中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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ここまで来た!相手の昇進や異動がわかる名刺アプリの進化
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    「ここまで来た!相手の昇進や異動がわかる名刺アプリの進化」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表取締役社長 清水圭一

     

     

    名刺アプリとは?

     

     ビジネスパーソンである人であれば、名刺は誰もがかなりの頻度で使うビジネスツールの一つではないでしょうか?営業担当者でなくとも、社外の人と仕事で会う機会がある人であれば、月に数百枚以上の名刺を交換する人も多いのではないかと思います。

     

     

     名刺フォルダーに一枚一枚ファイリングをしたり、パソコンのアドレス帳に名刺情報を入力している人も多いかと思いますが、スキャナーやスマートフォンで名刺を撮影して画像として保管、整理、保管することが、一番効率的な方法になりつつあります。

     

     

     中でもスマートフォンの名刺アプリが劇的に進化して、利便性が向上しています。

     

    名刺情報をテキスト情報に自動変換してアドレス帳に登録するだけでなく、一度、名刺交換をした人が同じ名刺アプリを使っている場合、昇進や異動、転職の際に自動的に最新の名刺にアップデートされる仕組みまで提供されています。

     

     

     今回は劇的に使い勝手が向上している名刺アプリの機能紹介と活用法についてお知らせします。

     

     

    クラウドと人力で名刺読み取り精度は99.9%!

     

     多くの名刺アプリは、スマートフォンで名刺を撮影すると、自動的に名刺上の文字を認識にテキスト情報に変換をしてくれます。

     

    この名刺アプリも各企業毎の名刺のレイアウトや文字の記載位置などを常に学習していて、誤変換が少なくなるように学習して、精度が向上し続けています。

     

     これだけでも十分使えるのですが、最近の名刺アプリは、スマートフォンからクラウドへアップロードされた名刺の画像情報を人間の眼で見て、変換ミスがないかを確認して修正をしてくれるのです。

     

    つまり、優秀な秘書が名刺を正確にテキストで入力しておいてくれるのと同じです。

     

    この機能を提供しているEight(エイト)という名刺アプリでは、この精度は99.9%を謳っており、ほとんど読み間違いがないレベルに達しています。

     

     

     名刺情報をテキストに変換しておくと便利なのが、この情報を二次利用する場合です。

     

    顧客管理システムに営業記録を入力するだけでなく、年賀状、役員の異動、会社の移転などで、一斉に取引先などに連絡の必要がある場合、このテキスト情報をエクセルファイルなどでエクスポートして、他の宛名書きソフトなどにインポートすれば、かなりの労力の削減になりますし、会社の移転や役員の異動通知などを送る場合、同じ会社内で名寄せも効率的にできますので、同じ人に同じ内容の書状を何通も送ってしまったということを回避できます。

     

     

    一度、名刺交換すれば、相手の昇進や異動も通知

     

     名刺を管理していて非常に困るのが、名刺交換してからだいぶ経つ人に連絡する場合、部署や役職、場合によっては会社も変わっているケースがあることが多いことです。

     

    最近では人材の流動化も激しくなり、人によっては2-3年も経つと別の会社に転職していることも珍しくありません。

     

     

     双方が同じ名刺アプリを使っている場合の限定機能ですが、かつて名刺交換をしたことがある人が、自分の名刺情報を更新した場合に、アプリ上に自動で通知が来て、名刺が更新される仕組みとなっている名刺アプリもあります。

     

    この機能により、昇進の場合には、すぐさまお祝いのメールをしたり、場合によっては祝電やお花の手配なども迅速に行えます。

     

     

     また、とかくビジネス上の相手の場合、その時に付き合いがなければ人間関係も終わってしまう場合もありますが、この名刺アプリを使えば、名刺が変わっても、同じアプリを使い続ける限り、いつでも連絡を取ることが出来るのです。

     

    つまり、人間関係の継続性が、この名刺アプリでもたらされるのです。

     

     

    ソーシャル、電子メディアとの連携により取引先とより親密な関係に

     

     名刺アプリをスマートフォンで使う最大のメリットは、他のスマホアプリとの連携です。名刺アプリの住所をクリックすれば、地図アプリで相手先の地図が表示され、行き方を教えてくれます。

     

    メールアドレスをクリックすればメールを送れますし、電話番号をクリックすれば電話がかけられます。

     

    これらの毎日の単純作業が正確に迅速に行えることが、名刺アプリの最大のメリットでもあるのです。

     

     

     また、名刺アプリと日本経済新聞電子版の連携により、その会社のニュースや発表などを自動的に表示される機能もありますし、facebookなどの連携により、ソーシャルメディアで繋がることが出来る機能を備えた名刺アプリもあります。

     

    これにより顧客や取引先の担当者と親密な関係を築くことができます。

     

     

    名刺管理は企業競争力強化につながる!

     

     現在、名刺管理は従業員個人に任されているケースがほとんです。

     

    しかし、名刺管理を個人ではなく、企業で一貫して行うことによって、担当者が変わっても、あるいは企業内の人脈を他の部門の担当者が活用するなど、人脈の活用方法を広げることができます。

     

    また、それを目的とした企業向け名刺アプリもあります。

     

     

     つまり、横断的に取引先の情報を管理することによって、個人人脈を企業人脈へと変えていくことが出来るのです。

     

    時間と手間とお金をかけて、毎日、従業員が集め続けている情報を一気通貫で会社の競争力に変えていくことが名刺管理の本当の目的なのです。

     

     

     そして、スマートフォンとクラウドの連携によって、名刺管理が安価に簡単に出来る時代になって来た今、これに本格的に企業が取り組む時期なのではないでしょうか?

     

     

    Eight(エイト)   https://8card.net/

     

    Sansan(サンサン) https://jp.sansan.com/

    JUGEMテーマ:ビジネス

     

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | シンギュラリティ・人工知能・AI | 07:00 | - | - | - | - |
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