中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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クラウド型会計システムの選定ポイントと活用方法
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    「クラウド型会計システムの選定ポイントと活用方法」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表執行役 ITコンサルタント 

    清水 圭一

     

     

     年度末の決算に目処がつき、新年度に向けて会計業務の効率化、コスト削減を目指して、会計システムを新たに検討する会社も多いのではないかと思います。

     

     

     一昔前ですと、顧問契約をしている会計事務所指定の会計ソフトを使うケースがほとんどでした。

     

    しかし、現在では、クラウド型の会計システムが、機能的にも進化を遂げており、かなりの業務効率化ができると謳われていることから、ユーザー企業側が積極的に関心を寄せています。

     

     

     今回は、クラウド型会計システムの選定のポイント、メリット、デメリットについて、解説していきたいと思います。

     

     

    最大のポイントは経理業務の自動化

     

     

     従来の会計システムでは、会計業務を一つ一つ、手入力で会計システムに取引や入出金を入力をしていましたが、最新の会計システム、特にクラウド型会計システムでは、銀行、クレジット会社などの金融機関との取引データの連携をすることが出来ます。

     

     

     一度、金融機関のインターネットサービスと連携しておけば、自動的に明細や取引を読み込み、記帳してくれます。

     

    勘定科目も自動的に分類してくれたり、ユーザー側でパターンを設定しておけば、自動で会計システムに記帳をしてくれるのです。

     

    これは、なかなか便利で、現金や手形取引がない業態などは、銀行とクレジットカードを介して入出金をしておけば、大部分の記帳業務を自動化することが出来てしまうのです。

     

     

     従来の会計ソフトでも同じことはできるものもあったのですが、金融機関側のインターネットサービスの仕様の変更が多く、それに対応した自社の会計ソフトをバージョンアップして行くのはかなり負荷のかかる作業でした。

     

    しかりながら、システムの提供形態がクラウド型であれば、ユーザー側はバージョンアップの手間がかかりません。

     

    この機能の搭載は、クラウド型会計システムを使う大きなメリットとなります。

     

     

     これにより、記帳業務にかかっていた時間が40分の1になったとクラウド型会計ソフトの広告などでは謳われていますが、当社も自社や当社コンサルティング先で導入してみたところ、業種、業態にもよりますが、その数字に近い導入効果を得ることが出来ています。

     

     

    給与システムの連携

     

     会計システムというのは、様々なお金の流れをインプットして、最終的に決算をすることが目的です。

     

    しかし、インプット部分で、どの会社でも大きな負荷として付きまとうのが、給与計算です。

     

    残業代や社会保険、所得税を計算して、経理システムに受け渡すことが必要になります。

     

     

     この受け渡しを、手入力やエクセルでの連携でやっていると、手間がかかるばかりか、計算ミスや月次決算の遅れなどが起こり、正確な会計情報を知ることが出来ません。

     

     

     ここで重要なのが、会計システムと給与システムがシームレスに連携できるかどうかです。この2つのシステムが連携できるかどうか、ワンストップで使えるかどうかが、その後のバックオフィス業務全体の効率化に大きな影響を及ぼします。

     

     

    経費精算システムとの連携

     

     ここの従業員に立て替えてもらう業務交通費や小口の購入品などの経費清算も、金額こそ大きくないですが、件数が多いこともあり大きな負荷となっています。

     

     

     多くの企業では、各従業員の経費精算をエクセルなどで取りまとめて、月に一度、精算をしているかと思いますが、これを会計システムと連動した経費精算アプリを使い、スマートフォンから入力、レシートを撮影して、入力、提出してもらうのです。

     

     

     さらに、その経費内容がワークフローで上長などの承認権限者が確認を行い、承認されたものが経理担当者に入り、経理担当者の確認を持って会計システムに書き込まれるという連携が可能です。

     

     

     これは、経費精算をする従業員にもメリットがあります。例えば、経費のレシートを撮影するだけで支払先、金額などを自動的に記録をしてくれたり、交通系電子マネーから経路、運賃、日付を読み取る機能があるものを使えば、経費清算の時間を大幅に削減することが出来ます。

     

    また、経路運賃計算をする機能が含まれている経費清算アプリもありますので、それらを使えば、最小限の手入力で正確な経費清算を行うことが出来ます。

     

     

    クラウド型会計システムのデメリット

     

     クラウド型の会計システムですが、もちろんデメリットもあります。クラウド型は従来のソフトウェアインストール型の会計システムと違い、利用している期間はずっと料金を払い続けなけければなりません。

     

     

     例えば、過去数年の会計データを使って、経営分析をしたいという場合などは、そのクラウド型会計システムの契約期間中に、過去のデータをダウンロードしておかないと、経営分析をしたいと思った時点で、他の会計システムに乗り換えていた場合などは、出力した帳票からデータを手入力をしていくしかありません。

     

     

     また、顧問契約をしている会計事務所側が指定する会計ソフトを使わないと、会計事務所から請てもらえない可能性もありますので、事前の確認が必要です。

     

     

     しかしながら、クラウド型会計システムを使うことによって、業務が効率化されるだけでなく、企業会計スピードが高速化されることが大きなメリットです。

     

    多くの会社では、1-2ヶ月遅れの会計データを見ながら経営判断をしているところ、リアルタイムで金融機関や従業員の給与や経費などを含めた会計数字を見ながら経営判断をするのでは、判断の正確性も向上します。

     

    これは、自動車の運転に例えれば、2ヶ月前の風景を見ながら運転するのと、リアルタイムでの風景を見ながら運転するのと同じなのです。

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    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンサルティング | 07:00 | - | - | - | - |
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