中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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契約書の印紙代は電子契約を活用して削減できる
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    「契約書の印紙代は電子契約を活用して削減できる」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表取締役社長 清水圭一

     

     

    電子契約とは

     

     通常、契約成立の手段として、契約書書面への紙への捺印を行いますが、これを電子化した、電子契約が急速に普及し始めています。

     

     

     電子契約とは合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ契約合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものいいます。

     

     

     この電子契約が急速に普及し始めた背景には、第一に、迅速・安全・安価な契約を求める企業ニーズの高まり。

     

    第二に、それを実現する電子署名やタイムスタンプなどのICT技術やクラウドサービスが多く登場したこと。

     

    第三に電子署名法や電子帳簿保存法など法的環境整備がなされたことが背景にあります。

     

     

     また、コンシューマー分野においても、また、インターネットでの購入やサービス利用において、Web上での契約内容同意行為が多くなり、署名、捺印以外でも、契約行為を行うことに抵抗感がなくなってきたことも挙げられます。

     

     

     今回は、この電子契約の利点や、これを迅速・安全・安価に使うクラウドサービスについてご紹介したいと思います。

     

     

    最大のメリットは印紙税の節税効果

     

     印紙税法第2条により、課税対象とされる文書は、書面の文書のみを指しているのか、もしくは電子書面も含まれるのかが、電子契約導入の際に、顧問税理士などに問い合わせが多い内容でもなります。

     

    この点については、「内閣参質162第9号五について」の中で「事務処理の機械化や電子商取引の進展等により、これまで専ら文書により作成されてきたものが電磁的記録により作成されるいわゆるペーパーレス化が進展しつつあるが、文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されない」とされております。

     

    つまり、電子契約には、印紙税は掛からないということが、政府の公式な見解となっております。

    (内閣参質162第9号 五について)

    https://www.sangiin.go.jp/japanese/joho1/kousei/syuisyo/162/touh/t162009.htm

     

     

     印紙税は、特に金額が大きい請負契約、不動産売買契約など課税文書を用いた契約を行う企業にとっては、電子契約を採用することで、大幅な節税効果が期待できます。

     

    契約金額によっては一件あたり数万円以上の印紙が必要になりますので、この電子契約の恩恵は大きいです。

     

     

    企業間のアナログのすき間を埋めて業務効率化

     電子契約を導入することにより、書面契約で必要であった印字・製本・押印・封入・投函・郵送・保管作業が不要となり、契約業務は効率化します。

     

    特に企業間の受発注業務は、発注側企業には購買システムがあり、受注側企業には販売管理システムがあるにもかかわらず、両者の受発注業務、契約行為を書面で行っていました。

     

    つまり、デジタルとデジタルの間は、アナログの書面のやり取りが介在していたせいで、注文契約書や注文請書の印字・押印・郵送・システムへの入力など、紙を取り扱う作業が発生してしまっていたのです。

     

     

     電子契約の採用により、この紙を取り扱う作業を最小限に抑えることができ、契約にともなう作業負担の軽減、契約スピードの向上が期待できます。

     

     

    コンプライアンス強化も!

     

     企業規模が大きくなればなるほど、さまざまな部署がさまざまな相手先と多数の契約を継続的に取り交わすことになります。

     

    しかしながら、従来の書面で行う契約では、企業が行う膨大な契約について、ひとつひとつの契約文書がヌケ・モレなく、適切なタイミングで取り交わされていることを確認することは困難でした。

     

     

     そこで電子契約の採用により、契約文書を簡単に検索・閲覧・共有できることから、契約進捗管理、契約文書管理、証憑管理に関する監査もしやすくなりますし、コンプライアンスを強化することが可能となります。

     

     

    電子契約を支えるICT技術

     

     書面契約と比較すると、電子契約は、偽造・改ざんが容易、誰が作成したものかわからないといった弱点を持つと思われています。

     

    しかしながら、公開鍵暗号、ハッシュ関数などの技術を用いた電子署名・タイムスタンプを電子ファイルに付与することにより、その電子ファイルが「署名者本人により作成され、署名時点では存在し、その後、改ざんされていないこと」を証明することができるようになっています。

     

    さらに、最近では、電子署名サービス・タイムスタンプサービスが商業ベースで多く提供されるようになり、電子契約を行う技術的基盤が整備されています。

     

    むしろ、現在では、電子契約よりも書面契約の方が、コピー、印刷技術の発達により、改ざんをしやすい逆転現象が起きているともいえます。

     

     

    電子契約の導入を加速するクラウドサービス

     

     電子契約を導入するには、自社でシステムを構築するよりも、クラウドサービスを活用する方が、時間もコストも利便性も高いです。

     

    特に電子契約のクラウドサービスは、自社が使うだけでなく、契約を行う相手先企業も利用することになります。

     

    ですので、多くの企業が採用している、あるいは、契約締結をする頻度が高い取引先などに合わせて、採用する電子契約のクラウドサービスを採用するというもの選択方法の一つです。

     

     

    電子契約のクラウドサービスの代表例

     

    セコムあんしんエコ文書サービス

    https://www.secomtrust.net/service/eco/

     

    GMO電子契約サービスAgree

    https://www.gmo-agree.com/

     

    サインナップワン

    https://www.purchaseone.info/signup-one/about/

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
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