中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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業務を正確、円滑に進めるスケジューラーの意外な使い方
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    「業務を正確、円滑に進めるスケジューラーの意外な使い方」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表取締役社長 清水圭一

     

     

     グループウェアなどの一つにスケジュールを管理、共有するためのスケジューラー、あるいはカレンダーアプリがあります。

     

    有名なところでは、Googleカレンダー、Outlookなどのサービスや製品があり、ほとんどの方は、仕事でなくてはならない主要アプリとして使っているのではないでしょうか?

     

     

     このスケジューラーですが、自分やチームのスケジュールを見たり、共有するだけでなく、ちょっと工夫をするだけで、会社全体や部署の大切な締切日を告知したり、あるいは円滑に仕事を進めるためにも使うことが出来ます。

     

    今回は、このスケジューラーの意外な使い方についてご紹介をしたいと思います。

     

    スケジューラーの基本的な仕組み

     

     最初にスケジューラーの仕組みについて、基本的な仕組みを説明したいと思います。

     

    スケジューラーは、自分のスケジュールを入力し、同じ会社、あるいは許可された人に公開をして、相手が「空いている日はありますか?」と聞かなくても、予定の空いている日時を確認して、スケジューラーから会議出席依頼を送信して、相手が参加承諾をすれば、それで、その会議の参加は確定という仕組みです。

     

     

     最近では、自分のスマートフォンのスケジューラーと情報を同期させて、リアルタイムでスケジュールを確認したり、会議出席依頼に応答したりしている方がほとんどかと思います。

     

     

    全従業員のスケジューラーに経費精算の締切日の予定を入れる

     

     例えば、経費精算や提出物などの締切が全社的に決まっている場合など、全社員のスケジューラーに、毎月25の終日スケジュールとして、「経費精算締切」という項目のスケジュールを入れてしまうのです。

     

     

     ほとんどの従業員はスケジューラーは毎日、見ています。

     

    その日だけでなく、常に一週間のスケジュールを一覧で見ていますので、数日前から経費精算の締切日を意識することになります。

     

    その締切日当日の決まった時間に、スケジューラーの通知機能で、「経費精算締切」というポップアップ画面をアラームとともに、全社員のパソコン、スマートフォンの画面に通知することもできます。

     

    そうすることによって、全社員に締切日を喚起して、経費精算の締切日を忘れていたというようなことを減らすことが出来ます。

     

     

     スケジューラーに入れないで、当日、メールでリマインダーを送ればいいんじゃないかという意見もあるかと思います。

     

    もちろん、内容によってはメールでも良いかと思います。

     

    しかし、スケジューラーで入れる効果は、数日前からいつも見ている確実のスケジューラーに予定が現れ、意識をさせることができる点です。準備に時間がかかるものなどは、スケジューラーで管理した方が上手いきます。

     

     

    稟議決裁承認者の予定を関係者のスケジューラーに入れる

     

     急ぎで物品購入や契約締結などを行おうと思い、いざ、社内の稟議や決裁を仰ごうとしたら、その承認者が休暇や海外出張で不在だったなどということがあります。

     

    また、営業部門などは契約条件承認など、限られた時間の中で承認を得て、仕事を進めないと、ビジネスチャンスを失うことさえあります。

     

     

     このようなことを避けるために、関係者のスケジューラーに「清水社長休暇」あるいは「新井部長海外出張」などの予定を終日予定で入れてしまうのです。

     

    そうすれば、関係者は、その内容を自分のスケジュールと共に、毎日、確認することになりますので、稟議決裁承認者が不在な日程が把握できれば、それに合わせて、事前に承認を得ておくなどの段取りをすることが出来ます。

     

     

    モノの管理もスケジューラーで

     

     会議室や共有のPCプロジェクター、自動車などの社有物もスケジューラーで管理することが出来ます。

     

    スケジューラーによっては、「リソース」という項目で、会議室や共有物の利用時間の管理が出来ますが、そのような機能がないスケジューラーの場合は、会議室やモノ毎にアカウントを割り当てて、通常の人間に対する会議出席依頼をスケジューラーで送信してもらって、その管理者が「参加承諾」をすれば、簡単に管理も出来ます。

     

     

     スケジューラーで共有しておけば、利用者同士が同じ時間帯に、同じものを利用したい場合などは、誰が予約しているか把握できますので、直接、当事者同士で利用時間の調整をしてもらったりできます。

     

    また、モノであれば、次の利用する人に前に使っていた人が持って行くなどのルール決めをしておけば、管理担当者を置かなくても、当事者間でモノの管理を行うことが出来ます。

     

     

    チーム仕事のタスク管理にも

     

     チームで仕事をしている場合などは、各チームメンバーにリーダーが指示を出す場合、メールでなく、スケジューラーで指示を出すというもの一つのやり方です。

     

    メールですと、どうしても時間の経過とともに他のメールに埋もれてしまいます。

     

     

     そのようなことを避けるためにも、最初のリーダーからの指示の際に、スケジューラーで締切日時を決めて、会議出席依頼としてタスクを送信してしまえば手間も省けますし、そのタスクの締切を意識しながら、他の業務に当たることができます。

     

    また、スケジューラーで会議出席依頼をすれば、同時にメールでも配信される機能もありますので、その後のタスクの詳細についてのやりとりはメールでもできるという利点もあります。

     

     

     このように、いつも使っているスケジューラーだからこそ、それを逆に利用して、重要な事項を日時や締切日と共に、関係者に通知をして、喚起を促す。

     

    新しいものを使うのではなく、今あるICTシステムの特性を生かして活用して行くというのも、新たなICTの活用方法なのではないかと思います。

    JUGEMテーマ:ビジネス

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
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