中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
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なぜ、非効率な経費精算業務をやめられないのか?
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     経費精算業務はこれだけでは終わりません。経理担当者も従業員から提出される経費精算書を一枚ずつチェックを行い、自社の交通費や接待費などの経理規定に則って使われているか、間違いや不正はないか、一つ一つの支出のチェックを行い、科目毎に仕分けをして総勘定元帳に入力し、各従業員の銀行口座に支払い業務を行わなくてはならないのです。

     また、交通費や接待費などの経費は、経営的な観点からも大きな影響を及ぼします。例えば、トラブルなどで多くの従業員が深夜残業になりタクシー帰宅を余儀なくされた日が続いたり、重要な商談を纏めるために多額の接待交際費が使われたりした場合、中小企業などは運転資金計画などが狂い出したり、緊急の借入金などが必要になるケースも多く発生します。

     このような事態を改善するためには、経費精算システムのクラウドサービスを導入することにより業務改善を行うことができます。

     例えば、交通費を精算する際には、多くの従業員はスケジュール帳から、自分が電車を乗車した区間の運賃をWebサービスなどで調べて、それをExcelなどで作成した経費精算シートなどに入力をするかと思いますが、その必要がありません。従業員はまず最初にパソコンから、クラウド上にある経費精算システムにアクセスをして、パソコンに接続したICカードリーダーに自分の交通系ICカード(SuicaやPasumoなど)をセットすると、自動的に経費精算システムに乗車区間や運賃が読み込まれます。これによって乗車区間と運賃の入力の手間が大幅に減らす事が出来るのです。後は、実際に乗った区間が正しいか確認をしたり、訪問した客先名などを入力するだけになります。

     また、経費精算の多い営業社員には事前にコーポレイトカードなどを渡しておいて、それで全ての経費を支払うようにようにします。そうすれば、接待費やタクシー代、出張に関わる航空チケットやホテル代なども、クレジットカードのWeb明細サービスと連動をして、すべて経費精算システムに読み込まれて来ますので、入力項目の数を減らせますので、後は接待先や出張目的といった追加事項を入力するだけになります。

    つづく
    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:30 | - | - | - | - |
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