクセス権限のあるデータベースにアクセスして普通に仕事をしている。
そして、オフィスのプリンターは、この従業員が沢山プリントアウトしていると把握するだけで、不正が行われているとは検知が出来ません。
しかし、フィジカルセキュリティとICTを融合させれば、オフィスの監視カメラには一人の状態が映し出され、顧客情報が入ったデータベースにアクセスして、それをプリントアウトしているという一連の流れを把握出来れば、明らかに怪しい行動として検知することが可能となります。
つまり、フィジカルセキュリティと情報セキュリティを融合して一気通貫で監視することにより、部分部分の監視では見えてこない不正をICTの技術により検知することが出来てしまうのです。
そして、このような融合させたセキュリティシステムが、セキュリティ意識の高い企業で導入され始めています。
過剰なセキュリティの仕組みの中で仕事をするというのは、とても息苦しいと思われる方も多いかと思います。
しかし、昨今ではICTの劇的な進化により、従業員が大量の情報を簡単に取り出せるようになってしまいました。
裏を返せば、従業員一人一人が、情報漏えいに対して必要以上の責務を背負っている状態になってしまっています。
今回、紹介したフィジカルセキュリティと情報セキュリティを融合させたICTの高度なセキュイティの仕組みを導入することにより、企業リスクを軽減し、従業員の業務内容に応じたセキュリティに対する責務を最適化した究極のセキュリティシステムが実現出来る時代になってきているのです。
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]]>マイナンバー制度開始が後押しとなり、フィジカルセキュリティの見直しを検討しているところが増えています。
このフィジカルセキュリティとは、企業の機器や設備、従業員などを守るものであり、鍵やIDカード、監視カメラなどもフィジカルセキュリティの一つになります。
今回は、フィジカルセキュリティの最新動向と情報セキュリティとの融合による高度なセキュリティの実現方法について紹介したいと思います。
歩いている方向まで検知している!監視カメラの最新動向
最新の監視カメラは、単に録画をするだけではありません。監視カメラに映し出されるを24時間365日、人手を介さずに監視し続け、何か不測の事態や怪しい行動をする人がいた場合、即座に管理者に通報される仕組みが実装されているものがあります。
監視カメラに映し出される画像をリアルタイムで解析を行ない、特定のエリアに人が入ってしまった場合、あるいは特定のエリア内で一定時間立ち止まってしまった場合は即座に検知をして、管理者に通報を行ないます。動いているものだけでなく、動きが止まってしまったものまでも広範囲に検知出来るというのが赤外線センサーとの大きな違いです。
例えばオフィス内で金庫があるエリアや機密情報保管されているロッカー前、秘密プロジェクトが行なわれている執務室の出入り口などで、一定時間に人が立ち止まったりすると管理者へ通報を行ないます。
また、倉庫や工場など広い場所で、人が決められた通行場所以外を歩いた場合や特定の方向に向かって歩き出した時に通報する機能を実装している監視カメラもあります。工場の入口での社員証チェックが甘くなる通勤時間帯に従業員に紛れて不法侵入して、途中で従業員がオフィスや工場へ向かう列から離れて、窃盗目的で資材置場などに向かう不法侵入者を発見するといった使い方も出来ます。
その2に続く
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]]>導入事例になることを条件に価格交渉をする
ICT企業から導入事例になって欲しいという依頼を受ける事があります。これは技術の移り変わりが激しいICTシステムは、最新の技術を盛込んだICTシステムを最初に導入したという公開出来る実績・事例が欲しいのです。実績・事例は次のお客様を呼び込む宣伝として効果が高いためです。
これらの事例は大企業で有名な企業ばかりが対象と思われるかもしれませんが、意外とそうではありません。中小企業向けのソフトウェアやクラウドサービスの導入事例では、名も無き地方の中小企業が多く登場します。事例に登場することを条件に特別価格を提示してくれることも少なくありません。
ただ、新しいICT技術や製品を導入してくれる顧客が対象になりますので、その分、リスクはあります。しかし、ICT企業側も、新しい技術や製品の事例になってくれる顧客は威信を掛けて優秀な技術者を投入してくるとことも多いので、金額以上の手厚いサポートを受けられる場合がほとんどです。
同じことが出来るICTシステムでも10倍以上の価格差!
ICTシステムの価格交渉が難しいのは中身が複雑なためです。きちんとした比較をして、内容と価格を評価するには、ICT全般の知識と経験が必要になります。
しかし、その手腕によっては、上手く行くと十分の一以下にコストが下がる事もあるのです。ICTへの投資比率が大きくなりつつある現代では、この手腕が企業競争力に大きな影響を与えています。
是非とも一度、今までのICT投資に大鉈を振い、ICTの業務要件を整理して、コストを最適化する思い切った改革に取り組んでみては如何でしょうか?
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]]>3社以上の会社から見積を取りましたか?
追加のシステム開発やハードウェアの拡張、あるいはクラウドサービスやソフトウェアライセンス追加の場合、元々、ICTシステムを納入した会社しか出来ないと思い、1社のみの見積しか取らない場合があります。
実はこれが大間違いで、熾烈な競争を強いられているICTメーカーは、競合他社製品の買取キャンペーンなどを行なっていたり、ソフトウェアやクラウドサービスの他社からの乗り換えの場合は、特別な価格が提示される場合も少なくありません。
また、ICTシステムの導入から3年が経過する頃には、新しい物を買った方が、価格半分で性能が倍になっていたり、ソフトウェアがクラウドサービスになっていて料金が半分以下になってことなどが日常茶飯事です。
こういった魅力的な提案を受けるためにも、特定のICTベンダーと付き合うのではなく、新たなICTベンダーからも見積提示を積極的に、少なくても3社から受けてることが大切です。
安心感や信用を過大評価しない
ICTシステムを作るために必要なハードウェア、ソフトウェア、開発、プロジェクトマネジメント、運用、サポートなどを一括して、総合ICTシステム構築会社に任せている場合も多いかと思います。
確かに、こういった会社にICTシステムを全部、預ける事が出来れば、何かトラブルが発生した場合でも、自社担当者の手を煩わせる事がなく安心です。
しかしながら、その手間と安心のためにコストがいくら掛かっているか、全部の費用をそれぞれ、別々に任せた場合は費用はどの様になるかを把握しておかないと、価格交渉の材料がなく、適正価格なのかどうか判断がつきません。
また、その会社に一括でICTシステムを任せた場合、その後のシステム拡張や追加が発生した場合、その会社から購入する必要が出てしまうため、言い値で購入せざるを得ない状況になります。
こういったことを回避するために、一括してICTシステム全般を特定の会社に任せるにしても、自社で個々の製品やサービスを組み合わせてICTシステムを構築するにしても、担当社員にICT全般を理解するスキルを持ってもらうか、外部コンサルタントを置くことが、自社でコストコントロールを行なうために必要になります。
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多くの企業にとって4月は、新年度を迎えて、昨年度に予算申請をしたICTシステムなどの投資計画が承認され、各ICTベンダーと最終的な費用交渉に入るタイミングかと思います。
パソコン数台から数百億円規模のシステム開発など、企業規模によって事情は違うかと思いますが、良いICTシステムを安価に導入するには共通した検討方法や価格交渉方法があります。
今回は、品質と価格を両立するICTシステムの検討方法、価格交渉術について解説します。
システム要件は明確ですか?
システム要件というと、難しい言葉に聞こえますが、簡単に言うと、「何をしたいか?」ということです。
例えば「全国10拠点にいる100名の営業担当者が利用する合計1万件の顧客情報と年間100件の広告プロモーションから得られる反響と営業進捗を7段階に分けて、リアルタイムで把握できる営業支援システムを作りたい」という具合に、必要なものを具体的に、出来るだけ数値を使って明確化することです。
この要件が漠然としていると、最適なICTシステムではなく最高のICTシステムを選んでしまい、コストが必要以上に膨らんでしまいます。
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いつでもどこでも、同じOS、ソフト、データで仕事ができるVDI
各パソコンにインストールされているOSを、パソコンから切り離してしまい、手元にあるパソコンは情報を入力するキーボードと情報を映し出す画面の役割だけにしてしまい、それ以外を外部のデータセンターに設置したサーバーと言われる高性能なパソコンが一括して処理をすることも、仮想化の技術を使って出来るようになっています。
この技術はVDI(Virtual Desktop Infrastructure)と呼ばれるものです。
このVDIが良いところは、外部に設置したサーバーにすべてのOSがあり、ソフトがあり、データがありますので、バックアップやバージョンアップといった維持メンテナンスを効率的に一括して管理者側がで出来るという点にあります。
利用者側からすると、会社、自宅、出張先など、どこでも同じソフトとデータを使って仕事が出来る利便性の高さと、万が一、パソコンの盗難、紛失をしたとしても、手元のパソコンにはデータは残っていないので、情報漏えいリスクが低くなるというメリットもあります。
歴代すべてのパソコンを仮想化して一台に
私自身も、今まで使っていた歴代のWindowsパソコンをすべて仮想化して、今、仕事でメインで使っているMacBookに入れて、いつでも歴代のパソコンがMacBook上で使えるようにしています。
例えば、昔使っていたパソコンにプリインストールされていた年賀状ソフトを急に使いたくなった時や、Windowsにしか対応していないフリーソフトをインストールする必要がある時、昔、使っていた会計ソフトの中に入っている総勘定元帳の内容を確認したい時など、仕事の場面で便利に使えるシーンが多くあります。
性能の高いパソコンが安価に購入出来る時代になりました。この機会に会社でも個人でも、この仮想化技術を上手く活用し、業務効率化を検討してみてはいかがでしょうか?
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]]>MacBookでXP専用の業務ソフトウェアが使える!
多くの企業では、自社専用に開発した業務用ソフトや、XP専用のパッケージ業務ソフトが一つか二つはあるのではないかと思います。
それらのソフトを最新のOSで使えるようにしたくても、ソフト開発会社がなくなっていたり、年に数回しか使わないソフトなので、多くの費用をかけられないというケースがあります。
これを解決するのが、仮想化技術を使った製品で、VMware FusionやParallels Desktopという製品名で販売されています。これらを使うと、一台のMacBookで、MacOSとWindows両方のOSを同時に動かすことが出来るので、XP専用の業務ソフトもMacBookがあれば使うことが出来るという優れものです。
最近ではOSの操作性、安定性、セキュリティなどの観点からMacBookを会社の業務用パソコンとして配布している、あるいは従業員が選ぶことが出来る企業も増えています。
また、iPhoneやiPadなどApple社製のスマートデバイスとの連携が驚くほど、進んでおり、業務ソフトもクラウド化しているので、パソコンのOSをWindowsにこだわる理由もなくなってきています。
Windows10用の最新のパソコンで、WindowsXPも使えるようになる
MacBookと同じことが、Windows 10用の最新のパソコンの上でも、この仮想化技術を使えば、XP専用の業務ソフトも使えてしまうのです。
この方法によって、ほとんど使わなくなっているXPパソコンを処分出来ますので、業務の効率化だけでなく、管理負荷の低減やセキュリティ向上にも寄与出来ます。
また、最新のパソコンはCPUの処理性能がかなり上がっているので、XPを仮想化して、最新のWindows8用のパソコンで動かした方が、快適に使えるというケースなどもあります。
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]]>パソコンのオペレーションシステム(以下OS)であるMicrosoft Windows XP(以下XP)のサポートが終了して2年以上が経過しようとしていますが、今だにXPを業務ソフトの稼動条件から使い続けている企業も多いかと思います。
また、XP上で動かす業務ソフトのためだけに、古いパソコンを所有し続けているという企業も多いかと思います。今日は、こういった課題を簡単に解決する仮想化技術について説明したいと思います。
仮想化技術とは?
OSは、自分が動いているパソコンにどの様な部品で構成されているか、また、その部品に命令を出したり、命令を受けたりしているのかなど、事前にインプットされた情報を元に動いています。
自動車に例えれば、運転している人がOS、車体がパソコンにあたります。普通自動車を運転している人は、事前にインプットされた普通自動車の車幅や車高、ハンドルやブレーキの使い方や動かした時の力の入れ具合などの情報を元に運転が出来ますが、この車が突然、レース用のF1カーに変わったら、ほとんどの人は動かすことすら出来ません。
その時に役立つのが、仮想化技術です。これに例えると、仮想化技術は運転している人間と自動車の間に入り込み、普通自動車とF1カーの運転の違いを自動修正して、運転している人からは、実際に運転している車がF1でも普通自動車に感じさせてしまう様な技術です。
つまり、仮想化とはパソコンとOSの間に入り込み、XPがMacBookの上で稼動したり、あるいは、Windows8用の最新のパソコンの中で、XPも同時に使えるようにしてしまう技術なのです。
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]]>いつもメールでやり取りしている取引先の担当者になりきり攻撃
これは2段階で攻撃してくる手法で、情報を盗み出したい企業の社員の担当者に標的型メール攻撃を仕掛けていきます。
例えば、ある企業の情報システムの担当者と頻繁にやり取りをしていると思われるIT関連会社の担当社員などです。
これを割り出すのは実は簡単で、そのIT関連会社のホームページなどに掲載されているお客様事例記事にお客様側の担当者がフルネームで登場しています。
そのIT関連会社側の担当社員も事例記事にフルネームで登場している場合もありますので、先ずIT関連会社側の担当社員に標的型攻撃メールを仕掛けてパソコンを乗っ取り、そのパソコンからその担当者を装って、いつものメール文面を真似て、メールの署名を付けてウイルス付きでその企業の情報システム担当社員にメールを送れば、そのメールの添付ファイルを開いてくれる確率は上がります。
標的型攻撃メールの最新手口への対策は?
標的型攻撃メールは年々、手口も巧妙化しており、それに対応するセキュリティ関連製品や不正侵入検知サービスなどが充実してきています。
また、社内の重要データ自体のアクセス権限を見直し、細かくアクセス権限や見える情報に制限を掛けたり、暗号化をするなど、セキュリティ技術面とシステム権限の両方から対策をしていきます。
しかし、現状ではいたちごっこになってしまっており、標的型攻撃メールに代表されるセキュリティの分野は、ITだけでは最善な対策は出来ても、完全な対策は出来ない分野でもあります。
IT技術で補えない部分については、従業員一人一人のセキュリティ意識を向上させることが対策の王道になります。
そのために有効な方法のひとつとして、標的型攻撃メールの模擬テストを行なうことが効果が高いです。
誰でもこういった被害に合わない限りは、自分だけは大丈夫という根拠のない自身を持っています。
しかしながら、弊社が数社の企業からの依頼にもとづいて行なった標的型攻撃メールの模擬テストに対しては、初めてのメールをやり取りする相手のメールの添付ファイルでも、すぐに開いてしまう従業員が2割程度おり、巧妙な標的型攻撃メールに対しては7割近い従業員が添付ファイルを開いてしまうという結果が出ています。こういった模擬テストを通じて、いかに標的型攻撃メールが巧妙化しているか、身近なリスクであるかと従業員に知ってもらい、セキュリティ意識の向上をしっかりとしていくことがセキュリティ対策の王道であり、企業のセキュリティリスクに対して様々な対策をしていく土台になるのです。
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]]>問合せWebフォームや公開メールアドレスでの数回のやり取り後に攻撃
ホームページの連絡フォームや公開している問合せ用メールアドレスから顧客や求職者に装い連絡をしてきます。
そこから数回、担当者とのメールのやり取りを行い、相手が油断したところで、ウイルスや不正プログラムを仕込んだ添付ファイル付きのメールを送るのです。
すると担当者はそのメールの添付ファイルを何の疑いも無く開いてしまい、そのパソコンの中にある情報や、そのパソコンを踏み台にして企業システムに侵入し、情報を盗み出されてしまうのです。
個人宛の業務用メールアドレスに上司のメールアドレスから攻撃!?
多くの企業や団体では独自ドメインを取得して、こちらをメールアドレスの@(アットマーク)以下に割り当てて、@より前は、「名字_(アンダーバー)名前」の様に規則性を持ってメールアドレスを各個人に割り振っています。
すると、その会社で誰か一人のメールアドレスが分かれば、他の人はフルネームが分かればメールアドレスが分かってしまうのです。
最近ではFacebookやLikedInなどの実名制ソーシャルメディアを見れば、勤める企業名と名前が分かってしまう場合が多いので、その会社の業務用アドレスの規則性からピンポイントでメールを送ることが出来るのです。
また、メールの送信者も簡単に送信元を偽装することができますので、会社のホームページに掲載されている役員や部門責任者のフルネームからその業務用アドレスを類推し、送信元を偽装をして標的型攻撃メールを送れば、受信者も上司からメールということで反応率は非常に上がり、被害が拡大してしまうのです。
その3に続く
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]]>2015年6月1日に日本年金機構が125万人の個人情報を、そして6月10日には東京商工会議所が1万人以上の個人情報を標的型攻撃メールにより奪取されました。
近年、発生頻度や漏えい件数の数が急激に増加しており、今までのように大企業や政府関係機関だけでなく、中小企業や個人などにも被害が拡大しています。
今回は、その被害が多くなっている標的型攻撃メールの最新手口と対策について解説をしたいと思います。
標的型攻撃メールとは?
標的型攻撃メールとは、対象の企業や組織から重要な情報を奪取することなどを目的として送信されるメールで、そのメールを受信した担当者は業務に関係のあるメールと思い込んで、そのメールの添付ファイルや記載されたリンクを開いてしまい、そこに仕込まれたコンピューターシステムを不正に動かすプログラムにより、いつの間にか情報が盗まれてしまうとメールのことをいいます。
今までの標的型攻撃メールは、送信元がフリーアドレスであったり、添付ファイルがexeなどの実行ファイルだったり、メールを使い慣れた人であれば不審に感じるメールが多かったのですが、最近の標的型攻撃メールは非常に巧妙で、一見して不審な点がなく、気がつきにくいのが特徴です。
その2に続く
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]]>設備、備品管理でのIoT活用例
文房具などの用度品や備品、企業所有地内にある植物や、フリーアドレスオフィスの机などにも、小型のセンサーを内蔵した通信端末を取り付けることにより、よりリアルタイムで省力化した維持管理を行なうことが出来ます。文房具や用度品を置いてある各拠点や各部門の棚や引き出に重量を計測したり、置いてあるモノと数量を判別出来るセンサーを置いておき、数量が少なくなると、インターネットを介して、自動発注される仕組みで、在庫を最適化して、業務も省力化出来ます。
また、企業所有地内にある植物なども、温度、湿度、日照などが計測出来る小型のセンターを取り付けることによって、今までのように決まった時間の自動潅水ではなく、樹木の土壌の状態やその日の天気や気候に応じた潅水や維持管理が出来るようになり、樹木の適切な育成とコスト削減にも活用出来るのです。
フリーアドレスにしている机にセンサーを内蔵させることによりって、利用者へのデスクの空席場所の情報提供や稼働率だけでなく、従業員のICタグなどとの連携により、誰がどこに座っているかも把握出来ますので、その情報を社内で共有することによって、直接、同僚と会って話したい時なども、誰がどこに座っているかをリアルタイムに知ることが出来ます。
総務業務に近い位置にあるIoTの活用
IoTという単語は、一見するとバズワードのような印象を受けますが、IDC Japanの調べでは、IoTは2020年に約3兆400億ドル、300億個機器の巨大市場になると言われており、AmazonやGoogle、Appleなどのインターネット関連企業が、先行者利益を取ろうと、様々なサービスや製品の開発に取り組み始めています。特に総務部門のように経営に近い位置で「人」「モノ」「金」を扱っている仕事をしている部門にとっては、様々な活用例やアイデアが出てくるのではないかと思います。一度、自社にとってのIoT活用法を検討してみてはいかがでしょうか。
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]]>IoTの現状と将来
IoTは徐々に私達の生活にも活用され始めています。
例えば、家庭用のテレビは録画用ハードディスクレコーダーなどは、最新機種には必ずと言っていい程、無線インターネット接続機能がついており、インターネットさえ繋がっていれば、世界中どこからでも番組予約も出来ますし、自動掃除ロボットには、インターネットを介して操作を行なったり、不在中の自宅内の様子などがインターネットを確認することなどが出来ます。
また、温度や湿度などの情報も内蔵センサーにより把握することができるので、帰宅前に部屋の室温を確認して、エアコンのスイッチをスマートフォンで入れたりすることが出来る機能などを備えている機種もあります。
さらには、インターネットに繋がる通信端末とバッテリーなど更なる超小型化により、コンタクトレンズにも内蔵できるものなども開発されています。この後は、具体的に総務業務でどのようにIoTが活用出来る可能性があるのかについてふれていきます。
労務管理でのIoT活用例
工場、倉庫内作業、接客や運転など、従業員の肉体作業の比重が多い職場などでは、繁忙期や特定の部署や仕事に従事する従業員に、管理者が気付かないうちに過度な肉体的負担を強いてしまうケースなどが多々あります。
過度な肉体的負担が重なると事故、怪我、病気などに繋がることもありますので、労務管理の観点から、こういったことを避けて、負荷を最適化することが、従業員の安全を図るだけでなく、生産性を上げるためにも対策が必要です。
これらを実現するために、腕時計ぐらいの大きさのセンサーを内蔵した端末を従業員に装着してもらい、そこで運動量や脈拍、筋肉の状態などを常に計測し、リアルタイムでインターネットを介して集められ、ある一定の閾値を超えた場合は、即時にその従業員を休憩させたり、負荷が低い状態にある他の従業員が応援に駆けつけるなどの対応することにより、従業員の安全確保と生産性向上を実現出来るようになったり出来るなどの使い方が考えられます。
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]]>IoT(アイオーティー)という言葉が様々なメディアを賑わしています。
これは、「Internet of Things』の略語で、直訳すると「モノのインターネット」という意味で、このIoTは世の中を大きく変える可能性を秘めていると言われています。
今回は、このIoTについて分かりやすく解説し、総務の仕事にどのように活用出来る可能性があるのかをお伝え致します。
なぜ、今、IoTなのか?
IoTを簡単にいうと、あらゆる物がインターネットを介して繋がり、情報を送受信する仕組みのことです。
実は似たようなものは1990年代からあり、遠隔地にある機械や設備をネットワーク回線を介して情報取得や監視、管理をする場面で活用されています。
身近な例ですと、エレベーターはネットワーク回線により遠隔監視をされており、異常があると保守会社に自動通報され、現場に技術者を派遣する前に、故障箇所などがわかる仕組みになっています。
今までは、専用通信回線や電話回線などのネットワークを介して行なわれており、それらが繋がるモノも大きな設備などに限られていました。
しかしながら、インターネットの発展により、通信の高速化、セキュリティの堅牢化、通信機器の超小型化と低コスト化により、大きなモノだけでなく、小さなモノや、今までは投資対効果がなかった安価なモノにも端末を取り付けて、情報取得や監視、管理を行うことが簡単に出来るようになり、この分野が再注目されるようになったのです。
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]]>FIntecの活用例
当社や当社の顧問先企業でもFintecを普段の業務に使っています。
例えば、代金や売掛金の支払です。PayPalを使うことにより、支払う側からすると、クレジットカード決済が介在するPayPalでの支払は、キャッシュアウトする時期を繰り延べ出来ますし、PayPalで支払った方がカード会社のポイントも付くということで、この決済方法を選ぶお客様も増えています。
また、請求する側としては、スマートフォンがあれば、納品時や検収時に1分程度で、その場で支払手続をしてもらうことが出来ますので、売掛金が回収不能になるリスクを軽減出来ます。
一般消費者向けのビジネスをしている企業では、飲食店や商店、インターネットショップなども仮想通貨による支払を受け付けることによって、新たな顧客を呼び込んだり、日本では仮想通貨が使える店自体が少ないので、まとめサイトで取り上げられたりと、副次的な効果も期待出来ます。
中小規模の企業であれば、MoneyForwardを使って、法人用の銀行口座やクレジットカードを登録しておけば、勝手に出入金が記録出来て、リアルタイムで会社の資金がいくら必要なのかを把握出来ますので、運転資金調達や経費を細かい粒度で管理出来ますので、資金を有効に使うことも出来るのです。
FIntecを企業で活用する意義
最初はごく限られた人々向けの金融サービスと思われていたFintecですが、物心ついた時からインターネットを使っているデジタルネイティブの世代にとっては抵抗がない、ごくごく当たり前の使いやすい金融サービスなのです。
お金を支払うために相手に銀行口座番号を聞いて、ネットバンキングでIDとパスワードを何度も入力確認をしながら手続きしたり、パソコンや手書きで帳簿を付けたり、金融機関と何度も交渉して運転資金を調達することなどは、彼らからすると時間と労力の無駄だと思うのかもしれません。
インターネットサービスが日本で普及し始めてから20年が経過しました。
デジタルネイティブな世代が、今後の消費の主役になり従業員に占める割合も増えてきます。こういった世代に対応した新しい金融サービスを日々の業務での活用こそが、業務の効率化だけではなく企業全体のイノベーションを進める施策の一つではないかと思います。
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]]>FinTechの特徴はユーザー視点の使いやすいサービス
従来の金融機関でもFintecと同様のサービスが提供されているのだから、そちらのサービスを使えば良いのではないかと思われるかもしれません。
また、同じ様なサービスは今までもあったのに、何を今更と思われる方もいるかと思います。
しかし、Fintecが急激に普及し始めているのは、スマートフォン、クラウドによって、ユーザー視点で圧倒的に便利なサービスを提供出来るようになったことが大きな違いです。
例えば、銀行口座番号という相手に聞かないと分からない数字ではなく、いつも使っている相手のソーシャルメディアIDさえ分かればお金を送金することが出来ます。
面倒な経費の入力も、パソコンの前に座って入力するのではなく、ネットバンキングのデータを自動で集め、レシートをカメラで撮影するだけで入力することが出来ます。
スマートフォン一つで相手にお金を振り込んだり、見ず知らずの人や企業からインターネットを通じて資金提供をしたり、されたりすることが出来るのです。
その3に続く
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