中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
業務を正確、円滑に進めるスケジューラーの意外な使い方
0

    「業務を正確、円滑に進めるスケジューラーの意外な使い方」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表取締役社長 清水圭一

     

     

     グループウェアなどの一つにスケジュールを管理、共有するためのスケジューラー、あるいはカレンダーアプリがあります。

     

    有名なところでは、Googleカレンダー、Outlookなどのサービスや製品があり、ほとんどの方は、仕事でなくてはならない主要アプリとして使っているのではないでしょうか?

     

     

     このスケジューラーですが、自分やチームのスケジュールを見たり、共有するだけでなく、ちょっと工夫をするだけで、会社全体や部署の大切な締切日を告知したり、あるいは円滑に仕事を進めるためにも使うことが出来ます。

     

    今回は、このスケジューラーの意外な使い方についてご紹介をしたいと思います。

     

    スケジューラーの基本的な仕組み

     

     最初にスケジューラーの仕組みについて、基本的な仕組みを説明したいと思います。

     

    スケジューラーは、自分のスケジュールを入力し、同じ会社、あるいは許可された人に公開をして、相手が「空いている日はありますか?」と聞かなくても、予定の空いている日時を確認して、スケジューラーから会議出席依頼を送信して、相手が参加承諾をすれば、それで、その会議の参加は確定という仕組みです。

     

     

     最近では、自分のスマートフォンのスケジューラーと情報を同期させて、リアルタイムでスケジュールを確認したり、会議出席依頼に応答したりしている方がほとんどかと思います。

     

     

    全従業員のスケジューラーに経費精算の締切日の予定を入れる

     

     例えば、経費精算や提出物などの締切が全社的に決まっている場合など、全社員のスケジューラーに、毎月25の終日スケジュールとして、「経費精算締切」という項目のスケジュールを入れてしまうのです。

     

     

     ほとんどの従業員はスケジューラーは毎日、見ています。

     

    その日だけでなく、常に一週間のスケジュールを一覧で見ていますので、数日前から経費精算の締切日を意識することになります。

     

    その締切日当日の決まった時間に、スケジューラーの通知機能で、「経費精算締切」というポップアップ画面をアラームとともに、全社員のパソコン、スマートフォンの画面に通知することもできます。

     

    そうすることによって、全社員に締切日を喚起して、経費精算の締切日を忘れていたというようなことを減らすことが出来ます。

     

     

     スケジューラーに入れないで、当日、メールでリマインダーを送ればいいんじゃないかという意見もあるかと思います。

     

    もちろん、内容によってはメールでも良いかと思います。

     

    しかし、スケジューラーで入れる効果は、数日前からいつも見ている確実のスケジューラーに予定が現れ、意識をさせることができる点です。準備に時間がかかるものなどは、スケジューラーで管理した方が上手いきます。

     

     

    稟議決裁承認者の予定を関係者のスケジューラーに入れる

     

     急ぎで物品購入や契約締結などを行おうと思い、いざ、社内の稟議や決裁を仰ごうとしたら、その承認者が休暇や海外出張で不在だったなどということがあります。

     

    また、営業部門などは契約条件承認など、限られた時間の中で承認を得て、仕事を進めないと、ビジネスチャンスを失うことさえあります。

     

     

     このようなことを避けるために、関係者のスケジューラーに「清水社長休暇」あるいは「新井部長海外出張」などの予定を終日予定で入れてしまうのです。

     

    そうすれば、関係者は、その内容を自分のスケジュールと共に、毎日、確認することになりますので、稟議決裁承認者が不在な日程が把握できれば、それに合わせて、事前に承認を得ておくなどの段取りをすることが出来ます。

     

     

    モノの管理もスケジューラーで

     

     会議室や共有のPCプロジェクター、自動車などの社有物もスケジューラーで管理することが出来ます。

     

    スケジューラーによっては、「リソース」という項目で、会議室や共有物の利用時間の管理が出来ますが、そのような機能がないスケジューラーの場合は、会議室やモノ毎にアカウントを割り当てて、通常の人間に対する会議出席依頼をスケジューラーで送信してもらって、その管理者が「参加承諾」をすれば、簡単に管理も出来ます。

     

     

     スケジューラーで共有しておけば、利用者同士が同じ時間帯に、同じものを利用したい場合などは、誰が予約しているか把握できますので、直接、当事者同士で利用時間の調整をしてもらったりできます。

     

    また、モノであれば、次の利用する人に前に使っていた人が持って行くなどのルール決めをしておけば、管理担当者を置かなくても、当事者間でモノの管理を行うことが出来ます。

     

     

    チーム仕事のタスク管理にも

     

     チームで仕事をしている場合などは、各チームメンバーにリーダーが指示を出す場合、メールでなく、スケジューラーで指示を出すというもの一つのやり方です。

     

    メールですと、どうしても時間の経過とともに他のメールに埋もれてしまいます。

     

     

     そのようなことを避けるためにも、最初のリーダーからの指示の際に、スケジューラーで締切日時を決めて、会議出席依頼としてタスクを送信してしまえば手間も省けますし、そのタスクの締切を意識しながら、他の業務に当たることができます。

     

    また、スケジューラーで会議出席依頼をすれば、同時にメールでも配信される機能もありますので、その後のタスクの詳細についてのやりとりはメールでもできるという利点もあります。

     

     

     このように、いつも使っているスケジューラーだからこそ、それを逆に利用して、重要な事項を日時や締切日と共に、関係者に通知をして、喚起を促す。

     

    新しいものを使うのではなく、今あるICTシステムの特性を生かして活用して行くというのも、新たなICTの活用方法なのではないかと思います。

    JUGEMテーマ:ビジネス

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
    契約書の印紙代は電子契約を活用して削減できる
    0

      「契約書の印紙代は電子契約を活用して削減できる」

       

      日本クラウドコンピューティング株式会社

      代表取締役社長 清水圭一

       

       

      電子契約とは

       

       通常、契約成立の手段として、契約書書面への紙への捺印を行いますが、これを電子化した、電子契約が急速に普及し始めています。

       

       

       電子契約とは合意成立の手段として、インターネットや専用回線などの通信回線による情報交換を用い、かつ契約合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用するものいいます。

       

       

       この電子契約が急速に普及し始めた背景には、第一に、迅速・安全・安価な契約を求める企業ニーズの高まり。

       

      第二に、それを実現する電子署名やタイムスタンプなどのICT技術やクラウドサービスが多く登場したこと。

       

      第三に電子署名法や電子帳簿保存法など法的環境整備がなされたことが背景にあります。

       

       

       また、コンシューマー分野においても、また、インターネットでの購入やサービス利用において、Web上での契約内容同意行為が多くなり、署名、捺印以外でも、契約行為を行うことに抵抗感がなくなってきたことも挙げられます。

       

       

       今回は、この電子契約の利点や、これを迅速・安全・安価に使うクラウドサービスについてご紹介したいと思います。

       

       

      最大のメリットは印紙税の節税効果

       

       印紙税法第2条により、課税対象とされる文書は、書面の文書のみを指しているのか、もしくは電子書面も含まれるのかが、電子契約導入の際に、顧問税理士などに問い合わせが多い内容でもなります。

       

      この点については、「内閣参質162第9号五について」の中で「事務処理の機械化や電子商取引の進展等により、これまで専ら文書により作成されてきたものが電磁的記録により作成されるいわゆるペーパーレス化が進展しつつあるが、文書課税である印紙税においては、電磁的記録により作成されたものについて課税されない」とされております。

       

      つまり、電子契約には、印紙税は掛からないということが、政府の公式な見解となっております。

      (内閣参質162第9号 五について)

      https://www.sangiin.go.jp/japanese/joho1/kousei/syuisyo/162/touh/t162009.htm

       

       

       印紙税は、特に金額が大きい請負契約、不動産売買契約など課税文書を用いた契約を行う企業にとっては、電子契約を採用することで、大幅な節税効果が期待できます。

       

      契約金額によっては一件あたり数万円以上の印紙が必要になりますので、この電子契約の恩恵は大きいです。

       

       

      企業間のアナログのすき間を埋めて業務効率化

       電子契約を導入することにより、書面契約で必要であった印字・製本・押印・封入・投函・郵送・保管作業が不要となり、契約業務は効率化します。

       

      特に企業間の受発注業務は、発注側企業には購買システムがあり、受注側企業には販売管理システムがあるにもかかわらず、両者の受発注業務、契約行為を書面で行っていました。

       

      つまり、デジタルとデジタルの間は、アナログの書面のやり取りが介在していたせいで、注文契約書や注文請書の印字・押印・郵送・システムへの入力など、紙を取り扱う作業が発生してしまっていたのです。

       

       

       電子契約の採用により、この紙を取り扱う作業を最小限に抑えることができ、契約にともなう作業負担の軽減、契約スピードの向上が期待できます。

       

       

      コンプライアンス強化も!

       

       企業規模が大きくなればなるほど、さまざまな部署がさまざまな相手先と多数の契約を継続的に取り交わすことになります。

       

      しかしながら、従来の書面で行う契約では、企業が行う膨大な契約について、ひとつひとつの契約文書がヌケ・モレなく、適切なタイミングで取り交わされていることを確認することは困難でした。

       

       

       そこで電子契約の採用により、契約文書を簡単に検索・閲覧・共有できることから、契約進捗管理、契約文書管理、証憑管理に関する監査もしやすくなりますし、コンプライアンスを強化することが可能となります。

       

       

      電子契約を支えるICT技術

       

       書面契約と比較すると、電子契約は、偽造・改ざんが容易、誰が作成したものかわからないといった弱点を持つと思われています。

       

      しかしながら、公開鍵暗号、ハッシュ関数などの技術を用いた電子署名・タイムスタンプを電子ファイルに付与することにより、その電子ファイルが「署名者本人により作成され、署名時点では存在し、その後、改ざんされていないこと」を証明することができるようになっています。

       

      さらに、最近では、電子署名サービス・タイムスタンプサービスが商業ベースで多く提供されるようになり、電子契約を行う技術的基盤が整備されています。

       

      むしろ、現在では、電子契約よりも書面契約の方が、コピー、印刷技術の発達により、改ざんをしやすい逆転現象が起きているともいえます。

       

       

      電子契約の導入を加速するクラウドサービス

       

       電子契約を導入するには、自社でシステムを構築するよりも、クラウドサービスを活用する方が、時間もコストも利便性も高いです。

       

      特に電子契約のクラウドサービスは、自社が使うだけでなく、契約を行う相手先企業も利用することになります。

       

      ですので、多くの企業が採用している、あるいは、契約締結をする頻度が高い取引先などに合わせて、採用する電子契約のクラウドサービスを採用するというもの選択方法の一つです。

       

       

      電子契約のクラウドサービスの代表例

       

      セコムあんしんエコ文書サービス

      https://www.secomtrust.net/service/eco/

       

      GMO電子契約サービスAgree

      https://www.gmo-agree.com/

       

      サインナップワン

      https://www.purchaseone.info/signup-one/about/

      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
      ワークスタイル変革に必要な通信費用はテザリングを活用して削減できる
      0

        「ワークスタイル変革に必要な通信費用はテザリングを活用して削減できる」

         

        日本クラウドコンピューティング株式会社

        代表取締役社長 清水圭一

         

         

        ワークスタイル変革は国家戦略へ

         

         東日本大震災の発生直後に多くの企業が関心を持ったワークスタイル変革が、また、注目を浴び始めています。これは、ワークスタイル変革を実現するためのテレワークを推進する施策を政府が打ち出しているためです。

         

        閣議決定された「世界最先端IT国家創造宣言」では、2020年にはテレワーク導入企業を2012年度比で3倍、週1日以上終日在宅で就業する雇用型在宅型テレワーカー数を全労働者数の10%以上にすることを目標として掲げています。

         

         

         アベノミクスの成長戦略を具体的に示した「日本再興戦略―未来への挑戦」でも、テレワークの重要性を訴えており、2017年度から「モデルの普及」を推進する計画です。

         

        このほかにも、総務省や国土交通省、厚生労働省などがテレワークに関する施策を打ち出しています。

         

         

         一般的にがテレワーク導入は、以下の効果があると言われています。

         

        (1)生産性の向上、

         

        (2)ワーク・ライフ・バランスの実現

         

        (3)優秀な社員の確保

         

        (4)オフィスコスト削減

         

        (5)雇用創出と労働力創造

         

        (6)事業継続性の確保(BCP)

         

        (7)環境負荷の軽減

         

         

        テレワーク導入の壁は、通信コスト

         

         経営的にもメリットが大きいテレワークですが、導入コストもかかることから、簡単に踏み切るれるものではありませんでした。

         

        従業員の自宅であれば、自宅のインターネット回線をテレワーク時にも利用してもらえば良いのですが、自宅以外の場所でテレワークを行う場合は、モバイルルーターなどを従業員に支給する必要があります。

         

        特に継続的に毎月発生し、大きな比重を占める通信費用は、企業にとって負担でした。

         

        しかしなら、ここ最近の携帯電話会社の料金プランに大きな動きがあり、これをうまく活用することによって、新たな通信費用が必要がないばかりか、大きく削減することもできます。

         

        今回は、ワークスタイル変革を行い、通信費用まで削減する方法をご紹介したいと思います。

         

         

        通信コスト削減の鍵はテザリング

         

         携帯電話の申し込みは乗り換えの際に、「テザリングオプションに入りますか?」と聞かれることがあるかと思います。

         

        このテザリングとは、スマートフォンの利用時に使っているインターネット接続の通信を、別のタブレットやパソコンなどの通信機器と、相乗りをして利用することです。

         

        つまり、スマートフォンのインターネット通信の契約一つで、複数台のインターネット接続端末が利用できてしまうのです。

         

        つまり、従業員に業務用のスマートフォンを支給しているのであれば、テレワークでパソコンやタブレットを利用して仕事をしてもらう際も、モバイルルーターやタブレット用の回線を更に契約する必要はないのです。

         

         

         また、スマートフォンの電波カバー率を考えると、日本全国、ほぼどこでも利用出来、高層ビルや地下、山間部などの電話状況が悪かった場所も、どんどんと電波状況が改善されていますので、モバイルルーターと比べてもスマートフォンに軍配が上がります。

         

        通信速度は、モバイルルーターの方が速度が速い場合が多いのですが、動画などの大量に短時間で通信をすることが少ない業務利用の場合は、体感的な速度の差も感じることは少ないです。

         

         

        大容量パケット通信プランの登場が流れを変えた

         

         今までは、パケット通信量の制約などで、パソコンやタブレットを外出先で使う場合、通信量制限のないモバイルルーターを更に契約して、併用するケースが多くありました。

         

        しかしながら、ソフトバンクモバイルやauが発表したプランは両社とも月額六千円で20GBのパケット通信が利用できます。

         

        このような大容量パケット通信の定額格安サービスの開始によって、仕事でメールや業務システムの利用、画面共有による電話会議程度で利用する用途であれば、十分に定額制の範囲内で通信量は収まってしまうのです。

         

         

         また、このスマートフォンの大容量パケット通信の定額制サービスに契約変更を行い、テザリングを利用することで、今までスマートフォン以外にも外出先でのタブレットやパソコン用に支給をしていたモバイルルーターの利用をやめてしまうことも出来ます。

         

        外回りの多い営業担当者などを多くか抱える会社では、大幅な通信料金の削減になるだけでなく、モバイルルーターの端末に関わる管理コストや経費精算に関わる手間なども削減することが出来てしまうのです。

         

         

        ワークスタイル変革で、従業員の量の確保と質の向上へ

         

         つまり、今、従業員に支給しているスマートフォンの契約変更を行うだけで、テレワークを実施するにあたり大きな費用負担となっている通信費用が、月額千円程度の費用アップ、場合によってはコスト削減まで出来てしまうのです。

         

         

         テレワークは生産性の向上だけを目的としたものではありません。

         

        経済のグローバル化と少子高齢化の中で、働き手の量の確保と質の向上することが多くの企業で中長期的な経営課題となっており、そのためにもテレワーク環境を整備して、ワークスタイル変革を行うことが有効な解決策の一つになっています。

         

         

         モバイル通信も新たな大競争時代に入り、これらを活用し、工夫次第で、このように追加のコスト負担を減らして、テレワークを実現することが出来ます。

         

        これを機会に、ワークスタイルの変革に向けて、検討を進めてみてはいかがでしょうか?

        JUGEMテーマ:ビジネス

        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 07:00 | - | - | - | - |
        2020年1月14日のWindows7延長サポート終了の影響と対策
        0

          「2020年1月14日のWindows7延長サポート終了の影響と対策」

           

          日本クラウドコンピューティング株式会社

          代表執行役 ITコンサルタント 

          清水 圭一

           

           

           Microsoft Windows7の延長サポートが終了する2020年1月14日まで残り約8ヶ月となりました。

           

          しかしながら、今だに多くの企業でWindows 7が稼働しているパソコンを見かけます。

           

           

           特に、今回のWindows7の延長サポート終了は、以前のWindowsXPのサポート終了時と違い、会社の業務の一部がPCからスマートフォンやタブレットに比重が移行しつつあるため、注目度が低いですが、現在でもパソコンでの作業が業務の中核を担っている現状を鑑みると、その影響は小さくはありません。

           

           

           今回は、現在もWindows7を使い続けている企業が、延長サポートが終了する2020年1月14日までに、どのような対策をしなければならないのか、またそのサポート終了日を過ぎてWindows7を使い続けるリスクについて説明をしたいと思います。

           

           

          Windowsのサポートは2種類ある

           

          Windowsのサポート期限には、2つの期限があります。1つ目はメインストリームサポートです。

           

          メインストリームサポートは、無償でそのOSのバージョンでの新機能が提供され続けます。

           

          また、不具合や機能改善、セキュリティー上の欠陥があった場合、それを修正するためのパッチといわれるソフトウェアの部品が提供されたり、大きな修正には、マイナーバージョンといわれる、小さなバージョンアップのWindows OSが提供されます。

           

           

           このパッチを適用、もしくはマイナーバージョンのWindows OSにバージョンアップしておけば、OSの大きなバージョンアップは必要なく、また、そのバージョンのWindowsOS対応の業務ソフトなども、そのまま使うことが出来るケースが多くあります。

           

           

           つまり、利用者側も、大きな負担なく、パソコンを使い続けることができるのです。

           

           

           2つ目のサポートは延長サポートです。

           

          延長サポートはメインストリームサポートが終了してから、Windowsの場合、最低5年間行われます。

           

          メインストリームサポートとの大きな違いは、セキュリテイ更新は引き続き行われますが、サポートは有料になる点です。

           

          また、新しい機能追加は、よほどの例外を除いて提供されることはありません。

           

           

          今もWindows7を使っている企業の対応方法

           

           Windows7は、先ほど述べた通り、2020年1月14日に延長サポートが終了します。

           

           それ以降も、そのパソコンを使い続けるには、上位のWindowsバージョンにアップグレードしなければなりません。

           

           

           では、どのバージョンにアップグレードするのが適切かと申しますと、現在の状況ではWindows10にアップグレードすること以外、選択肢がありません。

           

           

           Windows7と10の間の8.1 のバージョンアップでも良いように思われますが、8.1は、メインストリームサポートが終了しており、2023年1月11日の延長サポート終了を迎えるのみとなっております。

           

           

            ですので、今からWindowsのアップグレードをする場合はWindows10の一択となります。

           

           

          延長サポート終了後にWindows7を使い続るリスク

           

           延長サポート終了したWindows7は、セキュリティ更新プログラムの提供も完全に停止いたします。

           

          未知のウィルスやマルウェアに感染するため可能性が高まり、個人情報が漏洩したり、パソコンの不正遠隔操作などの被害に合うケースが起こる確率が高まります。

           

           

           また、最悪の場合、パソコンに中にあるデータが消去されたりあるいは起動不可能にする場合もあり、企業の業務で使うことを重大な損害が発生する可能性があります。

           

           

          リスクを承知で、Windows7を延長サポート終了後に使い続ける方法

           

           自社開発した業務アプリケーション等の制約で、どうしてもWindows7を延長サポート終了後に利用し続けたいという法人ユーザのために、2023年までMicrosoftから、Windows7 Extended Security Updatesと呼ばれる新たな延長サポートが提供される予定です。

           

           

           しかしながら、このサポートは有償であり、終了期限も延長サポート終了から3年と終了も決まっています。

           

          様々な制約で一時的に、延命をしなければならない企業にとっては、暫定的な解決策の一つとなります。

           

           

           以上のことから、現在もWindows7を使っている企業ユーザは、早急にWindows10へのアップグレードをお勧めします。

           

          しかしながら、企業で利用している場合、他のアプリケーション、ネットワーク、ハードウェア、ソフトウェアとの連携から、OSのバージョンアップだけでは済まされないケースがほとんどです。

           

           

           複雑なICTシステムを利用している企業にとっては、既にデッドラインは過ぎています。

           

          JUGEMテーマ:ビジネス

          安全、確実なバージョンアップを行い、業務影響を最小限にするためにも、早急な予算取り、計画を立て、Windows10へのスムーズな移行の着手検討をお勧めします。

          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 16:43 | - | - | - | - |
          なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第6回
          0
            最終回「フェイスブックで顧客と公私に渡る関係を築く」 (後編)税経通信寄稿掲載記事

             前回は、フェイスブックの個人アカウントを使って、顧客と個人的な関係を築く方法について解説してきましたが、今回は具体的に、どの様にフェイスブックを使って顧客と親交を深めていけば良いのかを解説します。

             フェイスブックでは、「近況」「写真」「スポット」という3種類の投稿方法がありますが、最初は、テキスト文章だけでなく、写真なども投稿出来る「近況」を上手く使っていくのが良いと思います。「近況」には、日常の些細なことから、仕事、家族、ニュースなどに対して、写真、ホームページアドレスなどを一緒に投稿していきます。ここに投稿すると、あなたの投稿が友達のニュースフィードに表示される仕組みです。その表示された投稿に対して、「いいね」ボタンを押したり、コメントを書き込んでくれるのです。

             ここで一つ、フェイスブックで投稿する際に、内容としてふさわしくない内容が3つかあります。それは、「政治」「宗教」「否定」です。

             「政治」「宗教」については、社会人になった際にビジネスマナー研修などで言われたと思いますが、どちらが良いとか悪いとか、なかなか説明のつかないことであり、個人の価値観に関する部分ですので、この話題を出すことによって、自分とは相反する政治だったり、宗教だったりすることが分かると、顧客と公私に渡る関係を築くこと事態が出来なくなってしまう場合もあります。ですので、特に日本ではこの2つについての話題は、ビジネスの場でも、フェイスブックでも避けておいた方が無難です。

             また、「否定」的な内容というのも、フェイスブックでは敬遠される傾向があります。例えば、会社や家族の愚痴であるとか、世の中への不満や妬み、批判などです。これらのことは、お客様とお酒を交えて話す話題としてはいいですが、フェイスブックは、「いいね」ボタンがあることに象徴されている通り、好意的な事柄を共有する場でもあります。これが、他の匿名の電子掲示板サイトやツイッターとの違いであり、フェイスブックの暗黙のルールとなっています。ですので、否定的なことを投稿する場合は、面白おかしく自虐的にしたり、あるいは友達への相談として投稿するなど、友達がそれを読んで、楽しめたり、意見を言いやすくするなど、考えた上で投稿することが必要です。

             また、自分が一方的に投稿するだけでなく、フェイスブックでは、友達になっている自分のお客様が、何か投稿した時も、最低限「いいね」ボタンを押す、何かコメントが思いつく場合は、相手の投稿内容を尊重しつつ、コメントしてすることが重要です。

             例えば、良くあるケースですが、お客様が旅行先で宿泊した旅館が素晴らしかったという投稿に対して、その場所であれば、別の旅館の方が素晴らしいとコメントをするケースなどです。コメントした側にとってみれば、より良い情報を提供したつもりですが、その投稿したお客様からすれば、自分の意見を否定された気分になってしまいます。他のインターネットメディアとフェイスブックの大きな違いは、大人のお付き合いが出来るということです。投稿に対するコメントも相手の立場になってよく考え、自分本位のコメントになっていないか?これを読んだ人はどう思うかということを考えてからコメントを投稿して下さい。特にビジネスで使う場合は、フェイスブックでの交流は接待の席での会話と同じぐらい注意を払う必要があります。

             このように、フェイスブックは、顧客と公私に渡る関係を築く手段として、時間や場所の制約を超えた非常に強力なツールの一つです。特に中小企業にとっては、利益の泉源であり、事業活動の源である人脈を常に維持し、良好な関係を築きあげることが出来るツールでもあります。
             
             そして、そこには、インターネットを介して繋がるという気軽さと、現実と同じ配慮やマナーがあります。これらを熟知し、すでに到来しつつあるソーシャルメディアの時代に合ったお客様とのコミュニケーション方法を常に模索していくことが、今後の中小企業経営に求められているのです。
            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:40 | - | - | - | - |
            なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第5回
            0
              第5回「フェイスブックで顧客と公私に渡る関係を築く」 (前編)税通信寄稿掲載記事


               今回から二回にわたり、フェイスブックの個人アカウントを使って、顧客と個人的な関係を築く方法について解説していきたいと思います。



               大企業と比較して、中小企業の取引で特徴的なのは、縁故や人間関係によって企業間の取引関係が維持されているケースが多いことです。大企業の場合、数年毎に転勤や配置転換などで担当者や経営者が変わってしまうことが多いですが、中小企業の大部分は同族会社ですので、一度、経営者になると、引退するまでは他の人に変わることはありませんし、大企業に比べて、転勤や配置転換も少ないです。また、中小企業の場合、大企業のように会社の知名度や商品力、コストなどではなく、長年、培われた経営者の人間関係や個人的な信頼によって、取引が維持されている会社も多くあります。



               実は、この中小企業の顧客との関係こそ、フェイスブックと相性が良いのです。フェイスブックというのは、個人と個人がインターネット上で、緩く繋がり続け、たとえ実際に会わなくても、お互いの近況を日々、知ることが出来るのです。実際の営業活動に置き換えてみれば、実際の商談がある時だけ、顧客に会うのではなく、商談のない時も、足繁く通い、情報提供やプライベートなことを話して、人間関係を作っていく。つまり、フェイスブックというのは、このような長期的な信頼関係を作り上げるのに最適なツールであり、リアルの中小企業と顧客との関係に似ているのです。



               そこで、実際にフェイスブックで顧客と友達として繋がる際に、3点ほど注意があります。



               一つ目は、闇雲にフェイスブックの友達申請を送らないということです。フェイスブックというのは、ツイッターやフェイスブックページと違い、プライベートでやっている方が多いため、リアルである程度、人間関係が出来ていない顧客に友達申請を送ると、嫌がられる場合があります。ですので、単に知っている、会ったことがあるお客様に友達申請を送るのではなく、ある程度、人間関係が出来ていて、プライベートな話もリアルでするようなお客様に絞って、フェイスブックの友達申請を送ると良いかと思います。



               二つ目は、友達申請を送る前に、必ずメッセージを一言、フェイスブックのメッセージ送信機能で送ることです。やはり、知っている人とは言え、仕事での知り合いが、プライベートであるフェイスブックに踏み込むわけですから、一応、事前に、フェイスブックで友達なる了承を頂く儀礼を尽くす必要があります。



               三つ目は、自分の顔が分かる写真を、自分のフェイスブックのアカウントに載せることです。フェイスブックを使っている人の中で、顔写真を載せる部分に、風景や全く関係のない動物やキャラクターの写真を載せている人がいます。しかし、これは、他の人に嫌悪感を与える場合が多くありますので要注意です。フェイスブックというのは、今までのインターネットの匿名性の世界ではなく、実名で、リアルに近いお付き合いをインターネット上でしていく場所です。もし、リアルの世界で自分は素顔で会っているのに、相手は仮面を被って素顔を出さなかったら、相手に対して嫌悪感を感じるはずです。ですので、写真はプライベートなものでも構いませんので、必ず自分の素顔が写っている写真にして下さい。



               そして、この3点に気をつけて、フェイスブックの検索機能で、お客様の名前やメールアドレスを検索し、お客様を見つけ、挨拶のメッセージと共に友達申請を送って下さい。了承されれば、そのお客様の近況やフェイスブックに投稿した写真、訪れた場所が分かるだけでなく、自分自身の近況もお客様に見て頂くことが出来、リアルな世界のお付き合いだけでなく、フェイスブック上のバーチャルな世界でのお付き合いが始まり、ここから、お客様と長期的な信頼関係を築く第一歩が始まるのです。



               次回は、今回の後編として、実際に、どの様にフェイスブックで友達になったお客様と交流とコミュニケーションを行っていくかということについて解説していきたいと思います。

              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:35 | - | - | - | - |
              なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第4回
              0
                 第4回「フェイスブックページで、相乗効果を狙う」 税経通信 寄稿掲載記事

                 

                 前回のツイッターによる見込み客の集客に続き、今回は、フェイスブックページを使って、見込み客を集客する方法を説明していきたいと思います。

                 

                 フェイスブックページは、通常の個人ページと異なり、企業や趣味のサークルなどの団体や、特定の物や事柄などについて、情報発信や交流を行うフェイスブック内のホームページみたいなものにあたります。

                 

                  このフェイスブックページの最大の特徴は、ホームページやブログと違い、そのフェイスブックページに投稿する人や、「いいね」と言っている人が顔写真付きの実名で表示され、されには、その人の友達の人のタイムラインにも、それが表示されるということです。例えば、山田さんが「いいね」といったフェイスブックページは、山田さんの友達の鈴木さんや木村さんのフェイスブックのタイムラインに表示されます。このことによって、鈴木さんや木村さんは、山田さんがどのようなことに関心を持っているか、興味があるかということが分かり、そのフェイスブックページを見てみたいと思う可能性も出てくるのです。

                 

                 中小企業がフェイスブックページを使う際は、大事なことが一つあります。それは、他の企業ホームページやブログなどのネットメディアと、どの様に平行運用するかということです。既に、ホームページやブログで情報発信をしている企業であれば、フェイスブックページは、そこへの誘導の為の入り口と位置づける場合もありますし、その企業の商品愛用者や、購入検討者と企業のコミュニケーション、対話の場所と位置づける場合もあります。これらは、企業毎に異なりますので、深く言及はしませんが、前回までに説明してきたフェイスブックページの特性を活かすことを前提に検討して下さい。

                 

                 一番、多く見られる中小企業のフェイスブックページの運用方法は、フェイスブックページの「いいね」と言っている人の一覧を、企業ホームページやブログの一部にも表示される様にして、双方向で顧客を誘導し合うという方法です。ホームページでは、会社概要や商品カタログのような、公式発表のコンテンツを中心に、会社や商品情報を掲載し、フェイスブックページでは、その会社や商品に関して、顧客と意見交換などのコミュニケーションをする場、そして、ブログではある程度、まとまった読み応えのある記事量の内容で、ホームページにの補足情報を提供し、ツイッターでは、それらのホームページ、ブログ、フェイスブックページの更新情報を含めて、リアルタイム性のある情報を、気軽に読める様な少ない文章量で情報提供をしていくケースが多いです。

                 

                 そして、フェイスブックページを作成する最大のメリットは、友人の信頼を借りることが出来るという点です。フェイスブックページの「いいね」ボタンを押すことによって、その押した人の友人が、そのフェイスブックページに興味を持ち、それが、ホームページやブログなど企業が持っているメディアへの信用力のアップを、その友人の推薦を借りて出来るのです。皆さんも、初めて訪問するフェイスブックページ、企業ホームページ、ブログなどに、自分が知っている友人が、顔写真と実名で『◯◯さんが「いいね」といっています』と表示されて、驚いたことはありませんでしょうか?

                 

                 現代の様にインターネットの普及によって情報過多の時代になると、マスメディアが一方的に伝えてくる情報よりも、友人がソーシャルメディアを通じて伝えてくる情報の方がはるかに信用があるのです。ニールセンが2009年に発表した情報源の信頼度に関する調査レポートによると、テレビ、新聞、雑誌が伝える情報信頼度が概ね60パーセント前後に対して、友人の推薦による情報は、90パーセントの信頼度でした。つまり、企業から発信された大量に溢れる情報の中から、友人のフィルターに掛かった情報、つまり「いいね」といってくれた情報は、それだけ信頼度も注目度も上がってしまうのです。これが、フェイスブックの威力なのです。

                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:26 | - | - | - | - |
                なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第3回
                0

                  第3回「ツイッターで見込み客を集める」 (税経通信 寄稿掲載記事)

                   

                   前回までソーシャルメディアを中小企業経営に活かす方法として、ツイッター、フェイスブック、フェイスブックページについて、それぞれの特性の違いについて触れてきました。今回は、ツイッターで見込み客を集客する具体的な方法について、説明してきたいと思います。

                   

                   ツイッターで見込み客を集客するにあたり、一番、注力しなければならないのは、あなたやあなたの会社がツイッター上で発言(ツィート)する情報を、まだ会ったことがない見込み客が関心を持って、継続的に読み続けるようにしなければならないということです。そのためには、単に思いついたことや、食事の内容、行った場所など、プライベートなことばかりをツィートするだけでは、あなたが有名人や芸能人で無い限り、誰も関心を持って読み続けてはくれません。ツイッターで見込み客を集客する為には、見込み客にとって有益な情報をツィートし続けることが大切なのです。例えば、税理士事務所であれば、税制改正についてのコメント、税務調査が入った時の対策、接待交際費の扱いの注意など、税務についての情報収集をしている人、あるいは税理士と顧問契約をしているけど、自社の顧問税理士について不満を持っている人が関心を寄せる情報など、税理士事務所の実績や実力をアピール出来る様な内容になりますし、企業であれば、自社商品の開発の裏話、自社商品の活用方法、お客様の声などになります。つまり、ツイッターで発信する内容は、見込み客がツイッターで検索しそうなキーワードを入れてツィートし、その商品やサービスを買いたいと思わせるような内容のツィートをしていくことが重要です。

                   

                   次に、ツイッターで積極的にこちらから見込み客を捕まえる方法も合わせて実施していきます。ツイッターでは、プロフィールを記載する欄がありますので、そこに記載されている自社の見込み客になってくれそうな人の属性を検索して、その人の発言を自分のツイッターアカウントで継続的に読み続ける設定(フォロー)にしていきます。税理士事務所であれば、見込み客は、企業経営者になりますので、”代表取締役” ”社長”などのキーワードでツイッターのプロフィールを検索し、その人達をフォローしていきます。すると、約半数ぐらいの方々が、あなたのアカウントをフォローするフォロー返しというのをしてくれます。そうすることによって、より多くの見込み客が、あなたのツィートを継続的に読んでくれるようにになるのです。

                   

                   また、プロフィールの属性だけでなく、特定のキーワードをツィートした人をフォローしていくという方法も行います。例えば、税理士事務所であれば、”確定申告” ”◯◯税務署” 、地域密着型の不動産業であれば ”〇〇市” ”賃貸”など、自社の顧客となりそうな人がツィートしそうなキーワードをツイッターで検索し、その人をフォローしていきます。自分が見込み客をフォローすることによって、その人達のツィートも継続的に読むことが出来ますので、自分がツィートする情報に見込み客が反応するのを待つだけでなく、自分の専門知識や自社商品が役立つ様な内容を、他の人がツィートしたら、返信をしていきます。例えば、フォローした経営者が、税務に関する疑問をツィートしたら、それに返信をしたり、自社商品や自社の類似商品についてツィートされていれば、それについての返信やコメントを行うなどです。

                   

                   このように、ツイッターでは、まだ会ったことがない見込み客を集めてくることが出来ます。もちろん、最初は、ある程度、自社アカウントをフォローしてくれるフォロワーの数を集めるのに手間もかかりますが、それを自動的に行うツールなどもありますので、それらを活用するのも一つの方法です。そして、一番重要なのは、見込み客でもあるフォロワーの方々に会社の実績や能力を知って頂くために、有益な情報をツィートしていき、そのフォロワーの方々とコミュニケーションをしていくことが、中小企業でツイッターを活用していく上で重要なことなのです。そういったツイッターでの地道な活動は、すべてインターネット上に履歴で残っていきますので、それがあなたの会社のブランディングや信用につながり、数ある同業者の中から、あなたの会社がお客様に選ばれて、直接的、あるいは間接的にビジネスに繋がるきっかけになり、売上を増やしていくことになるのです。JUGEMテーマ:ビジネス

                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 05:57 | - | - | - | - |
                  なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第2回
                  0
                    第2回「FacebookとTwitterの特性の違い」 (税経通信 寄稿掲載記事)



                     今回は2大ソーシャルメディアのFacebookとTwitterの特性の違いについて解説して行きたいと思います。



                     Facebookは、基本的には実名登録になっていますので、利用者もソーシャルメディア上の発言内容に関しては、非常に慎重かつ大人な発言が多いことが特徴です。それを読むのは、実際に現実世界で会ったことがある友人や仕事関係の人たちですので、発言内容も無難なものになる傾向があります。また、様々な情報を友達に共有(シェア)する場合も、そのシェアする内容に対して、他人からの印象や評価を気にする傾向があります。つまり、Facebook上では、私たちの現実世界と近いコミュニケーション活動が行われていると言えます。Facebookは、自分が知っている友達のみに情報が伝播されるクローズな世界であり、その情報の信憑性が高く、また、節度をわきまえた大人のコミュニケーションが出来るのです。



                     一方、Twitterは、仮名や偽名でも登録が出来てしまうため、利用者側も発言には、あまり気を使っていないケースもありますし、情報を共有(リツィート)する場合も、その情報の信憑性については、あまり考慮されていない場合が多く見受けられます。しかしながら、2011年3月11日に発生した東日本大震災の時に、Twitterにより被害状況や公共交通機関の運行情報など、多くの有益な情報が、Twitterの利用者から利用者へ瞬く間に拡がり、その情報伝播力は凄まじいものがありました。Twitterは、誰でも気軽に参加することが出来、情報も見知らぬ人から見知らぬ人へと、リツィートにより、情報が伝播して行くのです。つまり、誰でも参加することが出来、情報も制約無く拡がるオープンな正解であると言えますが、仮名や偽名の利用者も多い為、無責任な発言や投稿内容も多く、Facebookに比べて誹謗中傷も発生しやすいという欠点もあります。



                     その中間にあたるのが、Facebookページになります。これは、企業、団体などがFacebook上で、情報発信をしたり、そのページに集う人たちと、コミュニケーションや情報交換を行う会員制ホームページの様なものです。例えば、企業がFacebookページを開設し、そこで情報発信を行えば、誰でもその情報を見ることが出来るだけでなく、Facebookアカウントを持つ利用者が、そのページの”いいね”ボタンを押すことにより、その利用者のタイムラインにそのFacebookページの情報が更新されると表示されたり、また、そのFacebookページ上で、その企業やそのFacebookページに集う他の利用者とコミュニケーションを取ることが出来るのです。また、そのFacebookページに利用者が”いいね”を押すと、その利用者の友達にも、その利用者がどのFacebookページに”いいね”を押したかが通知されます。つまり、Facebookページは、誰でも情報を見ることが出来ることと、知っている友人が”いいね”と言っている信頼度の高いFacebookページであることが利用者の友人に伝わるという利点と、コミュニケーションと取ったり、投稿したりする場合は、自分の実名などの個人情報を明かした上での、節度ある大人の交流が出来るメリットがあります。



                     これらの3つを中小企業の経営に活かすという観点で考えると、Twitterは、まだ、出会っていない見込み客や付き合いの薄い既存顧客に簡単でタイムリーな情報提供を行ったり、反応や返信をお互いに期待しない緩く繋がる関係を作るツールと言えます。また、Facebookは、個人的にも親しい取引先の方や自分の会社の従業員、同僚などと、近況や趣味などのプライペート、時には会社や仕事などのビジネス的なことを含めて、人間的な交流をしていくツール、そして、Facebookページは、ビジネス的なことを中心に、お客様や取引先などと密接に繋がり、コミュニケーションをしていくツールと言えます。


                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 06:10 | - | - | - | - |
                    なぜ、中小企業ビジネスはソーシャルメディアと相性がいいのか? 第1回
                    0
                      第1回「中小企業のソーシャルメディア活用目的」

                       2011年から急激に盛り上がったソーシャルメディアですが、読者の皆さんの中にも、個人的にFacebookやTwitterを利用している方も多いかと思います。これらのソーシャルメディアの仕組みについては、他のメディアなどで頻繁に解説されているので、こちらでは割愛しますが、今回は、数あるソーシャルメディアの中でも、日本でも利用者数が多く、ビジネスでも活用されているFacebookとTwitterについて解説して行きたいと思います。

                       米国で行われた調査レポート、”Merchant Circle Member Survey”によれば、米国国内の中小企業のうち、2011年第2四半期の時点で、すでにFacebook でプロモーション活動を行っている企業は65.7%、Twitterに関しては32.1%に達しています。米国企業は、日本企業のおおよそ2−3年先行する場合が多いことから、来年から再来年には、日本の中小企業も同じソーシャルメディアの活用水準に達することが考えられます。

                       すでに日本でも、大企業はソーシャルメディアを商品開発のデータ分析や、他のメディアと連動したプロモーション活動、自社Webサイトへの誘導などに活用していますが、これと同じ土俵で、中小企業がソーシャルメディアを活用するのは大きな誤りです。なぜならば、ソーシャルメディア自体、短期でビジネスで売上アップといった結果を出すためには、広告費、開発費、専門スタッフの人件費など、莫大な投資が必要になり、他の媒体を使ったプロモーション活動と同様に、同じ土俵で大企業と張り合っても、投資に見合う効果を短期間で出すことは難しいのです。

                       それよりも、中小企業の場合は、リアルタイム性の高い気軽な情報源というソーシャルメディアの特性を上手く使って行くことが大切です。例えば、企業ホームページでは伝えきれない商品の魅力や裏話、お客様との人間味ある双方向コミュニケーション、経営者やその従業員、顧客の商品に対する想いや意気込み、その企業の専門性を活かした情報提供や新商品、セミナーなどの広報活動などを行う方が得策と言えるでしょう。その活動が、多くの中小企業がソーシャルメディアを使う目的である「顧客との長期的信頼関係の構築」に結びつくのです。

                       実際、中小企業のビジネスの現場で、こういったソーシャルメディア上と似た様な活動をしているのではないかと思います。お客様を訪問し、企業ホームページやカタログでは説明しきれない商品の魅力を説明し、ビジネス以外の世間話や、時には接待などで、人間的なお付き合いをしたり、商談が無くても定期的にお客様を訪問し、その企業ならではの情報提供や、セミナーなどの案内を行う。そして、顧客と長期的信頼関係を構築し、ビジネスを発展させて行く。こういった現実世界の活動に加えて、さらにソーシャルメディア上で既存のお客様や、まだ実際に会ったことがない潜在的なお客様とコミュニケーションをしていくのが、中小企業にとって現実的かつ、効果的なソーシャルメディアの活用方法となります。

                       このように、中小企業にとって、ソーシャルメディアが活用出来る場面は、大きく分けて2つあります。それは、見込み客を集めてくる”マーケティング活動”と、集めたきた見込み客の購買意欲を高めたり、既存のお客様に情報提供や追加販売し、顧客のロイヤリティを高める”営業活動”に分けられます。この2つの活動が、ホームページやブログよりも、より手軽に、即時性、情報伝播性を持って実施出来るのが、ソーシャルメディアの利点であり、その結果、企業が継続して行くために必要不可欠な”顧客との長期的信頼関係の構築”に結びつくのです。





                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | ソーシャルメディア活用 | 05:45 | - | - | - | - |
                      TOP