中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その2
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    ファイルサイズが小さくなると文書・資料作成がスムーズ
    パソコンでMS Officeファイルを編集する際は、パソコンのメモリーを作業場所として使うことになります。

     

    ファイルが大きいと、このメモリーを使う場所も大きくなり、メモリーから溢れてしまったデータは一時的にハードディスクに書き込まれることになるます。

     

    これがソフトウェアの操作性が悪くなる原因で、文章作成、編集作業の生産性を著しくて低下させてしまうのです。

     

    また、ファイルが大きいとソフトウェアが異常終了して、今までの労力をすべて失うことトラブルも頻発しやすくなりますので、こちらも回避することが出来ます。

     

     

    ファイルサイズが小さくなるとITコストも下がる
    例えば、社内の同様や部門全員に5MBのファイルを送るとします。

     

    同じ部門の30人に同じファイルを送った場合は、元のファイルを含めると30倍の容量が必要になります。

     

    さらに個々のパソコンのバックアップを取っている場合は、その倍の60倍、正副の二重でバックアップを取っている場合は、なんと元データの120倍、5MBの添付ファイルは最終的には600MBにもなります。

     

    ファイルの大容量化により、ハードディスクなどの記憶領域を消費するだけでなく、より高速なCPU、ネットワーク機器、バックアップ装置を導入しなければならず、そのための機器購入コストや運用するIT部門の人件費、最近ではモバイルの普及によってデータ通信料金が増えるなどの影響が裏で発生しているのです。

     

    つまり、ファイルサイズが小さくなれば、それだけITコストも減らすことが出来るのです。

     

    JUGEMテーマ:ビジネス

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:18 | - | - | - | - |
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