中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
RPAは、マクロ、AI、Botsと何が違うのか?
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    「RPAは、マクロ、AI、Botsと何が違うのか?」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表執行役 ITコンサルタント 

    清水 圭一

     

     

    いまさら聞けないRPA

     

     近年、注目を浴びているRPA (Robotic Process Automation/ロボテックプロセスオートメーション)は、オフィスで行われている定型業務を自動化する技術となります。

     

     

     例えば、私たちが日常パソコンの画面上で行なっている見積書を作成するために顧客管理クラウドサービスにアクセスをして、顧客履歴や情報をコピーして、Excelに貼り付けて、商品の型番や数量、価格を在庫管理システムで確認をして、価格を設定して、その見積書をクラウドストレージの共有ホルダーに保存をして、電子捺印をして、顧客にメールで送付するなど、この一連の作業を自動化してしまうというものです。

     

     

     今まで似た様なことをしてくれる馴染みのある言葉としてマクロがあります。

     

    また、人に代わって業務をしてくれるという意味では、AI (Artificial Intelligence /人工知能)や、ネットサービスなどで導入が進んでいる自動応答システムのBotsとの違いがわからないと言う声を多く聴きます。

     

     

     今回はこのRPAについて再確認を行い、マクロやAIとの違い、また具体的に、私たちの仕事でどのように活用できるかを紹介したいと思います。

     

     

    一番有名な自動化と言えばマクロ

     

     業務の自動化と聞いて、1番最初に思い浮かべるのは、Excelなどでできるマクロではないでしょうか?

     

     

     このマクロとは、プログラミング言語のひつなのですが、代表的な名称として、MicrosoftのExcelの機能の1つが一番有名です。

     

    Excelマクロは複数の手順を記憶して自動的に実行させる機能のことを言います。

     

     

     例えば、あなたが売り上げ成績をExcelで管理しており、毎月の店舗ごと、商品アイテムごとの売り上げを上司にまとめて報告している仕事をしているとします。

     

    その際に、売り上げを店舗ごと商品アイテムごとに並び替え、その売上金額順に、あるいは、売り上げの多い店舗から自動的に並び替える一連の作業を記憶させて、実行する機能です。

     

     

     これらの作業工程をExcelのマクロに覚えさせれば、2回目以降はそのマクロを実行するだけで同様の作業をしてもらうことができます。

     

     

     Excelのマクロ以外にも様々なアプリケーション毎にマクロ機能があります。

     

    しかしながら、それはアプリケーションごとの中の閉じた世界の自動化であり、アプリケーションを超えたマクロの実行は、ほとんどができません。

     

    つまり、マクロとは、特定のアプリケーション内で業務の自動化を行う機能ことを言います。

     

     

    自己学習を自律的に行うAI

     

     一方、AIは、大規模なデータセットを感知し、理解し、行動し、学習することができます。

     

    また、人工知能はある結果を提供するために、写真やビデオなどを含む大容量のデータも組み合わせ紐付け分析することが可能です。

     

    そして、一番の特徴は、人工知能は自己学習機能を持っている点です。

     

    自律的に継続的に学習し、機能改善、能力アップをすることが可能です。

     

    例としてはIBMのワトソンやMicrosoftのコグニティブサービスなどが有名です。

     

     

    Webサービスの問い合わせで使われているBots

     

     また、AIとよく混同されているものの中で、ウェップサイトのサービス使われているBotsがあります。

     

    このBotsとはチャットロボットの略称で、人間の会話や行動を推測して、コミュニケーションするプログラムによって成り立っています。

     

     

     チャットやLine、twitterなどで話したり、問い合わせたりすると、あたかも生身の人間が対応しているかの様に、適切なコミュニケーションを取ってくれるのです。 

     

     

     有名なBotsとして、iPhoneで導入されているSiri、ローソンのあきこちゃん。

     

    フロムエーのパン田一郎、LOHACOもマナミさんなどがあります。

     

     

    RPAが活用すべき分野とは?

     

     そして、今注目のRPAとは、冒頭でご説明した様は、人間がパソコンのデスクトップ上で行う操作を、ルールに基づいて自動的に再現するツールになります。

     

    つまり、事務スタッフがパソコン画面上で行っている定型業務を自動化し、さらにはマクロと違う点は、アプリケーションをまたいで操作ができる点になります。

     

     

     RPAの大手企業の活用例としては、日本生命が請求書データ入力に活用していたり、三井不動産リアルティーがスタッフの報告書受理業務などでの活用事例が出始めています。

     

     

     RPAの活用ポイントは、設定したルールに基づいて自動的に作業を行いますので、ミスが発生しにくく、個人情報の保護、不正等も発生しにくいことから、人間に介在させたくない業務、人間の意図や悪意を介在させたくないような業務にも向いています。

     

     

     例えば、マイナンバーを含む個人情報を扱う業務は、機密性の高い個人の信用情報に関する業務、その企業内の競争力の源泉となっている機密性の高い業務です。

     

     

    ホワイトカラー人材不足解消の切り札にも

     

     2060年には国民の2.5人に1人が65歳以上の高齢者となります。

     

    また総人口は減少の一途をたどり15歳以上65歳未満の生産年齢人口は1990年代以降、減少傾向が続いています、この人手不足を解決するためにもRPAが活用できます。

     

     

     今まで工場や物流などの分野では、ITやロボットの導入が進み、人手不足解消と生産性の向上を成し遂げてきました。

     

    RPAはいわば、それをオフィスの業務、ホワイトカラーに拡大することができる技術として注目されています。

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    ビジネスでLineを使っていいのか?
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      「ビジネスでLineを使っていいのか?」

       

      日本クラウドコンピューティング株式会社

      代表執行役 ITコンサルタント 

      清水 圭一

       

       

       現在、私たちの周りにはショートメッセージ、電子メール、チャットなど様々なビジネスコミニケーションツールが揃っています。

       

      その中でもLINEは、皆様にとってもかなり馴染みのあるツールかと思います。

       

       

       メールアドレスや携帯電話番号は知らないけど、Lineのアカウントは知っている友人知人がいたり、もはや、プライベートでは、なくてはならないツールとなっている方もおられるのではないでしょうか。

       

       

       Lineを運営するLine株式会社の2017年12月期通期決算説明会の発表資料によると、Lineのアクティブユーザー数は約7,300万人もおり、コミュニケーションツール、ソーシャルメディアとしても、高いシェアを持っています。

       

      また、日間アクティブ率は70.8%と、7割以上のユーザーが毎日、Lineを使っており、もはや社会インフラになりつつあります。

       

       

       Lineが優れているのは、メールと違い、送信したトークの未読既読が送信者にわかる機能です。

       

      また、メールと違い、文頭の挨拶なども必要なく、非同期型のメールコミュニケーションと同期型の通話コミュニケーションのちょうど、中間の準同期型コミュニケーションが出来るという気軽さがユーザーに受けています。

       

       

       このLineですが、多くの企業では業務利用を禁止しています。

       

      しかしながら、禁止されているにも関わらず、職場の仲の良い同僚や懇意にしている取引先には、LINEで連絡していると人も少なくはないと思います。

       

       

       今回は、このLINEを、「会社業務で使っていいのか?」ということから掘り下げて説明をしていきたいと思います。

       

       

      LINEは業務では使ってはいけない! しかし…

       

       結論から申し上げると、LINEは業務では使ってはいけません。その理由は次の3つです。

       

       

      1.多くの人にとって、プライベートな使い方が多いLineは、会社の機密書類を他の友人に送ってしまったり、また誤爆と言って、友達に送るようなカジュアルなメッセージを取引先の方に送ってしまい、信用を没落させるということが起こりやすい。

       

       

      2.LINEはこれだけ広く普及しているコミニケーションプラットフォームですので、悪意のあるハッカーなどに標的にされやすく、LINEアカウントの乗っ取りなどのリスクが高い

       

       

      3.従業員が退職した場合など、LINE上でやりとりした機密情報、営業情報が退職者のスマートフォンなどに残ってしまう

       

       

      LINE WorksであればLineを業務で使える!

       

       Line Worksとは、ビジネス向けの有料Lineサービスで、無料版のLineのデメリットを解消しつつ、使い勝手は無料版Lineと同じように使えます。

       

      Line Worksの大きなメリットは次の5点です。

       

       

      1.企業の管理者側でアカウントの抹消や停止が出来る

       

       

      2.不適切な使い方などをしていないか、監査ログの取得やモニタリングが出来る

       

       

      3.また従業員が本名で登録したユーザとのみつながることが出来るので、勝手に友達登録をされたり、スパムアカウントからの被害を受けにくい

       

       

      4.トーク(メッセージ)やLine電話、テレビ会議といった無料Lineの基本機能に加えて、カレンダーやデータ保管用のストレージ、メールの機能があり、グループウェアのように利用できる

       

       

      5. ISO/IEC 27001、27017、27018 およびSOC2/SOC3(SysTrust)認証を取得しており、プライバシー情報保護の安全性が高い

       

       

       また、最近では、グループウェアやメールは時間がかかり、めんどくさい古臭いツールだとみなすベンチャー企業などもあります。

       

      1995年から始まったPCを中心としたICTによるビジネスコミュニケーションが、次のスマートフォンを中心としたコミュニケーションに完全移行しようとしています。

       

       

       つまり、メールは廃止、パソコンも廃止、使うのはスマートフォンかタブレットで、移動中どこでも、即座に、短時間に要点のみ伝える。

       

      スマートフォンで仕事を完結させることが当たり前という時代がそこまで来ています。

       

       

       特に生まれた頃から、パソコンやインターネットが身近にあったデジタルネイティブ世代が社会人になり始めているここ数年、その傾向は加速し始めています。

       

       

       LINEの使いやすさ、また、コンタクトできるユーザ数を考えると、このLINE  Worksに移行しビジネスで活用するという選択肢も、企業によっては効果的なのかと思います。

       

       

       特に、店舗や現場仕事の多い業種等は、常に従業員がパソコンを使えない状態にあることが多く、スマトーフォンで仕事が完結できて、こういった馴染みのあるツールをビジネスで活用するということが、働き方改革の一つになる企業も多いのではないでしょうか。

       

       

       Line Worksの利用料金は一人当たり月額300円から1200円(税抜)となっております。

       

      詳しくは、Line WorksのWeb Siteをご覧ください。

       

       

      Line Works

      https://line.worksmobile.com/jp/

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      Apple Watchによるリアルタイムコミュニーションの実現
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        「Apple Watchによるリアルタイムコミュニーションの実現」

         

        日本クラウドコンピューティング株式会社

        代表執行役 ITコンサルタント 

        清水 圭一

         

         

         Apple Watchに代表されるスマートウォッチが一般消費者向けに売り上げを伸ばしています。

         

        しかしながら、スマートフォンこそ企業での利用が当たり前になりましたが、スマートウォッチを業務で利用していると言うケースは、まだまだ一般的ではありません。

         

         

         しかしながら、このスマートウォッチですが、今までスマートフォンを業務中に使うことが出来なかった特定の職種や業務に従事する従業員、また、緊急事態が発生した場合に一分一秒でも確実に連絡が取れなければならない会社の幹部や、一分一秒が人命を左右するような医療従事者の連絡手段として、スマートウォッチを導入する企業や団体も見受けられるようになりました。

         

         

         今回は、スマートウォッチの特徴と、どのような職種や立場の従業員が利用すると、効果的かを解説していきます。

         

         

        スマートウォッチとは?

         

         スマートウォッチとは、時計に通信機能を持たせ、スマートフォンやパソコンがなくても、時計の画面上でメールやメッセージの確認、また地図やアプリの操作、また電話と同じように音声通話ができる多機能の時計です。

         

        代表的なものとして、アップルが販売しているApple Watchがあります。

         

        人体に装着して利用するウェアブルデバイスの一つとしても位置付けられています。

         

         

        携帯電話やスマートフォンを持ち込めない従業員向けに

         

         データセンターやコールセンターといった職場では、オフィス内に携帯電話やスマートフォンを持ち込むことが禁止されているところが多くあります。

         

        携帯電話やスマートフォンをデーターセンターやコールセンターに持ち込めない大きな理由は、カメラやデータ保管のためのインターフェイスがあるため、そこから情報漏洩などの事故が起こることを避けるためです。

         

         

         その際に困るのが、緊急連絡を行う際の連絡手段です。

         

        固定電話に電話をして相手が捕まれば良いのですが、固定電話の前にその相手がいるとは限りません。

         

         

         当社の顧客での事例ですが、IT機器の保守サポート業務を行っている会社があります。

         

        この会社では、自社のエンジニアが作業のためにデータセンターに入館してしまうと、そのエンジニアに緊急で知らせたいことや、本社側からそのエンジニアに円滑な業務遂行のための後方支援を電話で行おうと思っても、カメラ付きの携帯電話やスマートフォンの持ち込みができないために、その作業が終わるまで、外部との連絡ができない状態になっていました。

         

         

         そういったことを解決するために、スマートウォッチ単独で通信、通話ができるApple Watchのセルラーモデルを保守サポートエンジニアに支給することにいたしました。

         

        携帯電話と同じように通話に使うことができますし、カメラや外部の機器と接続するための物理的なインターフェイスも備わっていません。

         

        顧客のデータセンターの持ち込み可能物品のセキュリティー要件をクリアできることも多く、保守サポート業務を本社にいるスタッフの後方支援を受けながら、円滑に進めることができるようになりました。

         

         

        スマートフォンを見れない従業員への連絡手段

         

         店舗などで接客を行っている従業員は、業務上の緊急性のあるメールやメッセージを受信したとしても、お客様への配慮やマナーの観点から、スマートフォンを出して確認することができない職種もあります。

         

         

         このような職種の方に、会社側が緊急に伝えたいことがあっても、直接、その場に行って伝えるか、固定電話で呼び出すかしか方法はありません。

         

        その場合、スマートウォッチは常に腕についていますので、メッセージやメールを送信すれば、従業員は時計をちょっと見るような仕草で、緊急性のある大事なメッセージやメールを見ることもできます。

         

         

        緊急連絡が必要な会社の幹部や医療従事者向けに

         

         スマートウォッチの代表格であるApple Watchは防水機能を備えていますので、例えばプールで水泳中であっても、自宅で入浴中であっても、ジョギング中であっても、常に通信が行われ、電話の着信やメールの送受信をすることができます。

         

         

         普通の従業員はここまで緊急性ある連絡があることは滅多にありません。

         

        しかし、一分一秒の争う緊急事態の際に必ず連絡をとることができなければならない会社の幹部や医師などの医療従事者は、Apple Watchを支給することにより、常に肌身離さず通信手段を装着することになり、たまたま、緊急連絡が必要な時に、携帯電話がカバンの中に入ってたからとか、お風呂に入っていたからとかという理由により、連絡が取れずに、大きな損失や問題になるということが回避出来る可能性が高まるのです。

         

         

         スマートウォッチの登場により、今までスマートフォンや携帯電話によるリアルタイムコミニケーションの恩恵を受けられなかった職種の従業員や、どんな時でも緊急連絡を取れる状態にしなければならない立場の従業員が、スマートウォッチという身軽な通信装置に変わることにより、それが可能となってきたのです。

         

        通信端末の進化により、いつでもどこでもどんな時でも従業員と情報共有をする機会がより広がったのです。

         

         

         スマートウォッチ、さらには、将来的には、自分の眼球や脳に組み込むようなウェアラブルデバイスが開発されるといわれています。

         

        スマートウォッチは、その入り口に過ぎません。

         

        このICTの進化の一つが、貴社業務に貢献できるのであれば、活用を検討してみてはいかがでしょうか?

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        業務を正確、円滑に進めるスケジューラーの意外な使い方
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          「業務を正確、円滑に進めるスケジューラーの意外な使い方」

           

          日本クラウドコンピューティング株式会社

          代表取締役社長 清水圭一

           

           

           グループウェアなどの一つにスケジュールを管理、共有するためのスケジューラー、あるいはカレンダーアプリがあります。

           

          有名なところでは、Googleカレンダー、Outlookなどのサービスや製品があり、ほとんどの方は、仕事でなくてはならない主要アプリとして使っているのではないでしょうか?

           

           

           このスケジューラーですが、自分やチームのスケジュールを見たり、共有するだけでなく、ちょっと工夫をするだけで、会社全体や部署の大切な締切日を告知したり、あるいは円滑に仕事を進めるためにも使うことが出来ます。

           

          今回は、このスケジューラーの意外な使い方についてご紹介をしたいと思います。

           

          スケジューラーの基本的な仕組み

           

           最初にスケジューラーの仕組みについて、基本的な仕組みを説明したいと思います。

           

          スケジューラーは、自分のスケジュールを入力し、同じ会社、あるいは許可された人に公開をして、相手が「空いている日はありますか?」と聞かなくても、予定の空いている日時を確認して、スケジューラーから会議出席依頼を送信して、相手が参加承諾をすれば、それで、その会議の参加は確定という仕組みです。

           

           

           最近では、自分のスマートフォンのスケジューラーと情報を同期させて、リアルタイムでスケジュールを確認したり、会議出席依頼に応答したりしている方がほとんどかと思います。

           

           

          全従業員のスケジューラーに経費精算の締切日の予定を入れる

           

           例えば、経費精算や提出物などの締切が全社的に決まっている場合など、全社員のスケジューラーに、毎月25の終日スケジュールとして、「経費精算締切」という項目のスケジュールを入れてしまうのです。

           

           

           ほとんどの従業員はスケジューラーは毎日、見ています。

           

          その日だけでなく、常に一週間のスケジュールを一覧で見ていますので、数日前から経費精算の締切日を意識することになります。

           

          その締切日当日の決まった時間に、スケジューラーの通知機能で、「経費精算締切」というポップアップ画面をアラームとともに、全社員のパソコン、スマートフォンの画面に通知することもできます。

           

          そうすることによって、全社員に締切日を喚起して、経費精算の締切日を忘れていたというようなことを減らすことが出来ます。

           

           

           スケジューラーに入れないで、当日、メールでリマインダーを送ればいいんじゃないかという意見もあるかと思います。

           

          もちろん、内容によってはメールでも良いかと思います。

           

          しかし、スケジューラーで入れる効果は、数日前からいつも見ている確実のスケジューラーに予定が現れ、意識をさせることができる点です。準備に時間がかかるものなどは、スケジューラーで管理した方が上手いきます。

           

           

          稟議決裁承認者の予定を関係者のスケジューラーに入れる

           

           急ぎで物品購入や契約締結などを行おうと思い、いざ、社内の稟議や決裁を仰ごうとしたら、その承認者が休暇や海外出張で不在だったなどということがあります。

           

          また、営業部門などは契約条件承認など、限られた時間の中で承認を得て、仕事を進めないと、ビジネスチャンスを失うことさえあります。

           

           

           このようなことを避けるために、関係者のスケジューラーに「清水社長休暇」あるいは「新井部長海外出張」などの予定を終日予定で入れてしまうのです。

           

          そうすれば、関係者は、その内容を自分のスケジュールと共に、毎日、確認することになりますので、稟議決裁承認者が不在な日程が把握できれば、それに合わせて、事前に承認を得ておくなどの段取りをすることが出来ます。

           

           

          モノの管理もスケジューラーで

           

           会議室や共有のPCプロジェクター、自動車などの社有物もスケジューラーで管理することが出来ます。

           

          スケジューラーによっては、「リソース」という項目で、会議室や共有物の利用時間の管理が出来ますが、そのような機能がないスケジューラーの場合は、会議室やモノ毎にアカウントを割り当てて、通常の人間に対する会議出席依頼をスケジューラーで送信してもらって、その管理者が「参加承諾」をすれば、簡単に管理も出来ます。

           

           

           スケジューラーで共有しておけば、利用者同士が同じ時間帯に、同じものを利用したい場合などは、誰が予約しているか把握できますので、直接、当事者同士で利用時間の調整をしてもらったりできます。

           

          また、モノであれば、次の利用する人に前に使っていた人が持って行くなどのルール決めをしておけば、管理担当者を置かなくても、当事者間でモノの管理を行うことが出来ます。

           

           

          チーム仕事のタスク管理にも

           

           チームで仕事をしている場合などは、各チームメンバーにリーダーが指示を出す場合、メールでなく、スケジューラーで指示を出すというもの一つのやり方です。

           

          メールですと、どうしても時間の経過とともに他のメールに埋もれてしまいます。

           

           

           そのようなことを避けるためにも、最初のリーダーからの指示の際に、スケジューラーで締切日時を決めて、会議出席依頼としてタスクを送信してしまえば手間も省けますし、そのタスクの締切を意識しながら、他の業務に当たることができます。

           

          また、スケジューラーで会議出席依頼をすれば、同時にメールでも配信される機能もありますので、その後のタスクの詳細についてのやりとりはメールでもできるという利点もあります。

           

           

           このように、いつも使っているスケジューラーだからこそ、それを逆に利用して、重要な事項を日時や締切日と共に、関係者に通知をして、喚起を促す。

           

          新しいものを使うのではなく、今あるICTシステムの特性を生かして活用して行くというのも、新たなICTの活用方法なのではないかと思います。

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          契約書の印紙代は電子契約を活用して削減できる
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            「契約書の印紙代は電子契約を活用して削減できる」

             

            日本クラウドコンピューティング株式会社

            代表取締役社長 清水圭一

             

             

            電子契約とは

             

             通常、契約成立の手段として、契約書書面への紙への捺印を行いますが、これを電子化した、電子契約が急速に普及し始めています。

             

             

             電子契約とは合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ契約合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものいいます。

             

             

             この電子契約が急速に普及し始めた背景には、第一に、迅速・安全・安価な契約を求める企業ニーズの高まり。

             

            第二に、それを実現する電子署名やタイムスタンプなどのICT技術やクラウドサービスが多く登場したこと。

             

            第三に電子署名法や電子帳簿保存法など法的環境整備がなされたことが背景にあります。

             

             

             また、コンシューマー分野においても、また、インターネットでの購入やサービス利用において、Web上での契約内容同意行為が多くなり、署名、捺印以外でも、契約行為を行うことに抵抗感がなくなってきたことも挙げられます。

             

             

             今回は、この電子契約の利点や、これを迅速・安全・安価に使うクラウドサービスについてご紹介したいと思います。

             

             

            最大のメリットは印紙税の節税効果

             

             印紙税法第2条により、課税対象とされる文書は、書面の文書のみを指しているのか、もしくは電子書面も含まれるのかが、電子契約導入の際に、顧問税理士などに問い合わせが多い内容でもなります。

             

            この点については、「内閣参質162第9号五について」の中で「事務処理の機械化や電子商取引の進展等により、これまで専ら文書により作成されてきたものが電磁的記録により作成されるいわゆるペーパーレス化が進展しつつあるが、文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されない」とされております。

             

            つまり、電子契約には、印紙税は掛からないということが、政府の公式な見解となっております。

            (内閣参質162第9号 五について)

            https://www.sangiin.go.jp/japanese/joho1/kousei/syuisyo/162/touh/t162009.htm

             

             

             印紙税は、特に金額が大きい請負契約、不動産売買契約など課税文書を用いた契約を行う企業にとっては、電子契約を採用することで、大幅な節税効果が期待できます。

             

            契約金額によっては一件あたり数万円以上の印紙が必要になりますので、この電子契約の恩恵は大きいです。

             

             

            企業間のアナログのすき間を埋めて業務効率化

             電子契約を導入することにより、書面契約で必要であった印字・製本・押印・封入・投函・郵送・保管作業が不要となり、契約業務は効率化します。

             

            特に企業間の受発注業務は、発注側企業には購買システムがあり、受注側企業には販売管理システムがあるにもかかわらず、両者の受発注業務、契約行為を書面で行っていました。

             

            つまり、デジタルとデジタルの間は、アナログの書面のやり取りが介在していたせいで、注文契約書や注文請書の印字・押印・郵送・システムへの入力など、紙を取り扱う作業が発生してしまっていたのです。

             

             

             電子契約の採用により、この紙を取り扱う作業を最小限に抑えることができ、契約にともなう作業負担の軽減、契約スピードの向上が期待できます。

             

             

            コンプライアンス強化も!

             

             企業規模が大きくなればなるほど、さまざまな部署がさまざまな相手先と多数の契約を継続的に取り交わすことになります。

             

            しかしながら、従来の書面で行う契約では、企業が行う膨大な契約について、ひとつひとつの契約文書がヌケ・モレなく、適切なタイミングで取り交わされていることを確認することは困難でした。

             

             

             そこで電子契約の採用により、契約文書を簡単に検索・閲覧・共有できることから、契約進捗管理、契約文書管理、証憑管理に関する監査もしやすくなりますし、コンプライアンスを強化することが可能となります。

             

             

            電子契約を支えるICT技術

             

             書面契約と比較すると、電子契約は、偽造・改ざんが容易、誰が作成したものかわからないといった弱点を持つと思われています。

             

            しかしながら、公開鍵暗号、ハッシュ関数などの技術を用いた電子署名・タイムスタンプを電子ファイルに付与することにより、その電子ファイルが「署名者本人により作成され、署名時点では存在し、その後、改ざんされていないこと」を証明することができるようになっています。

             

            さらに、最近では、電子署名サービス・タイムスタンプサービスが商業ベースで多く提供されるようになり、電子契約を行う技術的基盤が整備されています。

             

            むしろ、現在では、電子契約よりも書面契約の方が、コピー、印刷技術の発達により、改ざんをしやすい逆転現象が起きているともいえます。

             

             

            電子契約の導入を加速するクラウドサービス

             

             電子契約を導入するには、自社でシステムを構築するよりも、クラウドサービスを活用する方が、時間もコストも利便性も高いです。

             

            特に電子契約のクラウドサービスは、自社が使うだけでなく、契約を行う相手先企業も利用することになります。

             

            ですので、多くの企業が採用している、あるいは、契約締結をする頻度が高い取引先などに合わせて、採用する電子契約のクラウドサービスを採用するというもの選択方法の一つです。

             

             

            電子契約のクラウドサービスの代表例

             

            セコムあんしんエコ文書サービス

            https://www.secomtrust.net/service/eco/

             

            GMO電子契約サービスAgree

            https://www.gmo-agree.com/

             

            サインナップワン

            https://www.purchaseone.info/signup-one/about/

            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
            ワークスタイル変革に必要な通信費用はテザリングを活用して削減できる
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              「ワークスタイル変革に必要な通信費用はテザリングを活用して削減できる」

               

              日本クラウドコンピューティング株式会社

              代表取締役社長 清水圭一

               

               

              ワークスタイル変革は国家戦略へ

               

               東日本大震災の発生直後に多くの企業が関心を持ったワークスタイル変革が、また、注目を浴び始めています。これは、ワークスタイル変革を実現するためのテレワークを推進する施策を政府が打ち出しているためです。

               

              閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、2020年にはテレワーク導入企業を2012年度比で3倍、週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上にすることを目標として掲げています。

               

               

               アベノミクスの成長戦略を具体的に示した「日本再興戦略―未来への挑戦」でも、テレワークの重要性を訴えており、2017年度から「モデルの普及」を推進する計画です。

               

              このほかにも、総務省や国土交通省、厚生労働省などがテレワークに関する施策を打ち出しています。

               

               

               一般的にがテレワーク導入は、以下の効果があると言われています。

               

              (1)生産性の向上、

               

              (2)ワーク・ライフ・バランスの実現

               

              (3)優秀な社員の確保

               

              (4)オフィスコスト削減

               

              (5)雇用創出と労働力創造

               

              (6)事業継続性の確保(BCP)

               

              (7)環境負荷の軽減

               

               

              テレワーク導入の壁は、通信コスト

               

               経営的にもメリットが大きいテレワークですが、導入コストもかかることから、簡単に踏み切るれるものではありませんでした。

               

              従業員の自宅であれば、自宅のインターネット回線をテレワーク時にも利用してもらえば良いのですが、自宅以外の場所でテレワークを行う場合は、モバイルルーターなどを従業員に支給する必要があります。

               

              特に継続的に毎月発生し、大きな比重を占める通信費用は、企業にとって負担でした。

               

              しかしなら、ここ最近の携帯電話会社の料金プランに大きな動きがあり、これをうまく活用することによって、新たな通信費用が必要がないばかりか、大きく削減することもできます。

               

              今回は、ワークスタイル変革を行い、通信費用まで削減する方法をご紹介したいと思います。

               

               

              通信コスト削減の鍵はテザリング

               

               携帯電話の申し込みは乗り換えの際に、「テザリングオプションに入りますか?」と聞かれることがあるかと思います。

               

              このテザリングとは、スマートフォンの利用時に使っているインターネット接続の通信を、別のタブレットやパソコンなどの通信機器と、相乗りをして利用することです。

               

              つまり、スマートフォンのインターネット通信の契約一つで、複数台のインターネット接続端末が利用できてしまうのです。

               

              つまり、従業員に業務用のスマートフォンを支給しているのであれば、テレワークでパソコンやタブレットを利用して仕事をしてもらう際も、モバイルルーターやタブレット用の回線を更に契約する必要はないのです。

               

               

               また、スマートフォンの電波カバー率を考えると、日本全国、ほぼどこでも利用出来、高層ビルや地下、山間部などの電話状況が悪かった場所も、どんどんと電波状況が改善されていますので、モバイルルーターと比べてもスマートフォンに軍配が上がります。

               

              通信速度は、モバイルルーターの方が速度が速い場合が多いのですが、動画などの大量に短時間で通信をすることが少ない業務利用の場合は、体感的な速度の差も感じることは少ないです。

               

               

              大容量パケット通信プランの登場が流れを変えた

               

               今までは、パケット通信量の制約などで、パソコンやタブレットを外出先で使う場合、通信量制限のないモバイルルーターを更に契約して、併用するケースが多くありました。

               

              しかしながら、ソフトバンクモバイルやauが発表したプランは両社とも月額六千円で20GBのパケット通信が利用できます。

               

              このような大容量パケット通信の定額格安サービスの開始によって、仕事でメールや業務システムの利用、画面共有による電話会議程度で利用する用途であれば、十分に定額制の範囲内で通信量は収まってしまうのです。

               

               

               また、このスマートフォンの大容量パケット通信の定額制サービスに契約変更を行い、テザリングを利用することで、今までスマートフォン以外にも外出先でのタブレットやパソコン用に支給をしていたモバイルルーターの利用をやめてしまうことも出来ます。

               

              外回りの多い営業担当者などを多くか抱える会社では、大幅な通信料金の削減になるだけでなく、モバイルルーターの端末に関わる管理コストや経費精算に関わる手間なども削減することが出来てしまうのです。

               

               

              ワークスタイル変革で、従業員の量の確保と質の向上へ

               

               つまり、今、従業員に支給しているスマートフォンの契約変更を行うだけで、テレワークを実施するにあたり大きな費用負担となっている通信費用が、月額千円程度の費用アップ、場合によってはコスト削減まで出来てしまうのです。

               

               

               テレワークは生産性の向上だけを目的としたものではありません。

               

              経済のグローバル化と少子高齢化の中で、働き手の量の確保と質の向上することが多くの企業で中長期的な経営課題となっており、そのためにもテレワーク環境を整備して、ワークスタイル変革を行うことが有効な解決策の一つになっています。

               

               

               モバイル通信も新たな大競争時代に入り、これらを活用し、工夫次第で、このように追加のコスト負担を減らして、テレワークを実現することが出来ます。

               

              これを機会に、ワークスタイルの変革に向けて、検討を進めてみてはいかがでしょうか?

              JUGEMテーマ:ビジネス

              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
              2020年1月14日のWindows7延長サポート終了の影響と対策
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                「2020年1月14日のWindows7延長サポート終了の影響と対策」

                 

                日本クラウドコンピューティング株式会社

                代表執行役 ITコンサルタント 

                清水 圭一

                 

                 

                 Microsoft Windows7の延長サポートが終了する2020年1月14日まで残り約8ヶ月となりました。

                 

                しかしながら、今だに多くの企業でWindows 7が稼働しているパソコンを見かけます。

                 

                 

                 特に、今回のWindows7の延長サポート終了は、以前のWindowsXPのサポート終了時と違い、会社の業務の一部がPCからスマートフォンやタブレットに比重が移行しつつあるため、注目度が低いですが、現在でもパソコンでの作業が業務の中核を担っている現状を鑑みると、その影響は小さくはありません。

                 

                 

                 今回は、現在もWindows7を使い続けている企業が、延長サポートが終了する2020年1月14日までに、どのような対策をしなければならないのか、またそのサポート終了日を過ぎてWindows7を使い続けるリスクについて説明をしたいと思います。

                 

                 

                Windowsのサポートは2種類ある

                 

                Windowsのサポート期限には、2つの期限があります。1つ目はメインストリームサポートです。

                 

                メインストリームサポートは、無償でそのOSのバージョンでの新機能が提供され続けます。

                 

                また、不具合や機能改善、セキュリティー上の欠陥があった場合、それを修正するためのパッチといわれるソフトウェアの部品が提供されたり、大きな修正には、マイナーバージョンといわれる、小さなバージョンアップのWindows OSが提供されます。

                 

                 

                 このパッチを適用、もしくはマイナーバージョンのWindows OSにバージョンアップしておけば、OSの大きなバージョンアップは必要なく、また、そのバージョンのWindowsOS対応の業務ソフトなども、そのまま使うことが出来るケースが多くあります。

                 

                 

                 つまり、利用者側も、大きな負担なく、パソコンを使い続けることができるのです。

                 

                 

                 2つ目のサポートは延長サポートです。

                 

                延長サポートはメインストリームサポートが終了してから、Windowsの場合、最低5年間行われます。

                 

                メインストリームサポートとの大きな違いは、セキュリテイ更新は引き続き行われますが、サポートは有料になる点です。

                 

                また、新しい機能追加は、よほどの例外を除いて提供されることはありません。

                 

                 

                今もWindows7を使っている企業の対応方法

                 

                 Windows7は、先ほど述べた通り、2020年1月14日に延長サポートが終了します。

                 

                 それ以降も、そのパソコンを使い続けるには、上位のWindowsバージョンにアップグレードしなければなりません。

                 

                 

                 では、どのバージョンにアップグレードするのが適切かと申しますと、現在の状況ではWindows10にアップグレードすること以外、選択肢がありません。

                 

                 

                 Windows7と10の間の8.1 のバージョンアップでも良いように思われますが、8.1は、メインストリームサポートが終了しており、2023年1月11日の延長サポート終了を迎えるのみとなっております。

                 

                 

                  ですので、今からWindowsのアップグレードをする場合はWindows10の一択となります。

                 

                 

                延長サポート終了後にWindows7を使い続るリスク

                 

                 延長サポート終了したWindows7は、セキュリティ更新プログラムの提供も完全に停止いたします。

                 

                未知のウィルスやマルウェアに感染するため可能性が高まり、個人情報が漏洩したり、パソコンの不正遠隔操作などの被害に合うケースが起こる確率が高まります。

                 

                 

                 また、最悪の場合、パソコンに中にあるデータが消去されたりあるいは起動不可能にする場合もあり、企業の業務で使うことを重大な損害が発生する可能性があります。

                 

                 

                リスクを承知で、Windows7を延長サポート終了後に使い続ける方法

                 

                 自社開発した業務アプリケーション等の制約で、どうしてもWindows7を延長サポート終了後に利用し続けたいという法人ユーザのために、2023年までMicrosoftから、Windows7 Extended Security Updatesと呼ばれる新たな延長サポートが提供される予定です。

                 

                 

                 しかしながら、このサポートは有償であり、終了期限も延長サポート終了から3年と終了も決まっています。

                 

                様々な制約で一時的に、延命をしなければならない企業にとっては、暫定的な解決策の一つとなります。

                 

                 

                 以上のことから、現在もWindows7を使っている企業ユーザは、早急にWindows10へのアップグレードをお勧めします。

                 

                しかしながら、企業で利用している場合、他のアプリケーション、ネットワーク、ハードウェア、ソフトウェアとの連携から、OSのバージョンアップだけでは済まされないケースがほとんどです。

                 

                 

                 複雑なICTシステムを利用している企業にとっては、既にデッドラインは過ぎています。

                 

                JUGEMテーマ:ビジネス

                安全、確実なバージョンアップを行い、業務影響を最小限にするためにも、早急な予算取り、計画を立て、Windows10へのスムーズな移行の着手検討をお勧めします。

                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 16:43 | - | - | - | - |
                なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第6回
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                  最終回「フェイスブックで顧客と公私に渡る関係を築く」 (後編)税経通信寄稿掲載記事

                   前回は、フェイスブックの個人アカウントを使って、顧客と個人的な関係を築く方法について解説してきましたが、今回は具体的に、どの様にフェイスブックを使って顧客と親交を深めていけば良いのかを解説します。

                   フェイスブックでは、「近況」「写真」「スポット」という3種類の投稿方法がありますが、最初は、テキスト文章だけでなく、写真なども投稿出来る「近況」を上手く使っていくのが良いと思います。「近況」には、日常の些細なことから、仕事、家族、ニュースなどに対して、写真、ホームページアドレスなどを一緒に投稿していきます。ここに投稿すると、あなたの投稿が友達のニュースフィードに表示される仕組みです。その表示された投稿に対して、「いいね」ボタンを押したり、コメントを書き込んでくれるのです。

                   ここで一つ、フェイスブックで投稿する際に、内容としてふさわしくない内容が3つかあります。それは、「政治」「宗教」「否定」です。

                   「政治」「宗教」については、社会人になった際にビジネスマナー研修などで言われたと思いますが、どちらが良いとか悪いとか、なかなか説明のつかないことであり、個人の価値観に関する部分ですので、この話題を出すことによって、自分とは相反する政治だったり、宗教だったりすることが分かると、顧客と公私に渡る関係を築くこと事態が出来なくなってしまう場合もあります。ですので、特に日本ではこの2つについての話題は、ビジネスの場でも、フェイスブックでも避けておいた方が無難です。

                   また、「否定」的な内容というのも、フェイスブックでは敬遠される傾向があります。例えば、会社や家族の愚痴であるとか、世の中への不満や妬み、批判などです。これらのことは、お客様とお酒を交えて話す話題としてはいいですが、フェイスブックは、「いいね」ボタンがあることに象徴されている通り、好意的な事柄を共有する場でもあります。これが、他の匿名の電子掲示板サイトやツイッターとの違いであり、フェイスブックの暗黙のルールとなっています。ですので、否定的なことを投稿する場合は、面白おかしく自虐的にしたり、あるいは友達への相談として投稿するなど、友達がそれを読んで、楽しめたり、意見を言いやすくするなど、考えた上で投稿することが必要です。

                   また、自分が一方的に投稿するだけでなく、フェイスブックでは、友達になっている自分のお客様が、何か投稿した時も、最低限「いいね」ボタンを押す、何かコメントが思いつく場合は、相手の投稿内容を尊重しつつ、コメントしてすることが重要です。

                   例えば、良くあるケースですが、お客様が旅行先で宿泊した旅館が素晴らしかったという投稿に対して、その場所であれば、別の旅館の方が素晴らしいとコメントをするケースなどです。コメントした側にとってみれば、より良い情報を提供したつもりですが、その投稿したお客様からすれば、自分の意見を否定された気分になってしまいます。他のインターネットメディアとフェイスブックの大きな違いは、大人のお付き合いが出来るということです。投稿に対するコメントも相手の立場になってよく考え、自分本位のコメントになっていないか?これを読んだ人はどう思うかということを考えてからコメントを投稿して下さい。特にビジネスで使う場合は、フェイスブックでの交流は接待の席での会話と同じぐらい注意を払う必要があります。

                   このように、フェイスブックは、顧客と公私に渡る関係を築く手段として、時間や場所の制約を超えた非常に強力なツールの一つです。特に中小企業にとっては、利益の泉源であり、事業活動の源である人脈を常に維持し、良好な関係を築きあげることが出来るツールでもあります。
                   
                   そして、そこには、インターネットを介して繋がるという気軽さと、現実と同じ配慮やマナーがあります。これらを熟知し、すでに到来しつつあるソーシャルメディアの時代に合ったお客様とのコミュニケーション方法を常に模索していくことが、今後の中小企業経営に求められているのです。
                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:40 | - | - | - | - |
                  なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第5回
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                    第5回「フェイスブックで顧客と公私に渡る関係を築く」 (前編)税通信寄稿掲載記事


                     今回から二回にわたり、フェイスブックの個人アカウントを使って、顧客と個人的な関係を築く方法について解説していきたいと思います。



                     大企業と比較して、中小企業の取引で特徴的なのは、縁故や人間関係によって企業間の取引関係が維持されているケースが多いことです。大企業の場合、数年毎に転勤や配置転換などで担当者や経営者が変わってしまうことが多いですが、中小企業の大部分は同族会社ですので、一度、経営者になると、引退するまでは他の人に変わることはありませんし、大企業に比べて、転勤や配置転換も少ないです。また、中小企業の場合、大企業のように会社の知名度や商品力、コストなどではなく、長年、培われた経営者の人間関係や個人的な信頼によって、取引が維持されている会社も多くあります。



                     実は、この中小企業の顧客との関係こそ、フェイスブックと相性が良いのです。フェイスブックというのは、個人と個人がインターネット上で、緩く繋がり続け、たとえ実際に会わなくても、お互いの近況を日々、知ることが出来るのです。実際の営業活動に置き換えてみれば、実際の商談がある時だけ、顧客に会うのではなく、商談のない時も、足繁く通い、情報提供やプライベートなことを話して、人間関係を作っていく。つまり、フェイスブックというのは、このような長期的な信頼関係を作り上げるのに最適なツールであり、リアルの中小企業と顧客との関係に似ているのです。



                     そこで、実際にフェイスブックで顧客と友達として繋がる際に、3点ほど注意があります。



                     一つ目は、闇雲にフェイスブックの友達申請を送らないということです。フェイスブックというのは、ツイッターやフェイスブックページと違い、プライベートでやっている方が多いため、リアルである程度、人間関係が出来ていない顧客に友達申請を送ると、嫌がられる場合があります。ですので、単に知っている、会ったことがあるお客様に友達申請を送るのではなく、ある程度、人間関係が出来ていて、プライベートな話もリアルでするようなお客様に絞って、フェイスブックの友達申請を送ると良いかと思います。



                     二つ目は、友達申請を送る前に、必ずメッセージを一言、フェイスブックのメッセージ送信機能で送ることです。やはり、知っている人とは言え、仕事での知り合いが、プライベートであるフェイスブックに踏み込むわけですから、一応、事前に、フェイスブックで友達なる了承を頂く儀礼を尽くす必要があります。



                     三つ目は、自分の顔が分かる写真を、自分のフェイスブックのアカウントに載せることです。フェイスブックを使っている人の中で、顔写真を載せる部分に、風景や全く関係のない動物やキャラクターの写真を載せている人がいます。しかし、これは、他の人に嫌悪感を与える場合が多くありますので要注意です。フェイスブックというのは、今までのインターネットの匿名性の世界ではなく、実名で、リアルに近いお付き合いをインターネット上でしていく場所です。もし、リアルの世界で自分は素顔で会っているのに、相手は仮面を被って素顔を出さなかったら、相手に対して嫌悪感を感じるはずです。ですので、写真はプライベートなものでも構いませんので、必ず自分の素顔が写っている写真にして下さい。



                     そして、この3点に気をつけて、フェイスブックの検索機能で、お客様の名前やメールアドレスを検索し、お客様を見つけ、挨拶のメッセージと共に友達申請を送って下さい。了承されれば、そのお客様の近況やフェイスブックに投稿した写真、訪れた場所が分かるだけでなく、自分自身の近況もお客様に見て頂くことが出来、リアルな世界のお付き合いだけでなく、フェイスブック上のバーチャルな世界でのお付き合いが始まり、ここから、お客様と長期的な信頼関係を築く第一歩が始まるのです。



                     次回は、今回の後編として、実際に、どの様にフェイスブックで友達になったお客様と交流とコミュニケーションを行っていくかということについて解説していきたいと思います。

                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:35 | - | - | - | - |
                    なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第4回
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                       第4回「フェイスブックページで、相乗効果を狙う」 税経通信 寄稿掲載記事

                       

                       前回のツイッターによる見込み客の集客に続き、今回は、フェイスブックページを使って、見込み客を集客する方法を説明していきたいと思います。

                       

                       フェイスブックページは、通常の個人ページと異なり、企業や趣味のサークルなどの団体や、特定の物や事柄などについて、情報発信や交流を行うフェイスブック内のホームページみたいなものにあたります。

                       

                        このフェイスブックページの最大の特徴は、ホームページやブログと違い、そのフェイスブックページに投稿する人や、「いいね」と言っている人が顔写真付きの実名で表示され、されには、その人の友達の人のタイムラインにも、それが表示されるということです。例えば、山田さんが「いいね」といったフェイスブックページは、山田さんの友達の鈴木さんや木村さんのフェイスブックのタイムラインに表示されます。このことによって、鈴木さんや木村さんは、山田さんがどのようなことに関心を持っているか、興味があるかということが分かり、そのフェイスブックページを見てみたいと思う可能性も出てくるのです。

                       

                       中小企業がフェイスブックページを使う際は、大事なことが一つあります。それは、他の企業ホームページやブログなどのネットメディアと、どの様に平行運用するかということです。既に、ホームページやブログで情報発信をしている企業であれば、フェイスブックページは、そこへの誘導の為の入り口と位置づける場合もありますし、その企業の商品愛用者や、購入検討者と企業のコミュニケーション、対話の場所と位置づける場合もあります。これらは、企業毎に異なりますので、深く言及はしませんが、前回までに説明してきたフェイスブックページの特性を活かすことを前提に検討して下さい。

                       

                       一番、多く見られる中小企業のフェイスブックページの運用方法は、フェイスブックページの「いいね」と言っている人の一覧を、企業ホームページやブログの一部にも表示される様にして、双方向で顧客を誘導し合うという方法です。ホームページでは、会社概要や商品カタログのような、公式発表のコンテンツを中心に、会社や商品情報を掲載し、フェイスブックページでは、その会社や商品に関して、顧客と意見交換などのコミュニケーションをする場、そして、ブログではある程度、まとまった読み応えのある記事量の内容で、ホームページにの補足情報を提供し、ツイッターでは、それらのホームページ、ブログ、フェイスブックページの更新情報を含めて、リアルタイム性のある情報を、気軽に読める様な少ない文章量で情報提供をしていくケースが多いです。

                       

                       そして、フェイスブックページを作成する最大のメリットは、友人の信頼を借りることが出来るという点です。フェイスブックページの「いいね」ボタンを押すことによって、その押した人の友人が、そのフェイスブックページに興味を持ち、それが、ホームページやブログなど企業が持っているメディアへの信用力のアップを、その友人の推薦を借りて出来るのです。皆さんも、初めて訪問するフェイスブックページ、企業ホームページ、ブログなどに、自分が知っている友人が、顔写真と実名で『◯◯さんが「いいね」といっています』と表示されて、驚いたことはありませんでしょうか?

                       

                       現代の様にインターネットの普及によって情報過多の時代になると、マスメディアが一方的に伝えてくる情報よりも、友人がソーシャルメディアを通じて伝えてくる情報の方がはるかに信用があるのです。ニールセンが2009年に発表した情報源の信頼度に関する調査レポートによると、テレビ、新聞、雑誌が伝える情報信頼度が概ね60パーセント前後に対して、友人の推薦による情報は、90パーセントの信頼度でした。つまり、企業から発信された大量に溢れる情報の中から、友人のフィルターに掛かった情報、つまり「いいね」といってくれた情報は、それだけ信頼度も注目度も上がってしまうのです。これが、フェイスブックの威力なのです。

                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:26 | - | - | - | - |
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