日本クラウドコンピューティング株式会社
代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
今年3月の新型コロナウィルス拡大防止策の1つとして、在宅勤務をした方も多かったと思います。
在宅勤務をするにあたり、改めてオフィスの外で様々なコミニケーションツールを使って仕事を進めることの重要性を感じられたのではないかと思います。
今回はコミニケーションツールの1つとして今、注目をされて、導入が進んでいるSlackについてお話をしたいと思います。
Slackは、同社の公式Blogによると2019年9月時点で、全世界で日間アクティブユーザー数が1,200万を超える世界No.1シェアのビジネスコミュニケーションツールととなっています。
また、導入している企業、団体、政府関連ですと、海外ではNASAやBBC、IBM、日本国内では日本経済新聞社、メルカリ、クックパッド、Cygames、DeNAなどが導入しています。
同じく、Slack社が約1,600社を対象に2015年におこなったアンケートでは、Slackの導入により、「メールの量が 48.6% 減少」「ミーティングの数が 25.1% 減少」「生産性が 32.0% 上昇」という結果が出ています。
スラックは一般的にビジネスチャットと言われていますが、それだけではないメリットや効果が多くあります。既存のチャットツールや、Eメール、電子掲示板と比べて何が違うのか、また、そのメリットなどを説明していきます。
働き方を変える新たなコミニケーションツール
スラックはビジネスチャットになります。
しかし、今までの双方向のメッセージを送るチャットと異なり、このツールの本質はチャット機能を活用しつつ、今までの知的集約型の業務をより良いものに変えていくことが根幹の思想にあります。
オフィスワークと言う知的集約型の仕事の仕方を劇的に改善し、過去の知的資産を将来に生かしていくところがコミニケーションツールとして新しいところです。
そのメリットを3つに分けて説明して参ります。
1.電子メールにより起こる情報の分断をオープンにし、情報共有をする
電子メールでは、そのメールの宛先に含まれている人の中でしか情報共有をすることができませんでした。
例えば、年末調整の業務等は、毎年税制や法律などが変わり、また各個人従業員を移動で特別な対応をしなければならないケースなどもあります。
毎年、同じメンバーで仕事をしていれば良いのですが、従業員や、その業務を1部を担って頂く派遣社員や業務委託先などのメンバーは変わってしまいます。
その度に、新しく加わったメンバーに対して、昨年の年末調整業務の経緯や個人ごとの特別な対応を共有するのは非常に時間も手間もかかります。
また、その電子メールのやりとりが残っていたとしても、その内容をあなたがメンバーに全てのメールを転送を情報共有していくのも大変な話です。
Slackは、メンバー同士のチャットでやりとりを行いますが、そのやりとりはチャンネルと言われる掲示板のように残っていきます。
そしてその情報は次に同じようなプロジェクトが再開される際に、新たなメンバーを紹介して加わってもらい、過去の情報など閲覧し、共有してもらうことができるのです。
また検索機能も優れていますので、検索すれば必要な情報が新しいメンバーをすぐに取り出せ、また過去から居るメンバーにとっても、情報を再度、見直すことができるという大きなメリットがあります。
2.情報の内容によって、公開、非公開、メンバー制限も可能
スラックはチャットの履歴が保存し、検索しやすいことだけではありません。
そのチャットも、必要以上のメンバーに共有したくない時や、あるいはすべてのメンバーに共有したい等、必要に応じた使い方をすることができます。
つまり、情報の機密性に応じて使い方ができるということです。
これが例えばSkypeなどのチャットツールですとメンバー全員に共有され、また別のやりとりは個別にやるといったことでチャット履歴の扱いが非常に煩雑になります。
しかし、Slackであれば、情報が中央に集約され、同一アカウント、同一の分類も行われますので、全てにおいて過去履歴の検索や参照が簡単にできるようになり、過去の情報資産を将来に生かすことができるのです。
3.外部ITツールとの連携やワークフローも!
現在、ビジネスにおいても、様々なITのツールやアプリケーションが現場で使われています。
例えば、データの保存はGoogleドライブやDropboxを使い、顧客サポートではZendesk、 外部向けの広報や集客ではTwitterを使うといったことです。
また、プロジェクト管理なのでAsanaやTrelloといったツールとの連携も行えます。
Slackで評判の良い最も評判の良い機能として、ワークフローツールがあります。
例えば、入社後の手続きや、中途採用、新入社員の基本的な新入社員研修、何をやるべきかということを、具体的にワークフロー作成して、新入社員の方はmそのワークフローに従って様々な手続きを進めたり、自分自身でその会社で仕事をするための準備を進めてもらうことができます。
このように、スラックでは今までの様々な便利なICTツールのいいとこ取りをして、さらに業務を効率化する機能が盛り込まれています。
また、最近では電子メールは社外とのコミュニケーションに特化して、それ以外はSlackという文化もベンチャー企業を中心に定着化しつつあり、このSlackは必須のツールになりつつあります。
働き方改革を支援するツールの一つとして、必要に応じて検討してみてはいかがでしょうか?
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清水 圭一
ニールセン デジタルは、2019年上半期のPCとスマートフォンの利用実態をまとめたレポート「Digital Trends 2019上半期」を発表しました。
このレポートによると、スマートフォンからの動画サービスの利用状況が動画視聴の月間平均利用時間は、2019年6月時点で7時間13分と5年間で約4倍に伸びており、YouTubeの企業活用においても待った無しの時代に突入しつつあります。
今回は、動画配信サービスの代名詞となっているYouTubeを企業で活用すべき理由や活用方法についてお伝えしたいと思います。
<図表引用元>
https://www.netratings.co.jp/news_release/2019/11/Newsrelease20191121.html
購買行動はYouTubeから始まっている
CA Young Labが2018年に発表した「10-30代世代別YouTube動画視聴と商品購入の関連調査」の調査結果によると、10代の6割が「商品購入を検討する際にYouTuberの動画を参考にする」と回答しています。
さらに、4割以上が「YouTuberが紹介していた商品を購入したことがある」と回答し、YouTuberが購買に対する高い影響力を持っているのがわかります。
この調査レポートは調査対象は若者ですが、YouTube視聴者の性別、年齢、住んでいる地域、所得、職業、学歴、家族構成などその人のもつ社会経済的な特質データ(デモグラフィック)も、比較的老若男女のバランスがよいという特徴があります。
そのため、企業がYouTubeを活用することにより、幅広い層に購買行動を促すアプローチ出来ることを示していると言えます。
YouTubeは企業動画コンテンツのハブとして活用
企業のネットマーケティングにおける動画の重要性が高まっており、動画コンテンツをマーケティングの中心に据えて活用する企業も増えています。
動画は企業Webサイトや各種SNSなどさまざまな場所に掲載できます。
しかし、それぞれに動画を掲載すると、動画コンテンツが分散してしまうため、せっかく集めた各サイトの訪問者の滞在時間が短くなり、マーケティングの効果としては効率的ではありません。
そこで、YouTubeに企業のチャンネルを作り集約しておくことで、チャンネルを動画コンテンツのハブとして使えるのです。
制作した動画をあらゆるチャネルに展開したり、過去の動画を蓄積したりすることで、各サイトの訪問者の滞在時間を長くして、自社の動画コンテンツに引き止めておくことができるのです。
検索行動はGoogleからYouTubeへ
今まで私たちがを検索する場といえば検索エンジンが一般的でした。
しかし、動画があった方が理解が深まるビジネスマナーやビジネスで必要なスキル、人柄や雰囲気、想いなどまで体感したい会社のキーパーソンの講演やインタビューなどは、動画の方が情報量が圧倒的に多いため、まずはYouTubeで検索するという使い方も増えてきました。
また、Googleで検索すると、YouTube内の動画も一緒に検索してくれるので、結果的に検索で求めていたコンテンツはYouTubeにあるということも日常茶飯事です。
企業トップが自らYouTuberに
企業トップが動画で情報発信する場合、自社商品紹介や企業紹介、決算発表会などに限られていました。
ところが、最近では会社のトップが自らYouTuberとなり、会社や商品の紹介をしたり、視聴者に有益な情報を発信し、その最後に自社の魅力を語り、求人募集をするといった活用がされています。
会社経営者のYouTuberでは、マコなり社長のYouTubeチャンネルは、30万人以上のチャンネル登録者を抱え、主にはビジネスのスキルの情報を発信していますが、最後に会社の紹介や求人募集を呼びかけ、いわば、有益なビジネススキル動画で意識の高いビジネスパーソン集客し、自社のサービス宣伝と人材募集を動画の最後に告知する活用をしています。
家庭用テレビでYouTubeを見る時代
今、販売されているテレビの大部分は、インターネット接続機能があり、放送局を選ぶのと同じような感覚でYouTubeにアクセスすることができます。
また、テレビにインターネット接続機能がなかったとしても、Amazonが販売するFireTVなどの端末を数千円で購入し、テレビに接続すれば、簡単にテレビからYouTubeにアクセスできる環境が手に入れられてしますのです。
つまり、YouTubeで情報発信をする企業からすれば、時間や場所に制約のない放送局を持つのと同じことなのです。
YouTubeで検索すると待った無しの理由がわかる
一度、皆さんの会社がビジネスとしている商品やサービス、会社や部門が抱える課題、求める人材や目標などのキーワードをYouTubeで検索してみることをお勧めします。
営業や販売促進部門でなくても、総務部でも人事部などの部門や職種でも役立つ多くの動画コンテンツが見つかり、また、同じ業界の成長著しい企業がYouTubeを上手く活用していることを目の当たりにし、大きな刺激を受けると共に、YouTubeを活用していない危機感を感じることになるかと思います。
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「オフィスプリンターの検討方法とペーパーレス化の推進」
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清水 圭一
オフィスのペーパーレスが進み、会議などの配布資料などもデジタル化したりと、一昔前に比べるとオフィス文書の印刷枚数はかなり減ってきています。
しかしながら、オフィスから紙を全てなくす事は実質的に不可能であり、特に営業部門等では、お客様に提出する見積書や契約書、商品やサービスの説明をする際の提案書など、どうしても紙が必要になってしまいます。
そういった最近のペーパーレス化の推進状況から、オフィスで使われるプリンターや複合機(以下、プリンター)も、一昔前のレーザープリンターの択一から、オフィスのプリンターの用途や出力枚数によっては、インクジェットプリンターも選択肢の1つとなってきました。
今回は、まずオフィスで使われるプリンターは、レーザー方式が良いのか、インクジェット方式が良いのか、皆様の会社のプリンターの利用状況を踏まえ、何を基準に選択判断をすれば良いかを説明をしていきます。
レーザー方式の最大のメリットはスピード
今でも、多くのオフィスで普及しているプリンターの印刷方式はレーザー方式です。
この方式の最大のメリットは、印刷スピードが速い点です。
機種にもよりますが、インクジェット方式のプリンターと比較して2倍以上、モノクロ文章の場合は、10倍以上のの速さで印刷します。
レーザープリンターのもう一つのメリットは、直接的に発生するランニングコストの安さです。
特に大量印刷をすることが前提のレーザープリンターは、1枚あたりのコストもインクジェット方式のプリンターと比較した場合、機種にもよりますが半額以下になることも少なくありません。
このようにレーザープリンターの印刷スピードとコストにおいては、いまだにレーザープリンターが圧倒的な優位になっています。
レーザー方式プリンターのデメリットは電力コスト
レーザー方式の最大のデメリットは、熱を利用して印刷をする方式のため、電気代がかかるという点です。
レーザー方式とインクジェット方式では、メーカーや機種にもよりますが、表1の通りおおよそ10倍近い差があります。
一方、インクジェットプリンターの最大のメリットは、レーザープリンターと比較して消費電力が圧倒的に低い点です。
小規模オフィスや、ペーパーレス化が進んでいて、印刷需要があまりなくプリンターはほとんど使わないが、なければ困るので置いておきたいという企業にとっては、直接的なコストだけでなく、間接的なコストまで考えると、インクジェット方式のプリンターが良い場合も多くあります。
表1 |
||
|
レーザー方式 |
インクジェット方式 |
最大電力 |
1100-1300W |
80-100W |
稼働時電力 |
500-600W |
60-70W |
待機時電力 |
100-150W |
9-10W |
スリープ時電力 |
1.5-4W |
4-5W |
写真や高精度のイラストを印刷ならインクジェット方式
プリントアウトするものが、写真やイラストを多用するよう資料を多く使う業種や業態の企業では、そのような印刷が得意なインクジェット方式のプリンターをお勧めします。
レーザープリンターは4色で写真や文書を表現しますので、その表現色に限界があります。
しかしながら、インクジェットプリンターなら何十色ものカラーを使って印刷を細かい粒子のインクを吹き付けることで繊細に表現できますので、色彩豊かな写真やイラストを印刷する場合は、レーザープリンターよりも高い再現度で出力できます。
ペーパーレス化が進まないのはプリンターがオフィスにあるから?
プリンターが使えるところにあるからペーパーレス化が進まないという考え方のもと、プリンターをオフィスから一掃した企業も現れるようになりました。
どうしても紙が必要な場合のみ、富士ゼロックスが全国のセブンイレブンで展開するネットプリントのサービスや、キンコーズなどのコピーサービスをしているところに依頼をするという方法です。
こういった極端な方法を取らないと、なかなか私たちが数十年間に習慣化されてしまった紙で印刷するという文化は拭い去れないのかもしれません。
表2 |
||
項目 |
インクジェット方式 |
レーザー方式 |
印刷コスト |
1枚あたり約6円 |
1枚あたり約3円 |
印刷特性 |
写真、イラストなど高精度なカラー印刷に強い |
文章印刷モノクロ印刷に強い |
インク特性 |
耐水性が低く滲む可能性あり。両面印刷は用紙品質次第で裏写りする |
耐水性が高く滲まない。両面印刷も用紙を選ばない |
印刷の速さ |
低速から中速 |
非常に高速 |
初期導入コスト |
安価 |
高価 |
交換部品の価格 |
安価 |
高価 |
消費電力 |
少ない |
非常に大きい |
トータルコスト |
枚数が少ないほど割安 |
枚数が多いほど割安 |
ただし、外部でプリントアウトする場合は、情報漏洩対策や個人情報保護法の遵守の観点から、社外秘の資料や、個人情報が含まれた資料などは印刷しないルールや社内規定が必要です。
このようにオフィス文書の印刷1つとっても、レザー方式か、インクジェット方式か、外部サービスを活用するかなど、選択肢が多く出てきました。
企業の紙の資料印刷にの需要や、その印刷された情報を守る必要性なども変わってきて、新たなサービスの選択肢も増えています。
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表2にてインクジェット方式とレーザー方式の比較をまとめました。自社にとって最適な方法を今一度検討してみてはいかがでしょうか?
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清水 圭一
2019年8月23日に、大手のクラウドサービスの一つであるアマゾン・ウェブ・サービス(Amazon Web Services、以下AWS)の東京リージョンで障害が発生し、国内のさまざまなサービスに影響を及ぼしました。
AWSが復旧するまで、モバイル決済サービス「PayPay」や、仮想通貨取引所「Zaif」、オンラインゲーム「アズールレーン」、PCショップの「ドスパラ」などのサービスが停止するなど、社会的な影響もありました。
AWSという1つのクラウドサービス障害が起きただけで、多くの企業やサービスに影響を及ぼしたため、クラウドの信頼性に疑問を持った印象をもたれる方も多かったのではないかと思います。
本日はクラウドの信頼性の考え方と、万が一のクラウドの障害に対応する方法、また、ICTシステムの業務継続とコストの観点から、どこまで企業のICTシステムでも業務継続に投資をするかについて解説をします。
クラウドと自社システム構築との対比による投資判断
つい十数年前までは、自社の業務システムは、自社構築するのが当たり前で、クラウドを使うこと自体が珍しい状況でした。
その場合、業務システムが稼働しているオンライン時間も、夜間メンテナンスなどの時間から、9時から22時までなどの場合が多く、利用も限定的でした。
それがクラウドの登場によって、安価な利用料金で夜間メンテナンス時間を極小化したり、システムを二重化することにより、業務システムのメンテナンス時間の制約がなくなってきました。
例えばAWSの主要サービスである「Amazon EC2」において、顧客とのSLA(サービスレベル契約)として提示している稼働率は99.99%ですので、年間の停止時間は約53分になります。
一方、クラウドの信頼性は疑問だからといって、システムを自社構築をして、クラウドと同じような稼働率を実現するとなると、サーバーやホストの二重化などのコストがかさみます。
ここで検討しなければないならいのは投資対効果です。
実際に自社でクラウドサービス以上のの信頼性を確保したシステムを作る選択をする場合には、そのシステムが停止したときの機会損失を算定する必要があります。
この機会損失額が、数億あるいは数十億円以上と言うのであれば、クラウドサービスよりも優れた信頼性、安全性、セキュリティを兼ね備えたシステムを自社で構築するメリットがありますし、経営層にもそのような判断をしてもらうことが可能です。
しかしながら、クラウドサービスの信頼性に不安を覚え、クラウド以外の選択肢を検討する企業は、その業務システムがダウンした時の機会損失を算定し、その金額を含めて、自社構築でクラウドよりも信頼性、安全性、セキュリティを兼ね備えたシステムを作った場合のコストを比べ、数値化したデータで比較検討をしなければなりません。
2つのクラウドサービスを使うという選択
また、クラウドサービスをより信頼性、安全性、セキュリティを兼ね備えて使うための選択肢としては、1つのクラウドサービスではなく、2つ以上のクラウドサービスを利用し、万が一特定のクラウドサービスが利用できなくなった時は、もう1つ、別の会社のクラウドサービスに切り替えて使う方法があります。
コストは、場合によっては2倍近くに跳ね上がってしまいますが、信頼性をより高めて業務システムを利用したい場合に有効です。
万が一のクラウドサービスの停止の際や、大規模広域災害などで、クラウドサービスのデータセンターが致命的な損傷をした場合などでも、業務継続が出来るメリットを手に入れることができます。
また、この方法は、万が一の有事の際に使うクラウドサービスが、性能や信頼性がある程度損なわれても良いと割り切るのであれば、安価に構築することも可能です。
最近では異なるクラウド事業者同士が相互接続するサービスも始まっています。
そのようなサービスをうまく利用することにより、特定のクラウドサービスが障害で使えない場合も、もう一つのクラウドサービスに切り替えることが出来る環境が整いつつあります。
飛行機事故とクラウドの障害の関係
今回のようにクラウド関連の大規模障害やセキュリティ事故が発生すると、多くの人は、感情的にクラウドに対する信頼性に疑問を持ちます。
これは航空機事故と一緒で、一度、航空機事故が起こると、飛行機は危ないと、多くの人が、自動車や電車など他の交通手段を使うようになります。
しかしながら、事故率や死亡率と言う意味では飛行機は80歳まで毎日乗って事故に遭う確率が0.02パーセントしかないのに比べて、自動車は1年間で0.58パーセントの確率で事故に遭遇します。
最も安全なのは飛行機であることは統計的な数字からも表せられているにも関わらず、一度、航空機事故が起こると飛行機を避けてしまいます。
クラウドサービスの大規模な障害やセキュリティ事故等も同じように感情的な判断をされ、本来、考えなかればならない発生率やその損失金額など、数値的な事実を見なくなってしまいます。
大部分のクラウドサービスは、自社でシステム構築をするよりもほとんどの場合において信頼性も高く、データ消失などの確率も低くなっています。
こういった具体的な数値を確認しつつ、自社にとって何が適切なICTシステムなのかを検討して頂ければと思います。
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清水 圭一
ICTの世界では、すでに一般化、陳腐化したような製品やサービスであっても、ある日突然、ローエンド型破壊的なイノベーションによって、特定の製品やサービスが大きなシェアを奪うことがあります。
この破壊的イノベーションとは、米ハーバード・ビジネススクールのクレイトン・M・クリステンセン教授が提唱したイノベーションモデルの一つです。
既存製品の秩序を壊して、その業界構造を劇的に変化させるイノベーションを指します。
この破壊的イノベーションは新たな技術革新によって、既存製品よりも低機能、低価格、小型化、使い勝手の高さを実現させます。
その中でも、ローエンド型破壊的イノベーションは、低価格・簡便性を実現できる革新的技術を投入し、既存市場のローエンド層を獲得した上で、徐々にミドルレンジ・ハイエンド層のシェアを奪っていくイノベーションモデルを指します。
例として、iPadも発売当初は今まであったパソコンの機能をWeb閲覧とメールの送受信などの主要機能が誰でも直感的に、快適に使えるようにしたところから市場に投入し、今ではタブレットという新たな市場を作り上げ、パソコンの出荷台数を上回るまでになりました。
今回、取り上げるウェブ会議システムは登場から20年以上が経過し、どちらかと言うと、ユーザーの必要な機能は満たされ、一般化してしまっている分野でありました。
しかしながら、そのウェブ会議システムに破壊的イノベーションを持ち込み、今年の後半から始まる携帯電話の5Gのサービスや、働き方改革にも後押しされ、注目されているウェブ会議システムがあります。
今回は、ウェブ会議システムで、現在、注目されている「Zoom」について説明していきたいと思います。
ウェブ会議の参加者は1クリックで会議に参加できる
今までの多くのウェブ会議システムは参加者全員のID取得が必須でした。
例えばSkypeの場合も、事前にSkype IDを取得して、お互いにそれを知らせてから会議を始める形態が一般的でした。
しかしながら、Zoomズームは、会議の主催者さえIDを持っていれば、参加者は必ずしもIDを持っていなくても参加ができます。
そして、ウェブ会議の開始方法も簡単で、会議の主催者が指定のURLを参加者に知らせ、そのURLを参加者はクリックするだけで会議につながることができます。
また、必要なソフトウェア等は自動的にダウンロードされますので、ICTのリテラシーが高くない方々にとっても、あるいは、日常的にウェブ会議システムを使わないような方々にも、非常に優しいシステムとなっています。
ウェブ会議システムの接続が安定している
ウェブ会議システムは、社内の高速回線のもとで使えば、安定しているシステムなのですが、これが外出先などで使う場合、接続が不安定であったり、動画や音声に遅延が出るなど問題がありました。
また、画面共有機能なども、表示が遅延したりと、快適に使うには若干難がある場合が多くありました。
しかしながら、Zoomの場合、外出先で4G回線やLTE回線でも、接続が安定しており、動画や音声の遅延なども少ないのです。
既存のウェブ会議システムで遅延が出てしまう最大の原因は、アプリケーションに様々な機能を搭載しすぎて、アプリケーションそのものの動きが遅くなってしまうのが大きな原因となっていました。
Zoomは、ある程度、機能を主要なものに絞り、クラウド上で処理をすることや、動画や音声の圧縮技術により、モバイル回線でも使えるような工夫が取り入れられています。
ウェプ会議の録画、録音機能がある
1クリックで、ウェブ会議の録画、録音機能が実装されています。
例えば、会議に参加できなかった方に、その録画を見てもらったりすることが可能です。
また、音声録音も可能ですので、音声認識用ソフトウェアなどを併用すればテキスト化も簡単にできます。
それ以外にも、パソコン画面共有やホワイトボード、スマートフォン画面の共有など、ウェブ会議として必要な機能は備わっておりますので、今までのウェブ会議と比べても、遜色なく使うことができます。
会議の参加者を、さらに分けて分科会ができる
実際の会議や、研修等では、会議の参加者の役割やグループを分けて、個別に話してもらう、あるいは議論してもらうことがよくあります。
Zoomにはブレイクアウトルーム機能があり、特定の参加者だけのグループを別に作り、そちらで個別の会議をしてもらうようなこともできます。
リモートコントロール機能が実装
パソコンのサポート業務や、使い方などを相手に教える場合、相手のパソコンを遠隔でコントロールできる機能も搭載されています。
この機能を使うことにより、各営業所や拠点に入るICTのサポートスタッフを本社に一元化したり、あるいは在宅勤務の従業員のパソコンのサポートなども実施することが可能です。
働き方改革により、在宅勤務やテレワークの機会が増えているかと思います。
このZoomに限らず、ICTの世界では、今まで高額で採用が見送りになっていたシステムも、2-3年経ってみたら、安価に導入できるようになっていることがよくあります。
これを機会に、ウェブ会議システムの導入や見直しも検討してみてはいかがでしょうか?
Zoomホームページ
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清水 圭一
最近、多くのメディアで賑わせている5G。
この5Gとはスマートフォンなどで利用される第5世代移動通信システムの略称で、現行のLTEシステムと比較して100倍の伝送速度、1,000倍の大容量化、超低遅延を実現する次世代の通信技術になります。
この技術は2020年には商用化が始まる予定となっています。
今まで、私たちは携帯電話が登場してから、移動通信システムは大きく4世代を経験してきています。
音声から文字が送信できるようになり、白黒の画面がカラーになったり、高精度の写真を送ることができるようになったり、動画を快適に見ることができたり、利便性は向上しましたが、生活を激変させるというよりも、快適に携帯電話やスマートフォンといった移動通信が出来るようになったというレベルでした。
しかしながら、今回の5Gは現行の通信システムと比較しても、向上する数字が桁違いです。
100倍の伝送速度、1,000倍の大容量化と飛躍的に向上することから、今まででは移動通信では出来なかったことが出来るようになります。
今回は、5Gが会社の業務にどのようなイノベーションを与える可能性があるのかを解説して行きます。
押さえておきたい5Gの3大特徴
大きく分けて、次の3つの特徴があります。
それは「高速・大容量通信」「低遅延通信」「多数端末の同時接続通信」です。現在主流の4G(4th Generation)とLTE(Long Term Evolution)は、動画などのリッチコンテンツをスマートフォンで少し見るぐらいであれば問題ありませんが、通信速度の安定性と帯域では、まだまだWi-Fiでの通信を必要とすることが多くあります。
具体的に企業で行われている業務で5Gがもたらす特徴の恩恵は次のようなものがあります。
実際の雰囲気まで伝わるリアルなテレビ会議が可能
現在もテレビ会議が導入されている企業が多くありますが、唯一の難点は、細かいニュアンスや臨場感が薄れているということです。
どうしても、テレビ会議ですと平面のモニターに映し出される1ショットでの画像中継ですので、発表者以外の様子や細かい臨場感が伝わってきません。
また、音声も遅延を起こさないように圧縮転送が行われているため、現実の肉声と比べても再現率は落ちてしまします。
5Gにより、画像を精細な8K化や立体化などを送信することが可能になります。
また、360℃の8K動画ストリーミングが実現レベルになれば、現実の会議で自分の顔や身体を動かして特定の参加者の様子を伺う、あるいは他の参加者の雰囲気を感じながら、会議で発言したり、同意して頷いたりと、本当にその場にいるような臨場感のテレビ会議が実現することも可能です。
現場に行かずに現場作業をすることも
感触などを5Gの技術と共に先方に5Gのネットワークで伝える技術も開発されています。
これが実現すれば、実際に現場に向かって行う作業などを無人化できます。
5Gの特徴の一つである低遅延通信ですが、4Gのネットワーク遅延が0.05秒程度であるのに対し、5Gは0.001秒以下です。
これが実現できることで、5Gは現場に行かなくてはならない人間が行う機敏で精密な作業も可能になります。
代表的なものは、ネットワークの遅延が大事故や人命に関わってしまう自動車の自動運転や遠隔医療の分野ですが、企業であれば、海外にある工場で、タイミングや緻密さが要求される手作業を日本国内にいる従業員が在宅で行う、あるいは、会社で管理している地方拠点のオフィス設備や備品の不具合を本社の修繕担当者が遠隔で補修をするなどが出来るようになる可能性があります。
従業員の労災事故防止、疲労管理も
5Gの特徴である多数端末の同時接続通信です。
理論上、5Gは1㎢あたり100万以上の機器を、同時に接続できます。
パソコンやスマホだけでなく、車、家電、設備、設備、従業員などあらゆるモノがインターネットにつながるIoTの普及を加速することができます。
例えば、工場や危険作業に従事する従業員の身体の部位にIoTの無線インターフェイスやセンサーを付けることにより、従業員の身体の疲労度合い、身体的な負荷などを詳細に計測することで、労災事故を回避することも可能になります。
また、オフィス内により多くのIoTの無線インターフェイスやセンサーを取り付けて、オフィス内の空調を精緻にコントロールして、従業員に快適なオフィス環境を実現したり、太陽の位置、人の人数や位置、会議室の稼働状況などから、空調の消費電力を適正化してコスト削減をするなどといったことが現実的になってきます。
距離と時間の障壁を一気に縮める5G
5Gはスマートフォンなどのモバイル利用だけではなく、IoTやVR、スマートシティ、ロボットなどの普及を促進し、企業業務をより便利で快適で安全なものへと向上させる技術になります。
5Gの登場により現時点では想像もつかない革命的な商品やサービス、企業での活用方法がが登場する可能性も期待されている。
5Gは通信がよりデジタルと人の垣根を無くし、企業業務を行う上で障壁となっていた距離、時間を一気に縮めてくれることになるでしょう。
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清水 圭一
ICTコミュニケーションマナーの常識、非常識
新年度を直前に控え、新卒新入社員の受け入れ準備などで忙しい時期になってきました。
新入社員を受け入れる際に、多くの企業では、挨拶に始まり、名刺の渡し方、社内報告の仕方などのビジネスマナーをはじめとした新入社員研修を行います。
しかしながら、ICTに関する研修は実施している会社は少なく、やっていたとしても、Word、Excelの使い方、グループウェアや社内システムの使い方などの研修がほとんです。
しかしながら、ビジネスの現場では、電子メールを使ったコミュニケーションが主体になっている現状であるにも関わらず、ICTコミュニケーションに関するマナー研修は、実施していない会社が多いのが現状です。
今回は、特に新卒新入社員向けに行うべきICTコミュニケーションマナーの研修を行う際の重要ポイントを解説していきたいと思います。
ビジネスメールのマナー
to, cc, bccの使い方から始まり、適切なメールサブジェクトの書き方、本文の書き出し、相手に伝わるメールの表現方法、お取引先や社内宛のメールの違いや書き方、返信方法やタイミング、また、メール、ショートメッセージ、電話の使い分けなど、私たちが当たり前に行っていることも、新卒新入社員からすれば、今までに経験のないことです。
総務省が2018年7月27日に情報通信政策研究所の調査結果として発表した。
「平成29年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によれば、20代のソーシャルメディアに関わる時間は1日あたり109.8分となっており、メールの時間の70.7分を大幅に超えている状況で、過去3年間の統計からも、ソーシャルメディアによるコミュニケーションが伸び続けています。
このことからも、20代の若者のコミュニケーションは、代表的なソーシャルメディアであるLINE、Facebook、Twitter、Instagramなどのダイレクトメッセージ中心であり、電子メールは使い慣れてないことを前提に対応する必要があります。
また、仕事の社内や取引先とのメールのやり取りでも、プライベートで友人に送るような絵文字や若者言葉、略語を多用したりとビジネスにはふさわしくない不躾なメールなども多く見られます。
ここ数年のICTによるコミニケーション方法の変化は、年齢の離れていない世代間であっても大きなギャップがあります。
我々が当たり前と思っている常識も、新卒新入社員にとっては非常識となっている場合があり、基本から研修する必要があるのです。
具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。
(1)電子メールの書き方、添付ファイルの送り方
(2)電子メールの危険とセキュリティリスク
(3)取引先へのメールと社内メールの使い分け
ソーシャルメディアのマナー
LINE、Facebook、Twitter、Instagramに代表されるソーシャルメディアは、既に私たちの日常に溶け込んでいますが、新たに社会人となる新卒新入社員の方々の中には、今までの学生生活をソーシャルメディアにアップロードしているような感覚で、仕事の内容や愚痴などをソーシャルメディアにあげたり、時には大炎上するケースが多く見受けられます。
特に個人情報漏洩による炎上の場合、企業側も個人情報保護法に基づいた監督責任があるため、法的責任が追及されます。
また、例え個人的なことであっても、その内容が差別的発言や反社会的な内容により炎上した場合、従業員教育の欠如やコンプライアンス違反など企業は社会的責任を追及されるのです。
例え個人的な利用であっても社会人としてふさわしいソーシャルメディアでの振る舞いを教育する必要があります。
具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。
(1)自社のソーシャルメディア方針
(2)反社会的発言、差別的な発言、第三者の権利保護
(3)顧客・取引先・自社の機密保持義務
ICT機器利用に関するマナー
私たちの身の回りにこれだけスマートフォンを代表するようなICT機器が増えてくると、その利用方法についても新入社員に改めて、説明する必要があります。
例えば、会議中にはスマートフォンやタブレットをいじらないとか、仕事中にスマートフォンで音楽を聴きながら仕事をしない。
また、自社や取引先の機密に関すること、社内、顧客オフィスでのスマートフォンのカメラ撮影は承諾を得てから行う、個人のパソコン、スマートフォン、タブレットで業務を行わないなど、ICT機器の利用方法や規則、マナーについてしっかりと教える必要があります。
具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。
(1)ICT機器利用に関する情報セキュリティーリスクと対応
(2)ICT機器利用のマナー
(3)個人所有のICT機器利用の自社ガイドライン説明
上記のような研修を中心に行うだけでなく、最終的には受講者である新入社員の意識向上と牽制をする必要があります。
研修実施と共に、ICTの利用に関する誓約書に署名、捺印をして提出してもらったり、従業員のソーシャルメディア発言を企業側が監視するなど、複合的に対策していくことも必要になります。
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代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
いまさら聞けないRPA
近年、注目を浴びているRPA (Robotic Process Automation/ロボテックプロセスオートメーション)は、オフィスで行われている定型業務を自動化する技術となります。
例えば、私たちが日常パソコンの画面上で行なっている見積書を作成するために顧客管理クラウドサービスにアクセスをして、顧客履歴や情報をコピーして、Excelに貼り付けて、商品の型番や数量、価格を在庫管理システムで確認をして、価格を設定して、その見積書をクラウドストレージの共有ホルダーに保存をして、電子捺印をして、顧客にメールで送付するなど、この一連の作業を自動化してしまうというものです。
今まで似た様なことをしてくれる馴染みのある言葉としてマクロがあります。
また、人に代わって業務をしてくれるという意味では、AI (Artificial Intelligence /人工知能)や、ネットサービスなどで導入が進んでいる自動応答システムのBotsとの違いがわからないと言う声を多く聴きます。
今回はこのRPAについて再確認を行い、マクロやAIとの違い、また具体的に、私たちの仕事でどのように活用できるかを紹介したいと思います。
一番有名な自動化と言えばマクロ
業務の自動化と聞いて、1番最初に思い浮かべるのは、Excelなどでできるマクロではないでしょうか?
このマクロとは、プログラミング言語のひつなのですが、代表的な名称として、MicrosoftのExcelの機能の1つが一番有名です。
Excelマクロは複数の手順を記憶して自動的に実行させる機能のことを言います。
例えば、あなたが売り上げ成績をExcelで管理しており、毎月の店舗ごと、商品アイテムごとの売り上げを上司にまとめて報告している仕事をしているとします。
その際に、売り上げを店舗ごと商品アイテムごとに並び替え、その売上金額順に、あるいは、売り上げの多い店舗から自動的に並び替える一連の作業を記憶させて、実行する機能です。
これらの作業工程をExcelのマクロに覚えさせれば、2回目以降はそのマクロを実行するだけで同様の作業をしてもらうことができます。
Excelのマクロ以外にも様々なアプリケーション毎にマクロ機能があります。
しかしながら、それはアプリケーションごとの中の閉じた世界の自動化であり、アプリケーションを超えたマクロの実行は、ほとんどができません。
つまり、マクロとは、特定のアプリケーション内で業務の自動化を行う機能ことを言います。
自己学習を自律的に行うAI
一方、AIは、大規模なデータセットを感知し、理解し、行動し、学習することができます。
また、人工知能はある結果を提供するために、写真やビデオなどを含む大容量のデータも組み合わせ紐付け分析することが可能です。
そして、一番の特徴は、人工知能は自己学習機能を持っている点です。
自律的に継続的に学習し、機能改善、能力アップをすることが可能です。
例としてはIBMのワトソンやMicrosoftのコグニティブサービスなどが有名です。
Webサービスの問い合わせで使われているBots
また、AIとよく混同されているものの中で、ウェップサイトのサービス使われているBotsがあります。
このBotsとはチャットロボットの略称で、人間の会話や行動を推測して、コミュニケーションするプログラムによって成り立っています。
チャットやLine、twitterなどで話したり、問い合わせたりすると、あたかも生身の人間が対応しているかの様に、適切なコミュニケーションを取ってくれるのです。
有名なBotsとして、iPhoneで導入されているSiri、ローソンのあきこちゃん。
フロムエーのパン田一郎、LOHACOもマナミさんなどがあります。
RPAが活用すべき分野とは?
そして、今注目のRPAとは、冒頭でご説明した様は、人間がパソコンのデスクトップ上で行う操作を、ルールに基づいて自動的に再現するツールになります。
つまり、事務スタッフがパソコン画面上で行っている定型業務を自動化し、さらにはマクロと違う点は、アプリケーションをまたいで操作ができる点になります。
RPAの大手企業の活用例としては、日本生命が請求書データ入力に活用していたり、三井不動産リアルティーがスタッフの報告書受理業務などでの活用事例が出始めています。
RPAの活用ポイントは、設定したルールに基づいて自動的に作業を行いますので、ミスが発生しにくく、個人情報の保護、不正等も発生しにくいことから、人間に介在させたくない業務、人間の意図や悪意を介在させたくないような業務にも向いています。
例えば、マイナンバーを含む個人情報を扱う業務は、機密性の高い個人の信用情報に関する業務、その企業内の競争力の源泉となっている機密性の高い業務です。
ホワイトカラー人材不足解消の切り札にも
2060年には国民の2.5人に1人が65歳以上の高齢者となります。
また総人口は減少の一途をたどり15歳以上65歳未満の生産年齢人口は1990年代以降、減少傾向が続いています、この人手不足を解決するためにもRPAが活用できます。
今まで工場や物流などの分野では、ITやロボットの導入が進み、人手不足解消と生産性の向上を成し遂げてきました。
RPAはいわば、それをオフィスの業務、ホワイトカラーに拡大することができる技術として注目されています。
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清水 圭一
現在、私たちの周りにはショートメッセージ、電子メール、チャットなど様々なビジネスコミニケーションツールが揃っています。
その中でもLINEは、皆様にとってもかなり馴染みのあるツールかと思います。
メールアドレスや携帯電話番号は知らないけど、Lineのアカウントは知っている友人知人がいたり、もはや、プライベートでは、なくてはならないツールとなっている方もおられるのではないでしょうか。
Lineを運営するLine株式会社の2017年12月期通期決算説明会の発表資料によると、Lineのアクティブユーザー数は約7,300万人もおり、コミュニケーションツール、ソーシャルメディアとしても、高いシェアを持っています。
また、日間アクティブ率は70.8%と、7割以上のユーザーが毎日、Lineを使っており、もはや社会インフラになりつつあります。
Lineが優れているのは、メールと違い、送信したトークの未読既読が送信者にわかる機能です。
また、メールと違い、文頭の挨拶なども必要なく、非同期型のメールコミュニケーションと同期型の通話コミュニケーションのちょうど、中間の準同期型コミュニケーションが出来るという気軽さがユーザーに受けています。
このLineですが、多くの企業では業務利用を禁止しています。
しかしながら、禁止されているにも関わらず、職場の仲の良い同僚や懇意にしている取引先には、LINEで連絡していると人も少なくはないと思います。
今回は、このLINEを、「会社業務で使っていいのか?」ということから掘り下げて説明をしていきたいと思います。
LINEは業務では使ってはいけない! しかし…
結論から申し上げると、LINEは業務では使ってはいけません。その理由は次の3つです。
1.多くの人にとって、プライベートな使い方が多いLineは、会社の機密書類を他の友人に送ってしまったり、また誤爆と言って、友達に送るようなカジュアルなメッセージを取引先の方に送ってしまい、信用を没落させるということが起こりやすい。
2.LINEはこれだけ広く普及しているコミニケーションプラットフォームですので、悪意のあるハッカーなどに標的にされやすく、LINEアカウントの乗っ取りなどのリスクが高い
3.従業員が退職した場合など、LINE上でやりとりした機密情報、営業情報が退職者のスマートフォンなどに残ってしまう
LINE WorksであればLineを業務で使える!
Line Worksとは、ビジネス向けの有料Lineサービスで、無料版のLineのデメリットを解消しつつ、使い勝手は無料版Lineと同じように使えます。
Line Worksの大きなメリットは次の5点です。
1.企業の管理者側でアカウントの抹消や停止が出来る
2.不適切な使い方などをしていないか、監査ログの取得やモニタリングが出来る
3.また従業員が本名で登録したユーザとのみつながることが出来るので、勝手に友達登録をされたり、スパムアカウントからの被害を受けにくい
4.トーク(メッセージ)やLine電話、テレビ会議といった無料Lineの基本機能に加えて、カレンダーやデータ保管用のストレージ、メールの機能があり、グループウェアのように利用できる
5. ISO/IEC 27001、27017、27018 およびSOC2/SOC3(SysTrust)認証を取得しており、プライバシー情報保護の安全性が高い
また、最近では、グループウェアやメールは時間がかかり、めんどくさい古臭いツールだとみなすベンチャー企業などもあります。
1995年から始まったPCを中心としたICTによるビジネスコミュニケーションが、次のスマートフォンを中心としたコミュニケーションに完全移行しようとしています。
つまり、メールは廃止、パソコンも廃止、使うのはスマートフォンかタブレットで、移動中どこでも、即座に、短時間に要点のみ伝える。
スマートフォンで仕事を完結させることが当たり前という時代がそこまで来ています。
特に生まれた頃から、パソコンやインターネットが身近にあったデジタルネイティブ世代が社会人になり始めているここ数年、その傾向は加速し始めています。
LINEの使いやすさ、また、コンタクトできるユーザ数を考えると、このLINE Worksに移行しビジネスで活用するという選択肢も、企業によっては効果的なのかと思います。
特に、店舗や現場仕事の多い業種等は、常に従業員がパソコンを使えない状態にあることが多く、スマトーフォンで仕事が完結できて、こういった馴染みのあるツールをビジネスで活用するということが、働き方改革の一つになる企業も多いのではないでしょうか。
Line Worksの利用料金は一人当たり月額300円から1200円(税抜)となっております。
詳しくは、Line WorksのWeb Siteをご覧ください。
Line Works
https://line.worksmobile.com/jp/
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代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
Apple Watchに代表されるスマートウォッチが一般消費者向けに売り上げを伸ばしています。
しかしながら、スマートフォンこそ企業での利用が当たり前になりましたが、スマートウォッチを業務で利用していると言うケースは、まだまだ一般的ではありません。
しかしながら、このスマートウォッチですが、今までスマートフォンを業務中に使うことが出来なかった特定の職種や業務に従事する従業員、また、緊急事態が発生した場合に一分一秒でも確実に連絡が取れなければならない会社の幹部や、一分一秒が人命を左右するような医療従事者の連絡手段として、スマートウォッチを導入する企業や団体も見受けられるようになりました。
今回は、スマートウォッチの特徴と、どのような職種や立場の従業員が利用すると、効果的かを解説していきます。
スマートウォッチとは?
スマートウォッチとは、時計に通信機能を持たせ、スマートフォンやパソコンがなくても、時計の画面上でメールやメッセージの確認、また地図やアプリの操作、また電話と同じように音声通話ができる多機能の時計です。
代表的なものとして、アップルが販売しているApple Watchがあります。
人体に装着して利用するウェアブルデバイスの一つとしても位置付けられています。
携帯電話やスマートフォンを持ち込めない従業員向けに
データセンターやコールセンターといった職場では、オフィス内に携帯電話やスマートフォンを持ち込むことが禁止されているところが多くあります。
携帯電話やスマートフォンをデーターセンターやコールセンターに持ち込めない大きな理由は、カメラやデータ保管のためのインターフェイスがあるため、そこから情報漏洩などの事故が起こることを避けるためです。
その際に困るのが、緊急連絡を行う際の連絡手段です。
固定電話に電話をして相手が捕まれば良いのですが、固定電話の前にその相手がいるとは限りません。
当社の顧客での事例ですが、IT機器の保守サポート業務を行っている会社があります。
この会社では、自社のエンジニアが作業のためにデータセンターに入館してしまうと、そのエンジニアに緊急で知らせたいことや、本社側からそのエンジニアに円滑な業務遂行のための後方支援を電話で行おうと思っても、カメラ付きの携帯電話やスマートフォンの持ち込みができないために、その作業が終わるまで、外部との連絡ができない状態になっていました。
そういったことを解決するために、スマートウォッチ単独で通信、通話ができるApple Watchのセルラーモデルを保守サポートエンジニアに支給することにいたしました。
携帯電話と同じように通話に使うことができますし、カメラや外部の機器と接続するための物理的なインターフェイスも備わっていません。
顧客のデータセンターの持ち込み可能物品のセキュリティー要件をクリアできることも多く、保守サポート業務を本社にいるスタッフの後方支援を受けながら、円滑に進めることができるようになりました。
スマートフォンを見れない従業員への連絡手段
店舗などで接客を行っている従業員は、業務上の緊急性のあるメールやメッセージを受信したとしても、お客様への配慮やマナーの観点から、スマートフォンを出して確認することができない職種もあります。
このような職種の方に、会社側が緊急に伝えたいことがあっても、直接、その場に行って伝えるか、固定電話で呼び出すかしか方法はありません。
その場合、スマートウォッチは常に腕についていますので、メッセージやメールを送信すれば、従業員は時計をちょっと見るような仕草で、緊急性のある大事なメッセージやメールを見ることもできます。
緊急連絡が必要な会社の幹部や医療従事者向けに
スマートウォッチの代表格であるApple Watchは防水機能を備えていますので、例えばプールで水泳中であっても、自宅で入浴中であっても、ジョギング中であっても、常に通信が行われ、電話の着信やメールの送受信をすることができます。
普通の従業員はここまで緊急性ある連絡があることは滅多にありません。
しかし、一分一秒の争う緊急事態の際に必ず連絡をとることができなければならない会社の幹部や医師などの医療従事者は、Apple Watchを支給することにより、常に肌身離さず通信手段を装着することになり、たまたま、緊急連絡が必要な時に、携帯電話がカバンの中に入ってたからとか、お風呂に入っていたからとかという理由により、連絡が取れずに、大きな損失や問題になるということが回避出来る可能性が高まるのです。
スマートウォッチの登場により、今までスマートフォンや携帯電話によるリアルタイムコミニケーションの恩恵を受けられなかった職種の従業員や、どんな時でも緊急連絡を取れる状態にしなければならない立場の従業員が、スマートウォッチという身軽な通信装置に変わることにより、それが可能となってきたのです。
通信端末の進化により、いつでもどこでもどんな時でも従業員と情報共有をする機会がより広がったのです。
スマートウォッチ、さらには、将来的には、自分の眼球や脳に組み込むようなウェアラブルデバイスが開発されるといわれています。
スマートウォッチは、その入り口に過ぎません。
このICTの進化の一つが、貴社業務に貢献できるのであれば、活用を検討してみてはいかがでしょうか?
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スマートスピーカをご存知でしょうか?ここ最近GoogleやAmazon、LINEなど各社から発売されており、家電量販店やインターネットショッピングサイトを賑わせています。
調査会社のGatnerのレポートでは、世界のスマートスピーカーの市場規模は、2015年3.6億ドルから、2020年には21億ドルに急成長すると予想しています。
今まで、スマートフォンやパソコンからコンピューターやクラウドに対して命令を出したり、情報の送受信をおこなっていました。
しかし、スマートスピーカーによって、スマートフォンやパソコンからではなく、スピーカーとマイクによる命令、情報の送受信が可能になったのです。
つまり、スマートスピーカーの登場によって、音声という第3の出入力装置を手にいれたのです。
スマートスピーカーは、人間の音声を認識し、それに従った命令や情報をクラウドやコンピューターに受発信が可能になったのです。
このことによって、今までコンピューターやスマートフォンを操作したことがない人、また、手が使えない運転中や作業中であっても、コンピューターやクラウドが使えるようになったのです。
今回は、このスマートスピーカーの機能や会社の業務にどのように役立てるか、解説していきたいと思います。
スマートスピーカーの基本と利用例
スマートスピーカーには、マイクとスピーカー、そしてインターネットに接続するネットワーク機能が備えられています。
マイクが人間の音声を認識して、それをクラウド上にあるコンピューターに送り、コンピューター上で稼働する人工知能が、その回答をインターネットを通じてスピーカーから音声で回答する仕組みです。
例えば、「今日のスケジュールは?」とスマートスピーカーに尋ねれば、スマートスピーカーからその情報がクラウド上のコンピューターに送られ、コンピューターはその指示を送った人のスケジューラー情報を参照して、その情報を読み上げる音声データを返答します。
例えば、受け答えとしては、「本日は朝9時から山田社長訪問、11時から営業部で会議、12時から取引先と会食」といった具合に、応答してくれます。
他にも、「今日の日経平均は?」「東京の今日の天気は?」と尋ねれば、適切な情報をインターネット上で検索し、その回答を音声で返答してくれます。
スマートスピーカーの機能は、音声でインターネット上の情報を検索して、応答するだけではありません。
家電などの操作もできるのです。「明かりをつけて」と言えば照明器具のスイッチが入り、「掃除をして」といえば、ロボット掃除機が掃除を開始するといったように、スマートスピーカーと連携する機器も音声で操作することができるのです。
こういった機能は、スマートスピーカーを提供する側が事前に、その音声による指示できるようにプログラミングをして、適切な返答あるいは動かすを設定しています。
例えば、アマゾンが提供するスマートスピーカーでは、これを「スキル」と呼んでます。
このスキルは、使う人によってカスタマイズをしたり、あるいは専用のものを作ることもできるのです。
現在でも、某飲食店等は、この音声スピーカーのから注文を受け付けて、出前の注文を受けることができます。
それ以外にも、語学の勉強や子供の話し相手など、音声でのコミュニケーションという点から、語学学習の相性は非常に良いものとなっています。
簡単な業務はスマートスピーカーで対応
実際に、各企業でこのスマートスピーカーを活用するとすれば、社内の来客用会議室にスマートスピーカーを設置します。
会議の主催者が「お茶を5人分会議室に持ってきて」とスマートスピーカーに向かって依頼をすれば、その情報を受付や業務委託するするカフェに配信し、お茶を持ってくるといった具合です。
また、受付にこの音声スピーカーを設置して、来客者の方が来訪先の名前を告げることによって、自動的に来訪先社員に通知をしたり、予約してある会議室名や行き方を案内をしたりといった仕組みづくりが可能です。
スマートスピーカーと業務の連携
車で外出することが多い営業社員の車や、運送業であればトラックなどにスマートスピーカーを設置することによって、本社からの指示メールを自動的に読み上げたり、あるいは、社員から本社への連絡に利用なども、今後の機能強化によっては利用できることが考えれます。
また、最近ではMicrosoftがWindows10のCortana、HP、Acer、AsusはWindows 10搭載のPCにAmaoznの音声AIエンジンAlexaと連携を発表するなど、既存のITサービスと連携を深める動きが活発になっています。
今後、連携が深まれば、例えば、視覚障害者の方であっても、社内のメールを書いたり、あるいはそのメールを読み上げてもらうことによって健常者とに近い業務ができるようになったりすることも考えられますし、仕事のメールは通勤中や移動中に音声で聞く、顧客管理システムや稟議システムの入力や承認は、音声で入力や確認をしたり、発注や手配も、移動中の車で音声で出来る時代も近づいています。
実際のamazonが販売するスマートスピーカーは音声で商品を購入することもできます。
スマートスピーカーは一般家庭や消費者のためだけのものではなく、今までパソコンやスマートフォンを使うことが困難であった職場、職種、人たちに、新たな仕事の仕方や選択肢を提供できる可能性が広がってきます。
まだまだ、黎明期の製品、技術ではありますが、これを機会に社内業務での活用を検討してみてはいかがでしょうか?
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ICTシステムで利用する製品は一定の期間が経過すると、ICTメーカー側が保守サポートを終了したり、あるいは保守サポートの対応時間が平日のみになったり、既知の障害のみにしか対応しないなど、保守サーポートのサービスレベルがが下がったりします。
この時期を迎えるタイミングは、ICTメーカーよってまちまちですが、その製品の販売終了から、おおよそハードウェアで5年、ソフトウェアの場合は、最新バージョーンよりも2世代前以上に古くなると、このの適用を受けるケースが多くなります。
また、保守サポートのサービスレベルが下がるだけでなく、保守サポート料金が、今までの1.5倍から2倍にまで増額するベンダーなどもあります。
そのため、重要なシステムであれば、ハードウェアを定期的に新しく入れ替えたり、あるいはソフトウェアを最新バーションにアップグレードするなどして、安心して使い続けるための施策を行わなくてはなりません。
しかしながら、業務的に追加要件がないシステムなどは、できるだけハードウェアも今のまま使い続けたいというのがユーザ側の希望であり、ソフトウェアも安易にバージョンアップをしてしまうと、今度はOSやアプリケーションに影響を及ぼすこともあります。
その時に、活用したいのが、ICTメーカーの公式な保守サポートではなく、その製品を提供するメーカーとは全く無関係の会社が提供する第三者保守(サードパーティーサポート)になります。
今回は、この第三者保守がどういう時に使うべきか、またそのメリットやデメリットをご紹介したいと思います。
第三者保守とは?
第三者保守とは、保守対象製品メーカーとは全く関係のない会社が、その製品の保守サポートを、自社で調達した保守部品や自社育成したエンジニアの技術や知識を使いl、自社の責任において保守サポートを行うことです。
それと反対に、ベンダー保守とは、保守対象製品のメーカーが認定した代理店、パートナー会社が行う保守サポートをいいます。
重篤な故障やトラブルが発生して、保守サポート会社が手に負えない場合、ベンダー保守の場合は、製造元であるメーカーが支援を行うのに対して、第三社保守の場合は、その支援を受けることが出来ません。
しかしながら、第三者保守を行う会社は、製造メーカーに支払うコストがない分、その分、ユーザ側に安く保守サポートを提供できるメリットがあり、また、ベンダー保守対象外となる古い製品であっても、保守サポートを提供できる場合が多いというメリットがあります。
ハードウェアの第三者保守
ハードウェアは販売終了から5年が経過すると、メーカー側が保守サポートを打ち切ります。
それ以上、ハードウェアを使い続けるためには、メーカー側にサポート費用を増額して特別対応をしてもらうが、ユーザー側で保守パーツを集めてきて、自己責任で対応するといった対応でしたが、このような場合に、第三者保守を利用することができます。
第三者保守ができるハードウェアは、国内外の大手メーカーの主要製品ですが、保守部品は適切な環境で保管され、定期的に稼働試験なども行っておりますので、自社で保守部品を持つことに比べたら、コストも品質も第三者保守の方が上と言うことになります。
また、ハードウェアはOSやアプリケーションと密接に連携しており、ユーザー側で生半端な知識で部品を交換したら、OSが立ち上がらなくなってしまうことも起こりえます。
第三者保守はそういったOSレベルまでも含めた形でサポートを提供してくれるところもありますので、一元化されたサポートを提供を受けることができます。
ソフトウェアーの第三者保守
ソフトウェアの場合、常にバージョンアップを行い新しいバージョン、追加された機能などを利用する際はベンダーの正式保守サポートに入る必要があります。
ただし、バージョンアップをこれ以上しないと決定している場合、第三保守が活用できます。
またソフトウェアの第三者保守は、ベンダー保守と比較して半額以下になるケースも多くあります。
第三者保守のデメリット
もちろん第三者保守にはデメリットがあります。
それはハードウェア、ソフトウェア製造メーカーが第三者保守を正式には認めていないということです。
認めていないどころではなく、敵対視しているところもあり、裁判で係争中というところもあります。
これは、言い換えれば製造メーカー側は何があっても助けてはくれず、あくまでユーザ側と第三者補修提供会社側で何とかするしかありません。
リスクコントロールが鍵
第三者保守は、多くの大手企業でも採用されており、ICTシステムの延命、コスト削減に大きく貢献していることは事実です。
また、適材適所でベンダー保守と第三者保守をICTシステム毎に使い分けている企業も多く見受けられるようになりました。
そのリスクコントロールができるのであれば、第三者保守を検討してみる価値はあるかと思います。
参考
ハードウェア第三者保守 データライブ
ソフトウェア第三者保守 リミニストリート
https://www.riministreet.com/jp
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清水 圭一
年度末の決算に目処がつき、新年度に向けて会計業務の効率化、コスト削減を目指して、会計システムを新たに検討する会社も多いのではないかと思います。
一昔前ですと、顧問契約をしている会計事務所指定の会計ソフトを使うケースがほとんどでした。
しかし、現在では、クラウド型の会計システムが、機能的にも進化を遂げており、かなりの業務効率化ができると謳われていることから、ユーザー企業側が積極的に関心を寄せています。
今回は、クラウド型会計システムの選定のポイント、メリット、デメリットについて、解説していきたいと思います。
最大のポイントは経理業務の自動化
従来の会計システムでは、会計業務を一つ一つ、手入力で会計システムに取引や入出金を入力をしていましたが、最新の会計システム、特にクラウド型会計システムでは、銀行、クレジット会社などの金融機関との取引データの連携をすることが出来ます。
一度、金融機関のインターネットサービスと連携しておけば、自動的に明細や取引を読み込み、記帳してくれます。
勘定科目も自動的に分類してくれたり、ユーザー側でパターンを設定しておけば、自動で会計システムに記帳をしてくれるのです。
これは、なかなか便利で、現金や手形取引がない業態などは、銀行とクレジットカードを介して入出金をしておけば、大部分の記帳業務を自動化することが出来てしまうのです。
従来の会計ソフトでも同じことはできるものもあったのですが、金融機関側のインターネットサービスの仕様の変更が多く、それに対応した自社の会計ソフトをバージョンアップして行くのはかなり負荷のかかる作業でした。
しかりながら、システムの提供形態がクラウド型であれば、ユーザー側はバージョンアップの手間がかかりません。
この機能の搭載は、クラウド型会計システムを使う大きなメリットとなります。
これにより、記帳業務にかかっていた時間が40分の1になったとクラウド型会計ソフトの広告などでは謳われていますが、当社も自社や当社コンサルティング先で導入してみたところ、業種、業態にもよりますが、その数字に近い導入効果を得ることが出来ています。
給与システムの連携
会計システムというのは、様々なお金の流れをインプットして、最終的に決算をすることが目的です。
しかし、インプット部分で、どの会社でも大きな負荷として付きまとうのが、給与計算です。
残業代や社会保険、所得税を計算して、経理システムに受け渡すことが必要になります。
この受け渡しを、手入力やエクセルでの連携でやっていると、手間がかかるばかりか、計算ミスや月次決算の遅れなどが起こり、正確な会計情報を知ることが出来ません。
ここで重要なのが、会計システムと給与システムがシームレスに連携できるかどうかです。この2つのシステムが連携できるかどうか、ワンストップで使えるかどうかが、その後のバックオフィス業務全体の効率化に大きな影響を及ぼします。
経費精算システムとの連携
ここの従業員に立て替えてもらう業務交通費や小口の購入品などの経費清算も、金額こそ大きくないですが、件数が多いこともあり大きな負荷となっています。
多くの企業では、各従業員の経費精算をエクセルなどで取りまとめて、月に一度、精算をしているかと思いますが、これを会計システムと連動した経費精算アプリを使い、スマートフォンから入力、レシートを撮影して、入力、提出してもらうのです。
さらに、その経費内容がワークフローで上長などの承認権限者が確認を行い、承認されたものが経理担当者に入り、経理担当者の確認を持って会計システムに書き込まれるという連携が可能です。
これは、経費精算をする従業員にもメリットがあります。例えば、経費のレシートを撮影するだけで支払先、金額などを自動的に記録をしてくれたり、交通系電子マネーから経路、運賃、日付を読み取る機能があるものを使えば、経費清算の時間を大幅に削減することが出来ます。
また、経路運賃計算をする機能が含まれている経費清算アプリもありますので、それらを使えば、最小限の手入力で正確な経費清算を行うことが出来ます。
クラウド型会計システムのデメリット
クラウド型の会計システムですが、もちろんデメリットもあります。クラウド型は従来のソフトウェアインストール型の会計システムと違い、利用している期間はずっと料金を払い続けなけければなりません。
例えば、過去数年の会計データを使って、経営分析をしたいという場合などは、そのクラウド型会計システムの契約期間中に、過去のデータをダウンロードしておかないと、経営分析をしたいと思った時点で、他の会計システムに乗り換えていた場合などは、出力した帳票からデータを手入力をしていくしかありません。
また、顧問契約をしている会計事務所側が指定する会計ソフトを使わないと、会計事務所から請てもらえない可能性もありますので、事前の確認が必要です。
しかしながら、クラウド型会計システムを使うことによって、業務が効率化されるだけでなく、企業会計スピードが高速化されることが大きなメリットです。
多くの会社では、1-2ヶ月遅れの会計データを見ながら経営判断をしているところ、リアルタイムで金融機関や従業員の給与や経費などを含めた会計数字を見ながら経営判断をするのでは、判断の正確性も向上します。
これは、自動車の運転に例えれば、2ヶ月前の風景を見ながら運転するのと、リアルタイムでの風景を見ながら運転するのと同じなのです。
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「なぜ、御社に提示されるICT関連の見積金額は高いのか?」
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清水 圭一
当社がコンサルティング先企業の経営者からよく聞かれる質問の一つに、「ICT関連費用を下げる方法を教えて欲しい」ということがあります。
これだけ、一般消費者向けのパソコン、ネットワーク機器、クラウドサービスなどが値下がりして入るにも関わらず、いざ取引のあるICTベンダーに見積を取ってみると、そんなに安くはなっていません。
同規模の同業他社などで低コストで最新のICTシステムを導入した金額を聞いて、自社でも見積を取ってみても、そこよりもはるか高い見積を提示されて、導入を断念したという話も聞きます。
この原因は、見積を提示するICTベンダー側にあるのではなく、見積を取るユーザー企業側に問題があるケースが多い場合がほとんどです。
今回は、なぜ、ICTベンダーは高い見積を提示するのか、よくある事例を元に解説したいと思います。
後から過度な要求をするブラックユーザーになっていませんか?
ICTシステムというのは、導入をする時よりも、導入後の保守サポート、運用に非常にコストがかかる投資です。
また、ユーザー企業側の担当者がある程度、ICTの知識やスキルがないと、的確な見積要求をベンダー側に出すことが出来ません。
多くの企業の場合、一度、予算が通った後は、追加予算取得が難しいため、後から必要な作業や物が出てきても、ユーザー企業側の担当者が、ICTベンダーに当たり前のようにそれを無償提供させるブラックユーザーになっているケースが日常茶飯事です。
ICTベンダー側も、過去の取引や他のICTベンダーからの情報で、ブラックユーザー企業に対しては、そういった要求を上乗せした金額、リスクのない金額を積んで提示することは、当たり前の様に行われています。
誰もが知っているような大手企業の中にも有名なブラックユーザー企業としてICTベンダー会社で認知されている会社も多くあり、あまりに酷いブラックユーザーに対しては、数十億円を超える大型商談であっても、見積提示も辞退する場合があります。
ユーザー企業からすれば、多額の取引してやっているんだから無理無茶な要求を飲むのは当たり前だという感覚かもしれません。
しかし、一昔前と比べて、ICTベンダーも1件あたりの受注金額、利益率は低下してしています。
ユーザー企業側の担当者に自社のICT要件で必要なものと不要なものをしっかり見極める力がないと、適切な見積を提示されることはなく、いつまでも高い金額でICTシステムを買い続けることになります。
古いハードウェア、OSを使い続けていませんか?
古いハードウェア、OSを使い続けている場合などは、それのサポート費用だけでなく、その上で稼働するソフトウェアの開発費用やシステムエンジニアの運用費用なども高額になってしまいます。
特に代表的なのは、メインフレームやオフコンと言われる旧型のコンピューターを使っている場合、それに精通したシステムエンジニアやソフトウェア開発者などの技術者の多くが引退してしまっているため、絶対的な人数が少なくなってしまっており、市場の原理からも、一般的なPCサーバーなどの技術者よりも高い費用がかかってしまいます。
旧型のコンピューターを使い続ける理由として、それを全て最新のICTに入れ替えるだけの投資余力がないことや、そのために業務を停止することが出来ないなどが挙げられます。
しかし、時間が経ち過ぎると、旧型のコンピューターの技術者が全くいなくなり、最新のICTに移行することすら出来なくなくリスクもありますので、一日でも早く検討を開始することをお勧めします。
ICT部門担当者が、ずっと同じ部門にいませんか?
社内のICT担当者は、企業によっては専門職の要素が強く、入社から定年退職まで、情報システム部などのICT部門だけで会社員人生を終える場合も珍しくはありません。
特定の部門だけに在籍することにより、ICT部門担当者が、ICTが自社の営業、生産、経理などの自社の実業務でどの様に使われているのか、本当の末端の自社のエンドユーザーを知らないで、最新のICTテクノロジーだけを追い求める技術オタクになって入るケースが多くあります。
それが、自社の業務を知らずに、技術的な優位性に偏って自社で導入するICTを決定してしまい、結果、高額なコストが掛かることに繋がっている場合が多いのです。
もちろん、ICTのテクノロジーに精通していることが、自社にとって有益なICTシステムを作るのには必要なスキルでです。
しかし、ここに偏ってICTの決定をしてしまうのは、コスト高への第一歩です。
特にICTは最新の技術が盛り込まれている製品は、競合会社もなく、メーカー側も開発費を回収するためにプレミアム価格を設定しています。
しかし、その様な最新の技術が盛り込まれたICTシステムが今すぐに必要なのは、業界のトップ企業か、史上最速で成長している企業ぐらいということがほとんどです。
自社業務にとって本当に必要なICTを見極めるためには、実際のエンドユーザーとして、自社のICTを使う業務を、ICT部門の担当者が経験出来る人事制度を取り入れる必要があります。
この様にICTコストの高い原因は、実はユーザー企業側に問題があるケースがほとんどです。
ICTについて知らなすぎても、知りすぎても、古いICTを使い続けても、最新のICTにばかり目が行ってもいけません。
これを機会に自社にとってのベストのICTを考える、バランス感覚を持つICT担当者を育てる制度を検討してみてはいかがでしょうか?
JUGEMテーマ:ビジネス
「社内仮想通貨で達成する、働き方改革、健康経営、社内活性化」
日本クラウドコンピューティング株式会社
代表執行役 ITコンサルタント
清水 圭一
ビットコインに代表される仮想通貨が相場の高騰により大変盛り上がっております。このビットコインなど、特定の経済圏で使える仮想通貨の考え方を元にして、企業内だけで使うことができる通貨の導入検討を始める企業が増え始めています。
大手企業では、オンライン証券会社のカブドットコム証券や半導体装置のディスコなどが社内だけで使える仮想通貨を導入をしています。この社内仮想通貨は、残業をしないで効率的に業務を行なっている従業員や、健康に積極的に取り組む従業員、他部門に協力したり、職務以外のことで会社に貢献している従業員に会社、もしくは同僚が付与するポイント制度のようなものです。
この社内仮想通貨を貯めると景品に交換できたり、あるいは自分の仕事を手伝ってくれた同僚にさらに贈ったりできます。今回は、社内仮想通貨を健康経営、社内活性化や働き方改革をサポートする使い方、また、社内仮想通貨を導入するためのICTついてご紹介をしたいと思います。
人事評価対象外の貢献に対する褒賞!
営業職であれば売上、管理部門であれば業務効率化やコスト削減など、部門や職種によって業務目標があり、その達成度や貢献によって、人事考課、賞与などが決定されるのが、一般的な人事評価制度です。
しかしながら、社内の知恵袋的な存在で、他部門の仕事に大きく貢献している従業員や、ゴルフコンペや飲み会などの社内の非公式イベントの幹事を積極的に引き受けて、社内の人間関係の円滑化に一役買っている従業員など、人事評価対象外項目であることを、会社にために行い、貢献をしている従業員がいるかと思います。
こういった従業員に対して、会社や同僚が社内仮想通貨を進呈します。
そうすることによって、普段は日の目を見ない従業員にも、スポットライトを当てて、モチベーションを高めてもらうことができます。
残業をしない従業員へ支給
多くの会社の人事給与制度の仕組みでは、仕事量や成果が同じであっても、日中帯にダラダラと仕事をして、就業時間後も残業をした従業員の方が残業代を含めたトータルの報酬が高くなり、就業時間中に効率的に残業を行なった従業員は、残業代が支給されずにトータルの報酬が低くなるジレンマがあります。
そこで残業をしなかった従業員に社内仮想通貨を支給することにより、残業をしないで効率的に仕事を終えることを推奨し、会社全体の働き方改革を推進している従業員への褒賞として使うことができます。
一日一万歩の達成した従業員に支給
健康経営推進の一つとして、一日一万歩以上を歩いた従業員に社内仮想通貨を支給している会社もあります。
健康経営を推進するにしても、企業側は経営課題だとしても、従業員側に当事者意識を植え付けるのが難しいこともあります。
その対策として、ゲーム感覚で従業員に自身の健康について取り組んでもらうためのインセンティブとして、この制度を導入している企業も増えています。
受け取った社内仮想通貨の活用法
従業員が得た社内仮想通貨のポイントですが、この活用法として大きく3つあります。
一つ目は、従業員同士で譲渡し合うということです、何か職務、職責以上の貢献をしてもらった従業員に社内仮想通貨を贈ることによって、感謝の気持ちを表し、従業員同士の信頼関係を深めて、社内活性化をすることができます。
二つ目は、従業員が貯めた社内仮想通貨を会社が用意した景品に変える仕組みを作ることです。
例えば、景品は従業員同士の食事会費用、英会話教室やスポーツジムなどの利用券、自社株のストックオプションの取得権利など、従業員と会社の双方にとってメリットがあるものにすることにより、この制度が会社の業績にとっても良きものになっていきます。
三つ目は、この社内仮想通貨を所持額のランキングを発表することです。
目に見えない会社への貢献をしてくれている従業員に報いることで、従業員からすれば、人事評価制度にはない従業員の貢献を会社や同僚が気付き、可視化され、発表することにより、会社へのロイヤリティの向上、従業員の自己承認欲求を満たすこともできます。
社内仮想通貨ICTシステムの導入は簡単
この従業員同士で社内仮想通貨をやりとり、交換するICTシステムは、スマートフォンやクラウドなどで、手軽に導入、利用することができるようになっています。
例えば、テイクアクション社が提供するサンクスギフト、アイリッジ社が提供するオフィスコインなどがあります。
この社内仮想通貨は、従業員への福利厚生ではなく、本質的には従業員が積極的に仕事に取り組む仕組みづくりとなります。
社内仮想通貨を報奨として、各部門がコスト削減や具体的な施策を競うコンテストが毎月開いたりすることによって、冒頭で紹介したディスコは、こういった活用をすることで大幅な業績向上を達成しています。
会社全体で社内仮想通貨を使ったゲーム感覚で、従業員により積極的に社業に取り組んでもらえることになります、これを機会に社内仮想通貨の導入を検討してみてはいかがでしょうか?
サンクスギフト https://thanks-gift.net/
オフィスコイン https://iridge.jp/news/201707/15485/
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