中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その1
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    文章、表計算、プレゼンテーションを作成するツールであるWord、Excel、PowerPointがパッケージされた統合ソフトウェアであるMicrosoft Office(以下、MS Office)は、ほとんどの企業で導入され、パソコンの利用者が使わない日はないぐらいに身近なものとなっております。

     

    しかし、このMS Officeですが、近年の画像、動画の高解像度化により美しい表現が出来るようになった反面、作成されるファイルが肥大化してきています。また、Excelファイルでも、特定のファイルを使い続けることにより、見えないオブジェクトのコピー&ペーストが繰り返されて、いつの間にかファイルの肥大化をしていることもあります。MS Officeファイルの肥大化によって、メールの容量制限を超えて送信出来なくなったり、ファイルが突然壊れてしまい使えなくなったり、ハードディスクを圧迫するなどということが皆さんの周りでも起こっているのではないでしょうか?

     

    このMS Officeのファイル、頻繁に、大量に作り出されるものだからこそ、肥大化するファイルを軽量化すると、生産性が高まったり、ITコストが下がったり、セキュリティリスクを低減出来たりと、投資対効果の高い施策が出来ます。今回はMS Officeのファイルサイズを小さくする方法と、その効果について解説していきたいと思います。

     

     

    ファイルを”圧縮”するのではなく”軽量化”する
    ファイルサイズを小さくする方法として、ZIPなどの形式に圧縮して保存するという方法があります。

     

    しかし、この方法はファイルをそのまま扱うことが出来ず、一度、解凍をしなければならないという手間が発生しますし、ファイルサイズも劇的に小さくなることはありません。

     

    そこで、ファイルを圧縮するのではなく、軽量化をしてくれるNX Power Liteなどの専用のソフトウェアを利用します。使い勝手は普通のMS Officeファイルと変わらず、ファイルサイズも上手く行くと約1/10まで軽量化出来てしまうこともあります。

     

    JUGEMテーマ:ビジネス

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 04:18 | - | - | - | - |
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