中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
クラウド型会計システムの選定ポイントと活用方法
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    「クラウド型会計システムの選定ポイントと活用方法」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表執行役 ITコンサルタント 

    清水 圭一

     

     

     年度末の決算に目処がつき、新年度に向けて会計業務の効率化、コスト削減を目指して、会計システムを新たに検討する会社も多いのではないかと思います。

     

     

     一昔前ですと、顧問契約をしている会計事務所指定の会計ソフトを使うケースがほとんどでした。

     

    しかし、現在では、クラウド型の会計システムが、機能的にも進化を遂げており、かなりの業務効率化ができると謳われていることから、ユーザー企業側が積極的に関心を寄せています。

     

     

     今回は、クラウド型会計システムの選定のポイント、メリット、デメリットについて、解説していきたいと思います。

     

     

    最大のポイントは経理業務の自動化

     

     

     従来の会計システムでは、会計業務を一つ一つ、手入力で会計システムに取引や入出金を入力をしていましたが、最新の会計システム、特にクラウド型会計システムでは、銀行、クレジット会社などの金融機関との取引データの連携をすることが出来ます。

     

     

     一度、金融機関のインターネットサービスと連携しておけば、自動的に明細や取引を読み込み、記帳してくれます。

     

    勘定科目も自動的に分類してくれたり、ユーザー側でパターンを設定しておけば、自動で会計システムに記帳をしてくれるのです。

     

    これは、なかなか便利で、現金や手形取引がない業態などは、銀行とクレジットカードを介して入出金をしておけば、大部分の記帳業務を自動化することが出来てしまうのです。

     

     

     従来の会計ソフトでも同じことはできるものもあったのですが、金融機関側のインターネットサービスの仕様の変更が多く、それに対応した自社の会計ソフトをバージョンアップして行くのはかなり負荷のかかる作業でした。

     

    しかりながら、システムの提供形態がクラウド型であれば、ユーザー側はバージョンアップの手間がかかりません。

     

    この機能の搭載は、クラウド型会計システムを使う大きなメリットとなります。

     

     

     これにより、記帳業務にかかっていた時間が40分の1になったとクラウド型会計ソフトの広告などでは謳われていますが、当社も自社や当社コンサルティング先で導入してみたところ、業種、業態にもよりますが、その数字に近い導入効果を得ることが出来ています。

     

     

    給与システムの連携

     

     会計システムというのは、様々なお金の流れをインプットして、最終的に決算をすることが目的です。

     

    しかし、インプット部分で、どの会社でも大きな負荷として付きまとうのが、給与計算です。

     

    残業代や社会保険、所得税を計算して、経理システムに受け渡すことが必要になります。

     

     

     この受け渡しを、手入力やエクセルでの連携でやっていると、手間がかかるばかりか、計算ミスや月次決算の遅れなどが起こり、正確な会計情報を知ることが出来ません。

     

     

     ここで重要なのが、会計システムと給与システムがシームレスに連携できるかどうかです。この2つのシステムが連携できるかどうか、ワンストップで使えるかどうかが、その後のバックオフィス業務全体の効率化に大きな影響を及ぼします。

     

     

    経費精算システムとの連携

     

     ここの従業員に立て替えてもらう業務交通費や小口の購入品などの経費清算も、金額こそ大きくないですが、件数が多いこともあり大きな負荷となっています。

     

     

     多くの企業では、各従業員の経費精算をエクセルなどで取りまとめて、月に一度、精算をしているかと思いますが、これを会計システムと連動した経費精算アプリを使い、スマートフォンから入力、レシートを撮影して、入力、提出してもらうのです。

     

     

     さらに、その経費内容がワークフローで上長などの承認権限者が確認を行い、承認されたものが経理担当者に入り、経理担当者の確認を持って会計システムに書き込まれるという連携が可能です。

     

     

     これは、経費精算をする従業員にもメリットがあります。例えば、経費のレシートを撮影するだけで支払先、金額などを自動的に記録をしてくれたり、交通系電子マネーから経路、運賃、日付を読み取る機能があるものを使えば、経費清算の時間を大幅に削減することが出来ます。

     

    また、経路運賃計算をする機能が含まれている経費清算アプリもありますので、それらを使えば、最小限の手入力で正確な経費清算を行うことが出来ます。

     

     

    クラウド型会計システムのデメリット

     

     クラウド型の会計システムですが、もちろんデメリットもあります。クラウド型は従来のソフトウェアインストール型の会計システムと違い、利用している期間はずっと料金を払い続けなけければなりません。

     

     

     例えば、過去数年の会計データを使って、経営分析をしたいという場合などは、そのクラウド型会計システムの契約期間中に、過去のデータをダウンロードしておかないと、経営分析をしたいと思った時点で、他の会計システムに乗り換えていた場合などは、出力した帳票からデータを手入力をしていくしかありません。

     

     

     また、顧問契約をしている会計事務所側が指定する会計ソフトを使わないと、会計事務所から請てもらえない可能性もありますので、事前の確認が必要です。

     

     

     しかしながら、クラウド型会計システムを使うことによって、業務が効率化されるだけでなく、企業会計スピードが高速化されることが大きなメリットです。

     

    多くの会社では、1-2ヶ月遅れの会計データを見ながら経営判断をしているところ、リアルタイムで金融機関や従業員の給与や経費などを含めた会計数字を見ながら経営判断をするのでは、判断の正確性も向上します。

     

    これは、自動車の運転に例えれば、2ヶ月前の風景を見ながら運転するのと、リアルタイムでの風景を見ながら運転するのと同じなのです。

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    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンサルティング | 07:00 | - | - | - | - |
    御社のホームページ、時代に取り残されていませんか?
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      「御社のホームページ、時代に取り残されていませんか?」

       

      日本クラウドコンピューティング株式会社

      代表取締役社長 清水圭一

       

       

       ここ数年、ホームページを取り巻く環境が大きく変わってきています。

       

      インターネットへのアクセス方法が、パソコンからスマートフォンになり、見知らぬホームページへ初めてアクセスするきっかけが、ポータルサイトからソーシャルメディア経由になってきています。

       

      ホームページの更新も、以前は専門的な知識が必要でホームページ作成会社へ依頼する必要がありましたが、現在では、自社で簡単にホームページの更新が出来るようになってきています。

       

       

       しかし、残念ながら、多くの企業では、これらの環境の変化に置き去りにされ続け、旧態依然とした自社のホームページをインターネット上で公開し続けています。

       

      中には、十年近く更新もされていなく、最新のウェブブラウザではレイアウト崩れなどを起こしたり、セキュリティの脆弱性対策もせずに、そこからホームページのバックエンドにあるデータベースに不正アクセスされる事故なども起こっています。

       

       

       自分の会社はインネーネットでビジネスをしていないので、ホームページに注力する必要はないと思われる方々も多いかと思います。

       

      しかし、インターネットで顧客がその会社の会社概要や商品を照会したり、あるいは、就職希望者は企業訪問に訪れる前に、必ずと言っていいほど、最初に企業ホームページにアクセスします。

       

      その際に、最新の情報量が少なすぎたり、スマートフォンでキチンと表示されない企業ホームページであれば、その時点で選択肢から消えてしまうことさえもあります。

       

       

       本当は素晴らしい商品やサービスを提供している会社であっても、ホームページの情報が全てだと思われ、それが伝わらない、あるいは、そうは思われないという機会損失が知らないところで多く発生している可能性もあるのです。

       

       

       今回は、自社のホームページを時代に追いつかせるためにできる3つの最低限の施策について、ご紹介をしたいと思います。

       

       

      自社ホームページの更新を、今だに外部の会社に委託していませんか?

       

       ホームページの全面的なリニューアルやデザイン性の高いホームページであれば、外部のホームページ作成会社に委託してもよいかと思います。

       

      しかしながら、現在では、WordPressに代表されるツールで、ホームページをブログの様に簡単に更新できます。

       

      最初はWordPressで専門の会社で再構築する必要がある場合がありますが、その後は、専門的な知識も必要なく、自社で簡単にホームページの更新が出来るようになりますので、コストだけでなく、ホームページに簡単に最新情報を掲載することが出来、閲覧者の利便性を向上させることが出来ます。

       

       

      スマートフォン対応のホームページにしていますか?

       

       スマートフォンがこれだけ普及している時代です。

       

      ホームページによっては、6割から8割がスマートフォンからのアクセスということも珍しくはありません。

       

      スマートフォンでもパソコン用に作成されたホームページは閲覧することは出来ます。

       

      しかし、画面が小さいこともあり、快適に閲覧することは非常に困難です。

       

       

       そこで、スマートフォンからのアクセスには、自動的にスマートフォンに最適化して、見やすくレイアウトを変える仕組みを自社ホームページに入れることにより、アクセス数、滞在時間を伸ばすことが出来ます。

       

       

      ソーシャルメディアボタンを設置していますか?

       

       目的を持って情報を調べる際は、グルーグルやヤフーなどの検索サイトを利用する方がほとんどかと思います。

       

      その反対で、目的を持たないでインターネットを閲覧する場合、一昔前ですと、ホームページで紹介されている他のホームページのリンクをクリックして、次から次へとホームページを閲覧するネットサーフィンをしました。

       

      しかし、これだけホームページの数があると、目的を持たないで情報を閲覧することは、情報の質や信憑性が分からなくなり、この情報を誰かの基準で選んでくれた方が合理的であるという考え方が出てきました。

       

       

       そこで台頭してきたのがフェイスブックやツイッターに代表されるソーシャルメディアです。

       

      ソーシャルメディアは、膨大な情報から「誰かがオススメしている」、あるいは、「誰かの知り合いの会社」というフィルターに掛けられた情報が飛び込んできます。

       

      皆さんも、友人がフェイスブックで読んで良かったと紹介されている店を調べてみたり、実際に自分も来店してみたりとした経験があるかと思います。

       

       

       このようにソーシャルメディアで紹介されやすくするために、ホームページ内にソーシャルメディアボタンを設置するのです。

       

      ホームページの閲覧者はそのボタンを一回、クリックするだけで、ソーシャルメディアでの紹介が簡単に出来るようになります。

       

       

       特に知名度や信用力のない企業や、地域で根ざした営業をしている会社などは、「○○さんからの紹介」「○○さんの知り合いの会社」ということをソーシャルメディアを通じて示すのが、ブランディングになり、新規顧客や新しい人を呼び込む決め手になります。

       

       

       このように、例えネットビジネスに関わりのない会社でも、新しいお客様や採用候補者など、リアル社会の人との出会いのきっかけがインターネットになってしまっている現状から、その入口である自社のホームページが、時代から取り残されていないか、再確認を行い、時代に応じた施策をすることをお勧めします。

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      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンサルティング | 07:00 | - | - | - | - |
      取引先から要求される機密情報外部委託先調査票への対応
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         「取引先から要求される機密情報外部委託先調査票への対応」

         

        日本クラウドコンピューティング株式会社

        代表取締役社長 清水圭一

         

         

         近年、多発するセキュリティ事故に対しての危機感の高まりを背景に、各企業は機密情報の取り扱いに対して、自社で厳格なルールを策定しています。

         

        また、取引先についても、自社と同様かそれ以上の厳格な機密情報の管理を求めるようになっており、取引先選定の基準として大きく影響を及ぼす状況になっています。

         

         

         そのような背景から、ある日、突然、取引先から機密情報外部委託先調査票や委託先の情報セキュリティチェックシートといった書類が送付されたり、監査に訪れて、回答を求められることがあります。

         

         

         特にその取引先がプライバシーマークや情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS: Information Security Management System)などを取得しており、かつ自社が機密情報や個人情報に関わる業務委託をその取引先から請けている場合は、取引先企業のプライバシーマークやISMSの更新審査のためにも必要になりますので、しっかりと対応せざるを得ません。

         

         

         今回はこのような調査票に記載されていることが多い質問事項のうち、ICTに関わりが深い部分で、回答し難い事項について、どのように回答すべきか、回答例を挙げて、解説していきたいと思います。

         

         

        質問事項「OSやアプリケーションはサービスパックやセキュリティ更新モジュールを適用し、最新の状態を保っていますか?」

         

         ハードウェア、ソフトウェア同士の互換性などで、OSを最新バージョンにアップグレードできないケースなどは多くあります。

         

        また、トラブル時の影響が大きい業務用アプリケーションは、自社内のテスト用マシンなどで、最新バージョンの動作検証をしなければ、本番のシステムで動かすことができない場合もあります。

         

        その場合、鵜呑みにして調査票の判定欄に「✖」と記載するのではなく、「◯」と記載し、その欄の近くにある備考欄や代替案を記載する欄に、自社の状況を確認の上、次のように記載することを検討してください。

         

        回答例「最新版のOSやアプリケーションについては、事前に社内での動作検証を行い、トラブルなどのリスクがないことを確認してから、出来るだけ迅速に最新の状態を保つようにしている」

         

         

        質問事項「個人の所有するPCや記録媒体に機密情報や個人情報をコピーすることを禁止していますか?」

         

         BYOD(Bring your own device 従業員が個人保有の携帯用機器を職場に持ち込み、それを業務に使用すること)を行なっている企業などは、これも「X」と回答しないといけないと思いがちです。

         

        しかし、ここで質問をされているのは、個人のPCや記録媒体でコピーをすることを禁止しているかどうかを質問しているだけです。

         

        個人のPCの業務利用について聞かれているわけではありませんので、社内で機密情報や個人情報のコピー禁止規定を定めて、従業員に周知していれば、「◯」となります。

         

         

         また、BYODを導入している企業では、クライアント側にデータを残さないシンクライアントなどの仕組みを使い、対策をしていることが多いかと思います。

         

        もし、調査票の質問で、BYODを導入していることを聞く質問がある場合は、自社で行なっている対策を確認の上、次のように回答することを検討してください。

         

        回答例「当社ではBYODを実施しておりますが、業務利用のデータに関しては機密情報や個人情報を含めて端末側の記録媒体にコピーをすることを禁止しているとともに、データが端末に残らない仕組みを導入し、対策しております」

         

         

        質問事項「ICカードやセキュリティゲートなどによって、入退場管理の機密情報漏えい防止がなされていますか?」

         

         大手企業は、ICカードやセキュリティゲートなどの設備は、ほとんど整備されつつありますが、中小零細企業などは、このような設備がある方が珍しいかと思います。

         

        これも「✖」をつけるのではなく、次のように回答することを、自社の状況を踏まえて検討してください。

         

        回答例「小規模事業所につき、従業員全員、お互いの顔を認識しており、従業員以外が来訪、入室した場合については、声がけを徹底しております。また、業務時間中は事業所内が不在になることはなく、業務時間外は、出入口の施錠徹底などの対策をしております」

         

         

        質問事項「外部のネットワークからの不正アクセスを防ぐためのファイヤウォールを設置しています?」

         

         このファイヤウォールも単体のものだけでなく、OSやルーターファイヤウォール機能が付属していることもありますので、この機能を有効にしたり、あるいは、ウイルス対策ソフトのファイヤウォールやインターネットサービスプロバイダーが提供するアクセス管理機能でも代用できるます。

         

         

         このような場合も、自社の環境を確認の上、次のように回答することを検討してください。

         

        回答例「OSのファイヤウォール機能を利用し、外部ネットワークからの不正アクセスを防ぐ対策を行なっております」

         

         調査票の質問事項に対応する対策を行うことは、大半の企業では難しいかと思います。

         

        今回、紹介した回答例のように、ポイントは、調査票の各質問で問われている対策が、代替方法であっても、不完全なものであっても、自社の企業規模や扱っている機密情報を扱う業務に応じた対策をしていると説明できることです。

         

        対応のための新たなICT投資を行う前に、質問事項の本質を捉えて、自社の状況に即したセキュリティ対策ルール策定や今、あるICTの資源活用を行っていくのが第一選択となります。

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        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンサルティング | 07:00 | - | - | - | - |
        暗号通貨ビットコインは、企業活動で活用できるか?できないのか?
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          「暗号通貨ビットコインは、企業活動で活用できるか?できないのか?」

           

          日本クラウドコンピューティング株式会社

          代表取締役社長 清水圭一

           

           

          ビットコインとは?

           

           ビットコインとは、暗号通貨の一つで仮想通貨とも呼ばれています。

           

          日本ではまだまだ一般的ではありませんが、海外では、オンライン旅行予約のエクスペディアや、コンピューター機器メーカーのDELL、米国の楽天スーパーロジスティクスなどが決済方法としてビットコインを採用しています。

           

           

           電子マネーやポイントと同一なものとして捉えられていることがありますが、これは大きな間違いです。

           

          通貨や電子マネーは、政府や中央銀行、電子マネーやポイントの発行元企業が存在して、そこの信用に基づいて誰もが価値を認めて、品物やサービスの対価として銀行や発行元企業を介して取引されています。

           

           

           それに対して、ビットコインは簡単に言うと、特定の組織や国家などの発行元がないのです。

           

          発行量も取引も可視化されて、その台帳を皆で管理している通貨の仕組みなのです。

           

          ビットコインの送金や受け取りなどは、取引をする当事者同士が、そこに参加している人達に監視役や証人になってもらって、直接、お金をやりとりする仕組みになります。

           

          まさしく、ICT技術の発達が生み出した新しい通貨であり、決済システムになります。

           

           

           ビットコインは、まだまだ、私たちの日常生活には程遠いものに思われるかもしれませんが、日本政府もビットコインに関する法整備を開始したり、日本の大手金融機関が暗号通貨の取引所を子会社を設立したりと、取り組みを急速に進めています。

           

          今回は、このビットコインがどのように企業活動で活用出来る可能性があるのかを解説したいと思います。

           

           

          圧倒的に安い送金手数料

           銀行振込の場合の手数料が数百円、クレジットカードの決済手数料は、決済金額の数パーセント、また、海外送金になると、銀行の場合は数千円以上の振込手数料や支払い先の通貨に変える為替手数料がかかります。

           

          しかし、ビットコインは、送金手数料が数円から十円と圧倒的に安いのが大きなメリットです。

           

          また、ビットコインは世界共通ですので、送金する側も受け取る側もビットコインであれば、為替手数料も発生しません。

           

           

          外国人旅行者や多通貨流通地域、通貨信用不安国での決済手段としての活用

           

           国内だけでなく海外からのお客様が多い企業やネットショップを展開している企業、また、密接した地域に複数の国境を持ち、複数の通貨が流通する東南アジアなどに出店している企業などは、ビットコインを決済手段として採用することにより、今まで逃していたお客様を呼び込むことができる可能性が出てきます。

           

            

           皆さんも海外に出張や旅行に行って、渡航先の店で欲しいものがあっても、その国の通貨に両替をしていなかったり、例え、現地で日本円が使えたり、ホテル内で両替が出来たとしても、交換レートの悪さや手数料の高さで断念してしまったことなどがあるかと思います。

           

          ビットコインが使えるのであれば、それを使って買い物をするという選択肢も出てくるかもしれませんし、それを受け取る店や企業側も、余計な決済手数料を支払わなくて済むという利点もあります。

           


          ポイントや少額謝礼支払としての代わりにも

           

           コンシューマービジネスを行なっている企業や店舗では、提携している会社のマイレージやポイントなどを利用金額に応じて付与しているところも多いかと思います。

           

          ビットコインがもっと認知度が上がってくれば、提携マイレージやポイントの代わりに、ビットコインをポイント代わりに付与するということも可能です。

           

           

           ポイントの付与も、提携先のマイレージ会員やポイントカードではなく、お客様のビットコインのウォレットアドレスのQRコードを読み取ることによって、すぐにポイントが付与することができます。

           

          ウォレットのアドレスには銀行口座のように氏名などの個人情報は含まれませんし、毎回、アドレスを変更することができます。

           

          今まで、個人情報が漏れることを気にしてマイレージ会員やポイントカードを持っていなかった層にも、ポイントサービスなどを提供することが出来るようになるのです。

           

           

           また、不特定の一般消費者に商品のアンケートやモニターを依頼する際に、謝礼を現金で渡すと領収書をもらう必要が出たり、振り込むにしても銀行口座を教えてもらう必要がありました。

           

          そのため、受け取り側にとって、使い勝手の悪い図書カードやギフト券に変えて、謝礼として渡すケースも多いかと思います。これに変わり、ビットコインであれば、ウォレットアドレスのQRコードを提示してもらい、そこに謝礼を振り込むこともできるのです。

           

           

          ビットコインのリスクを見極める

           

           これまでビットコインについて利点ばかりを説明してきましたが、デメリットも多くあります。

           

           

           例えば、銀行振込であれば、口座番号と口座名義人が不一致であれば、エラーとなって元の口座に戻ってきます。しかし、ビットコインは送金する際に、相手先のビットコインアドレスを1つでも間違えると、取り戻すことが一切できません。

           

           

           また、ICT技術で支えられているシステムが故に、技術的な欠陥やセキュリティ問題などが発覚すると、すぐにビットコインの相場が下落したり、消えてしまう可能性があります。

           

          そういった意味では、誰もが安心して利用できる通貨ではないのです。

           

           

           そして、普及への大きな障壁は国家です。

           

          通貨の発行という国家としての最大の権限をビットコインが脅かしてしまう可能性があることから、排除されてしまう可能性もあります。

           

          事実、他国ではビットコインを規制したり、利用を禁じている国もあります。

           

          こういったリスクも考慮した上で、ビットコインが自社にとってリスクを取って活用すべき通貨なのか、そうでないのかを検討してみてはいかがでしょうか。

          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンサルティング | 07:00 | - | - | - | - |
          中小企業IT経営推進コンサルティング
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            中小企業にとっての永遠の経営課題と言われる「人材」「営業」「資金調達」


             


            これらの経営課題について、お悩みの経営者の方が多いかと思います。そして、これらの課題は、発展しようとしている企業にとっては、永遠の課題とも言われています。


             


            この永遠の課題と言われているもののうち、「人材」「営業」については、現在では、「クラウドコンピューティング」「ソーシャルメディア」の登場にとって、経営資源が限られている中小企業でも、安価に効率的に解決出来るようになってきました。


             


            最近の調査レポートでは、米国の中小規模法人の6割が、ソーシャルメディアであるfacebookをマーケティング、営業の手段として活用しています。また、日本においても、いち早くソーシャルメディアに取り組んだ企業が、早々に結果を出し始めています。


             


            クラウドについても、顧客管理や営業支援、メール、顧客、従業員同士の情報共有の手段や、在宅勤務・テレワーク、災害対策などを実現する方法として、導入効果を出している企業が多く見受けられます。 


             


            しかし、このような新しいソーシャルメディア、クラウドコンピューティングを活用して中小企業が結果を出すことは、
            容易ではありません。なぜならば、ITにかけられる資金や人材などが限られている中小企業はその会社の状況などに合わせてた方法でないと、結果が出るまで
            に、多くの時間やコストが掛かってしまうからなのです。


             

            また、企業のIT経営で大切なのは、クラウド、ソーシャルだけではありません。


             


            財務会計のような企業の基幹となっているシステムや、メール、スケジュールなどのグループウェア、情報共有の為のファイルサーバー、自社ホームページ、受発注システム、電話、ファックスまで、様々なものが企業内では使われています。


             


            それらを全体的に考え、実務、事務を効率化して、さらにお客様や従業員に喜ばれるIT経営を推進するお手伝いをするのが、当社の中小企業IT経営コンサルティングです。


             


            本気でIT経営を推進したいとお考えの経営者の方は、是非、当社にご依頼下さい。当社も本気で貴社のIT経営の推進をバックアップして行きます。


             


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            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンサルティング | 08:49 | - | - | - | - |
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