中小企業向けITコンサルティング専門会社、日本クラウドコンピューティング株式会社代表取締役社長、中小企業経営イノベーション協議会会長を務める清水圭一のブログです。中小企業経営者向けに講演、コンサルティング、ITシステム開発を行っております。現在、『月刊総務』にてICTコラムを連載中。
新入社員研修で行うべきICTコミュニケーションマナー
0

    「新入社員研修で行うべきICTコミュニケーションマナー」

     

    日本クラウドコンピューティング株式会社

    代表執行役 ITコンサルタント 

    清水 圭一

     

     

    ICTコミュニケーションマナーの常識、非常識

     

     新年度を直前に控え、新卒新入社員の受け入れ準備などで忙しい時期になってきました。

     

     

     新入社員を受け入れる際に、多くの企業では、挨拶に始まり、名刺の渡し方、社内報告の仕方などのビジネスマナーをはじめとした新入社員研修を行います。

     

    しかしながら、ICTに関する研修は実施している会社は少なく、やっていたとしても、Word、Excelの使い方、グループウェアや社内システムの使い方などの研修がほとんです。

     

     

     しかしながら、ビジネスの現場では、電子メールを使ったコミュニケーションが主体になっている現状であるにも関わらず、ICTコミュニケーションに関するマナー研修は、実施していない会社が多いのが現状です。

     

     

     今回は、特に新卒新入社員向けに行うべきICTコミュニケーションマナーの研修を行う際の重要ポイントを解説していきたいと思います。

     

     

    ビジネスメールのマナー

     

     to, cc, bccの使い方から始まり、適切なメールサブジェクトの書き方、本文の書き出し、相手に伝わるメールの表現方法、お取引先や社内宛のメールの違いや書き方、返信方法やタイミング、また、メール、ショートメッセージ、電話の使い分けなど、私たちが当たり前に行っていることも、新卒新入社員からすれば、今までに経験のないことです。

     

     

     総務省が2018年7月27日に情報通信政策研究所の調査結果として発表した。

     

    「平成29年 情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」によれば、20代のソーシャルメディアに関わる時間は1日あたり109.8分となっており、メールの時間の70.7分を大幅に超えている状況で、過去3年間の統計からも、ソーシャルメディアによるコミュニケーションが伸び続けています。

     

    このことからも、20代の若者のコミュニケーションは、代表的なソーシャルメディアであるLINE、Facebook、Twitter、Instagramなどのダイレクトメッセージ中心であり、電子メールは使い慣れてないことを前提に対応する必要があります。

     

     

     また、仕事の社内や取引先とのメールのやり取りでも、プライベートで友人に送るような絵文字や若者言葉、略語を多用したりとビジネスにはふさわしくない不躾なメールなども多く見られます。

     

     

     ここ数年のICTによるコミニケーション方法の変化は、年齢の離れていない世代間であっても大きなギャップがあります。

     

    我々が当たり前と思っている常識も、新卒新入社員にとっては非常識となっている場合があり、基本から研修する必要があるのです。

     

     

    具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。

     

     

    (1)電子メールの書き方、添付ファイルの送り方

     

    (2)電子メールの危険とセキュリティリスク

     

    (3)取引先へのメールと社内メールの使い分け

     

     

    ソーシャルメディアのマナー

     

     LINE、Facebook、Twitter、Instagramに代表されるソーシャルメディアは、既に私たちの日常に溶け込んでいますが、新たに社会人となる新卒新入社員の方々の中には、今までの学生生活をソーシャルメディアにアップロードしているような感覚で、仕事の内容や愚痴などをソーシャルメディアにあげたり、時には大炎上するケースが多く見受けられます。

     

     

     特に個人情報漏洩による炎上の場合、企業側も個人情報保護法に基づいた監督責任があるため、法的責任が追及されます。

     

    また、例え個人的なことであっても、その内容が差別的発言や反社会的な内容により炎上した場合、従業員教育の欠如やコンプライアンス違反など企業は社会的責任を追及されるのです。

     

     例え個人的な利用であっても社会人としてふさわしいソーシャルメディアでの振る舞いを教育する必要があります。

     

    具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。

     

     

    (1)自社のソーシャルメディア方針

     

    (2)反社会的発言、差別的な発言、第三者の権利保護

     

    (3)顧客・取引先・自社の機密保持義務

     

     

    ICT機器利用に関するマナー

     

     私たちの身の回りにこれだけスマートフォンを代表するようなICT機器が増えてくると、その利用方法についても新入社員に改めて、説明する必要があります。

     

     

     例えば、会議中にはスマートフォンやタブレットをいじらないとか、仕事中にスマートフォンで音楽を聴きながら仕事をしない。

     

    また、自社や取引先の機密に関すること、社内、顧客オフィスでのスマートフォンのカメラ撮影は承諾を得てから行う、個人のパソコン、スマートフォン、タブレットで業務を行わないなど、ICT機器の利用方法や規則、マナーについてしっかりと教える必要があります。

     

     

    具体的な研修内容としては、下記を網羅するように組み立てると良いでしょう。

     

    (1)ICT機器利用に関する情報セキュリティーリスクと対応

     

    (2)ICT機器利用のマナー

     

    (3)個人所有のICT機器利用の自社ガイドライン説明

     

     

     上記のような研修を中心に行うだけでなく、最終的には受講者である新入社員の意識向上と牽制をする必要があります。

     

    研修実施と共に、ICTの利用に関する誓約書に署名、捺印をして提出してもらったり、従業員のソーシャルメディア発言を企業側が監視するなど、複合的に対策していくことも必要になります。

    JUGEMテーマ:ビジネス

    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | - | - | - | - |
    社内仮想通貨で達成する、働き方改革、健康経営、社内活性化
    0

       

      「社内仮想通貨で達成する、働き方改革、健康経営、社内活性化」

       

      日本クラウドコンピューティング株式会社

      代表執行役 ITコンサルタント 

      清水 圭一

       

       

       ビットコインに代表される仮想通貨が相場の高騰により大変盛り上がっております。このビットコインなど、特定の経済圏で使える仮想通貨の考え方を元にして、企業内だけで使うことができる通貨の導入検討を始める企業が増え始めています。

       

       大手企業では、オンライン証券会社のカブドットコム証券や半導体装置のディスコなどが社内だけで使える仮想通貨を導入をしています。この社内仮想通貨は、残業をしないで効率的に業務を行なっている従業員や、健康に積極的に取り組む従業員、他部門に協力したり、職務以外のことで会社に貢献している従業員に会社、もしくは同僚が付与するポイント制度のようなものです。

       

       この社内仮想通貨を貯めると景品に交換できたり、あるいは自分の仕事を手伝ってくれた同僚にさらに贈ったりできます。今回は、社内仮想通貨を健康経営、社内活性化や働き方改革をサポートする使い方、また、社内仮想通貨を導入するためのICTついてご紹介をしたいと思います。

       

       

      人事評価対象外の貢献に対する褒賞!

       

       営業職であれば売上、管理部門であれば業務効率化やコスト削減など、部門や職種によって業務目標があり、その達成度や貢献によって、人事考課、賞与などが決定されるのが、一般的な人事評価制度です。

       

       

       しかしながら、社内の知恵袋的な存在で、他部門の仕事に大きく貢献している従業員や、ゴルフコンペや飲み会などの社内の非公式イベントの幹事を積極的に引き受けて、社内の人間関係の円滑化に一役買っている従業員など、人事評価対象外項目であることを、会社にために行い、貢献をしている従業員がいるかと思います。

       

       

       こういった従業員に対して、会社や同僚が社内仮想通貨を進呈します。

       

      そうすることによって、普段は日の目を見ない従業員にも、スポットライトを当てて、モチベーションを高めてもらうことができます。

       

       

      残業をしない従業員へ支給

       

       多くの会社の人事給与制度の仕組みでは、仕事量や成果が同じであっても、日中帯にダラダラと仕事をして、就業時間後も残業をした従業員の方が残業代を含めたトータルの報酬が高くなり、就業時間中に効率的に残業を行なった従業員は、残業代が支給されずにトータルの報酬が低くなるジレンマがあります。

       

       

       そこで残業をしなかった従業員に社内仮想通貨を支給することにより、残業をしないで効率的に仕事を終えることを推奨し、会社全体の働き方改革を推進している従業員への褒賞として使うことができます。

       

       

      一日一万歩の達成した従業員に支給

       

       健康経営推進の一つとして、一日一万歩以上を歩いた従業員に社内仮想通貨を支給している会社もあります。

       

      健康経営を推進するにしても、企業側は経営課題だとしても、従業員側に当事者意識を植え付けるのが難しいこともあります。

       

       

       その対策として、ゲーム感覚で従業員に自身の健康について取り組んでもらうためのインセンティブとして、この制度を導入している企業も増えています。

       

       

      受け取った社内仮想通貨の活用法

       

       従業員が得た社内仮想通貨のポイントですが、この活用法として大きく3つあります。

       

       

       一つ目は、従業員同士で譲渡し合うということです、何か職務、職責以上の貢献をしてもらった従業員に社内仮想通貨を贈ることによって、感謝の気持ちを表し、従業員同士の信頼関係を深めて、社内活性化をすることができます。

       

       

       二つ目は、従業員が貯めた社内仮想通貨を会社が用意した景品に変える仕組みを作ることです。

       

      例えば、景品は従業員同士の食事会費用、英会話教室やスポーツジムなどの利用券、自社株のストックオプションの取得権利など、従業員と会社の双方にとってメリットがあるものにすることにより、この制度が会社の業績にとっても良きものになっていきます。

       

       

       三つ目は、この社内仮想通貨を所持額のランキングを発表することです。

       

      目に見えない会社への貢献をしてくれている従業員に報いることで、従業員からすれば、人事評価制度にはない従業員の貢献を会社や同僚が気付き、可視化され、発表することにより、会社へのロイヤリティの向上、従業員の自己承認欲求を満たすこともできます。

       

       

      社内仮想通貨ICTシステムの導入は簡単

       

       この従業員同士で社内仮想通貨をやりとり、交換するICTシステムは、スマートフォンやクラウドなどで、手軽に導入、利用することができるようになっています。

       

      例えば、テイクアクション社が提供するサンクスギフト、アイリッジ社が提供するオフィスコインなどがあります。

       

       

       この社内仮想通貨は、従業員への福利厚生ではなく、本質的には従業員が積極的に仕事に取り組む仕組みづくりとなります。

       

      社内仮想通貨を報奨として、各部門がコスト削減や具体的な施策を競うコンテストが毎月開いたりすることによって、冒頭で紹介したディスコは、こういった活用をすることで大幅な業績向上を達成しています。

       

       

       会社全体で社内仮想通貨を使ったゲーム感覚で、従業員により積極的に社業に取り組んでもらえることになります、これを機会に社内仮想通貨の導入を検討してみてはいかがでしょうか?

       

       

      サンクスギフト https://thanks-gift.net/

       

      オフィスコイン https://iridge.jp/news/201707/15485/

      JUGEMテーマ:ビジネス

       

      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | - | - | - | - |
      シェアリングエコノミーがもたらす企業収益向上と社内活性化
      0

        「シェアリングエコノミーがもたらす企業収益向上と社内活性化」

         

        日本クラウドコンピューティング株式会社

        代表取締役社長 清水圭一

         

         

        シェアリングエコノミーとは?

         

         シェアリングエコノミーとは、個人等が所有するモノ、スキル、時間など活用可能な資産等を、インターネット上のマッチングプラットフォームを介して、他の個人等も利用可能とする経済活性化活動を言います。

         

         

         特に最近では、インターネット、クラウド、スマートフォンなどのICTの普及に伴い、車、部屋、会議室、駐車場、衣服、家事代行、育児代行など、多様な分野で普及し始めています。

         

         

         また、政府も平成28年11月に、内閣官房IT総合戦略室長の下に設置されたシェアリングエコノミー検討会議にて取りまとめられた中間報告書を受け、内閣官房IT総合戦略室内にシェアリングエコノミー推進室が設置され、国策としても動き始めています。

         

         

         空いている住宅を旅行者向けに貸し出す民泊のための法整備や、一部地域の規制緩和の動きも進んでおり、シェアリングエコノミーは、今後、一億総活躍社会の実現や地方創生の実現など、超少子高齢化社会を迎えるにあたり発生する様々な課題を解決する可能性があると言われています。

         

         

         今回はこのシェアリングエコノミーを個人ではなく、企業の総務部門の観点から活用する方法をお伝えしたいと思います。

         

         

        個人所有の車と運転手をシェアするUber

         

         ここ最近、米国出張に行く度に驚くのが、Uberの爆発的な普及です。以前はタクシーを利用していましたが、お客が乗っていてもおかまいなしに運転手が私用の電話をしながら運転をしていたり、大音量で音楽が流れていたりと、不快な思いをすることが多かったのですが、Uberは車と運転を引き受ける一般の人(中には本職にしている人もいます)が、お客が付けた評価を積み重ねることにより、より指名されて、高い運賃でも乗せて欲しいというお客が現れるので、接客サービスも優れていることが多いのです。

         

         

         利便性も優れており、スマートフォンの「Uber」アプリを使って画面を数タップするだけで、リアルタイムで迎えの車の位置が表示され、場所を説明しなくても、自分の前まで車が来てくれます。

         

         

         また、目的についたら事前に登録しているクレジットカードでチップを含む運賃が自動決済され、領収書も事前に登録したメールアドレスに走行ルート付きで送られてきます。

         

        しかも、多くの場合、タクシーよりも運賃が安くなる場合が多いのです。

         

         

         多くのグローバル企業では、Uberはタクシーと同等に交通費として認めており、コスト削減に繋がっています。

         

         

         日本では、法律や許認可の制約で、営業許可を持っているハイヤーやタクシーに限定しているため、まだまだ普及していませんが、海外出張の多い会社などは、Uberの利用を認めて、経費削減の一つとしてみてはいかがでしょうか?

         

         

        オフィスの余剰スペース、会議室、駐車場を貸し出す

         

         自社ビルや一棟借りなどでオフィスを利用している場合、中途半端に余ったオフィススペースやフロアーなどの余剰スペースが出る場合があります。

         

        また、一時的に稼働率が低くなってしまった会議室や自社の駐車場などを、軒先.comなどのシェアリングエコノミーのプラットフォームを利用して、外部に貸し出して、収益化することも出来ます。

         

         

         企業の場合、賃貸借契約やセキュリティリスクなどの確認が必要ですが、貸出先を法人利用の限定したり、あるいは、貸出するオフィス区域とは、仮設の壁など設置して、区切るなど、ちょっとした労力で解決できる場合も多いのです。

         

         

         また、駐車場は、近くで建築工事がある場合など、その施工期間だけや、日中の工事時間だけの駐車場を使いたい工事関係会社も多く、平日日中帯は営業車が自社の駐車場から出てしまっている企業などは、上手く使えば、収益化することも出来るのです。

         

         

        シェアリングエコノミーで従業員の一体感や帰属意識を強める

         

         シェアリングエコノミーを総務の視点で活用方法を考えると、従業員同士の助け合いを通じた交流活性化に活用できます。

         

        例えば、同一方向から出勤する従業員同士の自動車通勤の相乗りを促進する制度を作ったり、また、残業発生時などで終業が遅くなってしまった際の保育園や学校からの帰宅した子供の一時預かりなどです。

         

         

         これは、お金を介したものではなく、働力をを介したシェアリングエコノミーになります。

         

        ICTを使えば、利用したい従業員同士のマッチングや提供した働力を数値化、可視化して、不平等な助け合いにならないようにするなどの仕組み作りが出来ます。

         

         

         従業員同士の助け合いを会社が取り持つ場合、マッチングの仕組みやルール作りの手間が発生します。

         

        また、何か起きた際の責任も会社が一部を引き受けなくてはなりません。

         

         

         一昔前と比べて、ソーシャルメディアやメールなどのICT技術の進歩により、効率的に従業員同士が電子化された世界でコミュニケーションが取れるようにはなりました。

         

        しかしながら、これが、現実世界での従業員同士の関わり方が希薄化し、それが会社全体としての結束力の低下を招いている場合も多くあります。

         

         

         そこで、この働力を介した従業員同士のシェアリングエコノミーを総務部門が推進することにより、従業員同士のコミュニケーションが生まれ、交流が深まり、同じ会社の一員としての一体感や帰属意識が強まるきっかけとなり、長期的な企業体力の向上に繋がる一助になるのではないでしょうか。

         

         

        参考

        Uber                    https://www.uber.com/ja-JP/

         

        軒先.com              https://www.nokisaki.com

        JUGEMテーマ:ビジネス

         

        Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 07:00 | - | - | - | - |
        なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その3
        0

          ファイルサイズが小さくなるとセキュリティリスクも減らせる
          セキュリティ対策をする上で効果的な対策の一つとして効果的なのは、ファイルの暗号化です。

           

          しかし、この時にネックになるのが、暗号化を行なう際に発生する処理時間になります。

           

          この処理時間はファイルの大きさに依存するため、ファイルが小さければ小さい程、処理時間も短縮され、その処理をするためのCPUの処理能力も使わずに済みます。

           

          結果的に、ファイルサイズが小さければ小さい程、セキュリティ対策を即時に低コストで行なうことが出来るのです。

           

          高度な暗号化をすればするほど処理時間が掛かりますので、ファイルが小さければ、高度な暗号化をしても時間もコストも安く済むのです。

           


          災害対策にも効果!
          ほとんどの業務がITを使って行なわれている現代では、重要なデータはほとんどデジタル化されており、顧客への提案書、顧客リストや売上、請求管理などもMS Officeを使っている企業も多いかと思います。

           

          また、従業員個人のパソコンに保存されているデータには、日々の仕事の成果やノウハウも文章や資料として保存されています。

           

          つまり、災害対策を行なう際に重要なのは、これらの企業情報をいかに守り抜くことが出来るかが、被災後の業務再開を行なう際の重大な要因なのです。

           

          これらのファイルサイズが小さければ、直前のデータを遠隔地にリアルタイムで転送することが出来ますし、設置するIT機器も最小限で済ますことが出来ます。

           

          やり方によっては、インターネット回線を利用し、安価なサーバーやクラウドストレージなどを使って、災害対策を安価に行なうことが出来る可能性が出てくる企業も多くあるのではないかと思います。

           

           

           

          JUGEMテーマ:ビジネス

          Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:19 | - | - | - | - |
          なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その2
          0

            ファイルサイズが小さくなると文書・資料作成がスムーズ
            パソコンでMS Officeファイルを編集する際は、パソコンのメモリーを作業場所として使うことになります。

             

            ファイルが大きいと、このメモリーを使う場所も大きくなり、メモリーから溢れてしまったデータは一時的にハードディスクに書き込まれることになるます。

             

            これがソフトウェアの操作性が悪くなる原因で、文章作成、編集作業の生産性を著しくて低下させてしまうのです。

             

            また、ファイルが大きいとソフトウェアが異常終了して、今までの労力をすべて失うことトラブルも頻発しやすくなりますので、こちらも回避することが出来ます。

             

             

            ファイルサイズが小さくなるとITコストも下がる
            例えば、社内の同様や部門全員に5MBのファイルを送るとします。

             

            同じ部門の30人に同じファイルを送った場合は、元のファイルを含めると30倍の容量が必要になります。

             

            さらに個々のパソコンのバックアップを取っている場合は、その倍の60倍、正副の二重でバックアップを取っている場合は、なんと元データの120倍、5MBの添付ファイルは最終的には600MBにもなります。

             

            ファイルの大容量化により、ハードディスクなどの記憶領域を消費するだけでなく、より高速なCPU、ネットワーク機器、バックアップ装置を導入しなければならず、そのための機器購入コストや運用するIT部門の人件費、最近ではモバイルの普及によってデータ通信料金が増えるなどの影響が裏で発生しているのです。

             

            つまり、ファイルサイズが小さくなれば、それだけITコストも減らすことが出来るのです。

             

            JUGEMテーマ:ビジネス

            Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 05:18 | - | - | - | - |
            なぜ、Microsoft Officeのファイルサイズを小さくすると、社員の生産性が高くなり、ITコストが下がり、セキュリティリスクが低減出来るのか? その1
            0

              文章、表計算、プレゼンテーションを作成するツールであるWord、Excel、PowerPointがパッケージされた統合ソフトウェアであるMicrosoft Office(以下、MS Office)は、ほとんどの企業で導入され、パソコンの利用者が使わない日はないぐらいに身近なものとなっております。

               

              しかし、このMS Officeですが、近年の画像、動画の高解像度化により美しい表現が出来るようになった反面、作成されるファイルが肥大化してきています。また、Excelファイルでも、特定のファイルを使い続けることにより、見えないオブジェクトのコピー&ペーストが繰り返されて、いつの間にかファイルの肥大化をしていることもあります。MS Officeファイルの肥大化によって、メールの容量制限を超えて送信出来なくなったり、ファイルが突然壊れてしまい使えなくなったり、ハードディスクを圧迫するなどということが皆さんの周りでも起こっているのではないでしょうか?

               

              このMS Officeのファイル、頻繁に、大量に作り出されるものだからこそ、肥大化するファイルを軽量化すると、生産性が高まったり、ITコストが下がったり、セキュリティリスクを低減出来たりと、投資対効果の高い施策が出来ます。今回はMS Officeのファイルサイズを小さくする方法と、その効果について解説していきたいと思います。

               

               

              ファイルを”圧縮”するのではなく”軽量化”する
              ファイルサイズを小さくする方法として、ZIPなどの形式に圧縮して保存するという方法があります。

               

              しかし、この方法はファイルをそのまま扱うことが出来ず、一度、解凍をしなければならないという手間が発生しますし、ファイルサイズも劇的に小さくなることはありません。

               

              そこで、ファイルを圧縮するのではなく、軽量化をしてくれるNX Power Liteなどの専用のソフトウェアを利用します。使い勝手は普通のMS Officeファイルと変わらず、ファイルサイズも上手く行くと約1/10まで軽量化出来てしまうこともあります。

               

              JUGEMテーマ:ビジネス

              Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 04:18 | - | - | - | - |
              なぜ、クラウドで従業員が生き生き働く仕組みが作れるのか?
              0
                 人事の分野では、ここ最近、急激にタレントマネジメントの分野が注目をされています。タレントマネジメントは、従来、従業員の人事異動や昇進昇格、人材育成などは、その人の直属の上司がある程度の裁量を持って行っていましたが、企業活動のグローバル化、人材の流動化などの変化に対応するために、システムを使って業務改善に取り組むケースが増えてきました。

                 タレントマネジメントシステムは、全社規模で社員の能力や研修履歴、経験などの情報を整理したデータベースを活用し、従業員の適性やキャリア形成に合った役割を会社が提供出来る様にしていくものです。

                タレントマネジメントシステムによる業務改善効果としては、次の3つがあります。
                 
                ・組織改編や人事異動や新規のプロジェクトの立ち上げの際に、適切な人材を抜擢し、配置することが出来る

                ・属人的な特定の上司、部下という関係の中での人材育成から、長期に渡り、複数の部門や上司により、公平かつ継続的な人材育成、開発を行うことが出来る様になり、従業員の意欲を引き出し、人材の質の向上が出来る

                ・長期に渡る適切なキャリアプランを従業員が描き、これを実現出来る場を企業側が提供出来る様になるため、離職率が下がります

                 タレントマネジメントを適切に行なっていくためには、どのような情報を集め、どのような方法で行なっていくかは、すでにタレントマネジメントを行なっている多くの企業が試行錯誤の段階にあります、そこで、タレントマネジメントシステムの機能追加や変更が容易なクラウドサービスを活用する企業が多い状況です。

                代表的なタレントマネジメントのクラウドサービス
                ・Wing Span (http://www.silkroad.com/jp/Products/WingSpan/Overview.html)
                ・Success Factors(http://www.successfactors.jp/homepage/)


                 最後に、クラウドサービスによる業務改善の成功のポイントをお話ししたいと思います。クラウドを使って業務改善する場合、成功するには高機能で自社にフィットするクラウドサービスを選ぶことだと誤解をされる方が多いのですが、これは大きな間違いです。重要なポイントは、ITでも技術でもなく、業務改善に対する経営者や部門責任者の強い実行力なのです。業務改善というは、悪く言えば、今までのやり方を否定することにもなりかねます。従業員からの多くの反発があることもあると思いますが、これは当然のことなのです。今までのやり方で企業を成功に導いてくれた担当者や従業員に敬意を示しつつ、業務改善に取り組まなくてはならない背景を経営者の部門責任者が真摯に従業員に説明を行い、業務改善に向けての方向性を合わせて進めることが重要なのです。
                Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:40 | - | - | - | - |
                なぜ、非効率な経費精算業務をやめられないのか? その3
                0
                  経理担当者の立場からすると、このクラウド型の経費精算システムを使う事によって、従業員の経費精算項目のチェックを減らせるという点にあります。例えば、社内規定で5000円以上のタクシー代の申請は事前承認が必要という規定があった場合、タクシー代で5000円以上の金額が入力された場合は、入力画面に「事前承認を得た時のメールを添付して下さい」などの表示が出たり、事前承認の申請がされていないと5000円以上の金額入力自体が出来ないようにしたり出来るので、人手によるチェック項目の数を減らす事が出来るのです。

                   経営的な観点からも経費精算業務の導入により、運転資金や借入金などの計画を立てやすくなります。従来ですと、変動費である従業員から出される経費精算額は、従業員から経費精算書が提出されて、経理部門が総勘定元帳に入力するまで把握する事が出来なかったのですが、経費精算業務をクラウド型のサービスを使って行うことにより、システム上で従業員が事前承認申請をした時点や入力完了した時点で経費額を把握する事が出来ますし、自社の拠点がいくつかある場合も、リアルタイムで経費額を把握、予測し、高額な経費は事前承認をすることによって抑制し、無駄のない資金計画を立てることが出来るのです。

                   こういった経費精算システムのクラウドサービスを導入することによって、当社のコンサルティング先企業平均で、営業社員の月間経費精算時間は90分から19分へ、経費支出も11パーセント減という結果も出ています。

                  代表的な経費精算のクラウドサービス
                  コンカー(https://www.concur.com/ja-jp)
                  経費君(http://sfdc.mjs.co.jp/keihikun-info.html)
                  Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:30 | - | - | - | - |
                  なぜ、非効率な経費精算業務をやめられないのか?
                  0
                     経費精算業務はこれだけでは終わりません。経理担当者も従業員から提出される経費精算書を一枚ずつチェックを行い、自社の交通費や接待費などの経理規定に則って使われているか、間違いや不正はないか、一つ一つの支出のチェックを行い、科目毎に仕分けをして総勘定元帳に入力し、各従業員の銀行口座に支払い業務を行わなくてはならないのです。

                     また、交通費や接待費などの経費は、経営的な観点からも大きな影響を及ぼします。例えば、トラブルなどで多くの従業員が深夜残業になりタクシー帰宅を余儀なくされた日が続いたり、重要な商談を纏めるために多額の接待交際費が使われたりした場合、中小企業などは運転資金計画などが狂い出したり、緊急の借入金などが必要になるケースも多く発生します。

                     このような事態を改善するためには、経費精算システムのクラウドサービスを導入することにより業務改善を行うことができます。

                     例えば、交通費を精算する際には、多くの従業員はスケジュール帳から、自分が電車を乗車した区間の運賃をWebサービスなどで調べて、それをExcelなどで作成した経費精算シートなどに入力をするかと思いますが、その必要がありません。従業員はまず最初にパソコンから、クラウド上にある経費精算システムにアクセスをして、パソコンに接続したICカードリーダーに自分の交通系ICカード(SuicaやPasumoなど)をセットすると、自動的に経費精算システムに乗車区間や運賃が読み込まれます。これによって乗車区間と運賃の入力の手間が大幅に減らす事が出来るのです。後は、実際に乗った区間が正しいか確認をしたり、訪問した客先名などを入力するだけになります。

                     また、経費精算の多い営業社員には事前にコーポレイトカードなどを渡しておいて、それで全ての経費を支払うようにようにします。そうすれば、接待費やタクシー代、出張に関わる航空チケットやホテル代なども、クレジットカードのWeb明細サービスと連動をして、すべて経費精算システムに読み込まれて来ますので、入力項目の数を減らせますので、後は接待先や出張目的といった追加事項を入力するだけになります。

                    つづく
                    Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:30 | - | - | - | - |
                    なぜ、非効率な経費精算業務をやめないのか? その1
                    0
                      「業務改善」は企業が成長して行くためには必要不可欠なテーマですが、外部のコンサルタントを入れて現状分析を行ったり、また、その後の業務改善が定着化するまでには、多大な時間やコストがかかったりと、なかなか敷居の高い経営課題となっています。しかし、今日ではクラウドサービスの普及によって、ITが一番得意とする「業務改善の仕組み化」を簡単に、安価に、迅速に導入することが出来る様になり、共通業務については、これらを活用する企業が増えています。

                       今後、3回に渡り、どの会社でも共通業務である、「経理」「営業」「人事」の3つに絞って、クラウドサービスを活用した業務改善を紹介したいと思います。



                      非効率な経費精算業務からの脱却
                       移動や出張が多い営業担当者にとっては、交通費、接待費などの経費精算業務は、煩雑な業務の一つであり、売上には直結しない非生産業務の一つになっています。弊社が顧客企業にヒアリングしたところ、外出の多い営業担当社員が経費精算業務に費やしている時間は、交通費請求伝票に手書き、もしくはExcelなどでの提出の場合、月平均90分となっています。従業員の給与を時給換算額が2000円とすれば、90分で3000円、労務管理費など考慮すれば、月に4000円程度が一人に掛かっている計算になります。一名あたりは微々たる金額ですが、30名程度の営業担当社員がいる場合、月に12万円、年間144万円の人件費が経費精算のために使われていることになるのです。

                      つづく
                      Posted by : 日本クラウドコンピューティング(株) 清水 圭一 | 従業員の知的生産性向上 | 00:25 | - | - | - | - |
                      TOP