中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
経営者先着100名に限定公開「クラウド時代のIT投資判断基準とシステム最適化」オンラインセミナー
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     クラウド時代のIT投資判断基準とシステム最適化


    WEBセミナー概要

    講演テーマー

    「クラウド時代のIT投資判断基準とシステム最適化」


    講師

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表取締役社長 新井 直之


    講演概要

    クラウドサービスが注目をされている中、投資判断を誤り、オンプレミス

    (自社運用システム)よりも割高なコストを支払い続けている企業も

    少なくありません。


    IT関連ベンダーの役割は、IT技術の標準化・仮想化、グローバルプライスの拡大、

    多彩なソリューションセットにより、大きく変化しようとしています。


    本講演では、クラウドサービス、オンプレミスのIT投資比較検討のポイント、

    今、起こっているクラウド、IT関連ベンダーの役割変化と

    その活用法について解説致します。


    受講対象者

    自社構築型のITシステムか、クラウド型のシステムが良いのか経営判断、

    投資判断を迷われている企業経営者、役員、情報システム担当責任者の方々

    対象者以外の方、無料メールアドレス、個人での申込登録者の方、

    申込フォームに不備のある方はご覧頂けませんので、ご了承下さい


    講演時間

    45分


    視聴方法

    下記のセミナー受付サイトにて、お申し込み下さい。

    後ほど、セミナーを視聴する為のサイトをメールにてご案内します。


    必要機器

    パソコン、Webブラウザ、ブロードバンド回線


    視聴期限

    登録してから一ヶ月間は、いつでも何度でもご覧頂く事が出来ます。


    個人情報の取扱

    本セミナーで集めた情報は、当社の個人情報保護ポリシーに

    より利用させて頂きます。

    なお、セミナーに登録した方々には、お客様のご希望、承諾がない限り、

    メールでのお知らせ以外の、訪問、電話などの直接的な営業行為は行いません

    ので、ご安心下さい。


    セミナー登録方法

    当社お問合せフォームより、必要事項を入力の上、送信して下さい。


    その際に、お問合せフォームの「お問合せ内容詳細欄」に、

    下記の事項をご記載下さいますようお願い致します。

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    所属部署名:

    役職:

    希望Webセミナー名:クラウド時代のIT投資判断基準とシステム最適化

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    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 16:18 | - | - | - | - |
    中小企業がクラウド活用で成功するポイント その7
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      さすがに、二回目の社長の呼び出しを受けた従業員の方は、今のところいませんが、その徹底した利用の定着化を行った成果が出始め、この導入を行った翌四半期からは、徐々に売上も上昇しつつあります。


       


      クラウドコンピューティングというと、中小企業の企業業績を上昇させたり、業務効率を向上させたりと、まるで「神の手」のように思われていますが、実際のところは、この「神の手」も、上手く使う会社もあれば、「神の手」に足を引っ張られる会社もあるのも事実です。


       


      中小企業で、クラウドコンピューティング導入を成功させるには、このようなポイントが必須となります。本文をお読みになられた経営者の方々の会社
      で、もし、会議の議題、稟議書、部下からの上申にクラウドコンピューティング関連の内容が上がってきましたら、チェックリストを付記しますので、この項目
      を網羅、説明されているか、起案者が説明出来るかをチェックしてみることをお勧めします。


      チェック項目

          クラウドサービスの利用目的が明確になっているか?
          クラウドサービス導入により予想される投資効果が明確に説明されているか?
          システム買取、リース、クラウドサービスの利用料金の比較がされているか?
          他の同様のクラウドサービスと費用、機能比較がされているか?
          固定利用料金以外に変動する利用料金やオプション料金がないか?
          自社の従業員のIT習熟度で、そのクラウドサービスが使いこなせるか?
          他のシステムとの情報連携が出来るか、関わる既存のシステムはどれか?
          他のシステムとの情報連携にどれぐらいの費用が掛かるのか?
          クラウドサービス導入後の定着化、活用法についての施策は何か?
          検討から定着化まで、プロジェクト全体を指揮出来る担当者、専門家はいるか?
      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:32 | - | - | - | - |
      中小企業がクラウド活用で成功するポイント その6
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        このような状況に対して、このお客様に対して、当社がどのようなことを行ったのかは、次の通りです。


         


        既存の営業支援のクラウドサービスを解約、他の安価なクラウドサービスへ移行


         


        このお客様での経営状況では、年間500万円以上の利用料金の支払いは、よっぽど好景気にでもならない限り、割りに合うものではありませんでした。
        そこで、当社は、そのお客様の経営状況や従業員の労働生産性を分析し、現状では、年間300万円程度が、営業支援システムに投資できる妥当額であることを
        導き出し、その費用内で他の同じような営業支援クラウドサービスへの契約変更と移行を行い、結果的には、年間200万円程度のサービス利用料金に抑えまし
        た。


         


         


        他のシステムとの情報連携


         


        前の項で新しく導入した営業支援系のクラウドサービスは、他のシステムなどと連携できる仕組みやツールが豊富でしたので、お客様がお使いの在庫管理
        システム、受発注システムへ情報連携が出来る仕組みを作りました。これにより、営業担当者は、営業支援システムで入力した情報を、再度、他のシステムに入
        力する必要が無くなり、営業支援システムを使うことによって、自分の仕事の効率も向上することが出来ました。


         


         


        経営者が直接、従業員を指導


         


        営業担当者は全ての商談について、最低限の項目を自分が担当する顧客と商談が終わり次第、営業支援システムに入力をすることを徹底し、入力していな
        いことは、即ち、その営業担当者は仕事をしていないと、経営者が判断するということを社内で周知し、もし、翌日になっても前日の営業内容が入力されていな
        い時は、社長がその担当者を直属のマネージャーと共に呼び出し、入力していない理由を聞き、正当な理由がない場合は、二回目以降は、そのマネージャーと営
        業担当者は、その日は欠勤扱いにするなどの厳しい処分をすることになりました。

        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:29 | - | - | - | - |
        中小企業がクラウド活用で成功するポイント その5
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          一点目ですが、このクラウドサービスに掛かっているコストは年間500万円以上でした。しかしながら、このお客様の扱っている商品の粗利率を考えると、このクラウドサービスの投資効果を出すためには、年間2億円以上の売上アップが必要となることが分かりました。


           


          つまり、その時に利用していたクラウドサービスは、その会社の経営状況からすると、投資効果が出ない利用料金帯だったということなのです。


           


          二点目は、他の業務のシステム連携までも考慮しておらず、この営業支援のクラウドサービスに、いくら頑張って担当者が商談状況を入力しても、受発注
          システムは、全く別物のシステムで、受注の際には、再度、そのシステムにデータを手作業で登録し直さなくてはなりませんでした。ですので、多くの営業担当
          者はそのクラウドサービスに意味を見出せずに、使われないシステムと化していったのでした。


           


          三点目ですが、 最初は鳴り物入りで導入した営業支援のクラウドサービスでしたが、毎日、5-6件の商談が終わるたびに、詳細は情報を入力しなければならず、それだけで、導入当初は、従業員の残業が月に30時間以上も増える結果となってしまったのです。


           


          また、この営業支援のクラウドサービスは、営業部門が単独で導入を決定、利用することになったのですが、実際、社内の他部門では、営業部門がこのよ
          うなクラウドサービスを使っていることさえ知られておらず、他のシステムと連携は全くされておらず、営業部門自体も徐々にこのシステムを使わなくなり、多
          額の利用料金だけが支払い続けられていたのです。


           


          このような状況に対して、このお客様に対して、当社がどのようなことを行ったのかは、次の通りです。

          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:26 | - | - | - | - |
          中小企業がクラウド活用で成功するポイント その4
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            当社のお客様で、東京を専門とする食品専門商社(従業員90名)でも、当初は、あるシステム開発会社によって、3年前に営業支援のクラウドサービスを導入しました。



             



            元々、各営業担当者が、顧客訪問終了後に、顧客との商談の内容、提案商品、受注角度、受注見込み金額を営業支援のクラウドサービスに入力をして、社

            内でその情報を共有化、マネージャー、経営者がリアルタイムに営業状況を確認し、売上予測をすることを目的として導入されたのですが、最終的には一部の部

            門の営業担当者とマネージャーしか使わなくなってしまいました。



             



            しかし、クラウドサービスの利用料金は、他の使わなくなってしまった部門も、会社としては一応、そのシステムを全員が使う決まりになっていましたので、そのまま利用料金は払い続けられており、年間500万円以上のコストが発生していました。



             



            この会社の経営者の方からご連絡を頂いて、当社が、このクラウドサービスを今後、使い続けるべきか、また、なぜ、従業員にこのクラウドサービスの活

            用、利用が定着化しないのかということの調査、コンサルティングを行ったところ、前に述べた3点のポイントと逆行することをお客様がやっていたことが判っ

            たのです。

            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:22 | - | - | - | - |
            中小企業がクラウド活用で成功するポイント その3
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              定着化は経営者主導で!






              無事、クラウドサービスの検討、導入を終えて、いざ、クラウドサービスを使い始めてからも、様々な問題が出てきます。その中での一番大きな問題は、クラウドサービスが社内で定着化しないということです。






              このような新しい仕組みを入れても、多くの従業員はなかなか新しいものへの抵抗感を表し、「使い勝手が良くない」とか、「前のやり方のほうが効率的だった」などと、使わない理由を並べ始めるのです。






              これは、どんな素晴らしいクラウドサービスを導入したとしても、新しいやり方への抵抗感をすぐに拭い去ることは出来ません。特に中小企業では、大企

              業ほど、システム化が進んでおらず、従業員のITリテラシーもあまり高くはありません。この問題を解決する方法は、従業員が一日でも早く、そのシステムを

              使いこなし、慣れるしかないのです。






              そこで、導入を成功させるためには、経営者自らが先頭に立って、従業員がクラウドサービスを使うことを定着化させることが必要です。






              例えば、その日の営業報告は、毎日、夜の8時までに顧客管理のクラウドサービスに入力し、入力の完了していない営業担当者へは、翌日朝一番に、経営者自らが連絡して、指導をするなど、経営者自らが導入したクラウドサービスの定着化と活用の強い意志を示す必要が必要です。

              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:19 | - | - | - | - |
              中小企業がクラウド活用で成功するポイント その2
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                2.他部門のITシステムやクラウドサービスとの情報連携


                クラウドサービスの検討の際は、おおよその企業では、新しくシステム化する業務、今までになかった業務に対応するために、クラウドサービスを活用し たりするケースが多いのですが、検討に際に、例えば、営業部門が営業効率を上げたいので、営業支援のクラウドサービスを検討したり、経理部門が請求書の発 行業務を効率化したいので、請求書発行業務のクラウドサービスと検討したりと、単一の業務機能だけでクラウドサービスを検討してしまいます。


                しかし、この検討方法ですと、後々、業務規模が拡大した場合や、さらに別のクラウドサービスと連携するシステム化をする際に、多額の追加投資が必要 になったり、あるいは、全てのシステムを全体的に見直さなければならないという、中小企業にとっては大きな負担となる事態が発生することもあります。


                そのような自体が発生する原因は、企業の業務というのは単一では決して無く、様々な部門、担当と連携をとっているからならのです。つまり、ITシス テムも同じで、例えば、顧客から注文を一件受注する場合だけでも、営業担当者が使っている営業管理システムから出てきた受発注に必要な顧客や商品の情報 が、調達部門やサービス実施部門で使われている購買管理システムやプロジェクト管理システムに流れ、最終的には経理部門で使われている財務会計システムに 流れ着き、請求書が発行されて、売上になるというように、各部門の情報は密接に連携しています。


                つまり、その情報の連携が上手く出来るかどうかが、企業のITシステムが上手く機能するかどうかの重要なポイントなのです。


                大企業であれば、数年に一回、全社規模でのシステム見直しなどを行い、多額の費用をかけて、抜本的な全社情報システムの更改を行ったり、システムを 新たに構築する毎に、他の連携するシステムと情報が連携する仕組みを作り上げますが、限られたIT投資しか出来ない中小企業にとっては、これは大変な負担 になります。


                ですので、一つの部門で使うクラウドサービスを検討する際も、直近ではその計画が無くても、関係する部門で使われているシステムと、どのように連携することが出来るのかということを最初から考えた上で、検討していく必要があります。


                つまり、「木を見ずして森を見ず」にならないように、一部門のクラウドサービスの導入であっても、他部門の使っているクラウドサービスやITシステムとの連携までを含めて、企業全体の業務の流れ、情報の流れを最初から考えることが、中小企業にとって重要なのです。

                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:16 | - | - | - | - |
                中小企業がクラウド活用で成功するポイント その1
                0
                   

                  最近では、IT専門誌だけでなく、一般誌でも「クラウド」という単語を頻繁に見かけるぐらいに言葉が浸透してきました。そして、中小企業において
                  も、クラウドを経営・業務に活用する企業が増えてきています。しかし、大企業と中小企業では、労働生産性、従業員一人当たりの売上・利益率、IT習熟度な
                  ど、経営環境、状況に大きな違いがあります。大企業と同じようなクラウドサービスを使い、導入するだけでは、クラウドへの投資効果を高めることは出来ませ
                  ん。そこで、中小企業がクラウド導入で成功する3つのポイントをご説明いたします。


                   


                   


                  1.投資効果を明確にする


                   


                  クラウドのメリットは、大きなシステムを多くのユーザーでシェアをする共同利用型のシステムサービスですが、利用者側はその恩恵として、非常に使い勝手の良い安定したシステムを安価な料金で利用することが出来ると言う点にあります。


                   


                  確かに、クラウドサービスというのは、課金体系も1ユーザー単位で、利用期間も月単位や時間単位など、料金が細分化されており、単価自体は非常に小
                  額です。一見すると安いという錯覚に陥りがちですが、きちんと投資効果を含めて考えてみると、中小企業にとっては、決して安い金額ではないものも多くある
                  のも事実です。


                   


                  例えば、ある顧客管理サービスを提供するクラウドサービスは、一人あたり月に15,000円の利用料金です。一見すると、これは安いように思われま
                  すが、このシステムを利用するユーザーが、社内に30名いるとすれば、月額450,000円となります。1年間使い続けたとすれば、5,400,000円
                  の投資となります。


                   


                  クラウドサービスの利用料金はリースと違い、利用開始から何年経過しても、料金が下がることはありませんので、同額の利用料金を未来永劫、払い続け
                  ることになるのです。また、導入後に利用料金が値上げをされても、多くの自社データがそのクラウドサービスの中に入ってしまっており、従業員も使い方に慣
                  れてしまっているので、中々、他のクラウドサービスに移行することも容易ではありません。


                   


                  このクラウドサービスを利用することによって、利用料金以上の効果を出すことが出来れば良いのですが、一般的に大企業と比べて生産性が30パーセン
                  ト程度低いと言われている中小企業にとって、1人あたり月額15,000円以上の労働生産性向上を行うことが、どれだけ難しいか、経営者は考えなければな
                  りません。


                   


                  そこで、クラウドサービスを導入する際は、そのクラウドサービスの導入することによる、業務効率向上などの予想効果を数値化し、その効果と利用料金のギャップ、つまり、投資効果を評価した上で、導入を判断する必要があります。


                   


                  つまり、クラウドサービスの導入前に投資効果を計ることが、中小企業にとってクラウドサービスの導入が成功するかどうかの分かれ目になっているのです。


                   


                  そして、投資効果を導入前に詳細に検討することによって、そのクラウドサービスの必要性、機能、対象利用者、導入後の活用計画などを担当責任者が検
                  討することになり、結果的に派手に宣伝されているクラウドサービスに知名度だけで飛び付いたり、クラウドサービスの価格のトリックに惑わされること無く、
                  経営的にも効果のあるクラウドサービスを真剣に選び、その後の活用プランまで考えることが出来るのです。

                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 07:11 | - | - | - | - |
                  Dropboxのセキュリティ障害について説明と考察 その2 「利便性とリスク」
                  0
                    皆さん、こんにちは。
                    日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                    前回に引き続き、先日、発生したクラウドストレージサービスのDropboxで発生したセキュリティ障害についてお話したいと思います。


                    Dropboxのセキュリティ障害の概要については、前回の記事をご覧下さい。

                    今回は、こういう障害が発生すると、「こういうことが起こるからクラウドは使えない」と言い出す方がおりますが、このようなクラウドのセキュリティ障害が発生するリスクに対して、クラウドを否定するかどうか、私の考え方を述べたいと思います。

                    もちろん、私のようにクラウドをビジネスにしている側の主張ですので、偏った意見であると思われるかもしれませんが、クラウドやITをビジネスにしているからこそ分かることもあります。

                    しかしながら、感情論ではなく、論理的に述べたいと思いますので、「こういうことが起こるからクラウドは使えない」と切り捨てないで、読者の方々も、本当にそうなのかということを考えなから読み進めていただければと思います。

                    私はクラウドサービスを利用を考える際に、次の3つのポイントがあるかと思います。


                    1つ目は「利便性とリスク」です。

                    多くの方は利便性ばかりに目が行き、リスクを忘れています。

                    例えば、良い例が飛行機です。

                    長距離の移動では飛行機は欠かせないものとなっていますが、確率的には非常に稀ですが、墜落事故に遭い、命を落とすことさせあります。

                    一度、飛行機の事故が発生すると、「これだから飛行機は危ない」と言って、飛行機に乗ることを躊躇し、自動車などの移動手段に変える方も多く現れます。

                    しかし、飛行機の事故から数ヶ月も経過すれば、そんなことは忘れ去られ、「これだから飛行機は危ない」と言っていた人まで、何事も無かったかのように飛行機に乗るのです。

                    これは、飛行機の利便性が、飛行機事故のリスクと比べても、魅力があるからであり、そのリスクを取っても、利便性を享受したいという表れになります。

                    クラウドサービスも同じことが言えます。

                    つまり、利便性とリスクを考えた場合、その人にとって、リスクが利便性を上回ると思われる場合は、そのクラウドサービスを使うことを止めればいいのであって、全ての人にとってクラウドサービスは危ないということでは無いはずなのです。

                    次回は、2つ目である「被害確率の誤認識」について、お話したいと思います。


                    【セミナー無料招待(先着順)のお知らせ】

                    ベンチャー・中小企業経営者向け『クラウドの誤解と活用法セミナー』開催のお知らせ

                    <主催>
                    ISOマネジメント研究所
                    ゾーホージャパン株式会社
                    日本クラウドコンピューティング株式会社


                    「後々、後悔しないベンチャー・中小企業の為の正しいクラウドコンピューティングの活用方法とは?」

                    「経産省が示したクラウドサービス利用の情報セキュリティガイドラインへの適用方法とは?」

                    ベンチャー・中小企業経営者向けに、経営・業務的な観点からクラウドコンピューティングや情報セキュリティマネジメントに関する誤解と、正しい活用法、すぐ出来る実践法を、難解な専門用語を使わずに解説いたします。


                    開催日時:2011年7月21日(木)15:00
                    開催場所:ゾーホージャパン株式会社 横浜本社

                    当社のWebサイトからお申込みの方、先着30名様を参加費用無料でご招待させていただきます。

                    セミナー詳細、お申込みWebサイトはこちら
                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 10:00 | - | - | - | - |
                    なぜ、エクセルで見積書や請求書を作成・管理すると失敗するのか?
                    0
                      皆さん、こんにちは。
                      日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                      今日は「エクセルで見積書や請求書を作成・管理すると、どうして失敗するのか?ということについて、お話したいと思います。

                      多くの中小企業では、営業部門がお客様に提出する見積書、経理部門がお客様にお送りする請求書などの書類をエクセル(Excel)を使って作成、管理しているかと思います。

                      しかし、このエクセルによる見積書、請求書の作成、管理については、管理する量が増えれば増えるほど、煩雑になり、見積、請求業務で大きなミスを誘発することになります。

                      実は、当社も長らくエクセルで見積書、請求書の作成を行ってきました。当社だけでなく、当社の顧問先や取引先なども、エクセルで作成した見積書、請求書を使っている会社がほとんどです。

                      エクセルというのは、数式が関係する書類を作成するには、非常に便利なものです。

                      しかし、エクセルの弱点を知らないと、後々、管理が出来なくなってしまい、当社にも多くの相談依頼が持ち込まれます。

                      エクセルで見積書、請求書を作成・管理するとどうして失敗するかということについて、次の3つのことが挙げられます。



                      1.書類の統一、統合的な管理が出来ない

                      エクセルというのは、個人が書類を作成したり、数式を使って分析をしたりするツールとしては最適なのですが、多くの人が作成した書類を統合的に管理することが出来ません。

                      分かりやすく説明しますと、5人の担当者が見積書をエクセルで作っていると、エクセルのファイルも5つ出来上がることになります。

                      見積書に記載する見積書番号の発番も統一性がなくなったり、重複したりすることになり、その作成したファイルも各担当者のパソコンにバラバラに保管されることになります。

                      たとえ、ファイルサーバーやドキュメント管理ツールを入れたとしても、もともとがエクセルのファイルになりますので、ファイルは作成すればするほど増えていき、会社として発行されている見積書すべてを横断的に一括して管理することが出来ないのです。

                      また、個別に見積書を作成するとなると、担当者ごとに見積書のフォーマットを変えてしまったり、見積書に記載する取引条件を各個人の裁量で勝手に決めてお客様に提出してしまったりということが発生します。

                      ですので、見積書を一つ取ってみても、見積書管理番号を発番し、統一された見積書フォーマットで提出することが、社内の業務を円滑に管理運営するためにも大切なのです。

                      エクセルを使わずに見積書の作成・管理をシステム化することにより、経営者やマネージャーが、取引先毎、営業担当者毎、特定の期間毎などのカテゴリーで会社全体でどれ位の見積書が発行されているかということを正確に掴むことが、経営予測を迅速に行い、問題があればフォローを行い、問題に対処したり、新しい試みに対応したりすることが出来るようになるのです。


                      2.自動化が出来ない

                      エクセルで作成された書類は、見栄えの良い美しいものができますが、その書類そのものだけで完結してしまい、あらたな業務処理を行うためには、再度、その情報を入力しなおさなくてはなりません。

                      例えば、見積書を提示したお客様から注文を頂くことが出来たら、そのデータは受発注処理に流れ、会計システム、請求書発行、入金確認という流れになります。

                      最初の見積書から、エクセルで作成してしまうと、その後の処理も再入力を何度もしなくてはならなくなり、途中の業務処理過程でミスも発生することも多くあります。

                      請求処理も複雑で、何か単発で販売するといったものであればいいのですが、顧問料金や保守料金のように、見積書を発行は一度だけで、その後、特定の周期毎に請求書発行をしたりするものもあります。

                      また、取引先ごとに支払条件も違うこともありますので、取引件数が数十社を超えてくると、これをすべて把握して、確実に請求書発行、入金確認をするだけでも、多くの労力が取られてしまいます。

                      こういった取引に関わる見積書発行から請求書発行までをすべて手作業で行うというのは、限界があるということが分かると思います。

                      つまり、この見積書から請求書作成まで、エクセルを使うのではなく、この見積書発行からシステム化をすることにより、請求書発行も仕組み化、自動化することが出来るようになり、取引件数が増えても、請求書発行業務を円滑に処理することが出来るようになるのです。

                      3.他のシステムとの連携が出来ない

                      見積書発行という作業は、企業の営業活動の大きなポイントでもあります。見込み客を集客し、その中から潜在的な顧客を見極め、商談が発生するというポイントです。

                      営業支援・顧客管理システムを使っている方は分かるかと思いますが、顧客に見積書をいつ、何をいくらで提示したかというのは、営業支援・顧客管理システムに入力していくのですが、これがエクセルで見積書を作ると登録に二度手間になってしまいます。

                      結局、営業支援・顧客管理システムが、なかなか活用できないというのは、このような入力が面倒になり、正確な情報が入力されないため、結果的に使わなくなってしまうということになるのです。

                      受注や請求書の発行も、会計システムに、再度、入力ということを行わなくてはなりません。

                      今、営業支援・顧客管理システム、会計システムを使っていないとしても、企業の規模や取引件数が増えてくると、このようなシステムを使わざるを得なくなってしまいます。

                      ですので、企業の営業活動において、見積書、請求書の発行というのは、大きなポイントでもありますので、その部分を他のシステムと連携がし難いエクセルで作成してしまうということは、今後、より業務を効率化していくことを阻害することにもなってしまうのです。

                      つまり、見積書を作成した時点で、顧客管理の売上予測に自動的に反映され、プロジェクト管理ツールに見積り作成時間とタスク終了が記載され、受注後は、見積書のデータを元に会計システムに売上計上が書き込まれ、請求書も自動発行されるというところまで、極力、自動化、仕組み化をしていくことで、業務の効率化が出来るようになります。

                      これらの3つの問題を解決するためは、エクセルを使って見積書や請求書を発行するのではなく、見積書・請求書を発行・管理するシステムを考える必要があります。

                      このようなシステムを導入、開発すると、安くても数十万から数百万単位の開発費用がかかりますので、小規模法人にとっては、気軽に導入できるものではありません。

                      安いパッケージの見積書・請求書を発行・管理するソフトウェアもあるのですが、他のシステムの連携までは難しく、バージョンアップ、データバックアップ、OSがなくなるようなコンピューティングの転換期に差し掛かっていることを考えると、選択すべき形態ではありません。

                      そこで、見積書、請求書発行管理業務を行っているクラウドサービスを利用するという方法が、中小企業にとってはベストな選択肢なのではないかと思います。

                      では、見積書、請求書発行において、どのようなサービスを選択すべきかという点では、その企業の個別の状況で変わるものですので、ここでは、具体的には比較言及は致しません。

                      しかし、現在、何のシステム化もしてない企業であれば、Zoho Invoiceをお勧めします。
                      https://invoice.zoho.com/

                      その理由は、見積書、請求書の発行管理だけでなく、顧客管理やプロジェクト管理などのシステムと連携が出来るからです。

                      もともと英語圏のクラウドサービスなので、一部、見積りのテンプレートが日本の表記に馴染んでいないものであったりするところや、日本独特の見積書に社印や担当者印を電子印鑑で捺印、PDFで出力出来ないなどのところはあります。

                      しかし、このような細かい点は、いずれは解決してきますし、ユーザー側のシステムの運用の工夫で何とかなります。

                      私がこのクラウドサービスを評価するのは、顧客管理やプロジェクト管理などZohoのクラウドサービスと連携出来ることと、請求書の郵送サービスが提供されているところ、まだ、日本では普及していませんがPaypalによる入金決済などと連携をしているところです。

                      つまり、Zohoのクラウドサービスの良い点は、このような見積書・請求書を発行、管理するという単一の機能だけでなく、企業の業務プロセス全体をクラウドサービスだけでなく、他社のサービスを含めた連携までもカバーし、企業全体の業務処理や意思伝達の仕組みをクラウドをサービスで包括的に支援するという哲学のようなものを感じる点だと思っています。

                      いずれにせよ、月に5枚までの見積書・請求書の作成は無料で出来ますので、まだ、システム化されていない方は、試しにこのサービスを使ってみることをお勧めします。


                      《本コラムの動画版はこちらからアクセスできます》
                      http://youtu.be/ypq-fm_HUnU


                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | クラウドコンピューティング全般 | 18:35 | - | - | - | - |
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