中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その3
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    ファイルサイズが小さくなるとセキュリティリスクも減らせる
    セキュリティ対策をする上で効果的な対策の一つとして効果的なのは、ファイルの暗号化です。

     

    しかし、この時にネックになるのが、暗号化を行なう際に発生する処理時間になります。

     

    この処理時間はファイルの大きさに依存するため、ファイルが小さければ小さい程、処理時間も短縮され、その処理をするためのCPUの処理能力も使わずに済みます。

     

    結果的に、ファイルサイズが小さければ小さい程、セキュリティ対策を即時に低コストで行なうことが出来るのです。

     

    高度な暗号化をすればするほど処理時間が掛かりますので、ファイルが小さければ、高度な暗号化をしても時間もコストも安く済むのです。

     


    災害対策にも効果!
    ほとんどの業務がITを使って行なわれている現代では、重要なデータはほとんどデジタル化されており、顧客への提案書、顧客リストや売上、請求管理などもMS Officeを使っている企業も多いかと思います。

     

    また、従業員個人のパソコンに保存されているデータには、日々の仕事の成果やノウハウも文章や資料として保存されています。

     

    つまり、災害対策を行なう際に重要なのは、これらの企業情報をいかに守り抜くことが出来るかが、被災後の業務再開を行なう際の重大な要因なのです。

     

    これらのファイルサイズが小さければ、直前のデータを遠隔地にリアルタイムで転送することが出来ますし、設置するIT機器も最小限で済ますことが出来ます。

     

    やり方によっては、インターネット回線を利用し、安価なサーバーやクラウドストレージなどを使って、災害対策を安価に行なうことが出来る可能性が出てくる企業も多くあるのではないかと思います。

     

     

     

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    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:19 | - | - | - | - |
    なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その2
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      ファイルサイズが小さくなると文書・資料作成がスムーズ
      パソコンでMS Officeファイルを編集する際は、パソコンのメモリーを作業場所として使うことになります。

       

      ファイルが大きいと、このメモリーを使う場所も大きくなり、メモリーから溢れてしまったデータは一時的にハードディスクに書き込まれることになるます。

       

      これがソフトウェアの操作性が悪くなる原因で、文章作成、編集作業の生産性を著しくて低下させてしまうのです。

       

      また、ファイルが大きいとソフトウェアが異常終了して、今までの労力をすべて失うことトラブルも頻発しやすくなりますので、こちらも回避することが出来ます。

       

       

      ファイルサイズが小さくなるとITコストも下がる
      例えば、社内の同様や部門全員に5MBのファイルを送るとします。

       

      同じ部門の30人に同じファイルを送った場合は、元のファイルを含めると30倍の容量が必要になります。

       

      さらに個々のパソコンのバックアップを取っている場合は、その倍の60倍、正副の二重でバックアップを取っている場合は、なんと元データの120倍、5MBの添付ファイルは最終的には600MBにもなります。

       

      ファイルの大容量化により、ハードディスクなどの記憶領域を消費するだけでなく、より高速なCPU、ネットワーク機器、バックアップ装置を導入しなければならず、そのための機器購入コストや運用するIT部門の人件費、最近ではモバイルの普及によってデータ通信料金が増えるなどの影響が裏で発生しているのです。

       

      つまり、ファイルサイズが小さくなれば、それだけITコストも減らすことが出来るのです。

       

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      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:18 | - | - | - | - |
      なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その1
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        文章、表計算、プレゼンテーションを作成するツールであるWord、Excel、PowerPointがパッケージされた統合ソフトウェアであるMicrosoft Office(以下、MS Office)は、ほとんどの企業で導入され、パソコンの利用者が使わない日はないぐらいに身近なものとなっております。

         

        しかし、このMS Officeですが、近年の画像、動画の高解像度化により美しい表現が出来るようになった反面、作成されるファイルが肥大化してきています。また、Excelファイルでも、特定のファイルを使い続けることにより、見えないオブジェクトのコピー&ペーストが繰り返されて、いつの間にかファイルの肥大化をしていることもあります。MS Officeファイルの肥大化によって、メールの容量制限を超えて送信出来なくなったり、ファイルが突然壊れてしまい使えなくなったり、ハードディスクを圧迫するなどということが皆さんの周りでも起こっているのではないでしょうか?

         

        このMS Officeのファイル、頻繁に、大量に作り出されるものだからこそ、肥大化するファイルを軽量化すると、生産性が高まったり、ITコストが下がったり、セキュリティリスクを低減出来たりと、投資対効果の高い施策が出来ます。今回はMS Officeのファイルサイズを小さくする方法と、その効果について解説していきたいと思います。

         

         

        ファイルを”圧縮”するのではなく”軽量化”する
        ファイルサイズを小さくする方法として、ZIPなどの形式に圧縮して保存するという方法があります。

         

        しかし、この方法はファイルをそのまま扱うことが出来ず、一度、解凍をしなければならないという手間が発生しますし、ファイルサイズも劇的に小さくなることはありません。

         

        そこで、ファイルを圧縮するのではなく、軽量化をしてくれるNX Power Liteなどの専用のソフトウェアを利用します。使い勝手は普通のMS Officeファイルと変わらず、ファイルサイズも上手く行くと約1/10まで軽量化出来てしまうこともあります。

         

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        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 04:18 | - | - | - | - |
        なぜ、クラウドで従業員が生き生き働く仕組みが作れるのか?
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           人事の分野では、ここ最近、急激にタレントマネジメントの分野が注目をされています。タレントマネジメントは、従来、従業員の人事異動や昇進昇格、人材育成などは、その人の直属の上司がある程度の裁量を持って行っていましたが、企業活動のグローバル化、人材の流動化などの変化に対応するために、システムを使って業務改善に取り組むケースが増えてきました。

           タレントマネジメントシステムは、全社規模で社員の能力や研修履歴、経験などの情報を整理したデータベースを活用し、従業員の適性やキャリア形成に合った役割を会社が提供出来る様にしていくものです。

          タレントマネジメントシステムによる業務改善効果としては、次の3つがあります。
           
          ・組織改編や人事異動や新規のプロジェクトの立ち上げの際に、適切な人材を抜擢し、配置することが出来る

          ・属人的な特定の上司、部下という関係の中での人材育成から、長期に渡り、複数の部門や上司により、公平かつ継続的な人材育成、開発を行うことが出来る様になり、従業員の意欲を引き出し、人材の質の向上が出来る

          ・長期に渡る適切なキャリアプランを従業員が描き、これを実現出来る場を企業側が提供出来る様になるため、離職率が下がります

           タレントマネジメントを適切に行なっていくためには、どのような情報を集め、どのような方法で行なっていくかは、すでにタレントマネジメントを行なっている多くの企業が試行錯誤の段階にあります、そこで、タレントマネジメントシステムの機能追加や変更が容易なクラウドサービスを活用する企業が多い状況です。

          代表的なタレントマネジメントのクラウドサービス
          ・Wing Span (http://www.silkroad.com/jp/Products/WingSpan/Overview.html)
          ・Success Factors(http://www.successfactors.jp/homepage/)


           最後に、クラウドサービスによる業務改善の成功のポイントをお話ししたいと思います。クラウドを使って業務改善する場合、成功するには高機能で自社にフィットするクラウドサービスを選ぶことだと誤解をされる方が多いのですが、これは大きな間違いです。重要なポイントは、ITでも技術でもなく、業務改善に対する経営者や部門責任者の強い実行力なのです。業務改善というは、悪く言えば、今までのやり方を否定することにもなりかねます。従業員からの多くの反発があることもあると思いますが、これは当然のことなのです。今までのやり方で企業を成功に導いてくれた担当者や従業員に敬意を示しつつ、業務改善に取り組まなくてはならない背景を経営者の部門責任者が真摯に従業員に説明を行い、業務改善に向けての方向性を合わせて進めることが重要なのです。
          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:40 | - | - | - | - |
          なぜ、非効率な経費精算業務をやめられないのか? その3
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            経理担当者の立場からすると、このクラウド型の経費精算システムを使う事によって、従業員の経費精算項目のチェックを減らせるという点にあります。例えば、社内規定で5000円以上のタクシー代の申請は事前承認が必要という規定があった場合、タクシー代で5000円以上の金額が入力された場合は、入力画面に「事前承認を得た時のメールを添付して下さい」などの表示が出たり、事前承認の申請がされていないと5000円以上の金額入力自体が出来ないようにしたり出来るので、人手によるチェック項目の数を減らす事が出来るのです。

             経営的な観点からも経費精算業務の導入により、運転資金や借入金などの計画を立てやすくなります。従来ですと、変動費である従業員から出される経費精算額は、従業員から経費精算書が提出されて、経理部門が総勘定元帳に入力するまで把握する事が出来なかったのですが、経費精算業務をクラウド型のサービスを使って行うことにより、システム上で従業員が事前承認申請をした時点や入力完了した時点で経費額を把握する事が出来ますし、自社の拠点がいくつかある場合も、リアルタイムで経費額を把握、予測し、高額な経費は事前承認をすることによって抑制し、無駄のない資金計画を立てることが出来るのです。

             こういった経費精算システムのクラウドサービスを導入することによって、当社のコンサルティング先企業平均で、営業社員の月間経費精算時間は90分から19分へ、経費支出も11パーセント減という結果も出ています。

            代表的な経費精算のクラウドサービス
            コンカー(https://www.concur.com/ja-jp)
            経費君(http://sfdc.mjs.co.jp/keihikun-info.html)
            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:30 | - | - | - | - |
            なぜ、非効率な経費精算業務をやめられないのか?
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               経費精算業務はこれだけでは終わりません。経理担当者も従業員から提出される経費精算書を一枚ずつチェックを行い、自社の交通費や接待費などの経理規定に則って使われているか、間違いや不正はないか、一つ一つの支出のチェックを行い、科目毎に仕分けをして総勘定元帳に入力し、各従業員の銀行口座に支払い業務を行わなくてはならないのです。

               また、交通費や接待費などの経費は、経営的な観点からも大きな影響を及ぼします。例えば、トラブルなどで多くの従業員が深夜残業になりタクシー帰宅を余儀なくされた日が続いたり、重要な商談を纏めるために多額の接待交際費が使われたりした場合、中小企業などは運転資金計画などが狂い出したり、緊急の借入金などが必要になるケースも多く発生します。

               このような事態を改善するためには、経費精算システムのクラウドサービスを導入することにより業務改善を行うことができます。

               例えば、交通費を精算する際には、多くの従業員はスケジュール帳から、自分が電車を乗車した区間の運賃をWebサービスなどで調べて、それをExcelなどで作成した経費精算シートなどに入力をするかと思いますが、その必要がありません。従業員はまず最初にパソコンから、クラウド上にある経費精算システムにアクセスをして、パソコンに接続したICカードリーダーに自分の交通系ICカード(SuicaやPasumoなど)をセットすると、自動的に経費精算システムに乗車区間や運賃が読み込まれます。これによって乗車区間と運賃の入力の手間が大幅に減らす事が出来るのです。後は、実際に乗った区間が正しいか確認をしたり、訪問した客先名などを入力するだけになります。

               また、経費精算の多い営業社員には事前にコーポレイトカードなどを渡しておいて、それで全ての経費を支払うようにようにします。そうすれば、接待費やタクシー代、出張に関わる航空チケットやホテル代なども、クレジットカードのWeb明細サービスと連動をして、すべて経費精算システムに読み込まれて来ますので、入力項目の数を減らせますので、後は接待先や出張目的といった追加事項を入力するだけになります。

              つづく
              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:30 | - | - | - | - |
              なぜ、非効率な経費精算業務をやめないのか? その1
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                「業務改善」は企業が成長して行くためには必要不可欠なテーマですが、外部のコンサルタントを入れて現状分析を行ったり、また、その後の業務改善が定着化するまでには、多大な時間やコストがかかったりと、なかなか敷居の高い経営課題となっています。しかし、今日ではクラウドサービスの普及によって、ITが一番得意とする「業務改善の仕組み化」を簡単に、安価に、迅速に導入することが出来る様になり、共通業務については、これらを活用する企業が増えています。

                 今後、3回に渡り、どの会社でも共通業務である、「経理」「営業」「人事」の3つに絞って、クラウドサービスを活用した業務改善を紹介したいと思います。



                非効率な経費精算業務からの脱却
                 移動や出張が多い営業担当者にとっては、交通費、接待費などの経費精算業務は、煩雑な業務の一つであり、売上には直結しない非生産業務の一つになっています。弊社が顧客企業にヒアリングしたところ、外出の多い営業担当社員が経費精算業務に費やしている時間は、交通費請求伝票に手書き、もしくはExcelなどでの提出の場合、月平均90分となっています。従業員の給与を時給換算額が2000円とすれば、90分で3000円、労務管理費など考慮すれば、月に4000円程度が一人に掛かっている計算になります。一名あたりは微々たる金額ですが、30名程度の営業担当社員がいる場合、月に12万円、年間144万円の人件費が経費精算のために使われていることになるのです。

                つづく
                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:25 | - | - | - | - |
                クラウドの効果を高めるメール術 その2
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                   皆さん、こんにちは。
                  日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                  今日は次回は、前回の続きで、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」という方法が、どうしてクラウドコンピューティングによって、仕事の生産性をさらに加速するのかを、お話したいと思います。

                  電話で相手に用件を伝える場合と、メールで用件を伝える場合、一番、大きいのは、履歴が残るということです。後になって、自分自身、電話で何を相手に伝えたのか、また、受け取った相手の方も、何を受け取ったのかということが、確認することができるのです。

                  こういったメールで伝えた後に、さらに電話で話すというのは、二重のコミュニケーションになって、非常に煩雑に思えるかも知れませんが、メールを書くということで、次のような効果があります。

                  1.文章にすることによって、伝えたいことが整理され、明確になる

                  2.相手と交渉するにあたっても、書くことによって論理的な内容となり、スムーズに交渉が進められる

                  3.履歴を残すことによって、どのような内容を伝えたのかが残るので、後になって確認が出来るだけでなく、もし、関連のことで上手く事が運ばなくなってしまった場合、何に原因があったのかということを、時系列の履歴を見ながら、分析することが出来る。


                  つまり、自分の仕事のメールで履歴と残すことは、リアルタイムでは、正確性、論理性などが磨かれ、将来に渡っては、自分の仕事の内容を見直し、反省と新たな改善策へと進めることが出来るのです。

                  このことは、PDCAサイクル(PDCA cycle、plan-do-check-act cycle)などと呼ばれ、事業活動における生産管理や品質管理などの管理業務を円滑に進める手法の一つ)の日常での実践となります。


                  そして、このPCDAサイクルを実践するプラットフォームとして最適なのが、まさしくクラウドコンピューティングなのです。

                  クラウドであれば、このようなメールと電話によるコミュニケーション内容を保存、記録することが容易に出来て、その内容が膨大な量であろうとも、いつでもどこでも取り出すことが出来ます。

                  こういった日常の仕事の進め方の一つだけでも、クラウドを活用し、メールで情報伝達を行うことになって、皆さんの仕事だけでなく、皆さんの会社の従業員は、日々、仕事を通じてPCDAサイクルを実践し、仕事のスキルを磨いていくことが出来るのです。

                  そして、その結果、知的生産性の向上に繋がって行くのです。

                  強い会社というのは、従業員が知的生産性向上を常にしている会社です。是非とも今から、このことを実践してみてください。

                  PCDAサイクル

                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | - | - | - | - |
                  クラウドの効果を高めるメール術 その1
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                    皆さん、こんにちは。


                    日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。



                    今まで、中小企業のクラウド活用術について、様々な活用事例を方法を紹介してきましたが、今日は、これらの効果を高めるためのメール術についてお話したいと思います。



                    皆さんは仕事で取引先や社内関係者に連絡をする時に、どのような手段で、連絡を取りますでしょうか?



                    何でも電話で連絡してくる人、緊急な要件でもメールで連絡をする人など、特定の連絡手段に偏っている人もあれば、その内容に応じて、上手く使い分けている人もいるかと思います。

                    私自身、過去にどのようにしたら、確実に間違えなく内容を伝えることが出来、それを受け取った人がどのような感情を持ち、自分が期待する行動を相手に起こさせ、円滑に仕事を進めることが出来るかということを考えてきました。

                    そして、クラウドコンピューティングによって、それらをさらに円滑に行けるかを、自分自身や当社のスタッフ、お客様などから学んできました。

                    そこで辿り着いたのは下記の方法でした。それは、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」というものです。

                    緊急連絡を行う場合は、メールはその人が本当に見ているかどうか、また、内容が正確に伝わっているかどうか、話しながら確認しなければなりません。

                    ですので、携帯電話などのリアルタイムコミュニケーションが出来る方法で、意思伝達を行います。

                    しかし、緊急性のない内容については、最初はメールで伝えたほうが、自分の為にも相手の為にもメリットが多く、正確な意思伝達が出来るようになるのです。


                    メールで意思伝達するメリットは、大きく分けて次の3つがあります。

                    1.伝達内容の正確性が増す
                    文章にして書くことによって、伝える内容について曖昧な言い回しや表現が減り、後々、伝達内容が残ってしまうという緊張感から、無責任なことやいい加減なことを書くことが出来ないため、メールで伝える内容は、正確性が増します


                    2.論理的で説得力のある意思伝達が出来る
                    話して伝える場合は、内容よりも、話し方や表情などの感情的な情報のほうが大きく、聞き手も、感情的な受け取り方をしていまい、後々、その受け取った伝達内容について確認してみると、正確な理解をしないことが多くあります。

                    しかし、メールの場合は、発信者も受信者側も、伝達内容について、順序だてて、受信者側の思考順序に沿ってメールを書き、受信者側も解り難い点は読み返したり、行間に書かれていることを予測しながら、内容を理解しながらメールを読んでいきます。

                    ですので、文章で意思伝達をする場合は、論理的で説得力のある内容にせざるを得なくなるので、結果的に、話して伝えるよりも説得力のある内容になるのです。


                    3.自分も相手も過去の伝達内容を確認、保存できる

                    電話などで伝達内容を伝えた場合、相手はメモを取れる状況ではないかもしれませんし、多くの人は、メモを取らなくても多少のことであれば、覚えておけると、自分の記憶力を過信しています。

                    しかし、これだけ様々な情報が様々なメディアから入ってくる時代になると、どんなに記憶力が優れている人であっても、なかなかすべてを覚えているというのは難しいことなのです。

                    メールで伝える場合、発信者も受信者も伝達内容を後で、見返すことができますので、忘れることもなくなり、あとでそのメールをチェックリストとして使うことも出来ます。


                    以上が、メールで意思伝達をする大きな3つのメリットですが、だからといって、メールだけで済ませてはいけない場合も多くあります。


                    なぜならば、すべての人がメールによる意思伝達をコミュニケーションの主要手段にしている訳ではないからです。

                    そして、その人達にも自分が伝えたいことを確実に伝えなければ、結果として、自分自身の仕事は、非効率なままで、上手くは行きません。

                    また、論理的に伝達内容を伝えるだけでなく、複雑な事柄であれば、詳細にその内容を説明し、感情的にも、その内容の重要性などの付帯情報も伝えなければなりません。

                    しかし、このことは、メールはなかなか伝えることが難しい部分でもあります。

                    ですので、最初はメールを送り、内容や重要性、複雑性によっては、そのフォローを電話や対面した打ち合わせなどので行う必要があるのです。

                    そうすることにより、メールで意思伝達をするメリットと、電話や対面会議なので行うリアルタイムコミュニケーションのメリットが加わり、円滑な仕事が出来るようになり、結果として、生産性を上げることが出来るのです。

                    そして、クラウドコンピューティングによって、過去の意思伝達の内容をすべて保存し、いつでもどこでも、どの情報を引き出せるメリットを最大限に享受し、クラウドが皆さんの仕事の生産性をさらに加速していくことが出来るようになるのです。

                    次回は、この続きで、「緊急連絡は以外は、とりあえず最初はメールで連絡する」という方法が、どうしてクラウドコンピューティングによって、仕事の生産性をさらに加速するのかを、お話したいと思います。


                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 20:06 | comments(0) | trackbacks(1) | - | - |
                    生産性向上はユニファイドメッセージングから
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                      ■セミナー情報■
                      野村不動産株式会社 PMO特別セミナー「クラウドコンピューティングで
                      変わる企業経営 -中小・ベンチャー企業にとっての理想の働く場-」にて、
                      当社代表取締役社長新井が講演したします。

                      主催:野村不動産株式会社
                      開催日時:2010年9月16日 木曜日 15:00-17:00
                      開催場所:東京都中央区日本橋大伝馬町 PMO大伝馬町
                      定員:30名(定員に達し次第、締切)
                      費用:無料
                      講演詳細:http://www.pmo-web.com/pdf/pdf_100916_2.pdf
                      お申込サイト:http://www.pmo-web.com/
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                      みなさん、こんにちは。
                      日本クラウドコンピューティング株式会社の新井です。

                      今日は、ユニファイドメッセージングについて、お話したいと思います。

                      ユニファイドメッセージングというのは、日本語に直訳すると、情報伝達の統合という意味です。


                      つまり、私達がビジネスと行ううえで、情報は電子メール、電話、FAXなど、様々なところから流れ込んできます。

                      これら様々な経路で送受信されるメッセージを統合し、一元的に管理を行うことや、そのようなメッセージの一元管理を行なうための技術群のことを、ユニファイドメッセージングと呼んでいるのです。

                      そして、ユニファイドメッセージング用の機器とアプリケーションソフトを導入することで、留守中にかかってきた電話をボイスメールとして録音したり、FAX を画像データとして記憶したりすることができ、自分あてのすべてのメッセージを、サーバ上の記憶領域に設けられた一つのう「受信ボックス」で管理できるようになります。

                      また、また、電子メールの読み上げ機能によって携帯電話や公衆電話でメールの内容を聞いたり、その返事をボイスメールで送るといったことも可能になります。

                      つまり、多様なメッセージを単一のシステム、単一の受信ボックスで保管・管理することで、電話や電子メールなどメディアの異なるシステムを個別に用いるよりも効率的な情報管理が可能になるのです。

                      ユニファイドメッセージングは、数年前までは、構築に非常にコストがかかるものでした。
                      しかし、最近では、無料、もしくは安価なクラウドサービスを使って、中小企業であってもユニファイドメッセージングを利用できるようになってきたのです。

                      このユニファイドメッセージングを使うと、効率的な情報管理が出来るようになるのですが、具体的な導入効果は下記のようなものがあります。


                      ・FAXを自動的に画像データ化してメールで受信しておくことにより、受信FAXの紛失などがなく、世界中、どこにいても、FAXの内容を確認することができるようになる。

                      ・会社の電話、携帯電話のボイスメール、留守番電話、メッセージを、世界どこにいても、パソコンとインターネットさえあれば、受信することができる。

                      ・パソコンからIP電話を使って、通話発信、受信をすることにより、通話履歴が残る。また、通話内容についてもパソコンにすべて録音しておくことが出来るため、聞き間違い、後々のトラブルにも対応出る。

                      ・すべてのメッセージのやり取りの履歴が残るので、従業員の退職、急な欠勤時にも、後任者が経緯を確認できる。

                      ・パンデミック、災害、テロなどで、出勤できなかった場合も、即時に在宅、もしくは新しいオフィスで勤務に切り替えて、業務継続が出来る。


                      つまり、クラウドサービスを利用したユニファイドメッセージングを導入することにより、コストが削減され、生産性が向上するだけでなく、万が一有事の際の業務継続にも対応できるようになるのです。

                      日本でビジネスをしていると、どうしても認識が甘くなってしまいますが、有事の際に業務継続できることは、企業にとっては死活問題であり、絶好のビジネスチャンスでもあるのです。

                      2001年のアメリカでの同時多発テロの際には、世界貿易センタービルに入居していた企業の中で被害にあった会社の数社が、その後、廃業、もしくは倒産に追い込まれました。

                      それは、テロによる直接損害が大きかったのではなく、その後、業務継続が出来なかったり、業務を継続するための情報をすべて失ってしまったことが原因なのです。

                      中小企業が具体的にユニファイドメッセージングを導入する方法については、次回から数回にわたり、お話していこうと思います。

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                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 15:21 | comments(0) | trackbacks(0) | - | - |
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